HR-Urlaubsverwaltung bauen: Anträge, Freigaben und Salden

Eine Urlaubsverwaltung ersetzt die Tabelle und die E-Mail-Ketten hinter der Frage „Kann ich Freitag freinehmen?“. Mitarbeitende beantragen Urlaub und sehen ihren verbleibenden Saldo; Führungskräfte genehmigen oder lehnen ab, während der Team-Kalender sichtbar ist; die Personalabteilung legt Urlaubsarten, Kontingente und Feiertage fest und erhält einen sauberen Nachweis für die Lohnabrechnung. Um eine zu bauen, brauchst du ein Datenmodell, in dem Salden aus einer Historie von Anträgen und Korrekturen berechnet werden, eine klare Freigabekette und Regeln für halbe Tage, Wochenenden und Feiertage. Ein KI-App-Builder kann schnell eine funktionierende Version erzeugen. Die Sorgfalt gehört in die Saldenlogik, die Berechtigungen bei sensiblen Urlaubsarten und die Abstimmung mit deiner tatsächlichen Regelung.

Was die App braucht

Daten

Tabelle	Wichtige Felder
Mitarbeitende	Name, E-Mail, Führungskraft, Team, Standort, Eintrittsdatum, Arbeitsmuster (Tage pro Woche, Stunden pro Tag), aktiv ja/nein
Urlaubsarten	Name (Jahresurlaub, Krankheit, Elternzeit, unbezahlt, sonstige), bezahlt ja/nein, Genehmigung nötig ja/nein, zählt auf das Kontingent ja/nein, sensibel ja/nein
Kontingente	Mitarbeitende, Urlaubsart, Jahr, Anzahl Tage, Übertrag
Anträge	Mitarbeitende, Urlaubsart, Beginn, Ende, halber Tag am Anfang oder Ende, gezählte Tage, Grund, Status (offen, genehmigt, abgelehnt, storniert), Genehmigende Person, Entscheidungszeitpunkt
Korrekturen	Mitarbeitende, Urlaubsart, Tage (+ oder −), Grund, durch wen, Datum
Feiertage	Standort, Datum, Name

Die Kernregel: Speichere nie einen Saldo, den du von Hand bearbeitest. Der Saldo ist Kontingent + Übertrag + Korrekturen − genehmigte Tage. Jede Änderung hat einen Datensatz mit Grund, sodass du bei der Frage „Warum habe ich noch 3,5 Tage?“ die Antwort zeigen kannst.

Seiten

Mitarbeitende: mein Saldo je Urlaubsart, Antragsformular, meine Anträge mit Status, ein Kalender meines Teams.
Führungskraft: offene Anträge mit dem Team-Kalender daneben, genehmigen oder ablehnen mit Kommentar, Teamsalden.
Personal/Admin: Mitarbeitende, Urlaubsarten, Kontingente, Feiertage, Korrekturen, Berichte und Exporte.

Berechtigungen

Das sind personenbezogene Daten, und ein Teil davon ist besonders schützenswert. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Anträge und im Team-Kalender nur, dass eine Kollegin oder ein Kollege „abwesend“ ist, nicht warum. Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Personen. Die Personalabteilung sieht alle. Krankheit und andere sensible Urlaubsarten erscheinen für alle außer die betroffene Person, deren Führungskraft und die Personalabteilung nur als „abwesend“. Erzwinge dies auf dem Server; siehe rollenbasierte Zugriffskontrolle. Datenschutzregeln für Beschäftigtendaten unterscheiden sich je Land, prüfe also deine.

Entscheidungen und Abwägungen

Tage oder Stunden

Das Zählen in Tagen (mit halben Tagen) ist am einfachsten und passt zu den meisten Büroteams. Das Zählen in Stunden eignet sich für Teilzeit- und Schichtkräfte, macht aber jede Berechnung komplexer. Wähle für die erste Version eine Variante, je nachdem, wie deine Verträge Kontingente ausdrücken.

Kontingent vorab oder Anspruch im Laufe des Jahres

Das volle Jahreskontingent am ersten Tag des Urlaubsjahres zu vergeben ist am einfachsten. Monatlicher Anspruchsaufbau, bei dem man anteilig jeden Monat etwas erwirbt, ist in manchen Ländern üblich und gilt oft für neue Beschäftigte; er braucht eine monatliche Berechnung. Eine anteilige Berechnung für Menschen, die unterjährig eintreten oder austreten, wird in beiden Fällen gebraucht.

Welche Tage zählen

Ein Antrag von Donnerstag bis Dienstag sollte nur Arbeitstage zählen, ohne Wochenenden und Feiertage für den Standort der jeweiligen Person, und unter Berücksichtigung von Teilzeitmustern. Diese Berechnung ist am ehesten fehlerhaft, also teste sie mit echten Beispielen.

Freigabekette

Eine Freigabeperson (die direkte Führungskraft) reicht für die meisten kleinen Unternehmen. Ergänze eine Vertretung, wenn die Führungskraft abwesend ist, und optional einen zweiten Schritt bei langen Abwesenheiten. Entscheide, was mit offenen Anträgen passiert, wenn eine Führungskraft das Unternehmen verlässt.

Übertrag und Jahresende

Lege fest, was dein Urlaubsjahr ist, wie viele ungenutzte Tage übertragen werden und ob übertragene Tage verfallen. Lass die KI den Übertrag als eigene Zeile anzeigen, damit der Saldo nachvollziehbar bleibt.

Ein erster Prompt, der funktioniert

Baue eine interne Urlaubsverwaltungs-App für ein Unternehmen mit 45 Mitarbeitenden und Standorten in Manchester (UK) und Dublin (Irland). Urlaubsarten: Jahresurlaub (25 Tage, volles Jahreskontingent vorab, bis zu 5 Tage Übertrag, verfallen am 31. März), Krankheit (unbegrenzt, keine Genehmigung, für andere nur als „abwesend“ sichtbar), unbezahlt und sonstige. Das Urlaubsjahr läuft von Januar bis Dezember. Mitarbeitende beantragen Urlaub mit Beginn, Ende und optionalen halben Tagen und sehen, wie viele Arbeitstage er verbraucht — ohne Wochenenden, Teilzeit-Freitage und Feiertage ihres Standorts. Salden werden aus Kontingenten, Übertrag, Korrekturen und genehmigten Anträgen berechnet, nie direkt bearbeitet. Führungskräfte genehmigen oder lehnen Anträge ihrer Teammitglieder mit Kommentar ab und sehen gleichzeitig den Team-Kalender. Die Personalabteilung verwaltet Mitarbeitende, Urlaubsarten, Kontingente, Feiertage und Korrekturen mit Grund und exportiert genehmigten Urlaub monatlich als CSV für die Lohnabrechnung. Rollen: Mitarbeitende, Führungskraft, Personal. Alles in einer Datenbank speichern. Schlichte, schnelle Oberfläche.

Bauschritte

Beginne mit deiner schriftlichen Regelung. Wenn sie nicht niedergeschrieben ist, schreibe sie zuerst auf — die App kann nur Regeln anwenden, die du formulieren kannst.
Mitarbeitende importieren mit Führungskraft, Standort und Arbeitsmuster, meist aus einer Tabelle. Siehe Tabelle in eine App verwandeln.
Urlaubsarten, Kontingente und Feiertage.
Antragsformular mit der Berechnung der Arbeitstage, getestet an mindestens zehn echten Fällen: über ein Wochenende, einen Feiertag, eine Teilzeitkraft, einen halben Tag, eine Jahresgrenze.
Freigabeablauf und Team-Kalender.
Logins und Rollen, wobei sensible Urlaubsarten vor Kolleginnen und Kollegen verborgen bleiben.
Benachrichtigungen: E-Mail an die Führungskraft bei neuem Antrag und an die Mitarbeitenden bei einer Entscheidung, über deinen eigenen E-Mail-Anbieter. Siehe E-Mails aus deiner App versenden.
Berichte und Exporte für die Lohnabrechnung.
Einen Monat parallel zur Tabelle laufen lassen, Salden vergleichen, dann umstellen.

Häufige Fehler

Eine Saldenzahl speichern und bearbeiten. Du verlierst die Historie, und jede Streitfrage wird zum Ratespiel.
Kalendertage statt Arbeitstage zählen oder den Standort der Person bei Feiertagen ignorieren.
Allen zeigen, warum eine Kollegin oder ein Kollege fehlt. „Abwesend“ reicht im gemeinsamen Kalender.
Keine Vertretung bei der Freigabe. Anträge liegen zwei Wochen, weil die Führungskraft im Urlaub ist.
Genehmigten Urlaub ohne Wissen der Führungskraft stornieren lassen. Stornierungen sollten die genehmigende Person benachrichtigen.
Die Regeln dieses Jahres fest im Code verankern. Halte Kontingente und Feiertage als Daten, die die Personalabteilung nächstes Jahr selbst ändern kann.

Wann ein fertiges Produkt die bessere Wahl ist

Wenn du Urlaub mit Lohnabrechnung, Verträgen, Leistungsbeurteilungen und Compliance-Berichten verknüpfen willst — oder Menschen in vielen Ländern beschäftigst —, lohnt sich meist HR-Software mit Zeitwirtschaft. Diese Produkte pflegen Feiertagskalender und gesetzliche Regeln je Land, eine laufende Aufgabe, die du sonst selbst übernehmen müsstest.

Eine eigene App ist sinnvoll für kleine und mittlere Unternehmen mit einfacher Regelung, die einfach die Tabelle hinter sich lassen wollen, für ungewöhnliche Konstellationen (Schichtteams, rotierende Dienstpläne, Urlaub gekoppelt an Bereitschaftsdienst) oder als Teil eines größeren internen Tools zusammen mit Onboarding und anderen Anfragen. Siehe wie du ein internes Tool baust für den breiteren Ansatz.

Mit Mythex bauen

Bei Mythex beschreibst du die Regelung und den Ablauf im Chat, und der Agent baut die App in einer Live-Vorschau, mit einer Postgres-Datenbank, sobald Anträge gespeichert werden müssen. Du kannst Kolleginnen und Kollegen in deinen Mythex-Arbeitsbereich einladen, um mitzubauen und zu prüfen, und die Vorschau mit zwei oder drei echten Nutzenden teilen, bevor du veröffentlichst. Der Anwendungsfall „internes Tool“ in der Dokumentation schlägt genau das vor. Logins für Mitarbeitende und Benachrichtigungs-E-Mails nutzen deine eigenen Anbieter; Mythex hat keinen eingebauten Endnutzer-Login und keinen E-Mail-Versand. Nutze den Planungsmodus, um die Saldenberechnung abzustimmen, bevor Code geschrieben wird, und /test, um Antrag und Freigabe durchzuklicken.

Als Startprompt eignen sich die Vorlagen Freigabe-Tracker oder Team-Verzeichnis.

Fragen

Welche Funktionen braucht eine Urlaubsverwaltung?

Urlaubsarten mit jährlichen Kontingenten, ein Antragsformular, Freigabe durch die Führungskraft, der verbleibende Saldo jeder Person, ein Team-Kalender mit Abwesenheiten und Feiertage je Standort. Berichte und Exporte für die Lohnabrechnung kommen danach.

Wie sollten Urlaubssalden berechnet werden?

Speichere jeden Antrag und jede Korrektur als eigenen Datensatz und berechne den Saldo daraus, statt eine Zahl zu führen, die du von Hand änderst. So kannst du jeden Saldo erklären und Fehler korrigieren, ohne die Historie zu verlieren.

Muss eine Urlaubs-App dem Arbeitsrecht entsprechen?

Urlaubsansprüche, Übertrag, Regeln für Krankheit und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem jeweiligen Recht und den Arbeitsverträgen und unterscheiden sich von Land zu Land stark. Die App sollte deine Regelung anwenden, und diese Regelung sollte von einer Personalfachkraft oder Rechtsberatung geprüft werden.

Wann sollte ein Unternehmen von einer Tabelle auf eine Urlaubs-App umsteigen?

Meist dann, wenn mehr als eine Führungskraft Urlaub genehmigt, wenn Mitarbeitende die Personalabteilung nach ihrem Saldo fragen oder wenn zwei wichtige Personen gleichzeitig abwesend sind, weil niemand den Kalender sehen konnte.