如何构建人力资源请假管理应用：申请、审批与余额

请假管理应用取代的是那些用来回答“我周五能请假吗？”的电子表格和邮件往来。员工提交休假申请并查看剩余余额；经理在查看团队日历的同时批准或拒绝；人力资源设置假期类型、额度和公共假日，并为薪资核算保留一份清晰的记录。要构建这样的应用，你需要一个以申请和调整的历史记录为基础计算余额的数据模型、清晰的审批链，以及关于半天假、周末和节假日的规则。AI 应用构建器可以很快生成一个可用的版本。真正需要用心的地方在于余额的计算、涉及敏感假期类型时的权限设置，以及与你实际政策相匹配。

应用需要什么

数据

核心规则是：绝不保存一个可以手动修改的余额。余额 = 额度 + 结转 + 调整 − 已批准的天数。每一次变动都有带原因的记录，因此当有人问“为什么我还剩 3.5 天？”时，你可以把依据拿给他看。

页面

• **员工端：**按假期类型查看我的余额、申请表单、带状态的我的申请，以及我所在团队的日历。
• **经理端：**待处理的申请（旁边显示团队日历）、附带评论的批准或拒绝、团队余额。
• **人力资源或管理员：**员工、假期类型、额度、公共假日、调整，以及报表和导出。

权限

这些都是个人数据，其中有一部分属于敏感信息。员工只能看到自己的申请；在团队日历上，同事只会显示为“外出”，而不会显示原因。经理可以看到自己的直接下属。人力资源可以看到所有人。除员工本人、其经理和人力资源之外，任何人看到的敏感假期（病假等）都只应显示为“外出”。这一点必须在服务器端强制执行；参见基于角色的访问控制。员工记录的数据保护规定因国家而异，请根据你所在地进行核对。

决策与权衡

按天还是按小时

按天计算（包括半天）最简单，适合大多数办公室团队。按小时计算适合兼职和轮班员工，但会让每一步计算都更复杂。第一版请根据你的合同如何表达额度来选择其中一种。

一次性发放额度还是按月累积

在假期年度的第一天一次性发放全年额度最简单。按月累积——每个月逐步获得一部分——在某些国家以及新入职员工中很常见，但需要每月计算一次。无论采用哪种方式，对于年中入职或离职的人员，都需要按比例折算。

哪些天计入

从周四到下周二的申请，应只计算工作日，排除周末，以及该员工所在地的公共假日，并考虑兼职的工作安排。这是最容易算错的环节，因此务必用真实案例进行测试。

审批链

对大多数小公司来说，一位审批人（直线经理）就够了。可以再设置一位备用审批人，以应对经理外出的情况；对于长假，还可以选配第二步审批。如果经理离职，要明确待处理申请如何处理。

结转与年终

确定你的假期年度、未休完的天数可以结转多少，以及结转的天数是否会过期。请让 AI 把结转单独显示为一行，这样余额才始终可解释。

一条有效的首条提示词

为一家拥有 45 人的公司构建内部请假管理应用，公司在曼彻斯特（英国）和都柏林（爱尔兰）设有办公室。假期类型：年假（25 天，全年一次性发放，最多可结转 5 天，3 月 31 日过期）、病假（不限天数，无需审批，对他人仅显示为“外出”）、无薪假和其他。假期年度为 1 月至 12 月。员工通过开始日期、结束日期和可选的半天来申请休假，并看到本次将使用多少个工作日——排除周末、兼职的休息日，以及其所在办公室的公共假日。余额由额度、结转、调整和已批准的申请计算得出，绝不允许直接编辑。经理可以在查看团队日历的同时，为直接下属的申请附上评论后批准或拒绝。人力资源负责管理员工、假期类型、额度、公共假日，以及带原因的调整，并可按月将已批准的假期导出为 CSV 用于薪资核算。角色：员工、经理、人力资源。所有数据保存在数据库中。界面简洁、快速。

构建步骤

1. 从你的书面政策开始。 如果政策还没有写下来，请先写下来——应用只能执行你能够明确表述的规则。
2. 导入员工数据，包括经理、地点和工作安排，通常从电子表格导入。参见把电子表格变成应用。
3. 设置假期类型、额度和公共假日。
4. 带工作日计算的申请表单，并至少用十个真实案例进行测试：跨越周末、银行假日、兼职员工、半天假、跨年。
5. 审批流程和团队日历。
6. 登录与角色，并对同事隐藏敏感假期类型。
7. 通知：有新申请时给经理发邮件，审批结果出来后给员工发邮件，邮件通过你自己的邮件服务商发送。参见从应用发送邮件。
8. 报表和薪资导出。
9. 与电子表格并行运行一个月，比对余额，然后再切换。

常见错误

• 保存余额数字并直接编辑它。 你会丢失历史记录，每次争议都只能靠猜。
• 按日历日而不是工作日计算，或者在公共假日上忽略员工所在的办公室。
• 向所有人显示同事休假的原因。 在共享日历上只显示“外出”就足够了。
• 没有备用审批人。 经理休假时，申请会搁置两周。
• 允许员工在经理不知情的情况下取消已批准的假期。 取消操作应通知审批人。
• 把今年的规则硬编码进去。 应将额度和假日保存为数据，让人力资源明年可以自行修改。

什么时候现成的产品更好

如果你希望请假与薪资、合同、绩效评估和合规报告打通，或者你在许多国家雇佣员工，那么包含休假管理功能的人力资源软件通常值得购买。这些产品会按国家维护节假日日历和法定规则，否则这些持续性的工作就得由你自己承担。

自定义应用适合政策简单、只想摆脱电子表格的中小型公司，适合不寻常的工作模式（轮班班组、轮换排班、与值班安排挂钩的假期），或者作为更大的内部工具的一部分，与入职流程和其他事务并列。更宽泛的做法参见如何构建内部工具。

用 Mythex 构建

在 Mythex 上，你只需在聊天中描述政策和工作流程，代理就会在实时预览中构建应用；当申请需要保存时，会添加 Postgres 数据库。你可以邀请同事加入你的 Mythex 工作区，共同构建和审核，并在发布前与两三位真实用户共享预览——文档中的内部工具用例正是这样建议的。员工登录和通知邮件使用你自己的服务商；Mythex 没有内置的终端用户登录或邮件发送功能。在编写任何代码之前，可以使用计划模式先确定余额的计算方式，并用 /test 点击体验申请和审批流程。

如需起始提示词，可以试试审批跟踪或团队通讯录模板。

常见问题