Πώς να φτιάξετε πύλη ένταξης νέων υπαλλήλων: Λίστες ελέγχου, έγγραφα και πλάνα πρώτης εβδομάδας

Μια πύλη ένταξης υπαλλήλων μετατρέπει το «καλώς ήρθες, τα λέμε Δευτέρα» σε πλάνο. Ο νέος υπάλληλος παίρνει μία σελίδα με όλα όσα χρειάζεται πριν και κατά τις πρώτες εβδομάδες του (ώρα έναρξης, ποιον να ρωτήσει, έγγραφα προς επιστροφή, τι θα κάνει κάθε μέρα), ενώ το HR, το IT και ο manager παίρνουν τις δικές τους εργασίες με ημερομηνίες, ώστε ο φορητός υπολογιστής, οι λογαριασμοί και το γραφείο να είναι έτοιμα την πρώτη μέρα. Για να φτιάξετε μία χρειάζεστε πρότυπα λιστών ελέγχου ανά ρόλο, ένα αντίγραφο αυτής της λίστας για κάθε νέο υπάλληλο, εργασίες ανατεθειμένες σε διαφορετικά άτομα, ασφαλή συλλογή εγγράφων και μια προβολή που δείχνει τι καθυστερεί. Ένα εργαλείο δημιουργίας εφαρμογών AI μπορεί να φτιάξει μια λειτουργική έκδοση γρήγορα· η σκέψη μπαίνει στη λίστα ελέγχου καθαυτή και στην προστασία των προσωπικών εγγράφων.

Τι χρειάζεται η πύλη

Δεδομένα

Η βασική ιδέα είναι πρότυπα που αντιγράφονται ανά άτομο. Κάθε νέος υπάλληλος παίρνει το δικό του σύνολο εργασιών, που δημιουργείται από ένα πρότυπο, με ημερομηνίες προθεσμίας υπολογισμένες από την ημερομηνία έναρξής του («IT: παραγγελία φορητού — 10 ημέρες πριν την έναρξη»). Μπορείτε μετά να προσαρμόσετε τη λίστα ενός ατόμου χωρίς να αλλάξετε το πρότυπο.

Σελίδες

• Νέος υπάλληλος: σελίδα υποδοχής (ώρα έναρξης, διεύθυνση, ποιον να ρωτήσει, πλάνο πρώτης εβδομάδας), η λίστα μου, μεταφορτώσεις εγγράφων, βασικές πολιτικές και επαφές.
• Manager και buddy: οι εργασίες τους για κάθε νέο υπάλληλο και η πρόοδος με μια ματιά.
• HR: όλοι οι νέοι υπάλληλοι ανά ημερομηνία έναρξης, καθυστερημένες εργασίες όλων, πρότυπα, έγγραφα προς έλεγχο.
• IT: εργασίες εξοπλισμού και λογαριασμών, ταξινομημένες ανά ημερομηνία έναρξης.

Δικαιώματα

Ο νέος υπάλληλος βλέπει μόνο τη δική του πύλη. Ο manager βλέπει τους δικούς του νέους υπαλλήλους. Το IT βλέπει τις εργασίες του αλλά όχι τα προσωπικά έγγραφα. Το HR βλέπει τα πάντα. Τα προσωπικά έγγραφα (ταυτότητα, συμβάσεις, φορολογικά έντυπα) είναι τα πιο ευαίσθητα δεδομένα της εφαρμογής: ιδιωτική αποθήκευση, πρόσβαση μόνο για HR και σχέδιο διαγραφής τους μετά την απαιτούμενη περίοδο διατήρησης. Οι κανόνες προστασίας δεδομένων και τήρησης αρχείων για έγγραφα εργαζομένων διαφέρουν ανά χώρα, οπότε ελέγξτε τους με σύμβουλο. Ο έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων καλύπτει την επιβολή.

Αποφάσεις και συμβιβασμοί

Πώς συνδέονται οι νέοι υπάλληλοι

Οι νέοι υπάλληλοι δεν έχουν email εργασίας πριν την πρώτη μέρα. Επιλογές: ένας σύνδεσμος μαγικού κλειδιού που στέλνεται στο προσωπικό τους email, ένας μίας χρήσης σύνδεσμος ρύθμισης που δημιουργεί κωδικό, ή πρόσβαση στην πύλη μόνο όταν υπάρχουν λογαριασμοί εργασίας (χάνοντας το παράθυρο πριν την έναρξη). Το σύνδεσμο μαγικού κλειδιού επιλέγουν συνήθως.

Συλλογή εγγράφων ή σύνδεση με άλλα συστήματα

Η πιο απλή πύλη απλώς καταγράφει ότι ένα έγγραφο έγινε σε άλλο σύστημα («Υπογραφή σύμβασης στο εργαλείο ηλεκτρονικών υπογραφών — ολοκληρώθηκε»). Η συλλογή αρχείων μόνοι σας είναι βολική, αλλά φέρνει ευθύνη για αποθήκευση, πρόσβαση και διατήρηση. Οι συμβάσεις συνήθως υπογράφονται καλύτερα σε εργαλείο ηλεκτρονικών υπογραφών, και τα τραπεζικά και φορολογικά στοιχεία στο μισθολόγιο.

Πόσο περιεχόμενο

Μια πύλη δεν είναι wiki. Παραπέμψτε στη βάση γνώσης ή στο εγχειρίδιο για πολιτικές, και κρατήστε την πύλη για τα επόμενα βήματα αυτού του ανθρώπου.

Αυτόματες υπενθυμίσεις

Μια καθημερινή αποστολή email με καθυστερημένες εργασίες σε κάθε υπεύθυνο κρατά τα πράγματα σε κίνηση. Χρειάζεται κάτι που τρέχει με προγραμματισμό· αν η φιλοξενία σας δεν προσφέρει προγραμματισμένες εργασίες, ένας εξωτερικός προγραμματιστής μπορεί να καλεί ένα endpoint της εφαρμογής σας, ή το HR μπορεί να πατά «αποστολή υπενθυμίσεων» από τον πίνακα.

Μια πρώτη εντολή που δουλεύει

Φτιάξε μια πύλη ένταξης υπαλλήλων για εταιρεία λογισμικού 120 ατόμων. Το HR δημιουργεί νέο υπάλληλο με όνομα, προσωπικό email, ρόλο, ομάδα, manager, buddy, ημερομηνία έναρξης, τοποθεσία και πρότυπο (Μηχανικοί, Πωλήσεις, Λειτουργίες). Κάθε πρότυπο έχει εργασίες με υπεύθυνο ρόλο (νέος υπάλληλος, HR, IT, manager, buddy), περιγραφή και ημερομηνία προθεσμίας σε σχέση με την έναρξη· η δημιουργία νέου υπαλλήλου αντιγράφει το πρότυπο στη δική του λίστα εργασιών με πραγματικές ημερομηνίες. Οι νέοι υπάλληλοι συνδέονται με σύνδεσμο μαγικού κλειδιού στο προσωπικό τους email και βλέπουν σελίδα υποδοχής (ώρα έναρξης, διεύθυνση γραφείου, ποιον να ρωτήσουν, πρόγραμμα πρώτης εβδομάδας), τη λίστα τους και μεταφορτώσεις για τα απαιτούμενα έγγραφα. Οι manager, buddy και IT βλέπουν μόνο τις δικές τους εργασίες για κάθε νέο υπάλληλο. Το HR βλέπει όλους τους νέους υπαλλήλους ανά ημερομηνία έναρξης, καθυστερημένες εργασίες και μεταφορτωμένα έγγραφα. Τα έγγραφα αποθηκεύονται ιδιωτικά και είναι ορατά μόνο στο HR. Ρόλοι: νέος υπάλληλος, υπάλληλος, HR, IT. Αποθήκευσε τα πάντα σε βάση δεδομένων. Φιλικός, καλωσορίζων σχεδιασμός για τις σελίδες νέων υπαλλήλων· απλός και πυκνός για HR και IT.

Βήματα κατασκευής

1. Γράψτε πρώτα τη λίστα ελέγχου σε χαρτί. Ρωτήστε τους τρεις τελευταίους υπαλλήλους τι έλειπε την πρώτη τους μέρα, και ρωτήστε το IT τι φτάνει πάντα καθυστερημένα.
2. Πρότυπα και νέοι υπάλληλοι, με τη λογική αντιγραφής και προγραμματισμού δοκιμασμένη σε μερικές ημερομηνίες έναρξης.
3. Προβολές εργασιών ανά ρόλο, καθεμία να δείχνει μόνο όσα πρέπει να κάνει εκείνο το άτομο.
4. Πύλη νέου υπαλλήλου: σελίδα υποδοχής, λίστα ελέγχου, πόροι.
5. Σύνδεση με μαγικό κλειδί για τους νέους υπαλλήλους και την επιλογή σας για το προσωπικό.
6. Μεταφορτώσεις εγγράφων σε ιδιωτική αποθήκευση, μόνο για HR. Δείτε προσθήκη μεταφορτώσεων αρχείων.
7. Ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις μέσω του δικού σας παρόχου email.
8. Επισκόπηση HR για καθυστερημένες εργασίες και επερχόμενες εντάξεις.
9. Πιλοτική χρήση με τους επόμενους δύο νέους υπαλλήλους, και μετά προσθήκη αποχώρησης με το ίδιο μοτίβο.

Συνηθισμένα λάθη

• Ξεκινώντας την πρώτη μέρα. Η καλύτερη δουλειά ένταξης γίνεται τις δύο εβδομάδες πριν.
• Μία τεράστια λίστα για όλους. Χρησιμοποιήστε πρότυπα ανά ρόλο και αφήστε το HR να αφαιρεί εργασίες που δεν ισχύουν.
• Εργασίες χωρίς ένα μοναδικό υπεύθυνο. Το «η ομάδα να στήσει λογαριασμούς» σημαίνει ότι κανείς δεν το κάνει.
• Προσωπικά έγγραφα σε δημόσια ή κοινόχρηστη αποθήκευση. Κρατήστε τα ιδιωτικά, περιορίστε την πρόσβαση και διαγράψτε τα βάσει προγράμματος.
• Η πύλη γίνεται εγχειρίδιο. Παραπέμψτε στις πολιτικές· κρατήστε την πύλη για τα επόμενα βήματα.
• Ξεχνώντας τον manager. Το πλάνο πρώτης εβδομάδας του manager σημαίνει περισσότερα για τον νέο υπάλληλο από οποιαδήποτε φόρμα.

Πότε είναι καλύτερη η έτοιμη λύση

Αν ήδη χρησιμοποιείτε λογισμικό HR, ελέγξτε πρώτα τις δυνατότητες ένταξής του: μπορεί να έχει ήδη πρότυπα, ηλεκτρονικές υπογραφές και σύνδεση με μισθολόγιο και στοιχεία υπαλλήλων, τα οποία μια προσαρμοσμένη πύλη θα έπρεπε να ενσωματώσει. Οι εταιρείες που προσλαμβάνουν σε πολλές χώρες ωφελούνται επίσης από προϊόντα που διατηρούν τα χαρτιά ειδικά για κάθε χώρα.

Μια προσαρμοσμένη πύλη ταιριάζει όταν η ένταξη είναι πραγματικό εμπόδιο αλλά η εκδοχή του εργαλείου HR σας είναι άκαμπτη, όταν οι εργασίες καλύπτουν IT, εγκαταστάσεις και βήματα ειδικά για πελάτες που το εργαλείο δεν μοντελοποιεί, ή όταν θέλετε την ένταξη, τις άδειες και άλλα εσωτερικά αιτήματα στο ίδιο μέρος. Είναι επίσης μια συνηθισμένη πρώτη εσωτερική εφαρμογή για ομάδες που μεγαλώνουν.

Κατασκευή με το Mythex

Στο Mythex περιγράφετε τη ροή ένταξης στη συνομιλία, και ο πράκτορας τη χτίζει σε ζωντανή προεπισκόπηση, προσθέτοντας βάση δεδομένων Postgres για νέους υπαλλήλους και εργασίες, και αποθήκευση αρχείων του έργου για μεταφορτώσεις όταν η εφαρμογή τα χρειάζεται. Η περίπτωση χρήσης εσωτερικού εργαλείου στην τεκμηρίωση αναφέρει τη λίστα ένταξης ως ένα από τα πρώτα εργαλεία που συνήθως αποδίδουν. Η σύνδεση με μαγικό κλειδί και οι υπενθυμιστικές emails περνούν από τους δικούς σας παρόχους ταυτοποίησης και email· το Mythex δεν έχει ενσωματωμένη σύνδεση τελικού χρήστη ή αποστολή email, και τα κλειδιά αποθηκεύονται ως μυστικά του έργου. Χρησιμοποιήστε το /test για να περάσετε τη δημιουργία νέου υπαλλήλου και την ολοκλήρωση εργασιών πριν τη δημοσίευση.

Για αρχικό prompt, δοκιμάστε τα πρότυπα διάγραμμα οργάνωσης καταλόγου ή παρακολούθηση διαδικασίας προσλήψεων, και επεκτείνετέ τα σε ένταξη.

Ερωτήσεις