Cum creezi o aplicație de gestionare a concediilor: cereri, aprobări și sold

O aplicație de gestionare a concediilor înlocuiește tabelul și lanțurile de e-mailuri din spatele întrebării „pot să iau vineri liber?”. Angajații cer concediu și văd soldul rămas; managerii aprobă sau refuză având calendarul echipei în față; HR stabilește tipurile de concediu, drepturile și sărbătorile legale și primește o evidență curată pentru salarizare. Ca să construiești una ai nevoie de un model de date în care soldurile se calculează dintr-un istoric de cereri și ajustări, de un lanț de aprobare clar și de reguli pentru zile parțiale, weekenduri și sărbători. Un generator de aplicații cu AI poate produce rapid o versiune funcțională. Atenția trebuie să meargă la calculul soldurilor, la permisiunile pentru tipurile sensibile de concediu și la potrivirea cu politica ta reală.

Ce are nevoie aplicația

Date

Regula-cheie: nu stoca niciodată un sold pe care îl editezi manual. Soldul este drepturile + reportul + ajustările − zilele aprobate. Fiecare schimbare are o înregistrare cu motiv, așa că atunci când cineva întreabă „de ce mai am 3,5 zile?”, îi poți arăta răspunsul.

Pagini

• Angajat: soldul meu pe tip de concediu, formularul de cerere, cererile mele cu stare, un calendar al echipei mele.
• Manager: cereri în așteptare cu calendarul echipei alături, aprobare sau refuz cu un comentariu, soldurile echipei.
• HR/administrator: angajați, tipuri de concediu, drepturi, sărbători legale, ajustări, rapoarte și exporturi.

Permisiuni

Acestea sunt date personale, iar o parte dintre ele sunt sensibile. Angajații își văd propriile cereri și, în calendarul echipei, doar faptul că un coleg este „plecat” — nu de ce. Managerii își văd subordonații direcți. HR vede pe toată lumea. Concediul medical și alte tipuri sensibile trebuie să apară doar ca „plecat” pentru oricine, în afară de angajat, managerul lui și HR. Aplică asta pe server; vezi controlul accesului pe bază de roluri. Regulile de protecție a datelor din dosarele angajaților diferă de la o țară la alta, așa că verifică regulile din țara ta.

Decizii și compromisuri

Zile sau ore

Numărarea în zile (cu jumătăți de zi) este cea mai simplă și se potrivește majorității echipelor de birou. Numărarea în ore se potrivește angajaților cu fracțiune de normă și celor în ture, dar face fiecare calcul mai complex. Alege una pentru prima versiune, în funcție de modul în care contractele tale exprimă drepturile.

Drepturi acordate integral sau acumulate

Acordarea întregului drept anual din prima zi a anului de concediu este cea mai simplă. Acumularea — câștigarea unei fracțiuni în fiecare lună — este frecventă în unele țări și pentru noii angajați și necesită un calcul lunar. Proporționalizarea pentru cei care se angajează sau pleacă în mijlocul anului este necesară oricum.

Ce zile contează

O cerere de joi până marți ar trebui să numere doar zilele lucrătoare, excluzând weekendurile și sărbătorile legale pentru locația angajatului respectiv și respectând programele cu fracțiune de normă. Acesta este calculul cel mai probabil să fie greșit, așa că testează-l cu exemple reale.

Lanțul de aprobare

Un singur aprobator (managerul direct) acoperă majoritatea companiilor mici. Adaugă un aprobator de rezervă pentru când managerul este plecat și, opțional, un al doilea pas pentru absențele lungi. Decide ce se întâmplă cu cererile în așteptare dacă un manager pleacă.

Reportare și încheierea anului

Decide care este anul de concediu, câte zile neutilizate se reportează și dacă zilele reportate expiră. Cere AI-ului să arate reportul ca pe o linie separată, astfel încât soldul să rămână explicabil.

Un prim prompt care funcționează

Construiește o aplicație internă de gestionare a concediilor pentru o companie de 45 de persoane, cu birouri în Manchester (Marea Britanie) și Dublin (Irlanda). Tipuri de concediu: de odihnă (25 de zile, tot anul acordate din prima zi, până la 5 zile reportate, expiră pe 31 martie), medical (nelimitat, fără aprobare, vizibil celorlalți doar ca „plecat”), fără plată și altele. Anul de concediu merge de la ianuarie la decembrie. Angajații cer concediu cu dată de început, dată de sfârșit și jumătăți de zi opționale și văd câte zile lucrătoare va consuma — excluzând weekendurile, zilele libere cu fracțiune de normă și sărbătorile legale pentru biroul lor. Soldurile se calculează din drepturi, reportare, ajustări și cereri aprobate, niciodată editate direct. Managerii aprobă sau refuză cererile subordonaților direcți cu un comentariu, văzând în același timp calendarul echipei. HR gestionează angajații, tipurile de concediu, drepturile, sărbătorile legale și ajustările cu un motiv și exportă concediile aprobate pe lună ca CSV pentru salarizare. Roluri: angajat, manager, HR. Salvează totul într-o bază de date. Interfață simplă și rapidă.

Pași de construire

1. Pornește de la politica ta scrisă. Dacă nu este scrisă, scrie-o întâi — aplicația poate aplica doar reguli pe care le poți enunța.
2. Importă angajații cu manager, locație și program de lucru, de obicei dintr-un tabel. Vezi cum transformi un tabel într-o aplicație.
3. Tipuri de concediu, drepturi și sărbători legale.
4. Formular de cerere cu calculul zilelor lucrătoare, testat pe cel puțin zece cazuri reale: peste un weekend, o sărbătoare legală, un angajat cu fracțiune de normă, o jumătate de zi, o trecere de an.
5. Fluxul de aprobare și calendarul echipei.
6. Conectări și roluri, cu tipurile sensibile de concediu ascunse de colegi.
7. Notificări: e-mail managerului la o cerere nouă și angajatului la o decizie, prin propriul furnizor de e-mail. Vezi cum trimiți e-mailuri din aplicația ta.
8. Rapoarte și exporturi pentru salarizare.
9. Rulează în paralel cu tabelul timp de o lună, compară soldurile și apoi treci.

Greșeli frecvente

• Stocarea unui număr de sold și editarea lui. Pierzi istoricul, iar fiecare dispută devine ghicit.
• Numărarea zilelor calendaristice în loc de zile lucrătoare, sau ignorarea biroului angajatului pentru sărbătorile legale.
• Arătarea tuturor a motivului pentru care un coleg lipsește. „Plecat” este suficient pe calendarul comun.
• Lipsa unui aprobator de rezervă. Cererile stau două săptămâni cât managerul este în concediu.
• Lăsarea oamenilor să anuleze concediul aprobat fără ca managerul să știe. Anulările ar trebui să notifice aprobatorul.
• Codarea rigidă a regulilor anului curent. Păstrează drepturile și sărbătorile ca date pe care HR le poate edita anul viitor.

Când un produs gata făcut este alegerea mai bună

Dacă vrei concediile legate de salarizare, contracte, evaluări de performanță și raportări de conformitate — sau dacă angajezi oameni în multe țări — un software HR care include gestionarea timpului liber merită de obicei banii. Aceste produse întrețin calendarele de sărbători și regulile legale pe țară, o muncă continuă pe care altfel ai avea-o tu.

O aplicație personalizată are sens pentru companii mici și mijlocii cu o politică simplă, care vor doar să renunțe la tabel, pentru configurații neobișnuite (echipe în ture, programe rotative, concediu legat de acoperirea gărzii) sau ca parte a unui instrument intern mai larg, alături de integrarea noilor angajați și alte cereri. Vezi cum creezi un instrument intern pentru abordarea mai largă.

Construirea cu Mythex

Pe Mythex descrii politica și fluxul de lucru în chat, iar agentul construiește aplicația într-o previzualizare live, cu o bază de date Postgres adăugată atunci când cererile trebuie salvate. Poți invita colegi în spațiul tău de lucru Mythex ca să ajute la construire și la revizuire și poți partaja previzualizarea cu doi sau trei utilizatori reali înainte să publici — cazul de utilizare pentru instrumente interne din documentație sugerează exact asta. Conectările angajaților și e-mailurile de notificare folosesc propriii tăi furnizori; Mythex nu are conectare integrată pentru utilizatorii finali și nici trimitere de e-mailuri. Folosește modul Plan ca să stabilești calculul soldurilor înainte să se scrie cod și /test ca să parcurgi cererea și aprobarea.

Ca punct de plecare pentru un prompt, încearcă șabloanele urmărirea aprobărilor sau directorul echipei.

Întrebări