Kako narediti portal za uvajanje zaposlenih: kontrolni seznami, dokumenti in načrti prvega tedna

Portal za uvajanje zaposlenih spremeni »dobrodošli, vidimo se v ponedeljek« v načrt. Novi zaposleni dobi eno stran z vsem, kar potrebuje pred in med prvimi tedni – začetni čas, koga vprašati, dokumente za vrnitev, kaj bo delal vsak dan – medtem ko HR, IT in vodja dobijo vsak svoje naloge z roki, da so prenosnik, računi in delovno mesto pripravljeni na prvi dan. Za izdelavo portala potrebujete predloge kontrolnih seznamov po vlogah, kopijo seznama za vsakega novega zaposlenega, naloge, dodeljene različnim ljudem, varno zbiranje dokumentov in pogled, ki pokaže, kaj je zamujeno. Graditelj aplikacij z umetno inteligenco lahko hitro naredi delujočo različico; misel gre v sam kontrolni seznam in v zaščito osebnih dokumentov.

Kaj portal potrebuje

Podatki

Tabela	Ključna polja
Predloge	Ime („Inženiring“, „Prodaja“, „Osebje v trgovini“), opis
Naloge predloge	Predloga, naslov, opis, vloga lastnika (novi zaposleni, HR, IT, vodja, mentor), zamik roka v dnevih od začetka, zahteva nalaganje da/ne
Novi zaposleni	Ime, osebna e-pošta, delovna e-pošta, vloga, ekipa, vodja, mentor, datum začetka, lokacija, predloga, stanje
Naloge	Novi zaposleni, naslov, odgovorna oseba, rok, stanje (za narediti, opravljeno, ni potrebno), čas dokončanja, opombe
Dokumenti	Novi zaposleni, naloga, ključ datoteke, vrsta, čas nalaganja, pregledal, datum hrambe
Viri	Naslov, povezava ali vsebina, občinstvo (vsi, ekipa, vloga)

Osrednja zamisel so predloge, kopirane za vsakega zaposlenega. Vsak novinec dobi svoj nabor nalog, ustvarjen iz predloge, z roki, izračunanimi od datuma začetka (»IT: naroči prenosnik – 10 dni pred začetkom«). Nato lahko prilagodite kontrolni seznam ene osebe, ne da bi spremenili predlogo.

Strani

Novi zaposleni: pozdravna stran (začetni čas, naslov, koga vprašati, načrt prvega tedna), moj kontrolni seznam, nalaganje dokumentov, ključni pravilniki in stiki.
Vodja in mentor: njihove naloge za vsakega novinca in napredek na prvi pogled.
HR: vsi novi zaposleni po datumu začetka, zamujene naloge pri vseh, predloge, dokumenti za pregled.
IT: naloge za opremo in račune, razvrščene po datumu začetka.

Dovoljenja

Novi zaposleni vidijo samo svoj portal. Vodje vidijo svoje novince. IT vidi svoje naloge, ne pa osebnih dokumentov. HR vidi vse. Osebni dokumenti – osebna izkaznica, pogodbe, davčni obrazci – so najobčutljivejši podatki v aplikaciji: zasebna shramba, dostop samo za HR in načrt za brisanje po zahtevanem obdobju hrambe. Pravila o hrambi podatkov in evidencah o zaposlenih se razlikujejo po državah, zato jih preverite s svetovalcem. Nadzor dostopa na podlagi vlog pokriva uveljavljanje.

Odločitve in kompromisi

Kako se novi zaposleni prijavijo

Novi zaposleni pred prvim dnem še nimajo delovne e-pošte. Možnosti: čarobna povezava poslana na njihovo osebno e-pošto, enkratna povezava za nastavitev, ki ustvari geslo, ali dostop do portala šele, ko obstajajo delovni računi (kar izgubi čas pred začetkom). Čarobne povezave so običajna izbira.

Zbiranje dokumentov ali povezovanje z drugimi sistemi

Najpreprostejši portal samo sledi, ali je bil dokument opravljen v drugem sistemu (»podpiši pogodbo v orodju za elektronski podpis – opravljeno«). Zbiranje datotek v samem portalu je priročno, a prinaša odgovornost za shrambo, dostop in hrambo. Pogodbe so običajno najbolje podpisane v orodju za elektronski podpis, bančni in davčni podatki pa obdelani v sistemu za plače.

Koliko vsebine

Portal ni wiki. Za pravilnike povežite na svojo bazo znanja ali priročnik, portal pa naj govori o tej osebi in njenih naslednjih korakih.

Samodejni opomniki

Dnevna e-pošta z zamujenimi nalogami vsakemu lastniku pomaga, da stvari tečejo naprej. Potrebuje nekaj, kar teče po urniku; če vaš gostitelj ne ponuja načrtovanih opravil, lahko zunanji planer kliče končno točko v vaši aplikaciji ali HR pritisne gumb »pošlji opomnike« na nadzorni plošči.

Prvi poziv, ki deluje

Zgradi portal za uvajanje zaposlenih za podjetje programske opreme s 120 zaposlenimi. HR ustvari novega zaposlenega z imenom, osebno e-pošto, vlogo, ekipo, vodjo, mentorjem, datumom začetka, lokacijo in predlogo (Inženiring, Prodaja, Operacije). Vsaka predloga ima naloge z lastnikom po vlogi (novi zaposleni, HR, IT, vodja, mentor), opisom in rokom glede na datum začetka; ob ustvarjanju novega zaposlenega se predloga kopira v njegov seznam nalog z dejanskimi datumi. Novi zaposleni se prijavijo s čarobno povezavo, poslano na njihovo osebno e-pošto, in vidijo pozdravno stran (začetni čas, naslov pisarne, koga vprašati, urnik prvega tedna), svoj kontrolni seznam in nalaganje obveznih dokumentov. Vodje, mentorji in IT vidijo samo svoje naloge za vsakega novinca. HR vidi vse nove zaposlene po datumu začetka, zamujene naloge in naložene dokumente. Dokumenti so shranjeni zasebno in vidni samo HR-ju. Vloge: novi zaposleni, zaposleni, HR, IT. Vse shranite v bazo. Prijazen, dobrodošel dizajn za strani novincev; preprost in zgoščen za HR in IT.

Koraki gradnje

Najprej na papir napišite kontrolni seznam. Vprašajte zadnje tri novince, kaj jim je manjkalo prvi dan, in vprašajte IT, kaj vedno pride prepozno.
Predloge in novi zaposleni, z logiko kopiranja in načrtovanja, preizkušeno na nekaj datumih začetka.
Pogledi nalog po vlogah, pri čemer vsak prikaže samo tisto, kar mora ta oseba opraviti.
Portal za novince: pozdravna stran, kontrolni seznam, viri.
Prijava s čarobno povezavo za nove zaposlene in izbrano prijavo za zaposlene.
Nalaganje dokumentov v zasebno shrambo, dostop samo za HR. Glejte dodajanje nalaganja datotek.
Obvestila in opomniki prek lastnega ponudnika e-pošte.
Pregled za HR zamujenih nalog in prihajajočih novincev.
Preizkus z naslednjima dvema novincema, nato dodajte odhode z istim vzorcem.

Pogoste napake

Začetek šele na prvi dan. Najboljše delo za uvajanje se zgodi v dveh tednih pred njim.
Ena velika lista za vse. Uporabite predloge po vlogah in naj HR odstrani naloge, ki ne veljajo.
Naloge brez enega lastnika. »Ekipa naj nastavi račune« pomeni, da tega ne naredi nihče.
Osebni dokumenti v javni ali skupni shrambi. Hranite jih zasebno, omejite dostop in jih brišite po urniku.
Portal spremenite v priročnik. Povezujte na pravilnike; portal naj ostane pri naslednjih korakih.
Pozabljen vodja. Načrt vodje za prvi teden je novincu pomembnejši od katerega koli obrazca.

Kdaj je boljša gotova rešitev

Če že uporabljate programsko opremo za kadrovsko službo, najprej preverite njene funkcije za uvajanje: morda že ima predloge, elektronske podpise in povezavo s sistemom za plače ter evidence zaposlenih, kar bi moral prilagojeni portal šele vključiti. Podjetja, ki zaposlujejo v več državah, imajo koristi tudi od izdelkov, ki vzdržujejo papirje, specifične za posamezne države.

Prilagojeni portal ustreza, kadar je uvajanje resno ozko grlo, a je različica vašega orodja za HR toga, kadar naloge zajemajo IT, objekte in korake, specifične za stranko, ki jih orodje ne modelira, ali kadar želite uvajanje, zahtevke za dopust in druge interne zahtevke na enem mestu. Pogosto je tudi prvo interno orodje za rastoče ekipe.

Gradnja z Mythexom

Na Mythexu opišete delovni tok uvajanja v klepetu, agent pa ga zgradi v živem predogledu. Za novince in naloge doda bazo Postgres, za nalaganje datotek pa shrambo datotek projekta, ko jo aplikacija potrebuje. Primer uporabe za interno orodje v dokumentaciji navaja kontrolni seznam za uvajanje kot eno prvih orodij, ki se običajno hitro povrnejo. Prijava s čarobno povezavo in opomnik po e-pošti gresta prek vaše lastne avtentikacije in ponudnika e-pošte – Mythex nima vgrajene prijave za končne uporabnike ali pošiljanja e-pošte – z ključi, shranjenimi kot skrivnosti projekta. Pred objavo uporabite /test, da preverite ustvarjanje novega zaposlenega in dokončanje nalog.

Za izhodiščni poziv preizkusite predlogo imenik organigrama ali sledilnik zaposlovalnih procesov, nato ju razširite v uvajanje.

Vprašanja

Kaj naj vključuje portal za uvajanje zaposlenih?

Pozdravno stran z informacijami za prvi dan, kontrolni seznam za novega zaposlenega, naloge za HR, IT in vodjo, mesto za nalaganje in podpisovanje obveznih dokumentov, povezave do ključnih pravilnikov ter pogled, ki pokaže, kdo na kaj čaka.

Kdaj naj se uvajanje začne?

Pred prvim dnem. Portal novega zaposlenega naj se odpre, ko sprejme ponudbo, da so dokumenti, oprema in računi pripravljeni prvo jutro, namesto da bi zapolnili prvi teden.

Ali je varno zbirati osebne dokumente in bančne podatke v lastnem portalu?

Samo s skrbjo: zasebna shramba datotek, dostop omejen na HR, šifrirane povezave in jasno določen čas hrambe. Mnoga podjetja bančne in davčne podatke pustijo v sistemu za plače in zbirajo samo tisto, kar portal res potrebuje. Preverite lokalna pravila o varstvu podatkov.

Ali lahko isti portal pokrije tudi odhode zaposlenih?

Da. Odhod sledi istemu vzorcu – predlogi kontrolnega seznama z nalogami za HR, IT in vodjo – le v obratni smeri: vrnitev opreme, odvzem dostopov, končna plača in razgovor ob odhodu.