Cara Buat Aplikasi Pengurusan Cuti HR: Permohonan, Kelulusan dan Baki

Aplikasi pengurusan cuti menggantikan hamparan dan rantaian e-mel di sebalik soalan “bolehkah saya ambil cuti hari Jumaat?”. Pekerja memohon cuti dan melihat baki mereka; pengurus meluluskan atau menolak dengan kalendar pasukan di depan mata; HR menetapkan jenis cuti, peruntukan dan cuti umum, serta mendapat rekod yang kemas untuk gaji. Untuk membinanya anda perlukan model data yang mengira baki daripada sejarah permohonan dan pelarasan, rantaian kelulusan yang jelas, dan peraturan untuk separuh hari, hujung minggu dan cuti umum. Pembina aplikasi AI boleh menghasilkan versi yang berfungsi dengan pantas. Usaha sebenar tertumpu pada matematik baki, kebenaran sekitar jenis cuti yang sensitif, dan memastikan ia sepadan dengan dasar sebenar anda.

Apa yang diperlukan oleh aplikasi

Data

Peraturan utamanya: jangan sekali-kali simpan baki yang anda sunting secara manual. Baki ialah peruntukan + bawaan + pelarasan − hari yang diluluskan. Setiap perubahan mempunyai rekod dengan sebab, supaya apabila seseorang bertanya “kenapa saya ada 3.5 hari lagi?” anda boleh menunjukkannya.

Halaman

• Pekerja: baki saya mengikut jenis cuti, borang permohonan, permohonan saya dengan status, kalendar pasukan saya.
• Pengurus: permohonan menunggu dengan kalendar pasukan di sebelah, luluskan atau tolak dengan ulasan, baki pasukan.
• HR/admin: pekerja, jenis cuti, peruntukan, cuti umum, pelarasan, serta laporan dan eksport.

Kebenaran

Ini ialah data peribadi, dan sebahagiannya sensitif. Pekerja hanya melihat permohonan mereka sendiri dan, pada kalendar pasukan, hanya bahawa rakan sekerja “tiada” — bukan kenapa. Pengurus melihat pekerja langsung mereka. HR melihat semua orang. Cuti sakit dan jenis cuti sensitif lain patut kelihatan sebagai “tiada” hanya kepada pekerja itu sendiri, pengurusnya dan HR. Kuatkuasakan ini di pelayan; lihat kawalan akses berasaskan peranan. Peraturan perlindungan data bagi rekod pekerja berbeza mengikut negara, jadi semak peraturan negara anda.

Keputusan dan pertukaran

Hari atau jam

Mengira dalam hari (dengan separuh hari) adalah yang paling mudah dan sesuai untuk kebanyakan pasukan pejabat. Mengira dalam jam sesuai untuk pekerja separuh masa dan pekerja shif, tetapi menjadikan setiap pengiraan lebih rumit. Pilih satu untuk versi pertama, berdasarkan cara kontrak anda menyatakan peruntukan.

Peruntukan penuh atau akruan

Memberikan peruntukan tahunan penuh pada hari pertama tahun cuti adalah paling mudah. Akruan — memperoleh sebahagian setiap bulan — adalah biasa di sesetengah negara dan untuk pekerja baharu, dan memerlukan pengiraan bulanan. Pro-rata bagi mereka yang menyertai atau meninggalkan syarikat pertengahan tahun tetap diperlukan.

Hari mana yang dikira

Permohonan dari Khamis hingga Selasa sepatutnya hanya mengira hari bekerja, tidak termasuk hujung minggu dan cuti umum bagi lokasi pekerja itu, dan menghormati corak separuh masa. Ini pengiraan yang paling mudah tersilap, jadi uji dengan contoh sebenar.

Rantaian kelulusan

Satu pelulus (pengurus langsung) meliputi kebanyakan syarikat kecil. Tambah pelulus simpanan untuk apabila pengurus tiada, dan secara pilihan langkah kedua untuk ketiadaan yang panjang. Tentukan apa yang berlaku kepada permohonan yang menunggu jika seorang pengurus meninggalkan syarikat.

Bawaan dan akhir tahun

Tentukan tahun cuti anda, berapa hari yang tidak digunakan boleh dibawa ke tahun seterusnya, dan sama ada hari yang dibawa itu tamat tempoh. Minta AI menunjukkan bawaan sebagai baris tersendiri supaya baki kekal boleh dijelaskan.

Prompt pertama yang berfungsi

Bina aplikasi pengurusan cuti dalaman untuk syarikat 45 orang dengan pejabat di Manchester (UK) dan Dublin (Ireland). Jenis cuti: tahunan (25 hari, peruntukan penuh pada awal, sehingga 5 hari dibawa ke hadapan, tamat pada 31 Mac), sakit (tanpa had, tanpa kelulusan, kelihatan kepada orang lain hanya sebagai “tiada”), tanpa gaji, dan lain-lain. Tahun cuti berjalan dari Januari hingga Disember. Pekerja memohon cuti dengan tarikh mula, tarikh tamat dan separuh hari pilihan, dan melihat berapa hari bekerja yang akan digunakan — tidak termasuk hujung minggu, hari cuti separuh masa dan cuti umum bagi pejabat mereka. Baki dikira daripada peruntukan, bawaan, pelarasan dan permohonan yang diluluskan, tidak pernah disunting secara terus. Pengurus meluluskan atau menolak permohonan pekerja langsung mereka dengan ulasan, sambil melihat kalendar pasukan pada masa yang sama. HR menguruskan pekerja, jenis cuti, peruntukan, cuti umum dan pelarasan dengan sebab, serta mengeksport cuti yang diluluskan mengikut bulan sebagai CSV untuk gaji. Peranan: pekerja, pengurus, HR. Simpan semuanya dalam pangkalan data. Antara muka yang ringkas dan pantas.

Langkah membina

1. Mulakan daripada dasar bertulis anda. Jika ia belum ditulis, tulis dahulu — aplikasi hanya boleh menggunakan peraturan yang dapat anda nyatakan.
2. Import pekerja dengan pengurus, lokasi dan corak kerja, biasanya daripada hamparan. Lihat menukar hamparan kepada aplikasi.
3. Jenis cuti, peruntukan dan cuti umum.
4. Borang permohonan dengan pengiraan hari bekerja, diuji dengan sekurang-kurangnya sepuluh kes sebenar: merentasi hujung minggu, cuti umum, pekerja separuh masa, separuh hari, dan sempadan tahun.
5. Aliran kelulusan dan kalendar pasukan.
6. Log masuk dan peranan, dengan jenis cuti sensitif disembunyikan daripada rakan sekerja.
7. Pemberitahuan: e-mel kepada pengurus apabila ada permohonan baharu dan kepada pekerja apabila ada keputusan, melalui pembekal e-mel anda sendiri. Lihat menghantar e-mel dari aplikasi anda.
8. Laporan dan eksport untuk gaji.
9. Jalankan selari dengan hamparan selama sebulan, bandingkan baki, kemudian beralih.

Kesilapan biasa

• Menyimpan nombor baki dan menyuntingnya. Anda kehilangan sejarah dan setiap pertikaian menjadi tekaan.
• Mengira hari kalendar bukannya hari bekerja, atau mengabaikan lokasi pekerja untuk cuti umum.
• Menunjukkan kepada semua orang kenapa rakan sekerja bercuti. “Tiada” sudah memadai pada kalendar bersama.
• Tiada pelulus simpanan. Permohonan tersekat dua minggu kerana pengurus bercuti.
• Membenarkan orang membatalkan cuti yang diluluskan tanpa pengurus tahu. Pembatalan patut memberitahu pelulus.
• Mengekodkan keras peraturan tahun ini. Simpan peruntukan dan cuti umum sebagai data yang HR boleh sunting pada tahun depan.

Bila produk sedia ada lebih baik

Jika anda mahu cuti dikaitkan dengan gaji, kontrak, semakan prestasi dan pelaporan pematuhan — atau anda mengupah orang di banyak negara — perisian HR yang merangkumi pengurusan cuti biasanya berberbaloi. Produk tersebut menyelenggara kalendar cuti dan peraturan berkanun mengikut negara, kerja berterusan yang sebaliknya perlu anda uruskan sendiri.

Aplikasi tersuai sesuai untuk syarikat kecil dan sederhana dengan dasar yang ringkas yang mahu meninggalkan hamparan, untuk susunan yang luar biasa (kru shif, rota bergilir, cuti yang dikaitkan dengan liputan on-call), atau sebagai sebahagian daripada alat dalaman yang lebih luas bersama penyesuaian pekerja baharu dan permintaan lain. Lihat cara membina alat dalaman untuk pendekatan yang lebih luas.

Membina dengan Mythex

Di Mythex anda terangkan dasar dan aliran kerja dalam sembang, dan ejen membina aplikasi dalam pratonton langsung, dengan pangkalan data Postgres ditambah apabila permohonan perlu disimpan. Anda boleh menjemput rakan sekerja ke ruang kerja Mythex anda untuk membantu membina dan menyemak, dan berkongsi pratonton dengan dua atau tiga pengguna sebenar sebelum menerbitkan — kes penggunaan alat dalaman dalam dokumentasi mencadangkan perkara ini. Log masuk pekerja dan e-mel pemberitahuan menggunakan penyedia anda sendiri; Mythex tidak mempunyai log masuk pengguna akhir atau penghantaran e-mel terbina dalam. Gunakan mod Plan untuk bersetuju tentang pengiraan baki sebelum sebarang kod ditulis, dan /test untuk mengklik melalui permohonan dan kelulusan.

Untuk prompt permulaan, cuba templat pengesan kelulusan atau direktori pasukan.

Soalan lazim