Как создать портал онбординга сотрудников: чек-листы, документы и планы на первую неделю

Портал онбординга сотрудников превращает «добро пожаловать, увидимся в понедельник» в план. Новый сотрудник получает одну страницу со всем, что нужно до и в первые недели работы: время начала, к кому обращаться, какие документы вернуть, что он будет делать каждый день. А HR, IT и руководитель получают свои задачи со сроками, чтобы ноутбук, аккаунты и рабочее место были готовы в первый день. Чтобы создать такой портал, нужны шаблоны чек-листов по ролям, копия чек-листа для каждого нового сотрудника, задачи, назначенные разным людям, безопасный сбор документов и представление, которое показывает просроченное. ИИ-конструктор приложений может быстро сделать рабочую версию; основная работа — в самом чек-листе и в защите личных документов.

Что нужно порталу

Данные

Главная идея — шаблоны, которые копируются для каждого сотрудника. Каждый новичок получает свой набор задач, созданный из шаблона, со сроками, рассчитанными от даты его начала («IT: заказать ноутбук — за 10 дней до начала»). Потом вы можете поправить чек-лист одного человека, не меняя шаблон.

Страницы

• Новый сотрудник: страница приветствия (время начала, адрес, к кому обращаться, план первой недели), мой чек-лист, загрузка документов, ключевые политики и контакты.
• Руководитель и наставник: их задачи по каждому новичку и прогресс на одном экране.
• HR: все новые сотрудники по дате начала, просроченные задачи по всем, шаблоны, документы на проверку.
• IT: задачи по оборудованию и аккаунтам, отсортированные по дате начала.

Права доступа

Новый сотрудник видит только свой портал. Руководитель видит своих новичков. IT видит свои задачи, но не личные документы. HR видит всё. Личные документы — удостоверения, договоры, налоговые формы — самые чувствительные данные в приложении: приватное хранилище, доступ только у HR и план удаления после обязательного срока хранения. Правила защиты данных и ведения учёта документов сотрудников различаются по странам, поэтому уточняйте их у консультанта. Ролевой контроль доступа описывает, как это обеспечить.

Решения и компромиссы

Как входят новые сотрудники

До первого дня у новых сотрудников нет рабочего email. Варианты: магическая ссылка, отправленная на личный email, одноразовая ссылка для настройки, которая создаёт пароль, или доступ к порталу только после появления рабочих аккаунтов (тогда теряется период до начала работы). Обычно выбирают магические ссылки.

Собирать документы или связывать с другими системами

Самый простой портал лишь отслеживает, что документ оформлен в другой системе («Подписать договор в сервисе электронной подписи — готово»). Самостоятельный сбор файлов удобен, но несёт ответственность за хранение, доступ и сроки. Договоры обычно лучше подписывать в продукте для электронной подписи, а банковские и налоговые данные вести в системе расчёта зарплаты.

Сколько контента

Портал — не вики. Для политик ссылайтесь на вашу базу знаний или справочник, а портал оставьте для следующих шагов этого человека.

Автоматические напоминания

Ежедневное письмо о просроченных задачах каждому исполнителю помогает держать процесс в движении. Для этого нужно что-то, что работает по расписанию; если ваш хостинг не предлагает задачи по расписанию, внешний планировщик может вызывать эндпоинт в вашем приложении, либо HR может нажать «отправить напоминания» на панели.

Первый промпт, который работает

Создай портал онбординга сотрудников для компании-разработчика ПО на 120 человек. HR создаёт нового сотрудника с именем, личным email, ролью, командой, руководителем, наставником, датой начала, местоположением и шаблоном (Разработка, Продажи, Операции). Каждый шаблон содержит задачи с ролью-исполнителем (новый сотрудник, HR, IT, руководитель, наставник), описанием и сроком относительно даты начала; при создании нового сотрудника шаблон копируется в его собственный список задач с реальными датами. Новые сотрудники входят по магической ссылке, отправленной на личный email, и видят страницу приветствия (время начала, адрес офиса, к кому обращаться, расписание первой недели), свой чек-лист и загрузку обязательных документов. Руководители, наставники и IT видят только свои задачи по каждому новичку. HR видит всех новых сотрудников по дате начала, просроченные задачи и загруженные документы. Документы хранятся приватно и видны только HR. Роли: новый сотрудник, сотрудник, HR, IT. Сохраняй всё в базе данных. Дружелюбный, приветливый дизайн для страниц новых сотрудников; сдержанный и плотный для HR и IT.

Шаги создания

1. Сначала запишите чек-лист на бумаге. Спросите последних трёх новичков, чего им не хватало в первый день, а у IT спросите, что всегда приходит с опозданием.
2. Шаблоны и новые сотрудники, с проверенной на нескольких датах начала логикой копирования и планирования.
3. Представления задач по ролям, каждое показывает только то, что человек должен сделать.
4. Портал нового сотрудника: страница приветствия, чек-лист, ресурсы.
5. Вход по магической ссылке для новых сотрудников и выбранным вами способом для остальных.
6. Загрузка документов в приватное хранилище, доступное только HR. См. добавление загрузки файлов.
7. Уведомления и напоминания через собственного поставщика email.
8. Обзор для HR по просроченным задачам и предстоящим новичкам.
9. Пилот с двумя следующими сотрудниками, затем добавьте онбординг увольнения по тому же принципу.

Частые ошибки

• Начинать в первый день. Самая важная работа по онбордингу происходит в две недели до выхода.
• Один огромный чек-лист для всех. Используйте шаблоны по ролям и позвольте HR убирать задачи, которые не нужны.
• Задачи без одного исполнителя. «Команда настроит аккаунты» означает, что это не сделает никто.
• Личные документы в публичном или общем хранилище. Храните их приватно, ограничивайте доступ и удаляйте по расписанию.
• Превращение портала в справочник. Ссылайтесь на политики; портал должен отвечать на вопрос о следующих шагах.
• Забыть о руководителе. План руководителя на первую неделю важнее для новичка любой формы.

Когда лучше готовое решение

Если вы уже используете HR-софт, сначала проверьте его функции онбординга: там могут уже быть шаблоны, электронная подпись и связь с расчётом зарплаты и кадровыми записями, к которым пришлось бы подключать собственный портал. Компаниям, которые нанимают в нескольких странах, также выгодны продукты, которые поддерживают документы для каждой страны.

Собственный портал подходит, когда онбординг — реальное узкое место, но версия в вашем HR-инструменте жёсткая; когда задачи охватывают IT, facilities и клиентские шаги, которые он не моделирует; или когда вы хотите держать онбординг, заявки на отпуск и другие внутренние запросы в одном месте. Для растущих команд это также частый первый внутренний инструмент.

Как это сделать с Mythex

В Mythex вы описываете процесс онбординга в чате, а агент строит его в живом превью: добавляет базу данных Postgres для сотрудников и задач и файловое хранилище проекта для загрузок, когда приложению это нужно. Пример использования внутреннего инструмента в документации перечисляет чек-лист онбординга как один из первых инструментов, который обычно окупается. Вход по магической ссылке и письма с напоминаниями идут через ваших собственных провайдеров аутентификации и email: в Mythex нет встроенного входа для конечных пользователей и отправки писем; ключи хранятся как секреты проекта. Перед публикацией пройдите создание сотрудника и выполнение задач с помощью /test.

Для стартового промпта попробуйте шаблоны справочника по оргструктуре или трекера воронки найма, а затем расширьте их до онбординга.

Вопросы