Kako napraviti portal za uvođenje novih zaposlenika: popisi, dokumenti i planovi za prvi tjedan

Portal za uvođenje zaposlenika pretvara „dobrodošli, vidimo se u ponedjeljak” u plan. Novi zaposlenik dobiva jednu stranicu sa svime što mu treba prije i tijekom prvih tjedana: vrijeme početka, kome se obratiti, dokumente koje treba vratiti, što će raditi svaki dan. Istodobno HR, IT i menadžer dobivaju svoje zadatke s rokovima, pa su laptop, računi i radno mjesto spremni prvog dana. Za izradu su vam potrebni predlošci popisa po ulozi, kopija tog popisa za svakog novog zaposlenika, zadaci dodijeljeni različitim ljudima, siguran prikupljanje dokumenata i prikaz onoga što kasni. AI alat za izradu može brzo napraviti radnu verziju; trud ide u sam popis i u zaštitu osobnih dokumenata.

Što portal treba

Podaci

Osnovna ideja su predlošci kopirani za svakog zaposlenika. Svaki novi zaposlenik dobiva vlastiti skup zadataka stvoren iz predloška, s rokovima izračunatima od datuma početka („IT: naručiti laptop — 10 dana prije početka”). Tada možete prilagoditi popis jedne osobe bez mijenjanja predloška.

Stranice

• Novi zaposlenik: stranica dobrodošlice (vrijeme početka, adresa, kome se obratiti, plan za prvi tjedan), moj popis, učitavanje dokumenata, ključna pravila i kontakti.
• Menadžer i buddy: njihovi zadaci za svakog novog zaposlenika i napredak na prvi pogled.
• HR: svi novi zaposlenici po datumu početka, zadaci koji kasne kod svih, predlošci, dokumenti za pregled.
• IT: zadaci za opremu i račune, poredani po datumu početka.

Dozvole

Novi zaposlenici vide samo svoj portal. Menadžeri vide svoje nove zaposlenike. IT vidi svoje zadatke, ali ne i osobne dokumente. HR vidi sve. Osobni dokumenti (osobna iskaznica, ugovori, porezni obrasci) najosjetljiviji su podaci u aplikaciji: privatna pohrana, pristup samo za HR i plan za brisanje nakon propisanog razdoblja čuvanja. Pravila o zaštiti podataka i vođenju evidencije o dokumentima zaposlenika razlikuju se po državama, pa ih provjerite sa savjetnikom. Kontrola pristupa temeljena na ulogama pokriva provedbu.

Odluke i kompromisi

Kako se novi zaposlenici prijavljuju

Novi zaposlenici prije prvog dana nemaju službenu e-poštu. Mogućnosti: magična poveznica poslana na njihovu osobnu e-poštu, jednokratna poveznica za postavljanje koja stvara lozinku ili davanje pristupa portalu tek kada postoje službeni računi (što gubi razdoblje prije početka). Magične poveznice su uobičajen izbor.

Prikupljati dokumente ili se povezati s drugim sustavima

Najjednostavniji portal samo prati je li dokument obrađen u drugom sustavu („Potpisati ugovor u alatu za elektronski potpis — gotovo”). Samostalno prikupljanje datoteka je praktično, ali donosi odgovornost za pohranu, pristup i čuvanje. Ugovore je najbolje potpisivati u proizvodu za elektronski potpis, a bankovne i porezne podatke obrađivati u sustavu za plaće.

Koliko sadržaja

Portal nije wiki. Za pravila poveznicu na svoju bazu znanja ili priručnik, a portal neka ostane na sljedećim koracima ove osobe.

Automatski podsjetnici

Dnevna e-pošta s zadacima koji kasne za svakog vlasnika održava tempo. Treba nešto što radi po rasporedu; ako vaš hosting ne nudi zakazane poslove, vanjski planer može pozvati krajnju točku u vašoj aplikaciji, ili HR može pritisnuti „pošalji podsjetnike” na nadzornoj ploči.

Prvi upit koji radi

Napravi portal za uvođenje zaposlenika za softversku tvrtku sa 120 ljudi. HR stvara novog zaposlenika s imenom, osobnom e-poštom, ulogom, timom, menadžerom, buddyjem, datumom početka, lokacijom i predloškom (Inženjering, Prodaja, Operacije). Svaki predložak ima zadatke s ulogom vlasnika (novi zaposlenik, HR, IT, menadžer, buddy), opisom i rokom relativnim u odnosu na datum početka; stvaranje novog zaposlenika kopira predložak u njegov vlastiti popis zadataka s pravim datumima. Novi zaposlenici se prijavljuju magičnom poveznicom poslanom na njihovu osobnu e-poštu i vide stranicu dobrodošlice (vrijeme početka, adresu ureda, kome se obratiti, raspored za prvi tjedan), svoj popis i učitavanje potrebnih dokumenata. Menadžeri, buddyji i IT vide samo svoje zadatke za svakog novog zaposlenika. HR vidi sve nove zaposlenike po datumu početka, zadatke koji kasne i učitane dokumente. Dokumenti se pohranjuju privatno i vidljivi su samo HR-u. Uloge: novi zaposlenik, zaposlenik, HR, IT. Sve spremi u bazu podataka. Prijateljski, dobrodošlički dizajn za stranice novih zaposlenika; jednostavan i gust za HR i IT.

Koraci izrade

1. Najprije napišite popis na papiru. Pitajte posljednja tri zaposlenika što im je nedostajalo prvog dana, a IT-ja pitajte što uvijek stiže kasno.
2. Predlošci i novi zaposlenici, s logikom kopiranja i raspoređivanja testiranom na nekoliko datuma početka.
3. Prikazi zadataka po ulozi, svaki prikazuje samo ono što ta osoba mora napraviti.
4. Portal za novog zaposlenika: stranica dobrodošlice, popis, resursi.
5. Prijava magičnom poveznicom za nove zaposlenike i vašom odabranom prijavom za osoblje.
6. Učitavanje dokumenata u privatnu pohranu, samo za HR. Pogledajte dodavanje učitavanja datoteka.
7. Obavijesti i podsjetnici preko vašeg vlastitog pružatelja e-pošte.
8. Pregled za HR zadataka koji kasne i predstojećih novih zaposlenika.
9. Pilot s sljedeća dva zaposlenika, zatim dodajte odlazak po istom obrascu.

Česte greške

• Početak tek prvog dana. Najbolji posao uvođenja odvija se u dva tjedna prije.
• Jedan veliki popis za sve. Koristite predloške po ulozi i neka HR ukloni zadatke koji se ne odnose na osobu.
• Zadaci bez jednog vlasnika. „Tim neka postavi račune” znači da to nitko neće napraviti.
• Osobni dokumenti u javnoj ili dijeljenoj pohrani. Držite ih privatnima, ograničite pristup i brišite prema rasporedu.
• Pretvaranje portala u priručnik. Poveži se na pravila; portal neka bude o sljedećim koracima.
• Zaboravljanje menadžera. Plan menadžera za prvi tjedan novom zaposleniku važniji je od bilo kojeg obrasca.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

Ako već koristite softver za HR, prvo provjerite njegove značajke za uvođenje: možda već ima predloške, elektronske potpise i vezu sa sustavom za plaće i evidencijom zaposlenika, s kojom bi se prilagođeni portal morao integrirati. Tvrtke koje zapošljavaju u mnogim državama imaju koristi i od proizvoda koji održavaju papirologiju specifičnu za državu.

Prilagođeni portal ima smisla kada je uvođenje stvarno usko grlo, ali verzija vašeg HR alata je kruta, kada zadaci obuhvaćaju IT, objekte i korake specifične za klijenta koje alat ne modelira ili kada želite uvođenje, zahtjeve za odsustvima i druge interne zahtjeve na jednom mjestu. Također je čest prvi interni alat za rastuće timove.

Izrada s Mythexom

Na Mythexu tijek rada za uvođenje opišete u chatu, a agent ga gradi u živom pregledu, dodajući Postgres bazu podataka za nove zaposlenike i zadatke te pohranu datoteka projekta za učitavanja kada ih aplikacija treba. Slučaj korištenja internog alata u dokumentaciji navodi popis za uvođenje kao jedan od prvih alata koji se obično isplate. Prijava magičnom poveznicom i e-poruke s podsjetnicima idu preko vaših vlastitih pružatelja autentikacije i e-pošte; Mythex nema ugrađenu prijavu krajnjih korisnika ni slanje e-pošte, a ključevi se pohranjuju kao tajne projekta. Prije objave upotrijebite /test i prođite kroz stvaranje zaposlenika i dovršavanje zadataka.

Za početni upit isprobajte predloške imenik organizacijske sheme ili praćenje procesa zapošljavanja, pa ih proširite u uvođenje.

Pitanja