Kaip sukurti darbuotojų adaptacijos portalą: kontroliniai sąrašai, dokumentai ir pirmos savaitės planai

Darbuotojų adaptacijos portalas paverčia „sveiki prisijungę, pamatysimės pirmadienį“ planu. Naujas darbuotojas gauna vieną puslapį su viskuo, ko reikia prieš ir per pirmąsias savaites – pradžios laiką, ko klausti, kokius dokumentus grąžinti, ką darys kiekvieną dieną – o HR, IT ir vadovas gauna savo užduotis su terminais, kad nešiojamasis kompiuteris, paskyros ir darbo vieta būtų paruošti pirmą dieną. Norint jį sukurti, reikia kontrolinių sąrašų šablonų pagal vaidmenis, kiekvieno naujo darbuotojo sąrašo kopijos, užduočių priskyrimo skirtingiems žmonėms, saugaus dokumentų rinkimo ir vaizdo, rodančio, kas vėluoja. DI programėlių kūrimo įrankis gali greitai sukurti veikiančią versiją; mintis skiriama pačiam kontroliniam sąrašui ir asmeninių dokumentų apsaugai.

Ko reikia portalui

Duomenys

Pagrindinė idėja – šablonai kopijuojami kiekvienam darbuotojui. Kiekvienas naujas darbuotojas gauna savo užduočių rinkinį, sukurtą iš šablono, o terminai apskaičiuojami nuo jo pradžios datos („IT: užsisakyti nešiojamąjį – 10 dienų iki pradžios“). Tada galite pakeisti vieno žmogaus kontrolinį sąrašą nekeisdami šablono.

Puslapiai

• Naujas darbuotojas: sveikinimo puslapis (pradžios laikas, adresas, ko klausti, pirmos savaitės planas), mano kontrolinis sąrašas, dokumentų įkėlimas, pagrindinės politikos ir kontaktai.
• Vadovas ir bičiulis: jų užduotys kiekvienam naujam darbuotojui ir pažanga iš karto matomai.
• HR: visi nauji darbuotojai pagal pradžios datą, vėluojančios užduotys visiems, šablonai, dokumentai, kuriuos reikia peržiūrėti.
• IT: įrangos ir paskyrų užduotys, surikiuotos pagal pradžios datą.

Leidimai

Nauji darbuotojai mato tik savo portalą. Vadovai mato savo naujus darbuotojus. IT mato savo užduotis, bet ne asmeninius dokumentus. HR mato viską. Asmeniniai dokumentai – asmens tapatybės dokumentai, sutartys, mokesčių formos – yra jautriausi programėlės duomenys: privati saugykla, prieiga tik HR ir planas juos ištrinti pasibaigus reikalaujamam saugojimo laikui. Duomenų apsaugos ir įrašų saugojimo taisyklės darbuotojų dokumentams skiriasi pagal šalį, todėl jas patikrinkite su konsultantu. Vaidmenimis pagrįsta prieiga aprašyta vaidmenimis pagrįstos prieigos kontrolės pridėjimo vadove.

Sprendimai ir kompromisai

Kaip naujas darbuotojas prisijungia

Prieš pirmą darbo dieną naujas darbuotojas dar neturi darbo el. pašto. Variantai: magiška nuoroda, išsiųsta į asmeninį el. paštą, vienkartinė nustatymo nuoroda, kuri sukuria slaptažodį, arba prieigos suteikimas tik kai jau yra darbo paskyros (tai prarastų laiką prieš pradžią). Magiškos nuorodos paprastai yra įprastas pasirinkimas.

Rinkti dokumentus ar jungtis prie kitų sistemų

Paprasčiausias portalas tik seka, kad dokumentas atliktas kitoje sistemoje („Pasirašyti sutartį elektroninio parašo įrankyje – atlikta“). Failų rinkimas pačiam suteikia patogumą, bet atsakomybę už saugyklą, prieigą ir saugojimą. Sutartis paprastai geriausia pasirašyti elektroninio parašo produktu, o banko ir mokesčių duomenis tvarkyti atlyginimų sistemoje.

Kiek turinio

Portalas nėra žinynas. Nuorodas į žinių bazę ar vadovą, kuriame aprašytos politikos, o portalą palikite šio žmogaus kitiems žingsniams.

Automatiniai priminimai

Kasdienis el. laiškas kiekvienam atsakingajam su vėluojančiomis užduotimis padeda viską judėti. Tam reikia kažko, kas veikia pagal tvarkaraštį; jei jūsų talpinimas nesiūlo planuojamų užduočių, išorinis planuoklis gali iškviesti galinį tašką jūsų programėlėje, arba HR gali paspausti „siųsti priminimus“ iš skydelio.

Pirmoji veikianti užklausa

Sukurkite darbuotojų adaptacijos portalą 120 žmonių programinės įrangos įmonei. HR sukuria naują darbuotoją su vardu, asmeniniu el. paštu, vaidmeniu, komanda, vadovu, bičiuliu, pradžios data, vieta ir šablonu (Inžinerija, Pardavimai, Operacijos). Kiekvienas šablonas turi užduočių su atsakingo vaidmeniu (naujas darbuotojas, HR, IT, vadovas, bičiulis), aprašymu ir terminu, nurodytu nuo pradžios datos; sukūrus naują darbuotoją, šablonas nukopijuojamas į jo užduočių sąrašą su tikromis datomis. Naujieji darbuotojai prisijungia per magiškąją nuorodą, išsiųstą į asmeninį el. paštą, ir mato sveikinimo puslapį (pradžios laiką, biuro adresą, ko klausti, pirmos savaitės tvarkaraštį), savo kontrolinį sąrašą ir reikiamų dokumentų įkėlimus. Vadovai, bičiuliai ir IT mato tik savo užduotis kiekvienam naujam darbuotojui. HR mato visus naujus darbuotojus pagal pradžios datą, vėluojančias užduotis ir įkeltus dokumentus. Dokumentai saugomi privačiai ir matomi tik HR. Vaidmenys: naujas darbuotojas, darbuotojas, HR, IT. Visa informacija saugoma duomenų bazėje. Draugiškas, sveikinantis dizainas naujų darbuotojų puslapiams; paprastas ir glaustas HR ir IT.

Kūrimo žingsniai

1. Pirmiausia parašykite kontrolinį sąrašą popieriuje. Paklauskite paskutinių trijų naujų darbuotojų, ko pirmą dieną trūko, ir paklauskite IT, kas visada atvyksta pavėluotai.
2. Šablonai ir nauji darbuotojai su kopijavimo ir planavimo logika, išbandyta keliomis pradžios datomis.
3. Užduočių vaizdai pagal vaidmenį, kiekvienas rodo tik tai, ką tas žmogus turi atlikti.
4. Naujo darbuotojo portalas: sveikinimo puslapis, kontrolinis sąrašas, ištekliai.
5. Prisijungimas per magiškąją nuorodą naujiems darbuotojams ir pasirinktas prisijungimas darbuotojams.
6. Dokumentų įkėlimas į privačią saugyklą, prieiga tik HR. Žr. failų įkėlimų pridėjimą.
7. Pranešimai ir priminimai per jūsų pačių el. pašto teikėją.
8. HR apžvalga apie vėluojančias užduotis ir artėjančius naujus darbuotojus.
9. Bandymas su kitais dviem naujais darbuotojais, tada pridėkite atleidimą iš darbo pagal tą patį modelį.

Dažnos klaidos

• Pradėjimas pirmą dieną. Geriausias adaptacijos darbas vyksta dviem savaitėm prieš.
• Vienas didelis kontrolinis sąrašas visiems. Naudokite šablonus pagal vaidmenį ir leiskite HR pašalinti netaikomas užduotis.
• Užduotys be vieno atsakingo asmens. „Komanda sukuria paskyras“ reiškia, kad to niekas nedaro.
• Asmeniniai dokumentai viešoje ar bendroje saugykloje. Laikykite juos privačiai, riboję prieigą ir ištrinkite pagal tvarkaraštį.
• Portalo virtimas žinynu. Nukreipkite į politikas; portalą palikite apie kitus žingsnius.
• Pamirštas vadovas. Vadovo pirmos savaitės planas naujam darbuotojui svarbesnis nei bet kuri forma.

Kada geresnis pasirinkimas – paruoštas produktas

Jei jau naudojate HR programinę įrangą, pirmiausia patikrinkite jos adaptacijos funkcijas: gali būti šablonų, elektroninių parašų ir ryšio su atlyginimų bei darbuotojų įrašais, prie kurių individualus portalas turėtų prisijungti. Įmonėms, kurios samdo daugelyje šalių, taip pat naudingi produktai, palaikantys konkrečių šalių popierizmą.

Individualus portalas tinka, kai adaptacija yra realus kliūtis, bet jūsų HR įrankio versija nelanksti, kai užduotys apima IT, patalpų ir kliento specifinius žingsnius, kurių jis nemodeliuoja, arba kai norite, kad adaptacija, atostogų prašymai ir kiti vidiniai prašymai būtų vienoje vietoje. Tai taip pat dažnai pirmoji vidinė priemonė augančioms komandoms.

Kūrimas su Mythex

Mythex darbo eigą aprašote pokalbyje, o agentas ją sukuria gyvoje peržiūroje: duomenims apie naujus darbuotojus ir užduotis prideda Postgres duomenų bazę, o failams – projekto failų saugyklą, kai programėlei jos reikia. Vidinės priemonės naudojimo atvejis dokumentacijoje išvardija adaptacijos kontrolinį sąrašą kaip vieną iš pirmųjų įrankių, kurie dažniausiai atsiperka. Prisijungimą magiška nuoroda ir priminimų laiškus atliekate per savo autentifikavimo ir el. pašto teikėjus – Mythex neturi įmontuoto galutinio vartotojo prisijungimo ar el. laiškų siuntimo – o raktai saugomi kaip projekto paslaptys. Prieš publikuodami naudokite /test, kad peržiūrėtumėte naujo darbuotojo sukūrimą ir užduočių atlikimą.

Pradinei užklausai pabandykite organizacinės struktūros katalogo ar įdarbinimo eigos sekimo šablonus, o tada išplėskite juos adaptacija.

Klausimai