HR-loman hallintasovelluksen tekeminen: pyynnöt, hyväksynnät ja saldot

Loman hallintasovellus korvaa taulukon ja sähköpostiketjut, joiden takana on kysymys ”voinko pitää perjantain vapaata?”. Työntekijät pyytävät vapaata ja näkevät jäljellä olevan saldonsa; esihenkilöt hyväksyvät tai hylkäävät tiimikalenteri näkyvissä; HR asettaa lomatyypit, oikeudet ja julkiset pyhät ja saa palkanlaskentaan siistin kirjauksen. Sen tekemiseen tarvitset tietomallin, jossa saldot lasketaan pyyntöjen ja oikaisujen historiasta, selkeän hyväksyntäketjun sekä säännöt osapäiville, viikonlopuille ja pyhille. Tekoälyllinen sovellusrakentaja voi tuottaa toimivan version nopeasti. Huolellisuus kuluu saldolaskentaan, oikeuksiin arkaluonteisten lomatyyppien ympärillä ja siihen, että sovellus vastaa todellista politiikkaanne.

Mitä sovellus tarvitsee

Data

Tärkein sääntö: älä koskaan tallenna saldoa, jota muokkaat käsin. Saldo on oikeus + siirretyt päivät + oikaisut − hyväksytyt päivät. Jokaisella muutoksella on tietue ja perustelu, joten kun joku kysyy ”miksi minulla on jäljellä 3,5 päivää?”, voit näyttää vastauksen.

Sivut

• Työntekijä: oma saldo lomatyypeittäin, pyyntölomake, omat pyynnöt tilan kanssa, oman tiimin kalenteri.
• Esihenkilö: odottavat pyynnöt tiimikalenterin vieressä, hyväksyminen tai hylkääminen kommentilla, tiimin saldot.
• HR/ylläpitäjä: työntekijät, lomatyypit, oikeudet, julkiset pyhät, oikaisut sekä raportit ja viennit.

Oikeudet

Kyse on henkilötiedoista, ja osa niistä on arkaluonteisia. Työntekijät näkevät omat pyyntönsä ja tiimikalenterissa vain sen, että kollega on ”poissa” — ei miksi. Esihenkilöt näkevät suorat alaisensa. HR näkee kaikki. Sairausloma ja muut arkaluonteiset tyypit näkyvät muille kuin työntekijälle, hänen esihenkilölleen ja HR:lle vain ”poissa”-merkintänä. Pakota tämä palvelimella; katso roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta. Henkilötietojen suojasäännöt vaihtelevat maittain, joten tarkista omasi.

Päätökset ja kompromissit

Päivät vai tunnit

Laskeminen päivinä (puolipäivät mukaan lukien) on yksinkertaisin ja sopii useimmille toimistotiimeille. Tunneissa laskeminen sopii osa-aikaisille ja vuoroilijoille, mutta tekee jokaisesta laskusta monimutkaisemman. Valitse yksi ensimmäiseen versioon sen mukaan, miten sopimuksesi ilmaisevat oikeudet.

Oikeus etukäteen vai kertyminen

Koko vuosioikeuden antaminen lomavuoden ensimmäisenä päivänä on yksinkertaisinta. Kertyminen — osan ansaitseminen joka kuukausi — on yleistä joissakin maissa ja uusille työntekijöille, ja se vaatii kuukausittaisen laskelman. Kesken vuoden liittyville tai lähteville tarvitaan joka tapauksessa suhteutus.

Mitkä päivät lasketaan

Torstaista tiistaihin ulottuva pyyntö pitäisi laskea vain työpäiviksi, ilman viikonloppuja ja työntekijän toimipaikan julkisia pyhiä, ja noudattaen osa-aikamalleja. Tämä on laskelma, joka todennäköisimmin menee väärin, joten testaa se todellisilla esimerkeillä.

Hyväksyntäketju

Yksi hyväksyjä (suora esihenkilö) riittää useimmille pienille yrityksille. Lisää varahyväksyjä, kun esihenkilö on poissa, ja halutessasi toinen vaihe pitkille poissaoloille. Päätä, mitä odottaville pyynnöille tapahtuu, jos esihenkilö lähtee.

Siirrot ja vuodenvaihde

Päätä lomavuotesi, kuinka monta käyttämätöntä päivää siirtyy ja vanhentuvatko siirretyt päivät. Pyydä tekoälyä näyttämään siirto omana rivinään, jotta saldo pysyy selitettävänä.

Ensimmäinen toimiva kehote

Rakenna sisäinen loman hallintasovellus 45 hengen yritykselle, jolla on toimistot Manchesterissa (UK) ja Dublinissa (Irlanti). Lomatyypit: vuosiloma (25 päivää, koko vuoden oikeus alussa, enintään 5 päivää siirtyy, vanhenee 31. maaliskuuta), sairausloma (rajaton, ei hyväksyntää, muille näkyy vain ”poissa”), palkaton ja muu. Lomavuosi kulkee tammikuusta joulukuuhun. Työntekijät pyytävät lomaa alkupäivällä, loppupäivällä ja valinnaisilla puolipäivillä ja näkevät, montako työpäivää se käyttää — jättäen pois viikonloput, osa-aikaiset vapaapäivät ja heidän toimistonsa julkiset pyhät. Saldot lasketaan oikeuksista, siirroista, oikaisuista ja hyväksytyistä pyynnöistä, eikä niitä koskaan muokata suoraan. Esihenkilöt hyväksyvät tai hylkäävät suorien alaistensa pyynnöt kommentilla ja näkevät samalla tiimikalenterin. HR hallinnoi työntekijöitä, lomatyyppejä, oikeuksia, julkisia pyhiä ja oikaisuja perustelulla ja vie hyväksytyt lomat kuukausittain CSV-tiedostona palkanlaskentaan. Roolit: työntekijä, esihenkilö, HR. Tallenna kaikki tietokantaan. Yksinkertainen, nopea käyttöliittymä.

Rakennusvaiheet

1. Aloita kirjallisesta politiikastasi. Jos sitä ei ole kirjoitettu, kirjoita se ensin — sovellus voi soveltaa vain sääntöjä, jotka voit sanoa ääneen.
2. Tuo työntekijät esihenkilön, toimipaikan ja työaikamallin kanssa, yleensä taulukosta. Katso taulukon muuttaminen sovellukseksi.
3. Lomatyypit, oikeudet ja julkiset pyhät.
4. Pyyntölomake työpäivälaskennalla, testattuna vähintään kymmenellä todellisella tapauksella: viikonloppu välissä, pankkipyhä, osa-aikainen, puolipäivä, vuodenvaihde.
5. Hyväksyntäprosessi ja tiimikalenteri.
6. Kirjautuminen ja roolit, arkaluonteiset lomatyypit piilotettuna kollegoilta.
7. Ilmoitukset: sähköposti esihenkilölle uudesta pyynnöstä ja työntekijälle päätöksestä omalla sähköpostipalvelullasi. Katso sähköpostien lähettäminen sovelluksestasi.
8. Raportit ja viennit palkanlaskentaan.
9. Rinnakkainen ajo taulukon kanssa yhden kuukauden ajan, vertaa saldoja ja vaihda sitten.

Yleisiä virheitä

• Saldoluvun tallentaminen ja muokkaaminen. Menetät historian, ja jokainen riita muuttuu arvailuksi.
• Kalenteripäivien laskeminen työpäivien sijaan tai työntekijän toimipaikan julkisten pyhien jättäminen huomiotta.
• Kaikille näkyvä syy kollegan poissaoloon. Tiimikalenterissa ”poissa” riittää.
• Ei varahyväksyjää. Pyynnöt jäävät kahdeksi viikoksi, kun esihenkilö on lomalla.
• Hyväksytyn loman peruminen esihenkilön tietämättä. Peruutuksista pitää ilmoittaa hyväksyjälle.
• Tämän vuoden sääntöjen kovakoodaaminen. Pidä oikeudet ja pyhät datana, jonka HR voi muokata ensi vuonna.

Milloin valmis tuote on parempi valinta

Jos haluat loman liitettynä palkanlaskentaan, sopimuksiin, suoritusarviointeihin ja vaatimustenmukaisuusraportointiin — tai työllistät ihmisiä monessa maassa — HR-ohjelmisto, johon kuuluu lomanhallinta, kannattaa yleensä. Nämä tuotteet ylläpitävät maakohtaisia pyhäkalentereita ja lakisääteisiä sääntöjä, mikä on jatkuvaa työtä, jonka muuten omistaisit itse.

Oma sovellus on järkevä pienille ja keskisuurille yrityksille, joilla on yksinkertainen politiikka ja jotka haluavat päästä eroon taulukosta, epätavallisiin järjestelyihin (vuorotyö, kiertävät vuorolistat, loma sidottuna päivystykseen) tai osana laajempaa sisäistä työkalua yhdessä perehdytyksen ja muiden pyyntöjen kanssa. Katso miten sisäinen työkalu rakennetaan laajemmasta lähestymistavasta.

Rakentaminen Mythexillä

Mythexilla kuvaat politiikan ja työnkulun chatissa, ja agentti rakentaa sovelluksen live-esikatseluun. Kun pyynnöt pitää tallentaa, lisätään Postgres-tietokanta. Voit kutsua kollegoja Mythex-työtilaan auttamaan rakentamisessa ja tarkistamisessa, ja jakaa esikatselun kahdelle tai kolmelle oikealle käyttäjälle ennen julkaisua — sisäisen työkalun käyttötapaus dokumentaatiossa ehdottaa juuri tätä. Työntekijöiden kirjautuminen ja ilmoitussähköpostit käyttävät omia palveluntarjoajiasi; Mythexillä ei ole sisäänrakennettua loppukäyttäjän kirjautumista eikä sähköpostin lähetystä. Käytä Suunnittelutilaa (Plan mode) sopiaksesi saldolaskennasta ennen kuin koodia kirjoitetaan, ja /test-komentoa pyyntö- ja hyväksyntäpolun läpikäyntiin.

Aloitukseen voit kokeilla hyväksyntäseurannan tai tiimihakemiston mallipohjia.

Kysymykset