如何搭建员工入职门户：清单、文件与首周计划

员工入职门户可以把“欢迎加入，周一见”变成一份明确的计划。新员工会得到一个页面，上面包含入职前后几周所需的一切信息：上班时间、该找谁、需要归还哪些文件、每天要做什么；而人事、IT 和经理则各自拥有带截止日期的任务，确保笔记本电脑、账户和工位在入职第一天就已准备就绪。要搭建这样的门户，你需要按角色划分的清单模板、为每位新员工复制一份清单、分配给不同人员的任务、安全的文件收集功能，以及一个显示逾期事项的视图。AI 应用构建工具可以很快生成一个可用的版本；真正需要用心的，是清单本身的内容，以及对个人文件的保护。

门户需要什么

数据

核心理念是为每位新员工复制模板。每位新入职者都会根据模板生成自己的一套任务，截止日期根据其入职日期计算（例如“IT：订购笔记本电脑——入职前 10 天”）。之后，你可以调整某个人的清单，而不影响模板本身。

页面

• 新员工： 欢迎页面（上班时间、地址、该找谁、首周计划）、我的清单、文件上传、关键政策与联系人。
• 经理和导师： 他们负责的每位新员工的任务，以及一目了然的进度。
• 人事： 按入职日期排列的所有新员工、所有人的逾期任务、模板、待审核的文件。
• IT： 设备和账户相关的任务，按入职日期排序。

权限

新员工只能看到自己的门户。经理只能看到自己负责的新员工。IT 能看到其任务，但看不到个人文件。人事可以看到全部内容。个人文件（身份证件、合同、税务表格）是应用中最敏感的数据：应使用私有存储，仅限人事访问，并制定在规定保存期限后删除的计划。员工文件的数据保护与档案保存规定因国家而异，请咨询专业人士确认。基于角色的访问控制介绍了如何落实这些规则。

决策与权衡

新员工如何登录

新员工在入职前还没有工作邮箱。可选方案包括：发送到其个人邮箱的魔法链接；一次性设置链接，用于创建密码；或者只在工作账户创建之后才开通门户访问权限（这样会失去入职前的准备时间）。通常会选择魔法链接。

收集文件还是链接到其他系统

最简单的门户只需记录某份文件是否已在其他系统中完成（“在电子签名工具中签署合同——已完成”）。自行收集文件虽然方便，但也意味着你要承担存储、访问和保存方面的责任。合同通常最好通过电子签名产品签署，银行和税务信息则交由薪资系统处理。

内容多少

门户不是百科全书。关于政策的内容应链接到你的知识库或员工手册，而门户则专注于这位员工接下来要做什么。

自动提醒

每天向每位负责人发送一封逾期任务的邮件，可以让事情持续推进。这需要一个按计划运行的程序；如果你的托管服务不提供定时任务，可以用外部调度器调用应用中的一个接口，或者由人事人员在仪表板中点击“发送提醒”。

一条有效的第一条提示词

为一家拥有 120 名员工的软件公司搭建员工入职门户。人事创建新员工时，需填写姓名、个人邮箱、职位、团队、经理、导师、入职日期、工作地点，并选择一个模板（工程、销售、运营）。每个模板包含若干任务，每项任务都有负责角色（新员工、人事、IT、经理、导师）、描述，以及相对于入职日期的截止日期；创建新员工时，系统会把模板复制到其个人任务列表中，并生成实际日期。新员工通过发送到个人邮箱的魔法链接登录，看到欢迎页面（上班时间、办公地址、该找谁、首周日程）、其清单，以及所需文件的上传入口。经理、导师和 IT 对每位新员工只能看到自己负责的任务。人事可以按入职日期查看所有新员工、逾期任务和已上传的文件。文件私密存储，仅人事可见。角色包括：新员工、员工、人事、IT。所有数据保存在数据库中。新员工页面采用友好、热情的设计；人事和 IT 页面则简洁、信息密集。

搭建步骤

1. 先在纸上写好清单。 询问最近三位新员工入职第一天缺少了什么，并询问 IT 哪些东西总是来得最晚。
2. 搭建模板与新员工功能，并用几个不同的入职日期测试复制和排期逻辑。
3. 按角色搭建任务视图，每个人只看到自己需要办理的事项。
4. 新员工门户： 欢迎页面、清单、资源。
5. 登录： 新员工使用魔法链接，员工使用你选定的登录方式。
6. 文件上传至私有存储，仅人事可访问。参见为应用添加文件上传。
7. 通过你自己的邮件服务商发送通知和提醒。
8. 人事总览： 逾期任务和即将入职的新员工。
9. 用接下来的两位新员工进行试点，之后再使用相同的模式添加离职流程。

常见错误

• 从入职当天才开始准备。 最好的入职准备工作发生在入职前的两周。
• 为所有人设置一份庞大的统一清单。 应为每个角色设置模板，并允许人事删除不适用的任务。
• 任务没有明确的单一负责人。 “团队负责开通账户”意味着没有人会去做。
• 个人文件存放在公开或共享的存储中。 应保持私密，限制访问权限，并按计划删除。
• 把门户变成员工手册。 政策内容应外链，门户只专注于接下来的步骤。
• 忘记经理。 对新员工而言，经理的首周计划比任何表格都更重要。

什么时候现成的产品更合适

如果你已经在使用人事软件，请先检查它的入职功能：它可能已经包含模板、电子签名，以及与薪资和员工档案的连接，而自定义门户则需要与这些系统集成。在多个国家招聘的公司，也适合使用能够维护各国专属文件的产品。

当入职流程确实是瓶颈，但现成人事工具的版本过于僵化时；当任务涉及 IT、设施管理以及该工具无法建模的客户专属步骤时；或者当你希望把入职、请假申请和其他内部申请集中到一处时，自定义门户会更合适。对于快速成长的团队来说，它也常常是首个内部工具。

使用 Mythex 搭建

在 Mythex 中，你在聊天中描述入职流程，代理会在实时预览中构建它。当应用需要时，它会为新员工和任务添加 Postgres 数据库，并为文件上传添加项目文件存储。文档中的内部工具应用场景将入职清单列为通常最先见效的工具之一。魔法链接登录和提醒邮件通过你自己的认证和邮件服务商实现；Mythex 没有内置的终端用户登录或邮件发送功能，相关密钥保存在项目密钥中。在发布之前，可以使用 /test 逐步测试创建新员工和完成任务的流程。

如果需要起步提示词，可以先试试组织架构目录或招聘流程跟踪模板，再将其扩展为入职门户。

常见问题