HR રજા વ્યવસ્થાપન એપ કેવી રીતે બનાવવી: વિનંતીઓ, મંજૂરી અને બાકી રજા

રજા વ્યવસ્થાપન એપ “શું હું શુક્રવારે રજા લઈ શકું?” પાછળની સ્પ્રેડશીટ અને ઈમેઇલ સાંકળની જગ્યા લે છે. કર્મચારીઓ રજાની વિનંતી કરે અને બાકી રકમ જુએ; મેનેજર ટીમ કેલેન્ડર સામે રાખીને મંજૂર કે નામંજૂર કરે; HR રજાના પ્રકાર, હક અને જાહેર રજાઓ સેટ કરે અને પગારપત્રક માટે સ્વચ્છ રેકોર્ડ મેળવે. તેને બનાવવા માટે તમને એવો ડેટા મોડેલ જોઈએ જેમાં બાકી રકમ વિનંતીઓ અને ગોઠવણોના ઇતિહાસ પરથી ગણાય, સ્પષ્ટ મંજૂરી-શૃંખલા, અને અડધા દિવસ, સપ્તાહાંત અને રજાઓના નિયમો. AI એપ બિલ્ડર ઝડપથી કામ કરતું સંસ્કરણ બનાવી શકે છે. ધ્યાન રજાના ગણિત, સંવેદનશીલ રજાના પ્રકારો પરની પરવાનગીઓ અને તમારી વાસ્તવિક નીતિ સાથે મેળ ખાવા પર આપો.

એપને શું જોઈએ

ડેટા

મુખ્ય નિયમ: હાથે સંપાદિત કરેલો બાકી રકમ ક્યારેય સંગ્રહ ન કરો. બાકી રકમ = હક + આગળ લઈ જવાયેલા + ગોઠવણો − મંજૂર દિવસો. દરેક ફેરફારનો કારણ સાથેનો રેકોર્ડ હોય, જેથી કોઈ પૂછે “મારી પાસે 3.5 દિવસ કેમ બાકી છે?” ત્યારે તમે બતાવી શકો.

પેજ

• કર્મચારી: દરેક રજાના પ્રકાર પ્રમાણે મારી બાકી રકમ, રજાની વિનંતી ફોર્મ, સ્થિતિ સાથે મારી વિનંતીઓ, મારી ટીમનું કેલેન્ડર.
• મેનેજર: બાકી વિનંતીઓ, બાજુમાં ટીમ કેલેન્ડર, ટિપ્પણી સાથે મંજૂર કે નામંજૂર, ટીમની બાકી રકમ.
• HR/એડમિન: કર્મચારીઓ, રજાના પ્રકાર, હક, જાહેર રજાઓ, ગોઠવણો, અને રિપોર્ટ તથા એક્સપોર્ટ.

પરવાનગીઓ

આ વ્યક્તિગત ડેટા છે, અને તેનો કેટલોક ભાગ સંવેદનશીલ છે. કર્મચારીઓ પોતાની વિનંતીઓ જુએ અને, ટીમ કેલેન્ડર પર, ફક્ત એ જ જુએ કે સાથીદાર “બહાર” છે — શા માટે નહીં. મેનેજર સીધા રિપોર્ટ જુએ. HR બધું જુએ. માંદગી રજા અને અન્ય સંવેદનશીલ પ્રકારો કર્મચારી, તેના મેનેજર અને HR સિવાય કોઈને ફક્ત “બહાર” તરીકે જ દેખાવા જોઈએ. આ સર્વર પર લાગુ કરો; જુઓ રોલ-આધારિત ઍક્સેસ કંટ્રોલ. કર્મચારી રેકોર્ડ પરના ડેટા સંરક્ષણ નિયમો દેશ પ્રમાણે અલગ હોય છે, તેથી તમારા દેશના નિયમ તપાસો.

નિર્ણયો અને ટ્રેડ-ઓફ

દિવસો કે કલાક

દિવસોમાં ગણવું (અડધા દિવસ સાથે) સૌથી સરળ છે અને મોટાભાગની ઓફિસ ટીમ માટે બંધબેસે છે. કલાકોમાં ગણવું પાર્ટ-ટાઇમ અને શિફ્ટ કામદારો માટે યોગ્ય છે, પણ દરેક ગણતરી વધુ જટિલ બનાવે છે. પહેલા સંસ્કરણ માટે એક પસંદ કરો, જે તમારા કરારો હક કેવી રીતે વ્યક્ત કરે છે તેના પર આધારિત હોય.

પૂરો હક શરૂઆતમાં કે ધીમે ધીમે જમા

વર્ષના પહેલા દિવસે પૂરો વાર્ષિક હક આપવો સૌથી સરળ છે. ધીમે ધીમે જમા થવું (એક્રુઅલ) — દર મહિને થોડો ભાગ કમાવો — કેટલાક દેશોમાં અને નવા જોડાનારા માટે સામાન્ય છે, અને તેને માસિક ગણતરીની જરૂર પડે છે. વર્ષ દરમિયાન જોડાનાર કે છોડનાર લોકો માટે પ્રમાણસર ગણતરી બંને રીતે જોઈએ.

કયા દિવસો ગણાય

ગુરુવારથી મંગળવાર સુધીની વિનંતીમાં ફક્ત કાર્યદિવસો ગણાવા જોઈએ, જેમાંથી સપ્તાહાંત અને તે કર્મચારીના સ્થળની જાહેર રજાઓ બાકાત હોય, અને પાર્ટ-ટાઇમ પેટર્નનું પાલન થાય. આ એવી ગણતરી છે જે સૌથી વધુ ખોટી પડવાની શક્યતા છે, તેથી વાસ્તવિક ઉદાહરણોથી તેનું પરીક્ષણ કરો.

મંજૂરી શૃંખલા

એક મંજૂરકર્તા (લાઇન મેનેજર) મોટાભાગની નાની કંપનીઓ માટે પૂરતો છે. મેનેજર ગેરહાજર હોય ત્યારે બેકઅપ મંજૂરકર્તા ઉમેરો, અને લાંબી ગેરહાજરી માટે વૈકલ્પિક બીજું પગલું. મેનેજર છોડી જાય તો બાકી વિનંતીઓનું શું થાય તે નક્કી કરો.

આગળ લઈ જવું અને વર્ષનો અંત

તમારું રજાનું વર્ષ નક્કી કરો, કેટલા ન વપરાયેલા દિવસો આગળ જાય છે, અને આગળ લઈ જવાયેલા દિવસોની મુદત પૂરી થાય કે નહીં. બાકી રકમ સમજાવી શકાય તે માટે AI ને આગળ લઈ જવાયેલું અલગ લાઇન તરીકે બતાવવા કહો.

એક કામ કરતો પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટ

લંડનમાં ઓફિસો ધરાવતી 45 લોકોની કંપની માટે ઇન્ટરનલ રજા વ્યવસ્થાપન એપ બનાવો: મેન્ચેસ્ટર (યુકે) અને ડબલિન (આયર્લેન્ડ). રજાના પ્રકારો: વાર્ષિક (25 દિવસ, વર્ષની શરૂઆતમાં પૂરો હક, 5 દિવસ સુધી આગળ લઈ જવાય, 31 માર્ચે મુદત પૂરી), માંદગી (અમર્યાદિત, મંજૂરી નહીં, બીજાઓને ફક્ત “બહાર” તરીકે દેખાય), બિનપગારી, અને અન્ય. રજાનું વર્ષ જાન્યુઆરીથી ડિસેમ્બર. કર્મચારીઓ શરૂઆતની તારીખ, અંતની તારીખ અને વૈકલ્પિક અડધા દિવસ સાથે રજાની વિનંતી કરે, અને તેમના સ્થળની સપ્તાહાંત, પાર્ટ-ટાઇમ રજા દિવસો અને જાહેર રજાઓ બાદ કર્યા પછી તે કેટલા કાર્યદિવસ વાપરશે તે જુએ. બાકી રકમ હક, આગળ લઈ જવું, ગોઠવણો અને મંજૂર વિનંતીઓ પરથી ગણાય, ક્યારેય સીધી સંપાદિત નહીં. મેનેજર સીધા રિપોર્ટની વિનંતીઓ ટિપ્પણી સાથે મંજૂર કે નામંજૂર કરે, અને તે જ સમયે ટીમ કેલેન્ડર જુએ. HR કર્મચારીઓ, રજાના પ્રકારો, હક, જાહેર રજાઓ અને કારણ સાથેની ગોઠવણો સંચાલિત કરે, અને પગારપત્રક માટે મહિના પ્રમાણે મંજૂર રજા CSV તરીકે એક્સપોર્ટ કરે. ભૂમિકાઓ: કર્મચારી, મેનેજર, HR. બધું ડેટાબેઝમાં સાચવો. સાદો, ઝડપી ઇન્ટરફેસ.

બિલ્ડ સ્ટેપ્સ

1. લખેલી નીતિથી શરૂ કરો. જો તે લખેલી ન હોય, તો પહેલા લખો — એપ ફક્ત એવા નિયમો લાગુ કરી શકે જે તમે કહી શકો.
2. કર્મચારીઓ આયાત કરો મેનેજર, સ્થળ અને કામના પેટર્ન સાથે, સામાન્ય રીતે સ્પ્રેડશીટમાંથી. જુઓ સ્પ્રેડશીટને એપમાં ફેરવવી.
3. રજાના પ્રકારો, હક અને જાહેર રજાઓ.
4. કાર્યદિવસ ગણતરી સાથેનું વિનંતી ફોર્મ, ઓછામાં ઓછા દસ વાસ્તવિક કેસ સામે ચકાસો: સપ્તાહાંત વચ્ચે, બેંક રજા, પાર્ટ-ટાઇમ કર્મચારી, અડધો દિવસ, વર્ષની સીમા.
5. મંજૂરી પ્રવાહ અને ટીમ કેલેન્ડર.
6. લૉગિન અને ભૂમિકાઓ, સંવેદનશીલ રજાના પ્રકારો સાથીદારોથી છુપાવેલા.
7. સૂચનાઓ: નવી વિનંતી પર મેનેજરને અને નિર્ણય પર કર્મચારીને ઈમેઇલ, તમારા પોતાના ઈમેઇલ પ્રદાતા મારફતે. જુઓ તમારી એપમાંથી ઈમેઇલ મોકલવા.
8. પગારપત્રક માટે રિપોર્ટ અને એક્સપોર્ટ.
9. એક મહિના સુધી સ્પ્રેડશીટ સાથે સમાંતર ચલાવો, બાકી રકમ સરખાવો, પછી સ્વિચ કરો.

સામાન્ય ભૂલો

• બાકી રકમ નંબર સંગ્રહ કરીને હાથે બદલવો. તમે ઇતિહાસ ગુમાવો છો અને દરેક વિવાદ અટકળ બની જાય છે.
• કેલેન્ડર દિવસો ગણવા, કાર્યદિવસો નહીં, અથવા કર્મચારીના સ્થળની જાહેર રજાઓને અવગણવી.
• બધાને દેખાડવું કે સાથીદાર શા માટે રજા પર છે. શેર કરેલા કેલેન્ડર પર “બહાર” પૂરતું છે.
• બેકઅપ મંજૂરકર્તા ન હોવો. મેનેજર રજા પર હોય ત્યારે વિનંતીઓ બે અઠવાડિયા સુધી પડી રહે.
• મંજૂર રજા મેનેજરને જાણ કર્યા વિના લોકોને રદ કરવા દેવી. રદ્દીકરણની જાણ મંજૂરકર્તાને થવી જોઈએ.
• આ વર્ષના નિયમો કોડમાં હાર્ડ-કોડ કરવા. હક અને રજાઓને ડેટા તરીકે રાખો, જેથી HR આવતા વર્ષે સંપાદિત કરી શકે.

જ્યારે તૈયાર ઉત્પાદન વધુ સારું હોય

જો તમે રજાને પગારપત્રક, કરારો, કામગીરી સમીક્ષા અને અનુપાલન રિપોર્ટ સાથે જોડવા માગો — અથવા ઘણા દેશોમાં લોકોને રોજગાર આપો — તો રજા વ્યવસ્થાપન ધરાવતું HR સોફ્ટવેર સામાન્ય રીતે યોગ્ય છે. તે ઉત્પાદનો દેશ પ્રમાણે જાહેર રજા કેલેન્ડર અને કાનૂની નિયમો જાળવે છે, જે તમારે જાતે કરવું પડત.

કસ્ટમ એપ નાની અને મધ્યમ કંપનીઓ માટે યોગ્ય છે જેની નીતિ સાદી હોય અને જે સ્પ્રેડશીટ છોડવા માગે, અસામાન્ય ગોઠવણ માટે (શિફ્ટ ટીમો, ફરતા રોસ્ટર, ઓન-કૉલ કવર સાથે જોડાયેલી રજા), અથવા ઓનબોર્ડિંગ અને અન્ય વિનંતીઓ સાથે મોટા ઇન્ટરનલ ટૂલના ભાગ તરીકે. વ્યાપક અભિગમ માટે ઇન્ટરનલ ટૂલ કેવી રીતે બનાવવું જુઓ.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex પર તમે ચેટમાં નીતિ અને કાર્યપ્રવાહનું વર્ણન કરો અને એજન્ટ લાઇવ પ્રીવ્યૂમાં એપ બનાવે, વિનંતીઓ સાચવવાની જરૂર પડે ત્યારે Postgres ડેટાબેઝ સાથે. તમે સાથીદારોને તમારા Mythex વર્કસ્પેસમાં આમંત્રિત કરીને બનાવવા અને સમીક્ષામાં મદદ લઈ શકો છો, અને પ્રકાશિત કરતાં પહેલાં પ્રીવ્યૂ બે-ત્રણ વાસ્તવિક વપરાશકર્તાઓ સાથે શેર કરી શકો છો — ઇન્ટરનલ ટૂલ ઉપયોગ-કેસ દસ્તાવેજમાં આ જ સૂચવ્યું છે. કર્મચારી લૉગિન અને સૂચના ઈમેઇલ તમારા પોતાના પ્રદાતાઓ વાપરે છે; Mythex પાસે બિલ્ટ-ઇન અંતિમ-વપરાશકર્તા લૉગિન કે ઈમેઇલ મોકલવાની સુવિધા નથી. કોઈ પણ કોડ લખાય તે પહેલાં બાકી રકમની ગણતરી મંજૂર કરવા માટે પ્લાન મોડનો ઉપયોગ કરો, અને વિનંતી તથા મંજૂરીમાં ક્લિક કરીને ચકાસવા /test વાપરો.

પ્રારંભિક પ્રોમ્પ્ટ માટે મંજૂરી ટ્રેકર અથવા ટીમ ડિરેક્ટરી ટેમ્પ્લેટ જુઓ.

પ્રશ્નો