İK İzin Yönetim Uygulaması Nasıl Yapılır: Talepler, Onaylar ve Bakiyeler

İzin yönetim uygulaması, "Cuma günü izin alabilir miyim?" sorusunun arkasındaki tablo ve e-posta zincirinin yerini alır. Çalışanlar izin talep eder ve kalan bakiyelerini görür; yöneticiler ekip takvimi açıkken onaylar ya da reddeder; İK izin türlerini, hakları ve resmi tatilleri belirler ve bordro için temiz bir kayıt alır. Böyle bir uygulama yapmak için bakiyelerin bir talep ve düzeltme geçmişinden hesaplandığı bir veri modeline, net bir onay zincirine ve yarım günler, hafta sonları ve tatiller için kurallara ihtiyacınız vardır. Bir yapay zekâ uygulama oluşturucu çalışan bir sürümü hızla üretebilir. Asıl özen bakiye hesabına, hassas izin türlerinin erişim kurallarına ve gerçek politikanızla eşleşmesine gösterilmelidir.

Uygulamanın ihtiyaçları

Veri

Temel kural: elle düzenlediğiniz bir bakiye değerini asla saklamayın. Bakiye, hak + devir + düzeltmeler − onaylı günlerdir. Her değişikliğin bir gerekçesi olan bir kaydı bulunur; biri "Neden 3,5 günüm kaldı?" diye sorduğunda gösterebilirsiniz.

Sayfalar

• Çalışan: tür bazında bakiyem, talep formu, taleplerim ve durumları, ekibimin takvimi.
• Yönetici: bekleyen talepler, yanında ekip takvimi; yorumla onayla ya da reddet; ekip bakiyeleri.
• İK/yönetici: çalışanlar, izin türleri, haklar, resmi tatiller, düzeltmeler ve raporlar/dışa aktarımlar.

İzinler

Bu kişisel veridir ve bir kısmı hassastır. Çalışanlar yalnızca kendi taleplerini görür ve ortak takvimde bir meslektaşının yalnızca "izinde" olduğunu görür — neden olduğunu değil. Yöneticiler doğrudan bağlı çalışanlarını görür. İK herkesi görür. Hastalık izni ve diğer hassas türler, çalışan, yöneticisi ve İK dışındaki herkese yalnızca "izinde" olarak görünmelidir. Bunu sunucuda uygulayın; bkz. rol tabanlı erişim kontrolü. Çalışan kayıtlarına ilişkin veri koruma kuralları ülkeden ülkeye değişir; sizinkini kontrol edin.

Kararlar ve ödünleşimler

Gün mü saat mi?

Günlerle saymak (yarım günler dahil) en basit yoldur ve çoğu ofis ekibine uyar. Saatlerle saymak yarı zamanlı ve vardiyalı çalışanlar için uygundur ama her hesabı daha karmaşık hale getirir. İlk sürüm için sözleşmelerinizin hakları nasıl ifade ettiğine bakarak birini seçin.

Peşin hak mı, tahakkuk mu?

Yıllık hakkın yıl başında tamamının verilmesi en basit yoldur. Her ay bir kısmının kazanılması olan tahakkuk bazı ülkelerde ve yeni işe başlayanlar için yaygındır ve aylık hesaplama gerektirir. Yıl ortasında işe giren ya da ayrılanlar için orantılı hesaplama her durumda gereklidir.

Hangi günler sayılır?

Perşembe'den salıya kadar bir talep yalnızca iş günlerini saymalı; çalışanın lokasyonuna göre hafta sonlarını, resmi tatilleri ve yarı zamanlı düzeni dikkate almalıdır. En çok yanlış yapılacak hesap budur, bu yüzden gerçek örneklerle test edin.

Onay zinciri

Tek bir onaylayan (doğrudan yönetici) çoğu küçük şirketi kapsar. Yönetici yokken devreye girecek bir yedek onaylayan ekleyin; uzun izinler için isteğe bağlı ikinci bir adım da olabilir. Bir yönetici ayrıldığında bekleyen taleplere ne olacağını belirleyin.

Devir ve yıl sonu

İzin yılınızı, kullanılmayan kaç günün devredeceğini ve devreden günlerin sona erip ermeyeceğini belirleyin. Devri bakiyenin açıklanabilir kalması için ayrı bir satır olarak göstermesini yapay zekâdan isteyin.

İlk işe yarayan istem

Manchester (İngiltere) ve Dublin (İrlanda) ofisleri olan 45 kişilik bir şirket için dahili bir izin yönetim uygulaması yap. İzin türleri: yıllık (25 gün, yıl başında tamamı, en fazla 5 gün devir, 31 Mart'ta sona erer), hastalık (sınırsız, onay gerektirmez, başkalarına yalnızca "izinde" olarak görünür), ücretsiz ve diğer. İzin yılı Ocak'tan Aralık'a. Çalışanlar başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve isteğe bağlı yarım günlerle izin talep eder ve ofislerine göre hafta sonlarını, yarı zamanlı izin günlerini ve resmi tatilleri hariç tutarak kaç iş günü kullanacaklarını görür. Bakiyeler haklardan, devirden, düzeltmelerden ve onaylı taleplerden hesaplanır; asla elle düzenlenmez. Yöneticiler doğrudan bağlı çalışanlarının taleplerini yorumla onaylar ya da reddeder ve aynı anda ekip takvimini görür. İK çalışanları, izin türlerini, hakları, resmi tatilleri ve gerekçeli düzeltmeleri yönetir; onaylı izinleri ay bazında bordro için CSV olarak dışa aktarır. Roller: çalışan, yönetici, İK. Her şeyi bir veritabanında sakla. Sade, hızlı bir arayüz.

Yapım adımları

1. Yazılı politikanızla başlayın. Yazılı değilse önce yazın — uygulama yalnızca ifade edebildiğiniz kuralları uygulayabilir.
2. Çalışanları içe aktarın; yönetici, lokasyon ve çalışma düzeniyle birlikte, genellikle bir tablodan. Bkz. bir tabloyu uygulamaya dönüştürme.
3. İzin türleri, haklar ve resmi tatiller.
4. Çalışma günleri hesabı olan talep formu; en az on gerçek durumda test edin: bir hafta sonunu kapsayan, resmi tatil içeren, yarı zamanlı çalışan, yarım gün, yıl sınırı.
5. Onay akışı ve ekip takvimi.
6. Girişler ve roller; hassas izin türleri meslektaşlardan gizli.
7. Bildirimler: yeni talepte yöneticiye, karar çıktığında çalışana e-posta; kendi e-posta sağlayıcınız üzerinden. Bkz. uygulamanızdan e-posta gönderme.
8. Bordro için raporlar ve dışa aktarımlar.
9. Bir ay tablolamayla paralel çalıştırın; bakiyeleri karşılaştırın, sonra geçin.

Sık yapılan hatalar

• Bir bakiye sayısını saklayıp elle düzenlemek. Geçmişi kaybedersiniz ve her itiraz tahmine dayalı olur.
• Çalışma günleri yerine takvim günlerini saymak ya da çalışanın ofisini resmi tatiller için göz ardı etmek.
• Herkese bir meslektaşın neden izinde olduğunu göstermek. Ortak takvimde "izinde" yeterlidir.
• Yedek onaylayan olmaması. Yönetici tatildeyken talepler iki hafta bekler.
• Onaylı izni, yöneticiyi bilgilendirmeden iptal etmeye izin vermek. İptaller onaylayana bildirilmelidir.
• Bu yılın kurallarını koda gömmek. Hakları ve tatilleri, İK'nın gelecek yıl düzenleyebileceği veri olarak tutun.

Hazır bir ürün ne zaman daha iyi bir seçimdir?

İzni bordro, sözleşmeler, performans değerlendirmeleri ve uyum raporlaması ile birleştirmek istiyorsanız ya da birçok ülkede çalışanınız varsa, izin yönetimi içeren İK yazılımı genellikle değer. Bu ürünler ülke bazında resmi tatil takvimlerini ve yasal kuralları tutar; aksi halde sizin sürdürmeniz gereken sürekli bir iştir.

Basit bir politikası olan küçük ve orta ölçekli şirketler tabloyu bırakmak istediğinde, alışılmadık düzenler için (vardiya ekipleri, dönüşümlü çizelgeler, nöbet kapsamına bağlı izinler) ya da işe alıştırma ve diğer taleplerle birlikte daha geniş bir dahili aracın parçası olarak özel uygulama mantıklıdır. Geniş yaklaşım için dahili araç nasıl yapılır rehberine bakın.

Mythex ile yapmak

Mythex'te politikayı ve iş akışını sohbette anlatırsınız; ajan uygulamayı canlı önizlemede oluşturur ve talepler kaydedilmesi gerektiğinde bir Postgres veritabanı ekler. Meslektaşlarınızı Mythex çalışma alanınıza davet edip uygulamayı birlikte oluşturabilir ve yayınlamadan önce önizlemeyi iki üç gerçek kullanıcıyla paylaşabilirsiniz; belgelerdeki dahili araç kullanım senaryosu tam olarak bunu önerir. Çalışan girişleri ve bildirim e-postaları kendi sağlayıcılarınızı kullanır; Mythex'in yerleşik bir son kullanıcı girişi ya da e-posta gönderme özelliği yoktur. Kodlamaya başlamadan bakiye hesabını kararlaştırmak için Plan modunu, talep ve onay akışını denemek için /test komutunu kullanın.

Başlangıç istemi için onay takipçisi ya da ekip rehberi şablonlarını deneyebilirsiniz.

Sorular