Ako vytvoriť aplikáciu na správu dovoleniek: žiadosti, schvaľovanie a zostatky

Aplikácia na správu dovoleniek nahrádza tabuľku a reťaze e-mailov za otázkou „môžem si vziať piatok voľno?“. Zamestnanci žiadajú o voľno a vidia svoj zostatok; manažéri schvaľujú alebo zamietajú s kalendárom tímu pred očami; HR nastavuje typy dovoleniek, nároky a štátne sviatky a dostane čistý záznam pre mzdy. Na jej vytvorenie potrebujete dátový model, v ktorom sa zostatky počítajú z histórie žiadostí a úprav, jasný reťazec schvaľovania a pravidlá pre čiastočné dni, víkendy a sviatky. AI tvorba aplikácií dokáže vytvoriť funkčnú verziu rýchlo. Pozornosť treba venovať matematike zostatkov, oprávneniam okolo citlivých typov dovoleniek a tomu, aby aplikácia zodpovedala vašej skutočnej politike.

Čo aplikácia potrebuje

Dáta

Kľúčové pravidlo: nikdy neukladajte zostatok, ktorý upravujete ručne. Zostatok je nárok + prenos + úpravy − schválené dni. Každá zmena má záznam s dôvodom, takže na otázku „prečo mám ešte 3,5 dňa?“ viete ukázať odpoveď.

Stránky

• Zamestnanec: môj zostatok podľa typu dovolenky, formulár žiadosti, moje žiadosti so stavom, kalendár môjho tímu.
• Manažér: čakajúce žiadosti s kalendárom tímu vedľa, schváliť alebo zamietnuť s komentárom, zostatky tímu.
• HR/administrátor: zamestnanci, typy dovoleniek, nároky, štátne sviatky, úpravy, reporty a exporty.

Oprávnenia

Ide o osobné údaje a časť z nich je citlivá. Zamestnanci vidia svoje žiadosti a v zdieľanom kalendári len to, že kolega je „mimo práce“ — nie prečo. Manažéri vidia svojich priamych podriadených. HR vidí všetkých. Práceneschopnosť a ďalšie citlivé typy sa majú zobraziť iba ako „mimo práce“ pre každého okrem samotného zamestnanca, jeho manažéra a HR. Presadzujte to na serveri; pozri kontrolu prístupu podľa rolí. Pravidlá ochrany osobných údajov zamestnancov sa líšia podľa krajiny, takže si overte svoje.

Rozhodnutia a kompromisy

Dni alebo hodiny

Počítanie v dňoch (vrátane polovičných dní) je najjednoduchšie a hodí sa pre väčšinu kancelárskych tímov. Počítanie v hodinách vyhovuje pracovníkom na čiastočný úväzok a na zmeny, ale každý výpočet je zložitejší. Pre prvú verziu si vyberte jedno podľa toho, ako vaše zmluvy vyjadrujú nároky.

Nárok na začiatku roka alebo priebežne

Dať celý ročný nárok prvý deň dovolenkového roka je najjednoduchšie. Priebežné získavanie — mesačné nadobúdanie časti nároku — je bežné v niektorých krajinách a pri nových zamestnancoch a vyžaduje mesačný výpočet. Pomerný výpočet pre ľudí, ktorí nastúpia alebo odídu v priebehu roka, je potrebný tak či onak.

Ktoré dni sa počítajú

Žiadosť od štvrtka do utorka by mala počítať iba pracovné dni, bez víkendov a štátnych sviatkov pre lokalitu daného zamestnanca, a rešpektovať pracovné režimy na čiastočný úväzok. Tento výpočet sa najčastejšie pomýli, preto ho otestujte na reálnych príkladoch.

Reťazec schvaľovania

Jeden schvaľovateľ (priamy nadriadený) pokryje väčšinu malých firiem. Pridajte záložného schvaľovateľa pre prípad, že manažér nie je v práci, a voliteľne druhý krok pri dlhých neprítomnostiach. Rozhodnite, čo sa stane s čakajúcimi žiadosťami, ak manažér odíde.

Prenos a koniec roka

Určite dovolenkový rok, koľko nevyčerpaných dní sa prenáša a či prenesené dni expirujú. Požiadajte AI, aby prenos zobrazila ako samostatný riadok, aby zostatok zostal vysvetliteľný.

Prvé zadanie, ktoré funguje

Vytvor internú aplikáciu na správu dovoleniek pre firmu s 45 zamestnancami s pobočkami v Manchestri (Veľká Británia) a Dubline (Írsko). Typy dovoleniek: ročná (25 dní, celý nárok na začiatku roka, až 5 dní sa prenáša, expirujú 31. marca), práceneschopnosť (neobmedzená, bez schválenia, pre ostatných viditeľná iba ako „mimo práce“), neplatená a iná. Dovolenkový rok ide od januára do decembra. Zamestnanci žiadajú o voľno s dátumom začiatku, dátumom konca a voliteľnými polovičnými dňami a vidia, koľko pracovných dní to zaberie — bez víkendov, dní voľna pri čiastočnom úväzku a štátnych sviatkov pre ich pobočku. Zostatky sa počítajú z nárokov, prenosu, úprav a schválených žiadostí, nikdy sa neupravujú priamo. Manažéri schvaľujú alebo zamietajú žiadosti priamych podriadených s komentárom a vidia zároveň kalendár tímu. HR spravuje zamestnancov, typy dovoleniek, nároky, štátne sviatky a úpravy s dôvodom a exportuje schválenú dovolenku po mesiacoch ako CSV pre mzdy. Roly: zamestnanec, manažér, HR. Všetko ukladaj do databázy. Jednoduché, rýchle rozhranie.

Postup budovania

1. Začnite z písomnej politiky. Ak nie je zapísaná, najprv ju zapíšte — aplikácia dokáže uplatniť iba pravidlá, ktoré viete formulovať.
2. Importujte zamestnancov s manažérom, lokalitou a pracovným režimom, zvyčajne z tabuľky. Pozri ako premeniť tabuľku na aplikáciu.
3. Typy dovoleniek, nároky a štátne sviatky.
4. Formulár žiadosti s výpočtom pracovných dní, otestovaný aspoň na desiatich reálnych prípadoch: cez víkend, cez štátny sviatok, pri zamestnancovi na čiastočný úväzok, polovičný deň, prechod cez koniec roka.
5. Schvaľovanie a kalendár tímu.
6. Prihlásenie a roly, s citlivými typmi dovoleniek skrytými pre kolegov.
7. Oznámenia: e-mail manažérovi pri novej žiadosti a zamestnancovi pri rozhodnutí, cez vášho vlastného poskytovateľa e-mailov. Pozri ako posielať e-maily z aplikácie.
8. Reporty a exporty pre mzdy.
9. Beh súbežne s tabuľkou jeden mesiac, porovnajte zostatky a potom prejdite.

Časté chyby

• Ukladanie čísla zostatku a jeho ručné úpravy. Stratíte históriu a každý spor bude hádka.
• Počítanie kalendárnych dní namiesto pracovných, alebo ignorovanie pobočky zamestnanca pri štátnych sviatkoch.
• Zobrazovanie každému, prečo je kolega mimo práce. Na zdieľanom kalendári stačí „mimo práce“.
• Žiadny záložný schvaľovateľ. Žiadosti čakajú dva týždne, kým je manažér na dovolenke.
• Dovoliť zrušiť schválenú dovolenku bez vedomia manažéra. Zrušenia majú upozorniť schvaľovateľa.
• Napevno zapísané pravidlá tohto roka. Nároky a sviatky nechajte ako dáta, ktoré môže HR upraviť aj na budúci rok.

Kedy je lepší hotový produkt

Ak chcete dovolenky prepojiť s mzdami, zmluvami, hodnoteniami výkonu a reportingom pre úrady — alebo zamestnávate ľudí vo viacerých krajinách — je HR softvér, ktorý zahŕňa správu dovoleniek, zvyčajne tá správna voľba. Tieto produkty udržiavajú kalendáre sviatkov a zákonné pravidlá pre jednotlivé krajiny, čo je priebežná práca, ktorú by inak robili vy.

Vlastná aplikácia dáva zmysel pre malé a stredné firmy s jednoduchou politikou, ktoré chcú opustiť tabuľku, pre netypické nastavenia (smeny, rotujúce rozpisy, dovolenka viazaná na pohotovosti) alebo ako súčasť širšieho interného nástroja spolu s onboardingom a ďalšími žiadosťami. Pozri ako vytvoriť interný nástroj pre širší prístup.

Vytvorenie s Mythex

V Mythex opíšete politiku a pracovný postup v chate a agent postaví aplikáciu v živom náhľade, s databázou Postgres, ak žiadosti treba ukladať. Do svojho pracovného priestoru v Mythex môžete pozvať kolegov, aby pomohli s tvorbou a kontrolou, a pred zverejnením ukázať náhľad dvom-trom reálnym používateľom — prípad použitia interného nástroja v dokumentácii to priamo navrhuje. Prihlásenie zamestnancov a oznamovacie e-maily používajú vašich poskytovateľov; Mythex nemá vstavané prihlasovanie koncových používateľov ani odosielanie e-mailov. Použite režim Plan, aby ste sa dohodli na výpočte zostatkov skôr, než sa napíše akýkoľvek kód, a /test na preklikanie žiadosti a schválenia.

Ako východisko vyskúšajte šablóny schvaľovací tracker alebo adresár tímu.

Otázky