Com construir una app de gestió de vacances i permisos: sol·licituds, aprovacions i saldos

Una app de gestió de permisos substitueix el full de càlcul i les cadenes de correus darrere de «puc agafar divendres lliure?». Els empleats sol·liciten dies lliures i veuen el saldo restant; els responsables aproven o denegen amb el calendari d'equip a la vista; recursos humans defineix els tipus de permís, els dies assignats i els festius, i obté un registre net per a la nòmina. Per construir-ne una necessites un model de dades on els saldos es calculin a partir de l'historial de sol·licituds i ajustos, una cadena d'aprovació clara i regles per als mig dies, els caps de setmana i els festius. Una app de IA pot produir una versió funcional ràpidament. L'atenció cal posar-la en la lògica dels saldos, en els permisos al voltant de tipus de permís sensibles i en encaixar amb la vostra política real.

Què necessita l'app

Dades

Taula	Camps clau
Empleats	Nom, correu, responsable, equip, ubicació, data d'inici, règim de treball (dies per setmana, hores per dia), actiu sí o no
Tipus de permís	Nom (anual, malaltia, parental, sense sou, altres), remunerat sí o no, requereix aprovació sí o no, descompta del dret sí o no, sensible sí o no
Assignacions	Empleat, tipus de permís, any, dies assignats, dies traspassats
Sol·licituds	Empleat, tipus de permís, data d'inici, data de fi, mig dia a l'inici o al final, dies comptats, motiu, estat (pendent, aprovada, denegada, cancel·lada), aprovador, data de decisió
Ajustos	Empleat, tipus de permís, dies (+ o −), motiu, fet per, data
Festius	Ubicació, data, nom

La regla clau: mai no guardis un saldo que editis a mà. El saldo és assignació + traspàs + ajustos − dies aprovats. Cada canvi té un registre amb un motiu, de manera que quan algú pregunti «per què em queden 3,5 dies?», li puguis ensenyar.

Pàgines

Empleat: el meu saldo per tipus de permís, formulari de sol·licitud, les meves sol·licituds amb estat, un calendari del meu equip.
Responsable: sol·licituds pendents amb el calendari de l'equip al costat, aprovar o denegar amb un comentari, saldos de l'equip.
Recursos humans/administració: empleats, tipus de permís, assignacions, festius, ajustos, i informes i exportacions.

Permisos

Aquestes són dades personals, i part és sensible. Els empleats veuen les seves pròpies sol·licituds i, al calendari compartit, només que un company és «fora», no el motiu. Els responsables veuen els seus subordinats directes. Recursos humans ho veu tot. Les baixes per malaltia i altres tipus sensibles han de mostrar-se només com a «fora» per a qualsevol persona que no sigui l'empleat, el seu responsable o recursos humans. Fes-ho complir al servidor; mira control d'accés basat en rols. Les normes de protecció de dades dels fitxers d'empleats varien segons el país, així que comprova la teva.

Decisions i compromisos

Dies o hores

Comptar en dies (amb mig dia) és el més simple i encaixa amb la majoria d'equips d'oficina. Comptar en hores va bé per a treballadors a temps parcial o per torns, però complica cada càlcul. Escull-ne un per a la primera versió, segons com expressen els contractes les assignacions.

Assignació per endavant o per acumulació

Donar l'assignació anual completa el primer dia de l'any de permisos és el més simple. L'acumulació —guanyar una fracció cada mes— és habitual en alguns països i per als nous empleats, i necessita un càlcul mensual. Cal fer un prorrateig per a qui entra o marxa a mitja any en qualsevol cas.

Quins dies compten

Una sol·licitud de dijous a dimarts ha de comptar només els dies laborables, excloent els caps de setmana i els festius de la ubicació de l'empleat, i respectant els règims de temps parcial. És el càlcul més probable de fallar, així que prova-ho amb exemples reals.

Cadena d'aprovació

Un sol aprovador (el responsable directe) cobreix la majoria de petites empreses. Afegeix un aprovador de suplència per quan el responsable és fora, i opcionalment un segon pas per a absències llargues. Decideix què passa amb les sol·licituds pendents si un responsable marxa.

Traspàs i final d'any

Decideix l'any de permisos, quants dies no usats es traspassen i si els dies traspassats caduquen. Demana a la IA que mostri el traspàs com a línia pròpia perquè el saldo sigui explicable.

Un primer prompt que funciona

Construeix una app interna de gestió de permisos per a una empresa de 45 persones amb oficines a Manchester (Regne Unit) i Dublín (Irlanda). Tipus de permís: anual (25 dies, tot l'any des del principi, fins a 5 dies traspassats, caducant el 31 de març), malaltia (il·limitat, sense aprovació, visible per a la resta només com a «fora»), sense sou i altres. L'any de permisos va de gener a desembre. Els empleats sol·liciten permisos amb data d'inici, data de fi i mig dies opcionals, i veuen quants dies laborables consumirà — excloent els caps de setmana, els dies lliures de jornada parcial i els festius de la seva oficina. Els saldos es calculen a partir de les assignacions, el traspàs, els ajustos i les sol·licituds aprovades, mai no s'editen directament. Els responsables aproven o denegen les sol·licituds dels seus subordinats directes amb un comentari, veient alhora el calendari de l'equip. Recursos humans gestiona empleats, tipus de permís, assignacions, festius i ajustos amb un motiu, i exporta els permisos aprovats per mes en CSV per a la nòmina. Rols: empleat, responsable, recursos humans. Guarda-ho tot en una base de dades. Interfície simple i ràpida.

Passos de construcció

Comença per la teva política escrita. Si no està escrita, escriu-la primer: l'app només pot aplicar regles que puguis enunciar.
Importa els empleats amb responsable, ubicació i règim de treball, normalment des d'un full de càlcul. Consulta com convertir un full de càlcul en una app.
Tipus de permís, assignacions i festius.
Formulari de sol·licitud amb el càlcul de dies laborables, provat amb almenys deu casos reals: a través d'un cap de setmana, un festiu, una persona a temps parcial, un mig dia, un canvi d'any.
Flux d'aprovació i calendari d'equip.
Inicis de sessió i rols, amb els tipus de permís sensibles amagats als companys.
Notificacions: un correu al responsable quan hi ha una sol·licitud nova i a l'empleat quan es decideix, a través del vostre propi proveïdor de correu. Consulta com enviar correus des de la teva app.
Informes i exportacions per a la nòmina.
Funciona en paral·lel amb el full de càlcul durant un mes, compara els saldos i després canvia.

Errors habituals

Guardar un número de saldo i editar-lo. Perds l'historial i cada disputa es converteix en una conjectura.
Comptar dies naturals en lloc de laborables, o ignorar l'oficina de l'empleat pels festius.
Mostrar a tothom per què un company és fora. «Fora» n'hi ha prou al calendari compartit.
Cap aprovador de suplència. Les sol·licituds queden dues setmanes mentre el responsable és de vacances.
Deixar que la gent cancel·li permisos aprovats sense que el responsable ho sàpiga. Les cancel·lacions han de notificar a l'aprovador.
Codificar les regles de l'any actual. Guarda les assignacions i els festius com a dades que recursos humans pugui editar l'any que ve.

Quan és millor un producte ja fet

Si vols que els permisos estiguin lligats a la nòmina, als contractes, a les avaluacions de rendiment i a la informació de compliment, o si tens empleats en molts països, un programari de recursos humans que inclogui la gestió de permisos sol valer la pena. Aquests productes mantenen els calendaris de festius i les normes legals de cada país, un treball continu que altrament hauries de fer tu.

Una app a mida té sentit per a petites i mitjanes empreses amb una política senzilla que només volen deixar el full de càlcul, per a configuracions poc habituals (equips de torns, rotacions, permisos lligats a la cobertura de guàrdies) o com a part d'una eina interna més àmplia al costat de la incorporació i altres sol·licituds. Consulta com construir una eina interna per al plantejament general.

Construir-la amb Mythex

Amb Mythex descrius la política i el flux al xat, i l'agent construeix l'app en una vista prèvia en directe, amb una base de dades Postgres afegida quan cal guardar sol·licituds. Pots convidar companys al teu espai de treball de Mythex perquè ajudin a construir-la i revisar-la, i compartir la vista prèvia amb dos o tres usuaris reals abans de publicar-la: el cas d'ús d'eina interna de la documentació ho suggereix exactament. Els inicis de sessió dels empleats i els correus de notificació usen els vostres propis proveïdors; Mythex no inclou inici de sessió per a usuaris finals ni enviament de correus. Usa el mode Planificació per acordar el càlcul dels saldos abans que s'escrigui cap codi, i /test per provar la sol·licitud i l'aprovació.

Per a un prompt inicial, prova les plantilles seguiment d'aprovacions o directori d'equip.

Preguntes

Quines funcions necessita una app de gestió de permisos?

Tipus de permís amb dies assignats cada any, un formulari de sol·licitud, aprovació del responsable, el saldo restant de cada empleat, un calendari d'equip que mostri qui és fora i els festius per ubicació. Els informes i les exportacions per a la nòmina vénen després.

Com s'han de calcular els saldos de permisos?

Guarda cada sol·licitud i cada ajust com a registre separat i calcula el saldo a partir d'aquests, en lloc de guardar un número que edites a mà. Així sempre pots explicar un saldo i corregir errors sense perdre l'historial.

Una app de permisos ha de complir la llei laboral?

Els drets als permisos, el traspàs de dies, les regles de baixa per malaltia i les obligacions de registre els fixen la llei local i els contractes de treball, i varien molt segons el país. L'app ha d'aplicar la vostra política, i aquesta política l'ha de revisar un assessor de recursos humans o legal.

Quan una empresa hauria de passar d'un full de càlcul a una app de permisos?

Normalment quan més d'un responsable aprova permisos, quan la gent comença a preguntar a recursos humans pel seu saldo, o quan dues persones clau són fora alhora perquè ningú no podia veure el calendari.