Kako izdelati aplikacijo za upravljanje dopustov: zahtevki, odobritve in stanja

Aplikacija za upravljanje dopustov nadomesti preglednico in e-poštne niti za vprašanje „Ali lahko petek vzamem prost?“. Zaposleni zahtevajo dopust in vidijo preostalo stanje; vodje odobrijo ali zavrnejo ob pogledu na koledar ekipe; kadrovska služba določi vrste odsotnosti, pravice in državne praznike ter dobi čist zapis za obračun plač. Za izdelavo potrebujete podatkovni model, v katerem se stanja računajo iz zgodovine zahtevkov in prilagoditev, jasno verigo odobritev ter pravila za delne dni, vikende in praznike. Orodje za izdelavo aplikacij z AI lahko hitro ustvari delujočo različico. Skrb gre v izračun stanj, dovoljenja za občutljive vrste dopustov in ujemanje z vašo dejansko politiko.

Kaj aplikacija potrebuje

Podatki

Tabela	Ključna polja
Zaposleni	Ime, e-pošta, vodja, ekipa, lokacija, datum začetka, delovni vzorec (dnevi na teden, ure na dan), aktiven da/ne
Vrste odsotnosti	Ime (letni, bolniški, starševski, neplačani, drugo), plačano da/ne, potrebuje odobritev da/ne, šteje v pravico da/ne, občutljivo da/ne
Pravice	Zaposleni, vrsta odsotnosti, leto, dovoljeni dnevi, preneseni dnevi
Zahtevki	Zaposleni, vrsta odsotnosti, datum začetka, datum konca, pol dneva na začetku ali koncu, šteti dnevi, razlog, stanje (čaka, odobreno, zavrnjeno, preklicano), odobravalec, datum odločitve
Prilagoditve	Zaposleni, vrsta odsotnosti, dnevi (+ ali −), razlog, kdo je naredil, datum
Državni prazniki	Lokacija, datum, ime

Glavno pravilo: nikoli ne shranjujte stanja, ki ga urejate ročno. Stanje je pravica + preneseni dnevi + prilagoditve − odobreni dnevi. Vsaka sprememba ima zapis z razlogom, zato lahko, ko nekdo vpraša „zakaj imam še 3,5 dneva?“, pokažete odgovor.

Strani

Zaposleni: moje stanje po vrstah odsotnosti, obrazec za zahtevek, moji zahtevki s stanji, koledar moje ekipe.
Vodja: čakajoči zahtevki s koledarjem ekipe ob strani, odobritev ali zavrnitev s komentarjem, stanja ekipe.
Kadrovska služba/skrbnik: zaposleni, vrste odsotnosti, pravice, državni prazniki, prilagoditve z razlogom ter poročila in izvozi.

Dovoljenja

To so osebni podatki, nekateri od njih so občutljivi. Zaposleni vidijo svoje zahteve in na skupnem koledarju le to, da je sodelavec „odsoten“ – ne pa zakaj. Vodje vidijo svoje neposredne podrejene. Kadrovska služba vidi vse. Bolniška odsotnost in druge občutljive vrste naj bodo drugim vidne le kot „odsoten“, razen zaposlenemu, njegovemu vodji in kadrovski službi. To uveljavite na strežniku; glejte nadzor dostopa na podlagi vlog. Pravila o varstvu osebnih podatkov zaposlenih se razlikujejo po državah, zato preverite svoja.

Odločitve in kompromisi

Dnevi ali ure

Štetje v dnevih (s polovičnimi dnevi) je najpreprostejše in ustreza večini pisarniških ekip. Štetje v urah ustreza zaposlenim s krajšim delovnim časom in izmenskim delom, vendar vsak izračun naredi zapletenejši. Za prvo različico izberite eno, glede na to, kako pogodbe izražajo pravice.

Pravica takoj ali nastajanje

Celotna letna pravica na prvi dan delovnega leta je najpreprostejša. Nastajanje – pridobivanje dela na mesec – je v nekaterih državah običajno in velja za nove zaposlene, zahteva pa mesečni izračun. Proporcionalni izračun za ljudi, ki se pridružijo ali odidejo sredi leta, je v obeh primerih potreben.

Kateri dnevi štejejo

Zahtevek od četrtka do torka naj šteje samo delovne dneve, brez vikendov in državnih praznikov za lokacijo zaposlenega ter upoštevajoč delovni vzorec s krajšim delovnim časom. Ta izračun je najverjetneje napačen, zato ga preizkusite z resničnimi primeri.

Veriga odobritev

En odobravalec (neposredni vodja) pokrije večino majhnih podjetij. Dodajte nadomestnega odobravalca za čas, ko je vodja odsoten, in po želji drugi korak za daljše odsotnosti. Odločite, kaj se zgodi z zahtevki na čakanju, če vodja odide.

Prenos in konec leta

Odločite, kateri je vaš delovni leto, koliko neizkoriščenih dni se prenese in ali prenesenim dnevom poteče veljavnost. Od AI zahtevajte, da prenos prikaže kot posebno vrstico, da ostane stanje pojasnljivo.

Prvi poziv, ki deluje

Izdelaj notranjo aplikacijo za upravljanje dopustov za podjetje s 45 zaposlenimi s pisarnama v Manchestru (Velika Britanija) in Dublinu (Irska). Vrste odsotnosti: letni (25 dni, celoten znesek na začetku leta, do 5 dni prenosa, poteče 31. marca), bolniški (neomejeno, brez odobritve, vidno drugim le kot „odsoten“), neplačani in drugo. Delovno leto teče od januarja do decembra. Zaposleni zahtevajo dopust z datumom začetka, datumom konca in neobveznimi polovičnimi dnevi ter vidijo, koliko delovnih dni bo to porabilo – brez vikendov, dela prostih dni s krajšim delovnim časom in državnih praznikov za njihovo pisarno. Stanja se računajo iz pravic, prenosov, prilagoditev in odobrenih zahtevkov, nikoli se ne urejajo neposredno. Vodje odobrijo ali zavrnejo zahtevke neposrednih podrejenih s komentarjem ter hkrati vidijo koledar ekipe. Kadrovska služba upravlja zaposlene, vrste odsotnosti, pravice, državne praznike in prilagoditve z razlogom ter izvaža odobren dopust po mesecih kot CSV za obračun plač. Vloge: zaposleni, vodja, kadrovska služba. Vse shranjuj v podatkovno bazo. Preprost, hiter vmesnik.

Koraki izdelave

Začnite s pisano politiko. Če ni zapisana, jo najprej zapišite – aplikacija lahko uporablja samo pravila, ki jih lahko navedete.
Uvozite zaposlene z vodjo, lokacijo in delovnim vzorcem, običajno iz preglednice. Glejte kako preoblikovati preglednico v aplikacijo.
Vrste odsotnosti, pravice in državni prazniki.
Obrazec za zahtevek z izračunom delovnih dni, preizkušen na vsaj desetih resničnih primerih: čez vikend, državni praznik, zaposleni s krajšim delovnim časom, pol dneva, meja leta.
Tok odobritev in koledar ekipe.
Prijave in vloge, pri čemer so občutljive vrste odsotnosti skrite pred sodelavci.
Obvestila: e-pošta vodji ob novem zahtevku in zaposlenemu ob odločitvi prek vašega ponudnika e-pošte. Glejte kako pošiljati e-pošto iz svoje aplikacije.
Poročila in izvozi za obračun plač.
Vzporedno delovanje s preglednico en mesec: primerjajte stanja in nato preklopite.

Pogoste napake

Shranjevanje števila stanja in njegovo urejanje. Izgubite zgodovino in vsak spor postane ugibanje.
Štetje koledarskih dni namesto delovnih ali prezrtje lokacije zaposlenega pri državnih praznikih.
Prikazovanje vsem, zakaj je sodelavec odsoten. Na skupnem koledarju zadostuje „odsoten“.
Brez nadomestnega odobravalca. Zahtevki čakajo dva tedna, ker je vodja na dopustu.
Dovoljevanje, da se odobren dopust prekliče brez vednosti vodje. Preklici naj obvestijo odobravalca.
Trdo kodiranje letošnjih pravil. Pravice in praznike ohranite kot podatke, ki jih bo kadrovska služba lahko uredila tudi naslednje leto.

Kdaj je gotov izdelek boljša izbira

Če želite dopuste povezati z obračunom plač, pogodbami, presojami uspešnosti in poročanjem o skladnosti – ali če imate zaposlene v številnih državah – je programska oprema za kadrovsko službo, ki vključuje upravljanje odsotnosti, običajno vredna svoje cene. Ti izdelki vzdržujejo koledarje praznikov in zakonska pravila po državah, kar je stalno delo, ki bi ga sicer morali opravljati sami.

Lastna aplikacija ima smisel za majhna in srednja podjetja s preprosto politiko, ki želijo opustiti preglednico, za nenavadne ureditve (izmenske ekipe, rotirajoče urnike, dopust, povezan s pripravljenostjo) ali kot del širšega notranjega orodja poleg uvajanja novih zaposlenih in drugih zahtevkov. Za širši pristop glejte kako izdelati notranje orodje.

Izdelava z Mythexom

V Mythexu politiko in tok opišete v klepetu, agent pa aplikacijo izdela v živem predogledu, pri čemer se doda podatkovna baza Postgres, kadar zahtevki potrebujejo shranjevanje. Sodelavce lahko povabite v svoj delovni prostor Mythex, da pomagajo pri izdelavi in pregledu, predogled pa lahko pokažete dvema ali trem pravim uporabnikom, preden objavite – primer uporabe notranjega orodja v dokumentaciji to tudi priporoča. Prijave zaposlenih in e-poštna obvestila uporabljajo vaše ponudnike; Mythex nima vgrajene prijave za končne uporabnike ali pošiljanja e-pošte. Uporabite način Načrt, da se pred pisanjem kode dogovorite o izračunu stanj, in /test, da preizkusite zahtevke in odobritve.

Za izhodiščni poziv preizkusite predlogo odobritev ali imenik ekipe.

Vprašanja

Katere funkcije potrebuje aplikacija za upravljanje dopustov?

Vrste odsotnosti z letnimi pravicami, obrazec za zahtevek, odobritev vodje, preostalo stanje vsakega zaposlenega, koledar ekipe, ki prikazuje, kdo je odsoten, in državne praznike po lokacijah. Poročila in izvozi za obračun plač pridejo kasneje.

Kako naj se računajo stanja dopustov?

Vsak zahtevek in vsako prilagoditev shranite kot ločen zapis, stanje pa izračunajte iz njih, namesto da hranite eno število, ki ga ročno urejate. Tako lahko vedno pojasnite stanje in popravite napake, ne da bi izgubili zgodovino.

Ali mora aplikacija za dopuste upoštevati delovno zakonodajo?

Pravice do dopusta, prenos, pravila o bolniških odsotnostih in zahteve glede hrambe evidenc določajo lokalni zakoni in delovne pogodbe ter se po državah močno razlikujejo. Aplikacija naj uporablja vaša pravila, ta pa naj preveri kadrovski ali pravni svetovalec.

Kdaj naj podjetje preide s preglednice na aplikacijo za dopuste?

Običajno takrat, ko več vodij odobrava dopuste, ko zaposleni začnejo spraševati kadrovsko službo po svojem stanju ali ko sta dva ključna človeka odsotna hkrati, ker koledarja nihče ni videl.