วิธีสร้างแอปจัดการการลาของ HR: คำขอ การอนุมัติ และยอดคงเหลือ

แอปจัดการการลาจะแทนที่สเปรดชีตและอีเมลที่ตามมากับคำถาม "ขอลาวันศุกร์ได้ไหม" พนักงานขอลาและดูยอดคงเหลือของตัวเอง หัวหน้าอนุมัติหรือปฏิเสธโดยเห็นปฏิทินของทีม ฝ่าย HR กำหนดประเภทการลา สิทธิ์ และวันหยุดราชการ และได้บันทึกที่สะอาดสำหรับระบบเงินเดือน เพื่อสร้างแอปนี้ คุณต้องมีโมเดลข้อมูลที่คำนวณยอดคงเหลือจากประวัติของคำขอและการปรับยอด มีสายการอนุมัติที่ชัดเจน และกฎสำหรับการลาครึ่งวัน วันหยุดสุดสัปดาห์ และวันหยุดราชการ ตัวสร้างแอป AI สามารถสร้างเวอร์ชันที่ใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ส่วนที่ต้องใส่ใจคือการคำนวณยอดคงเหลือ การควบคุมสิทธิ์สำหรับประเภทการลาที่อ่อนไหว และการให้ตรงกับนโยบายจริงของคุณ

แอปต้องมีอะไรบ้าง

ข้อมูล

กฎสำคัญคือ ห้ามเก็บยอดคงเหลือที่แก้ด้วยมือ ยอดคงเหลือคือ สิทธิ์ + ยกยอดมา + การปรับยอด − วันที่อนุมัติแล้ว ทุกการเปลี่ยนแปลงมีบันทึกพร้อมเหตุผล ดังนั้นเมื่อมีคนถามว่า "ทำไมฉันเหลือ 3.5 วัน" คุณสามารถแสดงให้เขาเห็นได้

หน้าจอ

• พนักงาน: ยอดคงเหลือของฉันแยกตามประเภทการลา แบบฟอร์มขอลา คำขอของฉันพร้อมสถานะ ปฏิทินของทีม
• หัวหน้า: คำขอที่รอดำเนินการพร้อมปฏิทินทีมอยู่ข้างกัน อนุมัติหรือปฏิเสธพร้อมความเห็น ยอดคงเหลือของทีม
• HR/ผู้ดูแล: พนักงาน ประเภทการลา สิทธิ์ วันหยุดราชการ การปรับยอด และรายงานกับการส่งออก

สิทธิ์การเข้าถึง

นี่คือข้อมูลส่วนบุคคล และบางส่วนเป็นข้อมูลอ่อนไหว พนักงานเห็นเฉพาะคำขอของตัวเอง และในปฏิทินของทีมจะเห็นเพียงว่าเพื่อนร่วมงาน "ไม่อยู่" เท่านั้น ไม่ใช่ เหตุผล หัวหน้าเห็นลูกทีมโดยตรง HR เห็นทุกคน การลาป่วยและประเภทที่อ่อนไหวอื่นๆ ควรแสดงเพียงว่า "ไม่อยู่" สำหรับทุกคนยกเว้นพนักงานคนนั้น หัวหน้า และ HR บังคับใช้กฎนี้ที่เซิร์ฟเวอร์ ดู การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท กฎการคุ้มครองข้อมูลพนักงานแตกต่างกันในแต่ละประเทศ ควรตรวจสอบของประเทศคุณ

การตัดสินใจและการแลกเปลี่ยน

วันหรือชั่วโมง

การนับเป็นวัน (รวมถึงครึ่งวัน) เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดและเหมาะกับทีมออฟฟิศส่วนใหญ่ การนับเป็นชั่วโมงเหมาะกับพนักงานพาร์ตไทม์และพนักงานกะ แต่ทำให้การคำนวณซับซ้อนขึ้นทุกจุด เลือกหนึ่งอย่างสำหรับเวอร์ชันแรก โดยดูจากวิธีที่สัญญาของคุณระบุสิทธิ์

สิทธิ์เต็มจำนวนตั้งแต่ต้นหรือการสะสม

การให้สิทธิ์ทั้งปีตั้งแต่วันแรกของปีการลาเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด การสะสม ซึ่งได้รับเป็นส่วนๆ ทุกเดือน เป็นเรื่องปกติในบางประเทศและสำหรับพนักงานใหม่ และต้องมีการคำนวณรายเดือน การคิดตามสัดส่วนสำหรับคนที่เข้าหรือออกกลางปีจำเป็นต้องมีในทั้งสองกรณี

วันไหนถูกนับ

คำขอตั้งแต่วันพฤหัสบดีถึงวันอังคารควรนับเฉพาะวันทำงาน โดยไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดราชการของสถานที่ทำงานของพนักงานคนนั้น และคำนึงถึงรูปแบบการทำงานแบบพาร์ตไทม์ นี่คือการคำนวณที่มีโอกาสผิดมากที่สุด ดังนั้นควรทดสอบด้วยกรณีจริง

สายการอนุมัติ

ผู้อนุมัติคนเดียว (หัวหน้าสายตรง) ครอบคลุมบริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่ เพิ่มผู้อนุมัติสำรองสำหรับตอนที่หัวหน้าไม่อยู่ และอาจเพิ่มขั้นตอนที่สองสำหรับการลาที่ยาวนาน ตัดสินใจด้วยว่าจะทำอย่างไรกับคำขอที่รอดำเนินการเมื่อหัวหน้าลาออก

การยกยอดและสิ้นปี

กำหนดปีการลาของคุณ ว่ามีวันที่ไม่ได้ใช้กี่วันที่ยกไปปีถัดไป และวันที่ยกไปหมดอายุหรือไม่ ขอให้ AI แสดงการยกยอดเป็นบรรทัดของตัวเอง เพื่อให้ยอดคงเหลืออธิบายได้

พรอมต์แรกที่ใช้ได้ผล

สร้างแอปจัดการการลาภายในองค์กรสำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 45 คน มีออฟฟิศที่แมนเชสเตอร์ (สหราชอาณาจักร) และดับลิน (ไอร์แลนด์) ประเภทการลา: ลาพักผ่อนประจำปี (25 วัน ได้เต็มปีตั้งแต่ต้น ยกไปได้สูงสุด 5 วัน หมดอายุ 31 มีนาคม) ลาป่วย (ไม่จำกัด ไม่ต้องอนุมัติ ผู้อื่นเห็นเพียงว่า "ไม่อยู่") ลาไม่รับค่าจ้าง และอื่นๆ ปีการลาเริ่มมกราคมถึงธันวาคม พนักงานขอลาด้วยวันเริ่ม วันสิ้นสุด และครึ่งวันตามต้องการ และเห็นว่าจะใช้กี่วันทำงาน โดยไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดพาร์ตไทม์ และวันหยุดราชการของออฟฟิศตนเอง ยอดคงเหลือคำนวณจากสิทธิ์ การยกยอด การปรับยอด และคำขอที่อนุมัติแล้ว จะไม่มีการแก้ไขโดยตรง หัวหน้าอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอของลูกทีมพร้อมความเห็น และเห็นปฏิทินทีมไปพร้อมกัน HR จัดการพนักงาน ประเภทการลา สิทธิ์ วันหยุดราชการ และการปรับยอดพร้อมเหตุผล และส่งออกการลาที่อนุมัติแล้วรายเดือนเป็น CSV สำหรับเงินเดือน บทบาท: พนักงาน หัวหน้า HR เก็บทุกอย่างในฐานข้อมูล อินเทอร์เฟซเรียบง่ายและรวดเร็ว

ขั้นตอนการสร้าง

1. เริ่มจากนโยบายที่เขียนไว้ หากยังไม่ได้เขียนไว้ ให้เขียนก่อน แอปทำได้เพียงใช้กฎที่คุณระบุได้
2. นำเข้าข้อมูลพนักงาน พร้อมหัวหน้า สถานที่ และรูปแบบการทำงาน มักนำเข้าจากสเปรดชีต ดู การเปลี่ยนสเปรดชีตให้เป็นแอป
3. ประเภทการลา สิทธิ์ และวันหยุดราชการ
4. แบบฟอร์มขอลาพร้อมการคำนวณวันทำงาน ทดสอบกับกรณีจริงอย่างน้อยสิบกรณี: ข้ามวันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดธนาคาร พาร์ตไทม์ ลาครึ่งวัน และการข้ามปี
5. ขั้นตอนการอนุมัติและปฏิทินทีม
6. การล็อกอินและบทบาท โดยซ่อนประเภทการลาที่อ่อนไหวจากเพื่อนร่วมงาน
7. การแจ้งเตือน: ส่งอีเมลถึงหัวหน้าเมื่อมีคำขอใหม่ และถึงพนักงานเมื่อมีการตัดสินใจ ผ่านผู้ให้บริการอีเมลของคุณเอง ดู การส่งอีเมลจากแอปของคุณ
8. รายงานและการส่งออก สำหรับเงินเดือน
9. ทำงานคู่ขนานกับสเปรดชีต หนึ่งเดือน เปรียบเทียบยอดคงเหลือ แล้วค่อยเปลี่ยน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• เก็บตัวเลขยอดคงเหลือแล้วแก้ไขมัน คุณจะเสียประวัติ และทุกข้อพิพาทจะกลายเป็นการเดา
• นับวันปฏิทินแทนวันทำงาน หรือไม่สนใจสถานที่ทำงานของพนักงานเมื่อพิจารณาวันหยุดราชการ
• แสดงให้ทุกคนเห็นว่าเพื่อนร่วมงานลาเพราะอะไร คำว่า "ไม่อยู่" ก็เพียงพอสำหรับปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน
• ไม่มีผู้อนุมัติสำรอง คำขอค้างอยู่สองสัปดาห์ขณะที่หัวหน้าลาพักผ่อน
• ให้คนยกเลิกการลาที่อนุมัติแล้วโดยหัวหน้าไม่รู้ การยกเลิกควรแจ้งผู้อนุมัติ
• ฝังกฎของปีนี้ไว้ในโค้ด เก็บสิทธิ์และวันหยุดเป็นข้อมูลที่ HR แก้ไขได้ในปีถัดไป

เมื่อไหร่ที่ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปดีกว่า

หากคุณต้องการให้การลาเชื่อมกับเงินเดือน สัญญา การประเมินผลงาน และรายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือหากคุณจ้างคนในหลายประเทศ ซอฟต์แวร์ HR ที่มีระบบจัดการวันลาอยู่ในตัวมักคุ้มค่า ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ดูแลปฏิทินวันหยุดและกฎตามกฎหมายของแต่ละประเทศ ซึ่งเป็นงานต่อเนื่องที่คุณต้องรับผิดชอบเองหากไม่ใช้

แอปที่สร้างเองเหมาะกับบริษัทขนาดเล็กและกลางที่มีนโยบายเรียบง่ายและอยากเลิกใช้สเปรดชีต หรือกรณีที่รูปแบบการทำงานพิเศษ (กะงาน ตารางหมุนเวียน การลาที่เชื่อมกับการรับผิดชอบงานนอกเวลา) หรือเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือภายในที่ใหญ่กว่าร่วมกับ การปฐมนิเทศพนักงาน และคำขออื่นๆ ดู วิธีสร้างเครื่องมือภายในองค์กร สำหรับแนวทางโดยรวม

การสร้างด้วย Mythex

บน Mythex คุณอธิบายนโยบายและขั้นตอนการทำงานในแชต เอเจนต์จะสร้างแอปในพรีวิวสด และเพิ่มฐานข้อมูล Postgres เมื่อคำขอต้องถูกบันทึก คุณเชิญเพื่อนร่วมงานเข้า พื้นที่ทำงาน ของ Mythex เพื่อช่วยสร้างและตรวจสอบได้ และแชร์พรีวิวกับผู้ใช้จริงสองสามคนก่อนเผยแพร่ได้ กรณีการใช้งานเครื่องมือภายใน ในเอกสารแนะนำสิ่งนี้เช่นกัน การล็อกอินของพนักงานและการส่งอีเมลแจ้งเตือนใช้ผู้ให้บริการของคุณเอง Mythex ไม่มีระบบล็อกอินหรือการส่งอีเมลสำหรับผู้ใช้ปลายทางในตัว ใช้โหมดวางแผนเพื่อตกลงการคำนวณยอดคงเหลือก่อนเขียนโค้ดใดๆ และใช้ /test เพื่อทดสอบการขอและการอนุมัติ

สำหรับพรอมต์เริ่มต้น ลองใช้เทมเพลต เครื่องติดตามการอนุมัติ หรือ ไดเรกทอรีทีม

คำถาม