如何建置人資請假管理 App：申請、審核與假期餘額

請假管理 App 取代的是「我週五可以請假嗎？」背後那些試算表與來回的電子郵件。員工申請休假並查看剩餘餘額；主管在看得到團隊行事曆的情況下核准或駁回；人資設定假別、額度與國定假日，並為薪資作業取得乾淨的紀錄。要建置它，你需要一個以申請與調整紀錄為基礎計算餘額的資料模型、清楚的審核鏈，以及半天假、週末與假日的計算規則。AI App 建置工具可以很快產出可運作的版本。真正需要用心的是餘額的計算、敏感假別的權限，以及與你實際政策完全一致。

App 需要什麼

資料

關鍵規則是：永遠不要儲存一個可以手動編輯的餘額。 餘額 = 額度 + 結轉 + 調整 − 已核准的天數。每一項變動都要有附原因的紀錄，因此當有人問「為什麼我還剩 3.5 天？」時，你可以把來龍去脈攤開給他看。

頁面

• 員工：各假別的個人餘額、請假表單、我的申請與狀態、團隊行事曆。
• 主管：待審申請，旁邊並列團隊行事曆；核准或駁回並附上意見；團隊餘額。
• 人資／管理員：員工、假別、額度、國定假日、調整紀錄，以及報表與匯出。

權限

這是個人資料，而且其中部分屬於敏感資訊。員工只能看到自己的申請，以及在團隊行事曆上看到同事「不在」，但看不到「為什麼不在」。主管看得到直屬部屬。人資看得到所有人。病假與其他敏感假別，除了本人、主管與人資之外，對其他人只顯示為「不在」。這些規則必須在伺服器端強制執行，請參見角色型存取控制。員工資料的保護規範因國家而異，請確認你所在地區的規定。

決策與取捨

以天數還是以小時計算

以天數計算（含半天）最簡單，也適合多數辦公室團隊。以小時計算適合兼職與輪班工作者，但每一次計算都會更複雜。第一版請依據你的合約如何表達額度來決定。

一次給滿還是逐月累積

在假年度第一天就給予全年額度最簡單。逐月累積（每月賺取一部分）在某些國家與新進員工中很常見，但需要每月計算。無論採用哪種方式，對年中到職或離職的人都需要按比例計算。

哪些日子要計入

從週四請假到週二，應只計入工作日，並排除該員工所在地點的週末與國定假日，同時考慮兼職的工作模式。這是最容易算錯的部分，請用真實案例實際測試。

審核鏈

對多數小公司來說，由直屬主管一人審核就夠了。可以加入備援審核者，以應付主管不在的情況，也可以針對長假另設第二關。主管離職時，待審申請要如何處理，也要事先決定。

結轉與年終

請決定你的假年度、未休天數可以結轉幾天，以及結轉的天數是否會失效。建議請 AI 把結轉顯示為獨立的一行，讓餘額永遠可以被解釋。

一則可行的第一則提示

為一間在曼徹斯特（英國）與都柏林（愛爾蘭）設有辦公室、共 45 人的公司建置內部請假管理 App。假別：特休（25 天，年初一次給滿，最多結轉 5 天，3 月 31 日失效）、病假（不限天數，無需審核，對其他人只顯示為「不在」）、無薪假與其他。假年度為一月至十二月。員工填寫開始日期、結束日期與可選的半天，並看到這次申請會用掉幾個工作日，排除週末、兼職休假日，以及其所在辦公室的國定假日。餘額由額度、結轉、調整與已核准的申請計算，絕不直接編輯。主管可以核准或駁回直屬部屬的申請並附上意見，同時看到團隊行事曆。人資管理員工、假別、額度、國定假日，並可附原因進行調整，且能按月以 CSV 匯出已核准的假期，供薪資使用。角色：員工、主管、人資。所有資料存入資料庫。介面簡潔、快速。

建置步驟

1. 從書面政策開始。 如果政策還沒有寫下來，先寫下來。App 只能執行你能說清楚的規則。
2. 匯入員工資料，包括主管、地點與工作模式，通常從試算表匯入。參見如何把試算表變成 App。
3. 假別、額度與國定假日。
4. 附工作日計算的請假表單，並用至少十個真實案例測試：跨週末、遇到國定假日、兼職者、半天假、跨年度。
5. 審核流程與團隊行事曆。
6. 登入與角色，敏感假別對同事隱藏。
7. 通知：新申請時寄信給主管，決定後寄信給員工，透過你自己的郵件服務寄出。參見如何從你的 App 寄送電子郵件。
8. 供薪資使用的報表與匯出。
9. 與試算表並行運作一個月，比對餘額，再切換過去。

常見錯誤

• 儲存餘額數字並手動修改。 你會失去歷史紀錄，每次爭議都變成猜測。
• 以日曆天而非工作日計算，或忽略員工所在辦公室的國定假日。
• 讓所有人都看得到同事休假的原因。 在共用行事曆上只顯示「不在」就足夠了。
• 沒有備援審核者。 主管休假時，申請可能會擱置兩週。
• 讓人員在主管不知情的情況下取消已核准的假期。 取消應通知審核者。
• 把今年的規則寫死在程式裡。 請把額度與假日保存為資料，讓人資明年可以自行修改。

何時現成產品是更好的選擇

如果你希望請假與薪資、勞動契約、績效考核與法遵報告相連，或你在多個國家僱用員工，附帶休假管理功能的人資軟體通常值得考慮。這類產品會維護各國的假日行事曆與法定規則，否則這些持續性的工作都得由你自己承擔。

自行建置適合規模小到中型、政策單純、只想擺脫試算表的公司；也適合特殊的排班制度（輪班班組、輪值表、與值班人力連動的假期），或作為更大範圍內部工具的一部分，與員工入職入口及其他申請一起運作。更廣泛的做法請參考如何建置內部工具。

用 Mythex 建置

在 Mythex 上，你可以用聊天描述政策與流程，由代理程式在即時預覽中建置 App；當申請需要儲存時，會加入 Postgres 資料庫。你可以邀請同事加入你的 Mythex 工作區，一起建置與審閱，並在正式發布前，與兩三位真實使用者分享預覽，文件中的內部工具使用案例正是這樣建議的。員工登入與通知信件使用你自己的服務；Mythex 本身沒有內建的終端使用者登入或寄信功能。在寫任何程式之前，可以先用規劃模式確認餘額的計算方式，並用 /test 點擊測試申請與審核流程。

如果需要起始提示，可以參考審核追蹤或團隊通訊錄範本。

常見問題