როგორ ავაშენოთ თანამშრომლების ონბორდინგის პორტალი: ჩეკლისტები, დოკუმენტები და პირველი კვირის გეგმები

თანამშრომლების ონბორდინგის პორტალი გარდაქმნის ფრაზას „მოგესალმებით გუნდში, მოგვიანებით შევხვდებით ორშაბათს“ გეგმად. ახალი თანამშრომელი ერთ გვერდს იღებს ყველაფრით, რაც სჭირდება დაწყებამდე და პირველ კვირებში — დაწყების დრო, ვის მიმართოს, რა უნდა დააბრუნოს, რას აკეთებს ყოველდღე — ხოლო HR, IT და მენეჯერს საკუთარი დავალებები აქვთ ვადებით, რომ ლეპტოპი, ანგარიშები და სამუშაო მაგიდა პირველ დღეს მზად იყოს. ონბორდინგის პორტალის ასაშენებლად გჭირდება ჩეკლისტის შაბლონები როლების მიხედვით, ყოველი ახალი თანამშრომლისთვის ამ ჩეკლისტის ასლი, დავალებები სხვადასხვა ადამიანზე მინიჭებული, უსაფრთხო დოკუმენტების შეგროვება და ხედი, რომელიც აჩვენებს ვადაგასულ საქმეებს. AI აპის ასაშენებელ ინსტრუმენტს შეუძლია სწრაფად შექმნას მუშა ვერსია; ძალისხმევა მთავრდება თავად ჩეკლისტზე და პირადი დოკუმენტების დაცვაზე.

რა სჭირდება პორტალს

მონაცემები

მთავარი იდეა არის შაბლონების კოპირება თითო ახალ თანამშრომელზე. ყველა ახალ თანამშრომელს თავისი დავალებების ნაკრები ეძლევა შაბლონიდან, ვადები კი მისი დაწყების თარიღიდან გამოითვლება („IT: ლეპტოპის შეკვეთა — დაწყებამდე 10 დღით ადრე“). ამის შემდეგ შეგიძლია ერთი ადამიანის ჩეკლისტი შეცვალო შაბლონის შეუცვლელად.

გვერდები

• ახალი თანამშრომელი: მისალმების გვერდი (დაწყების დრო, მისამართი, ვის მიმართოს, პირველი კვირის გეგმა), ჩემი ჩეკლისტი, დოკუმენტების ატვირთვა, საკვანძო პოლიტიკები და კონტაქტები.
• მენეჯერი და მენტორი: მათი დავალებები თითო ახალ თანამშრომელზე და პროგრესი ერთი შეხედვით.
• HR: ყველა ახალი თანამშრომელი დაწყების თარიღის მიხედვით, ვადაგასული დავალებები ყველასთვის, შაბლონები, დასამტკიცებელი დოკუმენტები.
• IT: აღჭურვილობისა და ანგარიშების დავალებები, დალაგებული დაწყების თარიღით.

უფლებები

ახალ თანამშრომელს მხოლოდ თავისი პორტალი უნდა ჩანდეს. მენეჯერს — თავისი ახალი თანამშრომლები. IT-ს ხედავს თავის დავალებებს, მაგრამ არა პირად დოკუმენტებს. HR-ს ყველაფერი უნდა ჩანდეს. პირადი დოკუმენტები — პირადობა, კონტრაქტები, საგადასახადო ფორმები — აპლიკაციის ყველაზე მგრძნობიარე მონაცემებია: პირადი შენახვა, წვდომა მხოლოდ HR-ისთვის და გეგმა, როგორ წაიშლება ისინი საჭირო შენახვის ვადის შემდეგ. თანამშრომლის დოკუმენტების დაცვისა და აღრიცხვის წესები ქვეყნების მიხედვით განსხვავდება, ამიტომ შეამოწმე კონსულტანტთან. როლებზე დაფუძნებული წვდომის კონტროლი ფარავს აღსრულებას.

გადაწყვეტილებები და კომპრომისები

როგორ შედიან ახალი თანამშრომლები

ახალ თანამშრომელს დაწყებამდე სამსახურის ელფოსტა არ აქვს. ვარიანტები: მაჯიკ ლინკი, რომელიც გამოიგზავნება მის პირად ელფოსტაზე, ერთჯერადი დაყენების ბმული, რომელიც პაროლს ქმნის, ან პორტალზე წვდომა მხოლოდ მას შემდეგ, რაც სამსახურის ანგარიშები არსებობს (ეს კარგავს დაწყებამდელ პერიოდს). მაჯიკ ლინკი ჩვეულებრივი არჩევანია.

დოკუმენტების შეგროვება ან სხვა სისტემებთან დაკავშირება

ყველაზე მარტივი პორტალი მხოლოდ თვალყურს ადევნებს, რომ დოკუმენტი სხვა სისტემაში გაკეთდა („ხელმოწერა კონტრაქტზე ელექტრონული ხელმოწერის ინსტრუმენტში — შესრულებულია“). ფაილების თავად შეგროვება მოსახერხებელია, მაგრამ იძლევა შენახვის, წვდომისა და შენახვის ვადის პასუხისმგებლობას. კონტრაქტები ჩვეულებრივ საუკეთესოდ ხელმოწერილია ელექტრონული ხელმოწერის პროდუქტში, ხოლო საბანკო და საგადასახადო დეტალები — ანაზღაურების სისტემაში.

რამდენი შიგთავსი

პორტალი არ არის ვიკი. დააკავშირე ცოდნის ბაზასთან ან სახელმძღვანელოსთან პოლიტიკებისთვის და პორტალი დატოვე ამ კონკრეტული ადამიანის შემდეგი ნაბიჯებისთვის.

ავტომატური შეხსენებები

დღიური ელფოსტა ვადაგასული დავალებების შესახებ თითოეულ პასუხისმგებელ პირს საქმის მოძრაობაში ამყოფებს. ამისთვის საჭიროა რაღაც, რაც გრაფიკით მუშაობს; თუ შენს ჰოსტინგს გრაფიკული სამუშაოები არ აქვს, გარე დამგეგმავმა შეიძლება აპში endpoint გამოიძახოს, ან HR-მა დაფიდან დააჭიროს „გაგზავნე შეხსენებები“.

პირველი პრომპტი, რომელიც მუშაობს

ააშენე თანამშრომლების ონბორდინგის პორტალი 120-კაციანი პროგრამული კომპანიისთვის. HR ქმნის ახალ თანამშრომელს სახელით, პირადი ელფოსტით, როლით, გუნდით, მენეჯერით, მენტორით, დაწყების თარიღით, ლოკაციით და შაბლონით (Engineering, Sales, Operations). თითო შაბლონს აქვს დავალებები პასუხისმგებელი როლით (ახალი თანამშრომელი, HR, IT, მენეჯერი, მენტორი), აღწერით და დაწყების თარიღთან შედარებული ვადით; ახალი თანამშრომლის შექმნისას შაბლონი კოპირდება მის პირად დავალებების სიაში რეალური თარიღებით. ახალი თანამშრომლები შედიან მაჯიკ ლინკით, რომელიც იგზავნება მათ პირად ელფოსტაზე, და ხედავენ მისალმების გვერდს (დაწყების დრო, ოფისის მისამართი, ვის მიმართოს, პირველი კვირის გრაფიკი), თავიანთ ჩეკლისტს და ატვირთვებს საჭირო დოკუმენტებისთვის. მენეჯერები, მენტორები და IT ხედავენ მხოლოდ თავიანთ დავალებებს თითო ახალ თანამშრომელზე. HR ხედავს ყველა ახალ თანამშრომელს დაწყების თარიღით, ვადაგასულ დავალებებსა და ატვირთულ დოკუმენტებს. დოკუმენტები ინახება პირადად და ჩანს მხოლოდ HR-ისთვის. როლები: ახალი თანამშრომელი, თანამშრომელი, HR, IT. ყველაფერი შეინახე მონაცემთა ბაზაში. თბილი, მისასალმებელი დიზაინი ახალი თანამშრომლების გვერდებისთვის; მარტივი და მკვრივი HR-ისა და IT-სთვის.

ასაშენებელი ნაბიჯები

1. ჩეკლისტი ჯერ ქაღალდზე დაწერე. ჰკითხე ბოლო სამ ახალ თანამშრომელს, რა აკლდა პირველ დღეს, და ჰკითხე IT-ს, რა ყოველთვის აგვიანებს.
2. შაბლონები და ახალი თანამშრომლები, კოპირება-და-დაგეგმვის ლოგიკის ტესტირებით რამდენიმე დაწყების თარიღზე.
3. დავალებების ხედები როლების მიხედვით, თითოეული აჩვენებს მხოლოდ იმას, რაც ამ ადამიანმა უნდა გააკეთოს.
4. ახალი თანამშრომლის პორტალი: მისალმების გვერდი, ჩეკლისტი, რესურსები.
5. შესვლა მაჯიკ ლინკით ახალი თანამშრომლებისთვის, და შენს მიერ არჩეული ავტორიზაცია თანამშრომლებისთვის.
6. დოკუმენტების ატვირთვა პირად საცავში, მხოლოდ HR-ისთვის. იხილე ფაილების ატვირთვის დამატება.
7. შეტყობინებები და შეხსენებები შენი საკუთარი ელფოსტის პროვაიდერით.
8. HR-ის მიმოხილვა ვადაგასული დავალებებისა და მომავალი ახალი თანამშრომლებისთვის.
9. პილოტი შემდეგ ორ ახალ თანამშრომელზე, შემდეგ კი გათავისუფლების დამატება იმავე მოდელით.

გავრცელებული შეცდომები

• დაწყება პირველ დღეს. საუკეთესო ონბორდინგის სამუშაო ხდება დაწყებამდე ორი კვირით ადრე.
• ერთი დიდი ჩეკლისტი ყველასთვის. გამოიყენე შაბლონები როლების მიხედვით და მიეცი HR-ს უფლება ამოიღოს დავალებები, რომლებიც არ ეხება.
• დავალებები ერთი პასუხისმგებელი პირის გარეშე. „გუნდმა უნდა დააყენოს ანგარიშები“ ნიშნავს, რომ ვერავინ გააკეთებს.
• პირადი დოკუმენტები საჯარო ან გაზიარებულ საცავში. შეინახე ისინი პირადად, შეზღუდე წვდომა და წაშალე გრაფიკის მიხედვით.
• პორტალის გადაქცევა სახელმძღვანელოდ. ბმულები დაამატე პოლიტიკებზე; პორტალი დატოვე შემდეგ ნაბიჯებზე.
• მენეჯერის დავიწყება. მენეჯერის პირველი კვირის გეგმა ახალი თანამშრომლისთვის უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე ნებისმიერი ფორმა.

როდის არის მზა პროდუქტი უკეთესი არჩევანი

თუ უკვე იყენებ HR პროგრამას, ჯერ შეამოწმე მისი ონბორდინგის ფუნქციები: შეიძლება უკვე ჰქონდეს შაბლონები, ელექტრონული ხელმოწერები და კავშირი ანაზღაურებასა და თანამშრომლის ჩანაწერებთან, რასაც მორგებული პორტალი უნდა დაუკავშირდეს. კომპანიებს, რომლებიც მრავალ ქვეყანაში იქირავებენ, სასარგებლოა პროდუქტები, რომლებიც ქვეყანაში სპეციფიკურ საბუთებს ინახავენ.

მორგებული პორტალი მაშინ ერგება, როცა ონბორდინგი რეალური ბოთლნეკია, მაგრამ შენი HR ინსტრუმენტის ვერსია ხისტია; როცა დავალებები მოიცავს IT-ს, ობიექტებსა და კლიენტზე სპეციფიკურ ნაბიჯებს, რომლებსაც ის არ აღწერს; ან როცა გინდა ონბორდინგი, შვებულების მოთხოვნები და სხვა შიდა მოთხოვნები ერთ ადგილას. ის ასევე ხშირად არის პირველი შიდა ინსტრუმენტი მზარდი გუნდებისთვის.

აშენება Mythex-ით

Mythex-ზე ონბორდინგის სამუშაო პროცესს ჩატში აღწერ, და აგენტი აშენებს მას ცოცხალ გადახედვაში, ამატებს Postgres მონაცემთა ბაზას ახალი თანამშრომლებისა და დავალებებისთვის, და პროექტის ფაილების საცავს ატვირთვებისთვის, როცა აპს ეს სჭირდება. შიდა ინსტრუმენტის გამოყენების შემთხვევა დოკუმენტაციაში ონბორდინგის ჩეკლისტს ერთ-ერთ პირველ ინსტრუმენტად ასახელებს, რომელიც ხშირად იხდის თავს. მაჯიკ ლინკით შესვლა და შეხსენებების ელფოსტები გადის შენი საკუთარი ავტორიზაციისა და ელფოსტის პროვაიდერებით — Mythex-ს ჩაშენებული ბოლო-მომხმარებლის შესვლა ან ელფოსტის გაგზავნა არ აქვს — და გასაღებები ინახება როგორც პროექტის საიდუმლოები. გამოყენე /test, რომ ახალი თანამშრომლის შექმნა და დავალებების დასრულება გაიარო გამოქვეყნებამდე.

საწყისი პრომპტისთვის სცადე ორგანიზაციული სქემის დირექტორია ან დაქირავების ვორონკის თრექერი შაბლონები და შემდეგ გააფართოვე ონბორდინგამდე.

კითხვები