Hvernig þú byggir gátt fyrir innleiðingu starfsfólks: gátlistar, skjöl og áætlanir fyrstu vikunnar

Gátt fyrir innleiðingu starfsfólks breytir „velkomin um borð, sjáumst á mánudag“ í áætlun. Nýliðinn fær eina síðu með öllu sem hann þarf fyrir og í fyrstu vikunum — upphafstíma, hverjum á að spyrja, skjölum sem þarf að skila, hvað hann gerir á hverjum degi — á meðan mannauður, UT og stjórnandi fá hvert sitt verkefni með skiladögum, svo fartölvan, aðgangarnir og skrifborðið séu tilbúin á fyrsta degi. Til að byggja hana þarftu gátlistasniðmát eftir hlutverkum, afrit af gátlistanum fyrir hvern nýliða, verkefni sem úthlutað er á mismunandi fólk, örugga söfnun skjala og yfirlit yfir það sem er á eftir áætlun. AI-smiður getur búið til virka útgáfu fljótt; hugsunin fer í gátlistann sjálfan og í vernd persónulegra skjala.

Hvað gáttin þarf

Gögn

Kjarnahugmyndin er sniðmát afrituð fyrir hvern nýliða. Hver nýr starfsmaður fær sitt eigið sett af verkefnum búið til úr sniðmáti, með skiladögum reiknuðum frá upphafsdegi hans („UT: panta fartölvu — 10 dögum fyrir upphaf“). Þú getur síðan breytt gátlista eins manns án þess að breyta sniðmátinu.

Síður

• Nýliði: velkomnarsíða (upphafstími, heimilisfang, hverjum á að spyrja, áætlun fyrstu vikunnar), gátlistinn minn, upphleðsla nauðsynlegra skjala, lykilstefnur og tengiliðir.
• Stjórnandi og tengiliður: verkefni þeirra fyrir hvern nýliða og framvinda í fljótu bragði.
• Mannauður: allir nýliðar eftir upphafsdegi, verkefni sem eru á eftir áætlun hjá öllum, sniðmát, skjöl til yfirferðar.
• UT: búnaðar- og aðgangsverkefni, raðað eftir upphafsdegi.

Heimildir

Nýliðar sjá aðeins sína eigin gátt. Stjórnendur sjá nýliða sína. UT sér verkefni sín en ekki persónuleg skjöl. Mannauður sér allt. Persónuleg skjöl — skilríki, ráðningarsamningar, skattaeyðublöð — eru viðkvæmustu gögnin í appinu: einkageymsla, aðgangur aðeins fyrir mannauð og áætlun um eyðingu þeirra eftir lögbundinn varðveislutíma. Reglur um persónuvernd og skjalahald vegna starfsmannaskjala eru mismunandi eftir löndum, svo athugaðu þær með ráðgjafa. Hlutverkamiðuð aðgangsstýring fjallar um framfylgdina.

Ákvarðanir og málamiðlanir

Hvernig nýliðar skrá sig inn

Nýliðar eru ekki með vinnunetfang fyrir fyrsta dag. Valkostir: töfratengill sendur á persónulegt netfang þeirra, einskiptis uppsetningartengill sem býr til lykilorð, eða aðgangur að gáttinni aðeins þegar vinnureikningar eru til (sem missir gluggann fyrir upphaf). Töfratenglar eru algengasta valið.

Safna skjölum eða tengja við önnur kerfi

Einfaldasta gáttin skráir aðeins að skjal hafi verið afgreitt í öðru kerfi („Undirrita samning í rafrænu undirritunarkerfi — lokið“). Að safna skrám sjálf er þægilegt en felur í sér ábyrgð á geymslu, aðgangi og varðveislu. Samningar eru yfirleitt best undirritaðir í rafrænu undirritunarkerfi og banka- og skattaupplýsingar meðhöndlaðar í launakerfinu.

Hversu mikið efni

Gátt er ekki gagnasafn. Tengdu á þekkingargrunninn eða handbókina fyrir stefnur, og haltu gáttinni við næstu skref þessarar manneskju.

Sjálfvirkar áminningar

Daglegur tölvupóstur um verkefni sem eru á eftir áætlun til hvers eiganda heldur hlutunum gangandi. Það þarf eitthvað sem keyrir eftir áætlun; ef hýsingin þín býður ekki upp á áætluð verk getur utanaðkomandi tímaáætlari kallað á endapunkt í appinu þínu, eða mannauður getur ýtt á „senda áminningar“ af mælaborðinu.

Fyrirmæli sem virka

Byggðu gátt fyrir innleiðingu starfsfólks fyrir 120 manna hugbúnaðarfyrirtæki. Mannauður býr til nýliða með nafni, persónulegu netfangi, hlutverki, teymi, stjórnanda, tengilið, upphafsdegi, staðsetningu og sniðmáti (Verkfræði, Sala, Rekstur). Hvert sniðmát hefur verkefni með eigandahlutverki (nýliði, mannauður, UT, stjórnandi, tengiliður), lýsingu og skiladegi miðað við upphafsdag; þegar nýliði er búinn til er sniðmátið afritað í hans eigin verkefnalista með raunverulegum dagsetningum. Nýliðar skrá sig inn með töfratengli sendum á persónulega netfangið sitt og sjá velkomnarsíðu (upphafstími, skrifstofuheimilisfang, hverjum á að spyrja, áætlun fyrstu vikunnar), gátlistann sinn og upphleðslu nauðsynlegra skjala. Stjórnendur, tengiliðir og UT sjá aðeins eigin verkefni fyrir hvern nýliða. Mannauður sér alla nýliða eftir upphafsdegi, verkefni sem eru á eftir áætlun og upphlaðin skjöl. Skjöl eru geymd einkamál og sýnileg aðeins mannauði. Hlutverk: nýliði, starfsmaður, mannauður, UT. Vista allt í gagnagrunni. Vinalegt og velkomið útlit fyrir síður nýliða; látlaust og þétt fyrir mannauð og UT.

Byggingarskref

1. Skrifaðu gátlistann á pappír fyrst. Spurðu síðustu þrjá nýliða hvað vantaði á fyrsta deginum og spurðu UT hvað komi alltaf of seint.
2. Sniðmát og nýliðar, með afrit- og tímasetningarrökfræðinni prófaðri gegn nokkrum upphafsdögum.
3. Verkefnasýnir fyrir hvert hlutverk, og sýnir hver aðeins það sem sá aðili þarf að gera.
4. Gátt nýliðans: velkomnarsíða, gátlisti, tenglar.
5. Innskráning með töfratengli fyrir nýliða og þeirri innskráningu sem þú velur fyrir starfsfólk.
6. Upphleðsla skjala í einkageymslu, aðeins fyrir mannauð. Sjá hvernig þú bætir skráaupphleðslu við appið þitt.
7. Tilkynningar og áminningar í gegnum eigin tölvupóstþjónustu.
8. Yfirlit fyrir mannauð yfir verkefni sem eru á eftir áætlun og næstu nýliða.
9. Prófaðu með næstu tveimur nýliðum, bættu síðan við starfslokum með sama mynstri.

Algeng mistök

• Að byrja á fyrsta degi. Besta innleiðingarvinnan fer fram í tvær vikur fyrir upphaf.
• Einn risastór gátlisti fyrir alla. Notaðu sniðmát eftir hlutverkum og leyfðu mannauði að fjarlægja verkefni sem eiga ekki við.
• Verkefni án eins eiganda. „Teymið setur upp aðganga“ þýðir að enginn gerir það.
• Persónuleg skjöl í opinberri eða sameiginlegri geymslu. Haltu þeim einkamálum, takmarkaðu aðgang og eyddu þeim samkvæmt áætlun.
• Að breyta gáttinni í handbók. Tengdu á stefnur; haltu gáttinni við næstu skref.
• Að gleyma stjórnandanum. Áætlun stjórnandans fyrir fyrstu vikuna skiptir nýliðann meira máli en nokkurt eyðublað.

Þegar tilbúin vara er betri kostur

Ef þú notar nú þegar mannauðshugbúnað skaltu athuga fyrst innleiðingareiginleika hans: hann gæti þegar haft sniðmát, rafrænar undirritanir og tengingu við launakerfi og starfsmannaskrár, sem sérsmíðuð gátt þyrfti að tengjast við. Fyrirtæki sem ráða í mörgum löndum njóta líka góðs af vörum sem halda utan um pappíra sem eru sérstakir fyrir hvert land.

Sérsmíðuð gátt hentar þegar innleiðing er raunverulegur flöskuháls en útgáfa mannauðskerfisins er stíf, þegar verkefnin ná yfir IT, aðstöðu og sértæk skref fyrir viðskiptavini sem það líkan nær ekki yfir, eða þegar þú vilt innleiðingu, orlofsbeiðnir og aðrar innri beiðnir á einum stað. Hún er líka algengt fyrsta innra tól hjá vaxandi teymum.

Að byggja það með Mythex

Á Mythex lýsirðu innleiðingarverkflæðinu í spjalli og smiðurinn byggir það í lifandi forskoðun, bætir Postgres-gagnagrunni við fyrir nýliða og verkefni og skráageymslu verkefnisins fyrir upphleðslur þegar appið þarf hana. Innra tóla-notkunartilvikið í skjölunum telur upp gátlista fyrir innleiðingu sem eitt af fyrstu tólunum sem oft borga sig. Töfratenglainnskráning og áminningatölvupóstar fara í gegnum eigin auðkenningar- og tölvupóstþjónustur — Mythex hefur ekki innbyggða innskráningu fyrir notendur né tölvupóstsendingar — með lyklum geymdum sem leyndarmál verkefnisins. Notaðu /test til að fara í gegnum það að búa til nýliða og ljúka verkefnum áður en þú birtir.

Fyrir upphafsfyrirmæli skaltu prófa skipulagsskrá starfsfólks eða ráðningarferilsmælingu sniðmátin og útvíkka þau síðan í innleiðingu.

Spurningar