कर्मचारी ऑनबोर्डिंग पोर्टल कसे बनवायचे: चेकलिस्ट, दस्तऐवज आणि पहिल्या आठवड्याच्या योजना

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग पोर्टल "स्वागत आहे, सोमवारी भेटू" या संदेशाला एका योजनेत बदलते. नवीन कर्मचाऱ्याला पहिल्या आठवड्यांपूर्वी आणि दरम्यान लागणारे सर्व काही एका पेजवर मिळते: सुरुवातीची वेळ, कोणाला विचारायचे, कोणती कागदपत्रे परत करायची, प्रत्येक दिवशी काय करायचे. तर HR, IT आणि व्यवस्थापकाला प्रत्येकाची स्वतःची कामे आणि अंतिम मुदती मिळतात, म्हणजे लॅपटॉप, खाती आणि डेस्क पहिल्या दिवशी तयार असतात. एक बांधण्यासाठी भूमिकेनुसार चेकलिस्ट टेम्पलेट्स, प्रत्येक नवीन कर्मचाऱ्यासाठी त्या चेकलिस्टची प्रत, वेगवेगळ्या लोकांना नेमलेली कामे, सुरक्षित दस्तऐवज संकलन, आणि कोणते काम उशीर झाले आहे हे दाखवणारे दृश्य लागते. AI अ‍ॅप बिल्डर एक काम करणारी आवृत्ती लवकर तयार करू शकतो; विचार चेकलिस्टवर आणि वैयक्तिक दस्तऐवज सुरक्षित ठेवण्यावर खर्च करायचा असतो.

पोर्टलला काय लागते

डेटा

मूळ कल्पना आहे प्रत्येक नवीन व्यक्तीसाठी टेम्पलेट्सची प्रत. प्रत्येक नवीन कर्मचाऱ्याला टेम्पलेटमधून तयार झालेली स्वतःची कामांची यादी मिळते, आणि अंतिम मुदती त्याच्या सुरुवातीच्या तारखेवरून मोजल्या जातात ("IT: लॅपटॉप मागवा — सुरुवातीच्या 10 दिवस आधी"). मग टेम्पलेट न बदलता एका व्यक्तीची चेकलिस्ट समायोजित करता येते.

पेजेस

• नवीन कर्मचारी: स्वागत पेज (सुरुवातीची वेळ, पत्ता, कोणाला विचारायचे, पहिल्या आठवड्याची योजना), माझी चेकलिस्ट, दस्तऐवज अपलोड, महत्त्वाची धोरणे आणि संपर्क.
• व्यवस्थापक आणि बडी: प्रत्येक नवीन कर्मचाऱ्यासाठी त्यांची कामे आणि एका नजरेत प्रगती.
• HR: सुरुवातीच्या तारखेनुसार सर्व नवीन कर्मचारी, सर्वांची उशीर झालेली कामे, टेम्पलेट्स, तपासायचे दस्तऐवज.
• IT: उपकरणे आणि खाती संबंधित कामे, सुरुवातीच्या तारखेनुसार लावलेली.

परवानग्या

नवीन कर्मचारी फक्त स्वतःचे पोर्टल पाहतात. व्यवस्थापक त्यांचे स्वतःचे नवीन कर्मचारी पाहतात. IT ला त्यांची कामे दिसतात, पण वैयक्तिक दस्तऐवज नाहीत. HR ला सर्व दिसते. वैयक्तिक दस्तऐवज — ओळखपत्र, करार, कर फॉर्म — हा अ‍ॅपमधील सर्वात संवेदनशील डेटा आहे: खाजगी स्टोरेज, फक्त HR ला प्रवेश, आणि आवश्यक धारणा कालावधीनंतर ते हटवण्याची योजना. कर्मचारी दस्तऐवजांसाठी डेटा संरक्षण आणि नोंदी ठेवण्याचे नियम देशानुसार वेगळे असतात, त्यामुळे सल्लागाराकडून तपासून घ्या. भूमिका-आधारित प्रवेश नियंत्रण अंमलबजावणी कशी होते ते सांगते.

निर्णय आणि तडजोडी

नवीन कर्मचारी साइन इन कसे करतील

पहिल्या दिवसापूर्वी नवीन कर्मचाऱ्याकडे कामाचा ईमेल नसतो. पर्याय: त्यांच्या वैयक्तिक ईमेलवर पाठवलेली मॅजिक लिंक, पासवर्ड तयार करणारी एक-वेळची सेटअप लिंक, किंवा कामाची खाती तयार झाल्यावरच पोर्टल प्रवेश देणे (ज्यामुळे सुरुवातीपूर्वीचा काळ वाया जातो). मॅजिक लिंक ही सामान्य निवड आहे.

दस्तऐवज गोळा करा की इतर सिस्टीमशी जोडा

सर्वात सोपे पोर्टल फक्त ट्रॅक करते की दुसऱ्या सिस्टीममध्ये एखादे दस्तऐवज झाले ("ई-स्वाक्षरी टूलमध्ये करारावर स्वाक्षरी करा — झाले"). फाईल्स स्वतः गोळा करणे सोयीचे असते, पण त्यासोबत स्टोरेज, प्रवेश आणि धारणेची जबाबदारी येते. करार सहसा ई-स्वाक्षरी उत्पादनात आणि बँक व कर तपशील पेरोलमध्ये हाताळणे उत्तम.

किती मजकूर

पोर्टल विकी नाही. धोरणांसाठी तुमच्या नॉलेज बेस किंवा हँडबुकचे दुवे द्या, आणि पोर्टल या व्यक्तीच्या पुढील पायऱ्यांवर केंद्रित ठेवा.

स्वयंचलित स्मरणपत्रे

प्रत्येक मालकाला उशीर झालेल्या कामांचा दैनंदिन ईमेल गोष्टी पुढे नेतो. त्यासाठी शेड्युलवर चालणारे काहीतरी लागते; तुमच्या होस्टिंगमध्ये शेड्युल्ड जॉब्स नसतील तर बाहेरील शेड्युलर तुमच्या अ‍ॅपमधील एंडपॉइंटला कॉल करू शकतो, किंवा डॅशबोर्डवरून HR "स्मरणपत्रे पाठवा" दाबू शकतो.

काम करणारा पहिला प्रॉम्प्ट

120 कर्मचारी असलेल्या सॉफ्टवेअर कंपनीसाठी कर्मचारी ऑनबोर्डिंग पोर्टल बनवा. HR नवीन कर्मचारी तयार करतो, ज्यात नाव, वैयक्तिक ईमेल, भूमिका, टीम, व्यवस्थापक, बडी, सुरुवातीची तारीख, ठिकाण आणि टेम्पलेट (Engineering, Sales, Operations) असते. प्रत्येक टेम्पलेटमध्ये मालक भूमिका (नवीन कर्मचारी, HR, IT, व्यवस्थापक, बडी), वर्णन आणि सुरुवातीच्या तारखेशी संबंधित अंतिम मुदत असलेली कामे असतात; नवीन कर्मचारी तयार केल्यावर टेम्पलेट त्याच्या स्वतःच्या कामांच्या यादीत खऱ्या तारखांसह कॉपी होते. नवीन कर्मचारी त्यांच्या वैयक्तिक ईमेलवर पाठवलेल्या मॅजिक लिंकने साइन इन करतात आणि स्वागत पेज (सुरुवातीची वेळ, ऑफिसचा पत्ता, कोणाला विचारायचे, पहिल्या आठवड्याचे वेळापत्रक), त्यांची चेकलिस्ट आणि आवश्यक दस्तऐवजांसाठी अपलोड पाहतात. व्यवस्थापक, बडी आणि IT प्रत्येक नवीन कर्मचाऱ्यासाठी फक्त त्यांची स्वतःची कामे पाहतात. HR सर्व नवीन कर्मचारी सुरुवातीच्या तारखेनुसार, उशीर झालेली कामे आणि अपलोड केलेले दस्तऐवज पाहते. दस्तऐवज खाजगीरीत्या साठवलेले आणि फक्त HR ला दिसणारे असतात. भूमिका: नवीन कर्मचारी, कर्मचारी, HR, IT. सर्व काही डेटाबेसमध्ये जतन करा. नवीन कर्मचारी पेजसाठी मैत्रीपूर्ण, स्वागतशील डिझाइन; HR आणि IT साठी साधे आणि दाट.

बांधणीचे टप्पे

1. आधी कागदावर चेकलिस्ट लिहा. शेवटच्या तीन नवीन कर्मचाऱ्यांना त्यांच्या पहिल्या दिवशी काय कमी होते ते विचारा, आणि IT ला नेहमी काय उशिरा येते ते विचारा.
2. टेम्पलेट्स आणि नवीन कर्मचारी, कॉपी-आणि-शेड्युल लॉजिक काही सुरुवातीच्या तारखांवर चाचणी करून.
3. प्रत्येक भूमिकेसाठी कामांची दृश्ये, प्रत्येकात फक्त त्या व्यक्तीला करायचे तेच दिसते.
4. नवीन कर्मचारी पोर्टल: स्वागत पेज, चेकलिस्ट, संसाधने.
5. मॅजिक लिंकने साइन इन नवीन कर्मचाऱ्यांसाठी, आणि कर्मचाऱ्यांसाठी तुम्ही निवडलेले लॉगिन.
6. दस्तऐवज अपलोड खाजगी स्टोरेजमध्ये, फक्त HR साठी. फाईल अपलोड जोडणे पाहा.
7. सूचना आणि स्मरणपत्रे तुमच्या स्वतःच्या ईमेल प्रोव्हायडरमार्फत.
8. HR चे विहंगावलोकन उशीर झालेली कामे आणि येणाऱ्या नवीन कर्मचाऱ्यांचे.
9. पुढच्या दोन नवीन कर्मचाऱ्यांसह पायलट, मग त्याच पॅटर्नने ऑफबोर्डिंग जोडा.

सामान्य चुका

• पहिल्या दिवशी सुरुवात करणे. सर्वोत्तम ऑनबोर्डिंग काम त्याआधीच्या दोन आठवड्यांत होते.
• सर्वांसाठी एकच मोठी चेकलिस्ट. भूमिकेनुसार टेम्पलेट्स वापरा आणि HR ला लागू नसलेली कामे काढू द्या.
• एकही स्पष्ट मालक नसलेली कामे. "टीमने खाती सेट करायची" म्हणजे ते कोणीच करत नाही.
• वैयक्तिक दस्तऐवज सार्वजनिक किंवा सामायिक स्टोरेजमध्ये. ते खाजगी ठेवा, प्रवेश मर्यादित करा आणि वेळापत्रकानुसार हटवा.
• पोर्टलचे हँडबुक बनवणे. धोरणांचे दुवे द्या; पोर्टल पुढील पायऱ्यांवर ठेवा.
• व्यवस्थापकाला विसरणे. नवीन कर्मचाऱ्यासाठी व्यवस्थापकाची पहिल्या आठवड्याची योजना कोणत्याही फॉर्मपेक्षा जास्त महत्त्वाची असते.

तयार उत्पादन कधी चांगला पर्याय असतो

तुम्ही आधीच HR सॉफ्टवेअर वापरत असाल, तर आधी त्याची ऑनबोर्डिंग वैशिष्ट्ये तपासा: त्यात कदाचित आधीच टेम्पलेट्स, ई-स्वाक्षऱ्या आणि पेरोल व कर्मचारी नोंदींशी जोड असू शकते, जी कस्टम पोर्टलला जोडावी लागेल. अनेक देशांत भरती करणाऱ्या कंपन्यांनाही देशानुसार कागदपत्रे सांभाळणाऱ्या उत्पादनांचा फायदा होतो.

ऑनबोर्डिंग हा खरा अडथळा असेल पण तुमच्या HR टूलची आवृत्ती कठोर असेल, कामे IT, सुविधा आणि क्लायंट-विशिष्ट पायऱ्यांमध्ये पसरलेली असतील जी ते मॉडेल करत नाही, किंवा तुम्हाला ऑनबोर्डिंग, रजा अर्ज आणि इतर अंतर्गत विनंत्या एकाच ठिकाणी हव्या असतील, तेव्हा कस्टम पोर्टल योग्य आहे. वाढणाऱ्या टीम्ससाठी हे अनेकदा पहिले अंतर्गत टूल देखील असते.

Mythex सह बांधणी

Mythex वर तुम्ही चॅटमध्ये ऑनबोर्डिंग वर्कफ्लोचे वर्णन करता, आणि एजंट लाइव्ह प्रिव्ह्यूमध्ये ते बांधतो, नवीन कर्मचारी आणि कामांसाठी Postgres डेटाबेस आणि अ‍ॅपला गरज असेल तेव्हा अपलोडसाठी प्रोजेक्ट फाईल स्टोरेज जोडतो. डॉक्समधील अंतर्गत टूल वापर प्रकरण ऑनबोर्डिंग चेकलिस्टला पहिल्या अशा टूल्सपैकी एक म्हणून सांगते जे सहसा फायद्याचे ठरते. मॅजिक-लिंक साइन-इन आणि स्मरणपत्र ईमेल तुमच्या स्वतःच्या ऑथ आणि ईमेल प्रोव्हायडर्समार्फत जातात — Mythex मध्ये अंगभूत एंड-यूझर लॉगिन किंवा ईमेल पाठवणे नाही — आणि की प्रोजेक्ट सिक्रेट्स म्हणून साठवलेल्या असतात. प्रकाशित करण्यापूर्वी नवीन कर्मचारी तयार करणे आणि कामे पूर्ण करणे यातून चालण्यासाठी /test वापरा.

सुरुवातीच्या प्रॉम्प्टसाठी ऑर्ग चार्ट डिरेक्टरी किंवा हायरिंग पाइपलाइन ट्रॅकर टेम्पलेट्स वापरून पाहा, मग त्यांना ऑनबोर्डिंगपर्यंत विस्तारा.

प्रश्न