休暇管理アプリの作り方：申請、承認、残日数

休暇管理アプリは、「金曜日を休めますか？」の裏にあるスプレッドシートとメールのやり取りを置き換えます。社員は休暇を申請し、残日数を確認します。上司はチームカレンダーを見ながら承認または却下します。人事は休暇の種類、付与日数、祝日を設定し、給与計算のための整ったレコードを得ます。作るには、残日数を申請と調整の履歴から計算するデータモデル、明確な承認の流れ、半日、週末、祝日の扱いのルールが必要です。AI アプリビルダーを使えば、動くバージョンを素早く作れます。注意を払うべきなのは、残日数の計算、機微な休暇の種類に対する権限、そして実際の規程との一致です。

アプリに必要なもの

データ

重要なルールは、手で編集する残日数を決して保存しないことです。残日数は、付与日数＋繰越＋調整−承認済みの日数で決まります。すべての変更には理由を付けて記録し、誰かに「残り3.5日の理由は？」と聞かれたら、それを示せるようにします。

画面

• 社員: 休暇の種類ごとの自分の残日数、申請フォーム、自分の申請と状態、チームのカレンダー。
• 上司: 保留中の申請と、その横にチームカレンダー。コメント付きで承認または却下し、チームの残日数を確認。
• 人事・管理者: 社員、休暇の種類、付与日数、祝日、調整、レポートとエクスポート。

権限

これは個人情報であり、一部は機微な情報です。社員が見られるのは自分の申請と、チームカレンダー上で同僚が「不在」であることだけで、その理由は見えません。上司は直属の部下を見られます。人事は全員を見られます。病気休暇など機微な種類は、本人、上司、人事以外には「不在」としてのみ表示されるべきです。これはサーバー側で強制してください。ロールベースのアクセス制御 を参照してください。社員の記録に関するデータ保護のルールは国によって異なるため、お住まいの国のルールを確認してください。

判断事項とトレードオフ

日数か時間か

半日を含む日数で数えるのが最も単純で、ほとんどのオフィス勤務のチームに合います。時間で数えるのは、パートタイムやシフト勤務の人に向いていますが、計算がすべて複雑になります。最初のバージョンでは、契約が付与日数をどう表しているかに基づいてどちらか一つを選んでください。

年初に全額付与か、積み上げか

年度の初日に年間の付与日数を全額与えるのが最も単純です。積み上げ、つまり毎月少しずつ付与する方式は、国によっては一般的で、新入社員にも使われますが、毎月の計算が必要です。年の途中で入社・退職する人への按分は、どちらの方式でも必要です。

どの日を数えるか

木曜日から火曜日までの申請では、週末、その社員の拠点の祝日、パートタイムの勤務パターンを除いた勤務日だけを数えるべきです。ここは最も間違えやすい計算なので、実際の例で必ずテストしてください。

承認の流れ

小規模な会社では、一人の承認者（直属の上司）で大半は足ります。上司が不在のときのためにバックアップの承認者を追加し、長期休暇には必要に応じて二段階目を設けてもよいでしょう。上司が退職したときに保留中の申請をどうするかも決めておいてください。

繰越と年度末

休暇年度を決め、使われなかった日数のうちいくらを繰り越すか、繰り越した日数は期限で消えるかを決めます。繰越は独立した行として表示させ、残日数が説明可能な状態を保つようにしてください。

最初のプロンプトの例

英国のマンチェスターとアイルランドのダブリンに拠点を持つ、社員45人の会社向けの社内休暇管理アプリを作ってください。休暇の種類は次のとおりです。年次休暇（25日、年初に全額付与、最大5日を繰り越し、3月31日に失効）、病気休暇（無制限、承認不要、他の人には「不在」としてのみ表示）、無給休暇、その他。休暇年度は1月から12月です。社員は開始日、終了日、任意で半日を指定して申請し、その申請が何日分の勤務日を使うかを確認できます。その際、週末、パートタイムの休日、所属拠点の祝日は除外してください。残日数は、付与日数、繰越、調整、承認済みの申請から計算し、直接編集しないでください。上司は直属の部下の申請を、コメント付きで承認または却下し、同時にチームカレンダーを見られるようにしてください。人事は、社員、休暇の種類、付与日数、祝日、理由付きの調整を管理し、承認済みの休暇を月ごとに CSV で給与計算用にエクスポートできるようにしてください。ロールは社員、上司、人事の3つです。すべてをデータベースに保存してください。シンプルで速いインターフェースにします。

構築の手順

1. 書面の規程から始める。 規程が文書になっていなければ、まず文書にしてください。アプリは、言葉にできるルールしか適用できません。
2. 社員を取り込む。 上司、拠点、勤務パターンを含めて、通常はスプレッドシートから取り込みます。スプレッドシートをアプリに変える方法 を参照してください。
3. 休暇の種類、付与日数、祝日。
4. 勤務日の計算を含む申請フォーム。少なくとも10件の実際のケースでテストしてください。週末をまたぐ、祝日を含む、パートタイムの社員、半日、年度の境目などを含めます。
5. 承認の流れとチームカレンダー。
6. ログインとロール。機微な休暇の種類は同僚からは見えないようにします。
7. 通知。新しい申請は上司にメールで、決定は社員にメールで送ります。メール送信は、自分で用意したメールプロバイダー経由で行います。アプリからメールを送る方法 を参照してください。
8. 給与計算向けのレポートとエクスポート。
9. 一か月間はスプレッドシートと並行運用し、残日数を比較してから切り替えます。

よくある間違い

• 残日数の数値を保存して手で編集する。 履歴が失われ、あらゆる異議が憶測になります。
• カレンダー日数で数える、または拠点ごとの祝日を無視する。
• 同僚が休んでいる理由をみんなに見せる。 共有カレンダーでは「不在」だけで十分です。
• バックアップの承認者がいない。 上司が休暇中に、申請が二週間放置されます。
• 承認済みの休暇を、上司に知らせずキャンセルできる。 キャンセルは承認者に通知すべきです。
• 今年のルールをハードコードする。 付与日数と祝日は、来年人事が編集できるデータとして保持してください。

既製の製品が適している場合

給与、契約、人事評価、コンプライアンス報告と休暇を連携させたい場合や、複数の国で社員を雇用している場合は、休暇管理を含む人事ソフトウェアを選ぶ価値が通常あります。そうした製品は、国ごとの祝日カレンダーと法定ルールを維持しており、それはあなたが自分で抱えることになる継続的な作業です。

自作のアプリが向いているのは、規程がシンプルな中小企業で、スプレッドシートを卒業したいとき、シフト制や交代制の勤務表、オンコール要員の確保と結び付いた休暇など特殊な体制があるとき、あるいはオンボーディング などと並ぶ社内ツールの一部として作りたいときです。より広い考え方は 社内ツールの作り方 を参照してください。

Mythex で作る

Mythex では、チャットで規程と業務の流れを説明すると、エージェントがライブプレビュー上でアプリを組み立てます。申請を保存する必要が出てくると、Postgres データベースが追加されます。Mythex のワークスペースには同僚を招待して、アプリの構築とレビューを手伝ってもらえます。公開する前に、実際の利用者二、三人とプレビューを共有することもできます。社内ツールのユースケース のドキュメントでもそれを勧めています。社員のログインと通知メールは、自分で用意したプロバイダーを使います。Mythex には組み込みのエンドユーザー向けログインやメール送信はありません。残日数の計算方法について、コードを書く前に合意したい場合はプランモードを使い、申請と承認を確かめるには /test でクリックしながら確認してください。

出発点となるプロンプトには、承認トラッカー または チーム名簿 のテンプレートを試してください。

よくある質問