કર્મચારી ઑનબોર્ડિંગ પોર્ટલ કેવી રીતે બનાવવું: ચેકલિસ્ટ, દસ્તાવેજો અને પહેલા અઠવાડિયાની યોજના

કર્મચારી ઑનબોર્ડિંગ પોર્ટલ “સ્વાગત છે, સોમવારે મળીએ” ને એક યોજનામાં ફેરવે છે. નવા જોડાનારને એક પેજ મળે છે જેમાં તેમને પહેલા અને પહેલા અઠવાડિયા દરમિયાન જોઈતી બધી વસ્તુઓ હોય છે — શરૂઆતનો સમય, કોને પૂછવું, કયા દસ્તાવેજો પાછા આપવા, દરરોજ શું કરવાનું છે — જ્યારે HR, IT અને મેનેજરને દરેકને નિયત તારીખો સાથે પોતાના કાર્યો મળે છે, જેથી લેપટોપ, એકાઉન્ટ્સ અને ડેસ્ક પહેલા દિવસે તૈયાર હોય. એક બનાવવા માટે ભૂમિકા પ્રમાણે ચેકલિસ્ટ ટેમ્પ્લેટ, દરેક નવા જોડાનાર માટે તે ચેકલિસ્ટની નકલ, જુદા લોકોને સોંપાયેલા કાર્યો, સુરક્ષિત દસ્તાવેજ સંગ્રહ, અને શું મુદતવીતી છે તે બતાવતો વ્યૂ જોઈએ. AI એપ બિલ્ડર ઝડપથી કામ કરતું સંસ્કરણ બનાવી શકે છે; વિચાર ચેકલિસ્ટ પર અને વ્યક્તિગત દસ્તાવેજોના રક્ષણ પર જાય છે.

પોર્ટલને શું જોઈએ

ડેટા

મુખ્ય વિચાર છે દરેક જોડાનાર માટે નકલ કરેલા ટેમ્પ્લેટ. દરેક નવા આવનારને ટેમ્પ્લેટમાંથી બનાવેલા પોતાના કાર્યોનો સેટ મળે છે, જેની નિયત તારીખો તેમની શરૂઆતની તારીખ પરથી ગણાય છે (“IT: લેપટોપ ઑર્ડર કરો — શરૂઆતના 10 દિવસ પહેલાં”). ત્યારબાદ તમે ટેમ્પ્લેટ બદલ્યા વિના એક વ્યક્તિની ચેકલિસ્ટ ગોઠવી શકો છો.

પેજ

• નવો જોડાનાર: સ્વાગત પેજ (શરૂઆતનો સમય, સરનામું, કોને પૂછવું, પહેલા અઠવાડિયાની યોજના), મારી ચેકલિસ્ટ, દસ્તાવેજ અપલોડ, મુખ્ય નીતિઓ અને સંપર્કો.
• મેનેજર અને બડી: દરેક નવા જોડાનાર માટેના તેમના કાર્યો અને એક નજરે પ્રગતિ.
• HR: શરૂઆતની તારીખ પ્રમાણે બધા નવા જોડાનારા, બધા માટે મુદતવીતી કાર્યો, ટેમ્પ્લેટ, સમીક્ષા માટેના દસ્તાવેજો.
• IT: શરૂઆતની તારીખ પ્રમાણે ગોઠવાયેલા સાધન અને એકાઉન્ટ કાર્યો.

પરવાનગીઓ

નવા જોડાનારા ફક્ત પોતાનું પોર્ટલ જુએ છે. મેનેજર પોતાના જોડાનારાને જુએ છે. IT પોતાના કાર્યો જુએ છે પણ અંગત દસ્તાવેજો નહીં. HR બધું જુએ છે. અંગત દસ્તાવેજો — ID, કરાર, ટૅક્સ ફોર્મ — એપમાં સૌથી સંવેદનશીલ ડેટા છે: ખાનગી સ્ટોરેજ, ફક્ત HR માટે ઍક્સેસ, અને જરૂરી જાળવણી સમયગાળા પછી તેમને ડિલીટ કરવાની યોજના. કર્મચારી દસ્તાવેજો માટે ડેટા સંરક્ષણ અને રેકોર્ડ-રાખવાના નિયમો દેશ પ્રમાણે બદલાય છે, એટલે સલાહકાર પાસે તપાસો. રોલ-આધારિત ઍક્સેસ કંટ્રોલ અમલ આવરી લે છે.

નિર્ણયો અને ટ્રેડ-ઓફ

નવા જોડાનારા કેવી રીતે સાઇન ઇન કરે

પહેલા દિવસ પહેલાં નવા જોડાનારા પાસે કામનો ઇમેઇલ હોતો નથી. વિકલ્પો: તેમના અંગત ઇમેઇલ પર મોકલેલી મેજિક લિંક, પાસવર્ડ બનાવતી એક વખતની સેટઅપ લિંક, અથવા કામના એકાઉન્ટ અસ્તિત્વમાં આવે ત્યારે જ પોર્ટલ ઍક્સેસ આપવો (જે શરૂઆત પહેલાંનો સમય ગુમાવે છે). મેજિક લિંક સામાન્ય પસંદગી છે.

દસ્તાવેજો એકત્ર કરવા કે બીજી સિસ્ટમ સાથે જોડવા

સૌથી સરળ પોર્ટલ ફક્ત એટલું ટ્રૅક કરે છે કે દસ્તાવેજ બીજી સિસ્ટમમાં થઈ ગયો છે (“ઈ-સિગ્નેચર ટૂલમાં કરાર સાઇન કરો — થયું”). ફાઇલો જાતે એકત્ર કરવી સગવડભરી છે, પણ સ્ટોરેજ, ઍક્સેસ અને જાળવણીની જવાબદારી લાવે છે. કરારો સામાન્ય રીતે ઈ-સિગ્નેચર પ્રોડક્ટમાં સારી રીતે સાઇન થાય છે, અને બેંક તથા ટૅક્સ વિગતો પેરોલમાં સંભાળાય છે.

કેટલી સામગ્રી

પોર્ટલ વિકી નથી. નીતિઓ માટે તમારા નોલેજ બેઝ અથવા હેન્ડબુકની લિંક આપો, અને પોર્ટલને આ વ્યક્તિના આગલા પગલાં પર કેન્દ્રિત રાખો.

સ્વચાલિત રિમાઇન્ડર

દરેક માલિકને મુદતવીતી કાર્યોનો દૈનિક ઇમેઇલ કામ આગળ ધપાવે છે. તેને શેડ્યૂલ પર ચાલતી વસ્તુની જરૂર છે; જો તમારું હોસ્ટિંગ શેડ્યૂલ્ડ જૉબ ન આપે, તો બહારનું શેડ્યૂલર તમારી એપમાંના એન્ડપોઇન્ટને કૉલ કરી શકે, અથવા HR ડેશબોર્ડમાંથી “send reminders” દબાવી શકે.

કામ કરતો પહેલો પ્રોમ્પ્ટ

120 લોકોની સૉફ્ટવેર કંપની માટે કર્મચારી ઑનબોર્ડિંગ પોર્ટલ બનાવો. HR નવા જોડાનારને નામ, અંગત ઇમેઇલ, ભૂમિકા, ટીમ, મેનેજર, બડી, શરૂઆતની તારીખ, સ્થળ અને ટેમ્પ્લેટ (Engineering, Sales, Operations) સાથે બનાવે. દરેક ટેમ્પ્લેટમાં માલિક ભૂમિકા (નવો જોડાનાર, HR, IT, મેનેજર, બડી), વર્ણન અને શરૂઆતની તારીખના સંબંધમાં નિયત તારીખ સાથેના કાર્યો હોય; નવો જોડાનાર બનાવતા ટેમ્પ્લેટની નકલ તેમની પોતાની કાર્ય-યાદીમાં વાસ્તવિક તારીખો સાથે થાય. નવા જોડાનારા તેમના અંગત ઇમેઇલ પર મોકલાયેલી મેજિક લિંકથી સાઇન ઇન કરે અને સ્વાગત પેજ (શરૂઆતનો સમય, ઓફિસનું સરનામું, કોને પૂછવું, પહેલા અઠવાડિયાનું શેડ્યૂલ), તેમની ચેકલિસ્ટ, અને જરૂરી દસ્તાવેજો માટે અપલોડ જુએ. મેનેજર, બડી અને IT દરેક જોડાનાર માટે ફક્ત પોતાના કાર્યો જુએ. HR શરૂઆતની તારીખ પ્રમાણે બધા નવા જોડાનારા, મુદતવીતી કાર્યો, અને અપલોડ થયેલા દસ્તાવેજો જુએ. દસ્તાવેજો ખાનગી રીતે સંગ્રહાય અને ફક્ત HR ને દેખાય. ભૂમિકાઓ: નવો જોડાનાર, કર્મચારી, HR, IT. બધું ડેટાબેઝમાં સાચવો. નવા જોડાનારના પેજ માટે મૈત્રીપૂર્ણ, આવકારદાયક ડિઝાઇન; HR અને IT માટે સાદી અને ગીચ.

બિલ્ડ પગલાં

1. પહેલા કાગળ પર ચેકલિસ્ટ લખો. છેલ્લા ત્રણ જોડાનારાને પૂછો કે તેમના પહેલા દિવસે શું ખૂટ્યું, અને IT ને પૂછો કે શું હંમેશા મોડું આવે છે.
2. ટેમ્પ્લેટ્સ અને નવા જોડાનારા, નકલ-અને-શેડ્યૂલ લૉજિક કેટલીક શરૂઆતની તારીખો સામે ચકાસેલું.
3. ભૂમિકા પ્રમાણે કાર્ય વ્યૂ, દરેકમાં ફક્ત તે વ્યક્તિએ શું કરવાનું છે તે બતાવે.
4. નવા જોડાનાર માટેનું પોર્ટલ: સ્વાગત પેજ, ચેકલિસ્ટ, સંસાધનો.
5. સાઇન-ઇન નવા જોડાનારા માટે મેજિક લિંક દ્વારા અને સ્ટાફ માટે તમે પસંદ કરેલું લૉગિન.
6. દસ્તાવેજ અપલોડ ખાનગી સ્ટોરેજમાં, ફક્ત HR માટે. ફાઇલ અપલોડ ઉમેરવા જુઓ.
7. સૂચનાઓ અને રિમાઇન્ડર તમારા પોતાના ઇમેઇલ પ્રોવાઇડર મારફતે.
8. HR ઝાંખી મુદતવીતી કાર્યો અને આગામી જોડાનારાની.
9. આગામી બે જોડાનારા સાથે પાઇલટ, પછી એ જ પેટર્ન વાપરીને ઑફબોર્ડિંગ ઉમેરો.

સામાન્ય ભૂલો

• પહેલા દિવસથી શરૂ કરવું. શ્રેષ્ઠ ઑનબોર્ડિંગ કામ તેની પહેલાના બે અઠવાડિયામાં થાય છે.
• બધા માટે એક વિશાળ ચેકલિસ્ટ. ભૂમિકા પ્રમાણે ટેમ્પ્લેટ વાપરો અને HR ને લાગુ ન પડતા કાર્યો દૂર કરવા દો.
• એક પણ એક માલિક વિનાના કાર્યો. “ટીમ એકાઉન્ટ સેટ કરે” નો અર્થ છે કે કોઈ તે કરતું નથી.
• અંગત દસ્તાવેજો જાહેર કે શેર કરેલા સ્ટોરેજમાં. તેમને ખાનગી રાખો, ઍક્સેસ મર્યાદિત કરો, અને સમયપત્રક પ્રમાણે ડિલીટ કરો.
• પોર્ટલને હેન્ડબુક બનાવવું. નીતિઓ માટે બહાર લિંક કરો; પોર્ટલને આગલા પગલાં પર રાખો.
• મેનેજરને ભૂલી જવું. મેનેજરની પહેલા અઠવાડિયાની યોજના નવા જોડાનાર માટે કોઈ પણ ફોર્મ કરતાં વધુ મહત્ત્વની છે.

ક્યારે તૈયાર ઉત્પાદન વધુ સારો વિકલ્પ છે

જો તમે પહેલેથી HR સોફ્ટવેર વાપરો છો, તો પહેલા તેની ઑનબોર્ડિંગ ફીચર્સ તપાસો: તેમાં કદાચ પહેલેથી ટેમ્પ્લેટ, ઈ-સિગ્નેચર અને પેરોલ તથા કર્મચારી રેકોર્ડ સાથેની લિંક હોય, જેની સાથે કસ્ટમ પોર્ટલે જોડાવું પડશે. ઘણા દેશોમાં ભરતી કરતી કંપનીઓને દેશ-વિશિષ્ટ કાગળિયાં જાળવતી પ્રોડક્ટ્સથી પણ ફાયદો થાય છે.

કસ્ટમ પોર્ટલ ત્યારે બંધબેસે છે જ્યારે ઑનબોર્ડિંગ એક વાસ્તવિક અવરોધ હોય પણ તમારા HR ટૂલનું સંસ્કરણ કઠોર હોય, જ્યારે કાર્યો IT, ફેસિલિટીઝ અને ક્લાયન્ટ-વિશિષ્ટ પગલાંઓમાં ફેલાયેલા હોય જે તે મોડેલ ન કરે, અથવા જ્યારે તમે ઑનબોર્ડિંગ, રજા વિનંતીઓ અને બીજી આંતરિક વિનંતીઓ એક જગ્યાએ રાખવા માંગો. વધતી ટીમો માટે તે ઘણીવાર પહેલું સામાન્ય આંતરિક ટૂલ પણ હોય છે.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex પર તમે ચેટમાં ઑનબોર્ડિંગ વર્કફ્લોનું વર્ણન કરો છો અને એજન્ટ તેને લાઇવ પ્રીવ્યૂમાં બનાવે છે, જ્યારે એપને જરૂર પડે ત્યારે જોનારા અને કાર્યો માટે Postgres ડેટાબેઝ અને અપલોડ માટે પ્રોજેક્ટ ફાઇલ સ્ટોરેજ ઉમેરે છે. ડૉક્સમાંનું આંતરિક ટૂલ ઉપયોગ કેસ ઑનબોર્ડિંગ ચેકલિસ્ટને એવા પ્રથમ ટૂલ્સમાંનું એક ગણે છે જે સામાન્ય રીતે ફળે છે. મેજિક-લિંક સાઇન-ઇન અને રિમાઇન્ડર ઇમેઇલ તમારા પોતાના ઑથ અને ઇમેઇલ પ્રોવાઇડર મારફતે થાય છે — Mythex પાસે બિલ્ટ-ઇન એન્ડ-યુઝર લૉગિન કે ઇમેઇલ મોકલવાની સુવિધા નથી — કી પ્રોજેક્ટ સિક્રેટ્સ તરીકે સાચવેલી હોય છે. પબ્લિશ કરતા પહેલાં, નવા જોડાનાર બનાવવા અને કાર્યો પૂરા કરવાની પ્રક્રિયા ચલાવવા /test વાપરો.

શરૂઆતના પ્રોમ્પ્ટ માટે, org chart directory અથવા hiring pipeline tracker ટેમ્પ્લેટ અજમાવો, પછી તેમને ઑનબોર્ડિંગ સુધી વિસ્તારો.

પ્રશ્નો