ഒരു എംപ്ലോയി ഓൺബോർഡിംഗ് പോർട്ടൽ എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം: ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റുകൾ, രേഖകൾ, ആദ്യ ആഴ്ചയുടെ പദ്ധതികൾ

ഒരു എംപ്ലോയി ഓൺബോർഡിംഗ് പോർട്ടൽ "സ്വാഗതം, തിങ്കളാഴ്ച കാണാം" എന്നതിനെ ഒരു പദ്ധതിയാക്കി മാറ്റുന്നു. പുതിയ ജീവനക്കാരന് ആദ്യ ആഴ്ചകൾക്ക് മുമ്പും സമയത്തും വേണ്ടതെല്ലാം ഒരു പേജിൽ ലഭിക്കുന്നു — ആരംഭ സമയം, ആരോട് ചോദിക്കണം, തിരികെ നൽകേണ്ട രേഖകൾ, ഓരോ ദിവസവും ചെയ്യേണ്ടത്. HR, IT, മാനേജർ എന്നിവർക്ക് ഓരോരുത്തർക്കും അവരുടേതായ ടാസ്കുകൾ നിശ്ചിത തീയതികളോടെ ലഭിക്കുന്നു, അങ്ങനെ ലാപ്‌ടോപ്പും അക്കൗണ്ടുകളും ഡെസ്കും ആദ്യ ദിവസം തയ്യാറായിരിക്കും. ഒരെണ്ണം നിർമ്മിക്കാൻ റോൾ അനുസരിച്ചുള്ള ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് ടെംപ്ലേറ്റുകൾ, ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനും ആ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിന്റെ ഒരു പകർപ്പ്, വ്യത്യസ്ത ആളുകൾക്ക് നൽകിയ ടാസ്കുകൾ, സുരക്ഷിതമായ രേഖ ശേഖരണം, വൈകിയ കാര്യങ്ങൾ കാണിക്കുന്ന ഒരു കാഴ്ച എന്നിവ വേണം. AI ആപ്പ് ബിൽഡറിന് പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒരു പതിപ്പ് വേഗത്തിൽ ഉണ്ടാക്കാൻ കഴിയും; ചിന്ത ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിലും വ്യക്തിഗത രേഖകളുടെ സംരക്ഷണത്തിലുമാണ് ചെലവഴിക്കേണ്ടത്.

പോർട്ടലിന് വേണ്ടത്

ഡാറ്റ

പ്രധാന ആശയം ഓരോ ജീവനക്കാരനും പകർത്തുന്ന ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ആണ്. ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനും ഒരു ടെംപ്ലേറ്റിൽ നിന്ന് സൃഷ്ടിച്ച സ്വന്തം ടാസ്ക് സെറ്റ് ലഭിക്കുന്നു, അവരുടെ ആരംഭ തീയതിയിൽ നിന്ന് കണക്കാക്കിയ അവസാന തീയതികളോടെ ("IT: ലാപ്‌ടോപ്പ് ഓർഡർ ചെയ്യുക — ആരംഭത്തിന് 10 ദിവസം മുമ്പ്"). ടെംപ്ലേറ്റ് മാറ്റാതെ ഒരാളുടെ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് ക്രമീകരിക്കാം.

പേജുകൾ

• പുതിയ ജീവനക്കാരൻ: സ്വാഗത പേജ് (ആരംഭ സമയം, വിലാസം, ആരോട് ചോദിക്കണം, ആദ്യ ആഴ്ചയുടെ പദ്ധതി), എന്റെ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്, രേഖ അപ്‌ലോഡുകൾ, പ്രധാന നയങ്ങളും കോൺടാക്റ്റുകളും.
• മാനേജറും buddy-യും: ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനുമുള്ള അവരുടെ ടാസ്കുകളും ഒറ്റ നോട്ടത്തിൽ പുരോഗതിയും.
• HR: ആരംഭ തീയതി അനുസരിച്ച് എല്ലാ പുതിയ ജീവനക്കാരും, എല്ലാവരുടെയും വൈകിയ ടാസ്കുകൾ, ടെംപ്ലേറ്റുകൾ, അവലോകനം ചെയ്യേണ്ട രേഖകൾ.
• IT: ഉപകരണങ്ങളും അക്കൗണ്ട് ടാസ്കുകളും, ആരംഭ തീയതി അനുസരിച്ച് ക്രമീകരിച്ചത്.

അനുമതികൾ

പുതിയ ജീവനക്കാർ അവരുടെ സ്വന്തം പോർട്ടൽ മാത്രം കാണുന്നു. മാനേജർമാർ തങ്ങളുടെ സ്വന്തം പുതിയ ജീവനക്കാരെ കാണുന്നു. IT അതിന്റെ ടാസ്കുകൾ കാണുന്നു, വ്യക്തിഗത രേഖകൾ കാണുന്നില്ല. HR എല്ലാം കാണുന്നു. വ്യക്തിഗത രേഖകൾ — ID, കരാറുകൾ, നികുതി ഫോമുകൾ — ആപ്പിലെ ഏറ്റവും സെൻസിറ്റീവ് ഡാറ്റയാണ്: സ്വകാര്യ സംഭരണം, HR-ന് മാത്രം പ്രവേശനം, ആവശ്യമായ സൂക്ഷിക്കൽ കാലയളവിന് ശേഷം മായ്ക്കാനുള്ള പദ്ധതി. ജീവനക്കാരുടെ രേഖകൾക്കുള്ള ഡാറ്റാ സംരക്ഷണ, രേഖ സൂക്ഷിക്കൽ നിയമങ്ങൾ രാജ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു, അതിനാൽ ഒരു ഉപദേഷ്ടാവിനൊപ്പം പരിശോധിക്കുക. ഇത് നടപ്പാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് റോൾ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ആക്സസ് നിയന്ത്രണം വിശദീകരിക്കുന്നു.

തീരുമാനങ്ങളും വിട്ടുവീഴ്ചകളും

പുതിയ ജീവനക്കാർ എങ്ങനെ സൈൻ ഇൻ ചെയ്യുന്നു

ആദ്യ ദിവസത്തിന് മുമ്പ് പുതിയ ജീവനക്കാർക്ക് ഔദ്യോഗിക ഇമെയിൽ ഉണ്ടാകില്ല. ഓപ്ഷനുകൾ: അവരുടെ വ്യക്തിഗത ഇമെയിലിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്ന മാജിക് ലിങ്ക്, പാസ്‌വേഡ് സൃഷ്ടിക്കുന്ന ഒറ്റത്തവണ സെറ്റപ്പ് ലിങ്ക്, അല്ലെങ്കിൽ ഔദ്യോഗിക അക്കൗണ്ടുകൾ നിലവിൽ വന്നതിന് ശേഷം മാത്രം പോർട്ടൽ ആക്സസ് നൽകൽ (ഇത് ആരംഭത്തിന് മുമ്പുള്ള സമയം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നു). മാജിക് ലിങ്കുകളാണ് സാധാരണ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്.

രേഖകൾ ശേഖരിക്കണോ അതോ മറ്റ് സിസ്റ്റങ്ങളിലേക്ക് ലിങ്ക് ചെയ്യണോ

ഏറ്റവും ലളിതമായ പോർട്ടൽ മറ്റൊരു സിസ്റ്റത്തിൽ ഒരു രേഖ ചെയ്തു എന്ന് മാത്രം ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു ("ഇ-സിഗ്നേച്ചർ ടൂളിൽ കരാർ ഒപ്പിടുക — പൂർത്തിയായി"). ഫയലുകൾ സ്വയം ശേഖരിക്കുന്നത് സൗകര്യപ്രദമാണ്, പക്ഷേ സംഭരണം, ആക്സസ്, സൂക്ഷിക്കൽ എന്നിവയുടെ ഉത്തരവാദിത്തം കൊണ്ടുവരുന്നു. കരാറുകൾ സാധാരണയായി ഒരു ഇ-സിഗ്നേച്ചർ ഉൽപ്പന്നത്തിൽ ഒപ്പിടുന്നതും ബാങ്ക്, നികുതി വിവരങ്ങൾ പേറോളിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതുമാണ് നല്ലത്.

എത്ര ഉള്ളടക്കം

പോർട്ടൽ ഒരു വിക്കി അല്ല. നയങ്ങൾക്കായി നിങ്ങളുടെ നോളജ് ബേസിലേക്കോ ഹാൻഡ്‌ബുക്കിലേക്കോ ലിങ്ക് ചെയ്യുക, പോർട്ടലിനെ ഈ വ്യക്തിയുടെ അടുത്ത ഘട്ടങ്ങളിൽ നിർത്തുക.

സ്വയമേവയുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ

ഓരോ ഉടമയ്ക്കും വൈകിയ ടാസ്കുകളുടെ ദിവസേനയുള്ള ഇമെയിൽ കാര്യങ്ങൾ നീങ്ങിക്കൊണ്ടിരിക്കാൻ സഹായിക്കും. അതിന് ഷെഡ്യൂളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒന്ന് വേണം; ഹോസ്റ്റിംഗിൽ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത ജോലികൾ ഇല്ലെങ്കിൽ, ഒരു ബാഹ്യ ഷെഡ്യൂളർ നിങ്ങളുടെ ആപ്പിലെ ഒരു എൻഡ്‌പോയിന്റ് വിളിക്കാം, അല്ലെങ്കിൽ HR-ന് ഡാഷ്ബോർഡിൽ നിന്ന് "ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ അയയ്ക്കുക" അമർത്താം.

പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒരു ആദ്യ പ്രോംപ്റ്റ്

120 പേരുള്ള ഒരു സോഫ്റ്റ്‌വെയർ കമ്പനിക്കായി ഒരു എംപ്ലോയി ഓൺബോർഡിംഗ് പോർട്ടൽ ഉണ്ടാക്കൂ. HR ഒരു പുതിയ ജീവനക്കാരനെ പേര്, വ്യക്തിഗത ഇമെയിൽ, റോൾ, ടീം, മാനേജർ, buddy, ആരംഭ തീയതി, സ്ഥലം, ടെംപ്ലേറ്റ് (Engineering, Sales, Operations) എന്നിവയോടെ സൃഷ്ടിക്കുന്നു. ഓരോ ടെംപ്ലേറ്റിലും ഉത്തരവാദിത്ത റോൾ (പുതിയ ജീവനക്കാരൻ, HR, IT, മാനേജർ, buddy), വിവരണം, ആരംഭ തീയതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അവസാന തീയതി എന്നിവയുള്ള ടാസ്കുകൾ ഉണ്ട്; ഒരു പുതിയ ജീവനക്കാരനെ സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ ടെംപ്ലേറ്റ് അവരുടെ സ്വന്തം ടാസ്ക് ലിസ്റ്റിലേക്ക് യഥാർത്ഥ തീയതികളോടെ പകർത്തുന്നു. പുതിയ ജീവനക്കാർ വ്യക്തിഗത ഇമെയിലിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്ന മാജിക് ലിങ്ക് വഴി സൈൻ ഇൻ ചെയ്ത്, സ്വാഗത പേജ് (ആരംഭ സമയം, ഓഫീസ് വിലാസം, ആരോട് ചോദിക്കണം, ആദ്യ ആഴ്ചയിലെ ഷെഡ്യൂൾ), അവരുടെ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്, ആവശ്യമായ രേഖകൾക്കുള്ള അപ്‌ലോഡുകൾ എന്നിവ കാണുന്നു. മാനേജർമാർ, buddy-മാർ, IT എന്നിവർ ഓരോ പുതിയ ആളിനും തങ്ങളുടെ സ്വന്തം ടാസ്കുകൾ മാത്രം കാണുന്നു. HR എല്ലാ പുതിയ ജീവനക്കാരെയും ആരംഭ തീയതി അനുസരിച്ച്, വൈകിയ ടാസ്കുകൾ, അപ്‌ലോഡ് ചെയ്ത രേഖകൾ എന്നിവയ്‌ക്കൊപ്പം കാണുന്നു. രേഖകൾ സ്വകാര്യമായി സംഭരിക്കുന്നു, HR-ന് മാത്രം കാണാം. റോളുകൾ: പുതിയ ജീവനക്കാരൻ, ജീവനക്കാരൻ, HR, IT. എല്ലാം ഒരു ഡാറ്റാബേസിൽ സംരക്ഷിക്കുക. പുതിയ ജീവനക്കാരുടെ പേജുകൾക്ക് സൗഹൃദപരവും സ്വാഗതം ചെയ്യുന്നതുമായ ഡിസൈൻ; HR-നും IT-ക്കും ലളിതവും സാന്ദ്രവുമായത്.

നിർമ്മാണ ഘട്ടങ്ങൾ

1. ആദ്യം ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് പേപ്പറിൽ എഴുതുക. അവസാനത്തെ മൂന്ന് നിയമനങ്ങളോട് അവരുടെ ആദ്യ ദിവസം എന്താണ് കാണാതിരുന്നതെന്ന് ചോദിക്കുക, IT-യോട് എന്താണ് എപ്പോഴും വൈകുന്നതെന്ന് ചോദിക്കുക.
2. ടെംപ്ലേറ്റുകളും പുതിയ ജീവനക്കാരും, പകർപ്പും ഷെഡ്യൂളിംഗ് ലോജിക്കും ഏതാനും ആരംഭ തീയതികൾക്കെതിരെ പരീക്ഷിച്ചുകൊണ്ട്.
3. റോൾ അനുസരിച്ചുള്ള ടാസ്ക് കാഴ്ചകൾ, ഓരോരുത്തർക്കും ചെയ്യേണ്ടത് മാത്രം കാണിക്കുന്നത്.
4. പുതിയ ജീവനക്കാരുടെ പോർട്ടൽ: സ്വാഗത പേജ്, ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്, റിസോഴ്സുകൾ.
5. സൈൻ ഇൻ: പുതിയ ജീവനക്കാർക്ക് മാജിക് ലിങ്കും ജീവനക്കാർക്ക് നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത ലോഗിനും.
6. രേഖ അപ്‌ലോഡുകൾ സ്വകാര്യ സംഭരണത്തിലേക്ക്, HR-ന് മാത്രം. ഫയൽ അപ്‌ലോഡുകൾ ചേർക്കുന്നത് കാണുക.
7. അറിയിപ്പുകളും ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളും നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഇമെയിൽ ദാതാവ് വഴി.
8. HR അവലോകനം വൈകിയ ടാസ്കുകളും വരാനിരിക്കുന്ന പുതിയ ആളുകളും.
9. അടുത്ത രണ്ട് നിയമനങ്ങളുമായി പൈലറ്റ്, തുടർന്ന് അതേ മാതൃകയിൽ ഓഫ്‌ബോർഡിംഗ് ചേർക്കുക.

സാധാരണ തെറ്റുകൾ

• ആദ്യ ദിവസം തുടങ്ങൽ. ഏറ്റവും നല്ല ഓൺബോർഡിംഗ് ജോലി നടക്കുന്നത് അതിന് മുമ്പുള്ള രണ്ടാഴ്ചയിലാണ്.
• എല്ലാവർക്കും ഒരു വലിയ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്. ഓരോ റോളിനും ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക, ബാധകമല്ലാത്ത ടാസ്കുകൾ HR-ന് നീക്കം ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കുക.
• ഒറ്റ ഉത്തരവാദിയില്ലാത്ത ടാസ്കുകൾ. "ടീം അക്കൗണ്ടുകൾ സജ്ജമാക്കണം" എന്നാൽ ആരും ചെയ്യില്ല എന്നാണ് അർത്ഥം.
• വ്യക്തിഗത രേഖകൾ പൊതുവായതോ പങ്കിട്ടതോ ആയ സംഭരണത്തിൽ. സ്വകാര്യമായി സൂക്ഷിക്കുക, ആക്സസ് പരിമിതപ്പെടുത്തുക, ഷെഡ്യൂൾ അനുസരിച്ച് മായ്ക്കുക.
• പോർട്ടലിനെ ഒരു ഹാൻഡ്‌ബുക്ക് ആക്കൽ. നയങ്ങളിലേക്ക് പുറത്തേക്ക് ലിങ്ക് ചെയ്യുക; പോർട്ടലിനെ അടുത്ത ഘട്ടങ്ങളിൽ നിർത്തുക.
• മാനേജരെ മറക്കൽ. മാനേജരുടെ ആദ്യ ആഴ്ചയിലെ പദ്ധതി ഏതൊരു ഫോമിനെക്കാളും പുതിയ ജീവനക്കാരന് പ്രധാനമാണ്.

ഒരു റെഡിമെയ്ഡ് ഉൽപ്പന്നം മികച്ച തിരഞ്ഞെടുപ്പാകുമ്പോൾ

നിങ്ങൾ ഇതിനകം ഒരു HR സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, ആദ്യം അതിന്റെ ഓൺബോർഡിംഗ് സവിശേഷതകൾ പരിശോധിക്കുക: അതിൽ ടെംപ്ലേറ്റുകളും ഇ-സിഗ്നേച്ചറുകളും പേറോളിലേക്കും ജീവനക്കാരുടെ രേഖകളിലേക്കും ഉള്ള ബന്ധവും ഉണ്ടാകാം, അവ ഒരു കസ്റ്റം പോർട്ടലിന് സംയോജിപ്പിക്കേണ്ടി വരും. പല രാജ്യങ്ങളിൽ നിയമനം നടത്തുന്ന കമ്പനികൾക്ക് ഓരോ രാജ്യത്തെയും പേപ്പർ ജോലികൾ പരിപാലിക്കുന്ന ഉൽപ്പന്നങ്ങളും പ്രയോജനകരമാണ്.

ഓൺബോർഡിംഗ് ഒരു യഥാർത്ഥ തടസ്സമാകുമ്പോൾ പക്ഷേ നിങ്ങളുടെ HR ടൂളിന്റെ പതിപ്പ് കർക്കശമാകുമ്പോൾ, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ HR ടൂൾ മാതൃകയാക്കാത്ത IT, ഫെസിലിറ്റീസ്, ക്ലയന്റ്-നിർദ്ദിഷ്ട ഘട്ടങ്ങൾ എന്നിവയിൽ ടാസ്കുകൾ വ്യാപിക്കുമ്പോൾ, അല്ലെങ്കിൽ ഓൺബോർഡിംഗും ലീവ് അഭ്യർത്ഥനകളും മറ്റ് ആന്തരിക അഭ്യർത്ഥനകളും ഒരിടത്ത് വേണമെങ്കിൽ ഒരു കസ്റ്റം പോർട്ടൽ യോജിക്കുന്നു. വളരുന്ന ടീമുകൾക്ക് ഇത് ഒരു സാധാരണ ആദ്യ ആന്തരിക ടൂൾ കൂടിയാണ്.

Mythex ഉപയോഗിച്ച് നിർമ്മിക്കുന്നു

Mythex-ൽ ഓൺബോർഡിംഗ് വർക്ക്ഫ്ലോ ചാറ്റിൽ വിവരിക്കുന്നു, ഏജന്റ് തത്സമയ പ്രിവ്യൂവിൽ നിർമ്മിക്കുന്നു; ആവശ്യമാകുമ്പോൾ ആളുകൾക്കും ടാസ്കുകൾക്കുമായി ഒരു Postgres ഡാറ്റാബേസും അപ്‌ലോഡുകൾക്കായി പ്രോജക്റ്റ് ഫയൽ സംഭരണവും ചേർക്കുന്നു. ഡോക്സിലെ ഇന്റേണൽ ടൂൾ യൂസ് കേസ് ഒരു ഓൺബോർഡിംഗ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിനെ ആദ്യം പണം നൽകുന്ന ടൂളുകളിൽ ഒന്നായി പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നു. മാജിക്-ലിങ്ക് സൈൻ ഇൻയും ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ ഇമെയിലുകളും നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഓത്ത്, ഇമെയിൽ ദാതാക്കൾ വഴിയാണ് പോകുന്നത് — Mythex-ന് ബിൽറ്റ്-ഇൻ എൻഡ്-യൂസർ ലോഗിനോ ഇമെയിൽ അയയ്ക്കലോ ഇല്ല — കീകൾ പ്രോജക്റ്റ് സീക്രട്ടുകളായി സൂക്ഷിക്കുന്നു. പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു ഹയറിംഗ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതും ടാസ്കുകൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നതും പരീക്ഷിക്കാൻ /test ഉപയോഗിക്കുക.

ആരംഭ പ്രോംപ്റ്റിനായി, ഓർഗ് ചാർട്ട് ഡയറക്ടറി അല്ലെങ്കിൽ ഹയറിംഗ് പൈപ്പ്‌ലൈൻ ട്രാക്കർ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ പരീക്ഷിച്ച് പിന്നീട് ഓൺബോർഡിംഗിലേക്ക് വിപുലീകരിക്കുക.

ചോദ്യങ്ങൾ