Ինչպես կառուցել արձակուրդների կառավարման հավելված. հայտեր, հաստատումներ և մնացորդներ

Արձակուրդների կառավարման հավելվածը փոխարինում է աղյուսակներն ու էլ. փոստի շղթաները, որոնք ընկած են «կարո՞ղ եմ ուրբաթ արձակուրդ վերցնել» հարցի հետևում։ Աշխատակիցները հայցում են արձակուրդ և տեսնում են իրենց մնացորդը. ղեկավարները հաստատում կամ մերժում են՝ թիմային օրացույցը տեսադաշտում. HR-ը սահմանում է արձակուրդի տեսակները, հատկացումները և պետական տոները և ստանում մաքուր գրառում աշխատավարձի համար։ Նման հավելված կառուցելու համար ձեզ պետք է տվյալների մոդել, որտեղ մնացորդները հաշվարկվում են հայտերի և ճշգրտումների պատմությունից, հստակ հաստատման շղթա և կանոններ մասնակի օրերի, շաբաթավերջերի և տոների համար։ AI հավելվածի կառուցողը կարող է արագ ստեղծել աշխատող տարբերակ։ Հոգածությունը պետք է ուղղվի մնացորդի հաշվարկին, զգայուն արձակուրդի տեսակների հասանելիությանը և ձեր իրական քաղաքականությանը համապատասխանելուն։

Ինչ է պետք հավելվածին

Տվյալներ

Հիմնական կանոնը. երբեք մի պահեք ձեռքով խմբագրվող մնացորդ։ Մնացորդը հատկացում + փոխանցում + ճշգրտումներ − հաստատված օրեր է։ Յուրաքանչյուր փոփոխություն ունի գրառում պատճառով, այնպես որ երբ ինչ-որ մեկը հարցնում է «ինչու՞ մնաց 3.5 օր», դուք կարող եք ցույց տալ։

Էջեր

• Աշխատակից. իմ մնացորդը ըստ արձակուրդի տեսակի, հայտի ձև, իմ հայտերը՝ կարգավիճակով, իմ թիմի օրացույցը։
• Ղեկավար. սպասող հայտեր՝ թիմային օրացույցի կողքին, հաստատում կամ մերժում մեկնաբանությամբ, թիմի մնացորդները։
• HR/ադմին. աշխատակիցներ, արձակուրդի տեսակներ, հատկացումներ, պետական տոներ, ճշգրտումներ, հաշվետվություններ և արտահանումներ։

Թույլտվություններ

Սա անձնական տվյալներ է, և դրա մի մասը զգայուն է։ Աշխատակիցները տեսնում են միայն իրենց հայտերը, իսկ թիմային օրացույցում՝ միայն, որ գործընկերը «բացակա է», ոչ թե՝ ինչու։ Ղեկավարները տեսնում են իրենց անմիջական ենթականերին։ HR-ը տեսնում է բոլորին։ Հիվանդության արձակուրդը և այլ զգայուն տեսակները պետք է երևան միայն «բացակա» բառով բոլոր նրանց, բացի աշխատակցից, նրա ղեկավարից և HR-ից։ Կիրառեք սա սերվերի վրա. տե՛ս դերերի վրա հիմնված հասանելիությունը։ Աշխատակիցների տվյալների պաշտպանության կանոնները երկրից երկիր տարբեր են, ուստի ստուգեք ձերը։

Որոշումներ և փոխզիջումներ

Օրեր կամ ժամեր

Օրերով հաշվարկը (կեսօրվա արձակուրդներով) ամենապարզն է և համապատասխանում է գրասենյակային թիմերի մեծ մասին։ Ժամերով հաշվարկը հարմար է կես դրույքով և հերթափոխային աշխատողների համար, բայց յուրաքանչյուր հաշվարկ ավելի բարդ է դարձնում։ Առաջին տարբերակի համար ընտրեք մեկը՝ կախված նրանից, թե ձեր պայմանագրերն ինչպես են արտահայտում հատկացումները։

Հատկացում սկզբից կամ աստիճանական կուտակում

Տարեկան ամբողջ հատկացումը տարվա առաջին օրը տալը ամենապարզն է։ Կուտակումը — ամսական մասնաբաժին վաստակելը — տարածված է որոշ երկրներում և նոր աշխատակիցների համար, և պահանջում է ամսական հաշվարկ։ Երկու դեպքում էլ անհրաժեշտ է համամասնական հաշվարկ նրանց համար, ովքեր տարվա կեսին են միանում կամ դուրս գալիս։

Որ օրերն են հաշվվում

Հայտը հինգշաբթիից մինչև երկուշաբթի պետք է հաշվի միայն աշխատանքային օրերը՝ բացառելով շաբաթավերջերը և աշխատակցի տեղանքի պետական տոները, և հաշվի առնելով մասնակի աշխատանքային ռեժիմները։ Սա այն հաշվարկն է, որը ամենից հաճախ սխալ է լինում, ուստի փորձարկեք այն իրական օրինակներով։

Հաստատման շղթա

Մեկ հաստատողը (անմիջական ղեկավարը) ընդգրկում է փոքր ընկերությունների մեծ մասը։ Ավելացրեք պահեստային հաստատող, երբ ղեկավարը բացակայում է, և ընտրովի երկրորդ քայլ՝ երկար բացակայությունների համար։ Որոշեք, թե ինչ լինի սպասող հայտերի հետ, եթե ղեկավարը հեռանա։

Փոխանցում և տարվա ավարտ

Որոշեք ձեր արձակուրդային տարին, թե քանի չօգտագործված օր է փոխանցվում և արդյոք փոխանցված օրերն են սպառվում։ Խնդրեք AI-ին փոխանցումը ցույց տալ որպես առանձին տող, որպեսզի մնացորդը մնա բացատրելի։

Առաջին աշխատող հրահանգը

Կառուցիր ներքին արձակուրդների կառավարման հավելված 45 հոգու ընկերության համար, որն ունի գրասենյակներ Մանչեսթերում (Մեծ Բրիտանիա) և Դուբլինում (Իռլանդիա)։ Արձակուրդի տեսակներ՝ տարեկան (25 օր, ամբողջությամբ սկզբից, մինչև 5 օր փոխանցում, որը վերջանում է մարտի 31-ին), հիվանդության (անսահմանափակ, հաստատում չի պահանջվում, ուրիշների համար տեսանելի միայն որպես «բացակա»), չվճարվող և այլ։ Արձակուրդի տարին հունվարից դեկտեմբեր է։ Աշխատակիցները հայտ են ներկայացնում սկզբի ամսաթվով, ավարտի ամսաթվով և կամայական կեսօրվա արձակուրդներով և տեսնում են, թե քանի աշխատանքային օր կօգտագործվի՝ բացառելով շաբաթավերջերը, մասնակի աշխատանքային օրերը և իրենց գրասենյակի պետական տոները։ Մնացորդները հաշվարկվում են հատկացումներից, փոխանցումից, ճշգրտումներից և հաստատված հայտերից, երբեք ձեռքով չխմբագրվում։ Ղեկավարները հաստատում կամ մերժում են իրենց ենթակաների հայտերը մեկնաբանությամբ՝ միաժամանակ տեսնելով թիմային օրացույցը։ HR-ը կառավարում է աշխատակիցներին, արձակուրդի տեսակները, հատկացումները, պետական տոները և ճշգրտումները, և արտահանում է հաստատված արձակուրդը ամիսներով CSV ֆայլով աշխատավարձի համար։ Դերեր՝ աշխատակից, ղեկավար, HR։ Բոլորը պահեք տվյալների բազայում։ Պարզ, արագ ինտերֆեյս։

Կառուցման քայլեր

1. Սկսեք ձեր գրված քաղաքականությունից։ Եթե այն գրված չէ, նախ գրեք այն. հավելվածը կարող է կիրառել միայն այն կանոնները, որոնք կարող եք ձևակերպել։
2. Ներմուծեք աշխատակիցներին ղեկավարով, տեղանքով և աշխատանքային ռեժիմով, սովորաբար աղյուսակից։ Տե՛ս ինչպես աղյուսակը վերածել հավելվածի։
3. Արձակուրդի տեսակներ, հատկացումներ և պետական տոներ։
4. Հայտի ձևը աշխատանքային օրերի հաշվարկով, փորձարկված առնվազն տասը իրական դեպքերով. շաբաթավերջի վրայով, պետական տոնով, կես դրույքով աշխատողով, կեսօրվա արձակուրդով, տարվա սահմանով։
5. Հաստատման հոսք և թիմային օրացույց։
6. Մուտք և դերեր, զգայուն արձակուրդի տեսակները թաքցված գործընկերներից։
7. Ծանուցումներ. էլ. նամակ ղեկավարին նոր հայտի մասին և աշխատակցին՝ որոշման մասին, ձեր սեփական էլ. փոստի մատակարարի միջոցով։ Տե՛ս ինչպես ուղարկել էլ. նամակներ ձեր հավելվածից։
8. Հաշվետվություններ և արտահանումներ աշխատավարձի համար։
9. Զուգահեռ աշխատեցրեք աղյուսակի հետ մեկ ամիս, համեմատեք մնացորդները, հետո անցեք։

Տարածված սխալներ

• Մնացորդի թիվը պահել և խմբագրել։ Կորցնում եք պատմությունը, և յուրաքանչյուր վեճ դառնում է ենթադրություն։
• Հաշվել օրացուցային օրերը աշխատանքայինի փոխարեն կամ անտեսել աշխատակցի գրասենյակի պետական տոները։
• Ցույց տալ բոլորին, թե ինչու է գործընկերը բացակա։ Թիմային օրացույցում բավական է «բացակա»։
• Պահեստային հաստատողի բացակայություն։ Հայտերը երկու շաբաթ սպասում են, քանի որ ղեկավարը արձակուրդում է։
• Թույլ տալ աշխատակիցներին չեղարկել հաստատված արձակուրդը՝ ղեկավարին չտեղեկացնելով։ Չեղարկումները պետք է ծանուցեն հաստատողին։
• Այս տարվա կանոնների կոշտ գրանցում։ Պահեք հատկացումները և տոները որպես տվյալներ, որոնք HR-ը կարող է խմբագրել հաջորդ տարի։

Երբ պատրաստի արտադրանքն ավելի լավ ընտրություն է

Եթե ուզում եք արձակուրդը կապել աշխատավարձի, պայմանագրերի, աշխատանքային գնահատումների և համապատասխանության հաշվետվությունների հետ, կամ աշխատում եք բազմաթիվ երկրներում, ապա ժամանակի կառավարմանը ներառող HR ծրագիրն սովորաբար արժե։ Այդ արտադրանքները պահպանում են յուրաքանչյուր երկրի տոների օրացույցներ և պետական կանոններ, ինչը շարունակական աշխատանք է, որը հակառակ դեպքում դուք պետք է անեք։

Սեփական հավելվածը իմաստ ունի փոքր և միջին ընկերությունների համար՝ պարզ քաղաքականությամբ, որոնք ուզում են թողնել աղյուսակը, անսովոր կառուցվածքների համար (հերթափոխային թիմեր, պտտվող գրաֆիկներ, արձակուրդ՝ կապված հերթապահության հետ), կամ որպես ավելի մեծ ներքին գործիքի մաս՝ ծանոթացման և այլ հայտերի կողքին։ Տե՛ս ինչպես կառուցել ներքին գործիք՝ ավելի լայն մոտեցման համար։

Կառուցում Mythex-ով

Mythex-ում դուք նկարագրում եք քաղաքականությունն ու աշխատանքային հոսքը զրուցարանում, և գործակալը կառուցում է հավելվածը կենդանի նախադիտման մեջ, իսկ Postgres տվյալների բազան ավելացվում է, երբ հայտերը պետք է պահվեն։ Կարող եք հրավիրել գործընկերներին ձեր Mythex աշխատավայր՝ օգնելու կառուցելու և վերանայելու այն, և նախադիտումը կիսել երկու-երեք իրական օգտատերերի հետ նախքան հրապարակելը. ներքին գործիքի օգտագործման օրինակը փաստաթղթերում հենց դա է առաջարկում։ Աշխատակիցների մուտքը և ծանուցման նամակները օգտագործում են ձեր մատակարարները․ Mythex-ն չունի ներկառուցված վերջնական օգտատիրոջ մուտք կամ էլ. նամակների ուղարկում։ Օգտագործեք Plan ռեժիմը՝ հաշվարկի մասին համաձայնվելու համար՝ նախքան որևէ կոդի գրելը, և /test՝ հայտի և հաստատման հոսքը փորձարկելու համար։

Սկսելու հրահանգի համար փորձեք հաստատումների հետևման կամ թիմային գրացուցակի ձևանմուշները։

Հարցեր