Как да направите приложение за управление на отпуски: заявки, одобрения и баланси

Приложението за управление на отпуски замества електронната таблица и имейл веригите зад въпроса „мога ли да взема петък?“. Служителите подават заявки и виждат оставащия си баланс; мениджърите одобряват или отказват, като виждат календара на екипа; HR задава видовете отпуск, полагаемото време и официалните празници и получава чист запис за заплатите. За да го изградите, са ви нужни модел на данните, при който балансите се изчисляват от история на заявки и корекции, ясна верига за одобрение и правила за части от дни, уикенди и празници. AI конструктор на приложения може бързо да създаде работеща версия. Вниманието трябва да отиде в математиката на баланса, в правата около чувствителните видове отпуск и в съответствието с вашата действителна политика.

Какво трябва на приложението

Данни

Основното правило: никога не пазете баланс, който редактирате на ръка. Балансът е полагаемо време + пренесени дни + корекции − одобрени дни. Всяка промяна има запис с причина, така че когато някой попита „защо имам 3,5 дни останали?“, можете да му покажете отговора.

Страници

• Служител: моят баланс по вид отпуск, формуляр за заявка, моите заявки със статус, календар на моя екип.
• Мениджър: чакащи заявки с календара на екипа до тях, одобряване или отказ с коментар, балансите на екипа.
• HR/администратор: служители, видове отпуск, полагаемо време, официални празници, корекции, отчети и експорти.

Права

Това са лични данни, а част от тях са чувствителни. Служителите виждат своите заявки и в календара на екипа само че колега е „отсъстваш“ — не и защо. Мениджърите виждат своите преки подчинени. HR вижда всички. Болничните и други чувствителни видове трябва да се показват само като „отсъства“ за всеки, освен за служителя, неговия мениджър и HR. Налагайте това на сървъра; вижте контрол на достъпа на базата на роли. Правилата за защита на личните данни в трудовите досиета се различават по държави, затова проверете вашите.

Решения и компромиси

Дни или часове

Броенето в дни (с половин дни) е най-простото и подхожда на повечето офис екипи. Броенето в часове е подходящо за работещи на непълно работно време и на смени, но прави всяко изчисление по-сложно. Изберете едно за първата версия според начина, по който договорите ви описват полагаемото време.

Полагаемо време предварително или натрупване

Даването на пълното годишно полагаемо време в първия ден на отпускната година е най-просто. Натрупването — получаване на част всеки месец — е често срещано в някои държави и за новопостъпили и изисква месечно изчисление. За хора, които постъпват или напускат по средата на годината, е нужно пропорционално изчисление във всеки случай.

Кои дни се броят

Заявка от четвъртък до вторник трябва да брои само работни дни, без уикендите и официалните празници за локацията на служителя, като се съобразява с работния режим на непълно работно време. Това е изчислението, което най-вероятно се бърка, затова го тествайте с реални примери.

Верига за одобрение

Един одобряващ (непосредственият мениджър) покрива повечето малки компании. Добавете резервен одобряващ за случаите, когато мениджърът отсъства, и по желание втора стъпка за дълги отсъствия. Решете какво се случва с чакащите заявки, ако мениджър напусне.

Пренасяне и край на годината

Решете каква е отпускната ви година, колко неизползвани дни се пренасят и дали пренесените дни изтичат. Помолете AI да показва пренасянето като отделен ред, за да остане балансът обясним.

Първо запитване, което работи

Направи вътрешно приложение за управление на отпуски за компания с 45 души и офиси в Манчестър (Великобритания) и Дъблин (Ирландия). Видове отпуск: годишен (25 дни, цялата година предварително, до 5 дни пренасяне, изтичащи на 31 март), болничен (неограничен, без одобрение, видим за другите само като „отсъства“), неплатен и друг. Отпускната година е от януари до декември. Служителите подават заявка с начална дата, крайна дата и по желание половин дни и виждат колко работни дни ще използва — без уикендите, без почивните дни на непълно работно време и без официалните празници за техния офис. Балансите се изчисляват от полагаемото време, пренасянето, корекциите и одобрените заявки, никога не се редактират директно. Мениджърите одобряват или отказват заявките на преките си подчинени с коментар и виждат календара на екипа едновременно. HR управлява служителите, видовете отпуск, полагаемото време, официалните празници и корекциите с причина и експортира одобрените отпуски по месец като CSV за заплатите. Роли: служител, мениджър, HR. Запазвай всичко в база данни. Прост и бърз интерфейс.

Стъпки за изграждане

1. Започнете от писмената си политика. Ако не е записана, първо я запишете — приложението може да прилага само правила, които можете да формулирате.
2. Импортирайте служителите с мениджър, локация и работен режим, обикновено от електронна таблица. Вижте как да превърнете електронна таблица в приложение.
3. Видове отпуск, полагаемо време и официални празници.
4. Формуляр за заявка с изчисляването на работните дни, тестван поне с десет реални случая: през уикенд, държавен празник, служител на непълно работно време, половин ден, преход между годините.
5. Поток за одобрение и календар на екипа.
6. Входове и роли, като чувствителните видове отпуск са скрити от колегите.
7. Известия: имейл до мениджъра при нова заявка и до служителя при решение, през собствения ви имейл доставчик. Вижте как да изпращате имейли от вашето приложение.
8. Отчети и експорти за заплатите.
9. Работа успоредно с електронната таблица за един месец, сравнение на балансите и след това превключване.

Често срещани грешки

• Съхраняване на число за баланс и редактирането му. Губите историята и всеки спор става гадаене.
• Броене на календарни дни вместо работни, или игнориране на офиса на служителя при официалните празници.
• Показване на всички защо колега отсъства. „Отсъства“ е достатъчно в споделения календар.
• Без резервен одобряващ. Заявките стоят две седмици, докато мениджърът е в отпуск.
• Позволяване на хората да отменят одобрен отпуск, без мениджърът да знае. Отмените трябва да уведомяват одобряващия.
• Вграждане на правилата за тази година в кода. Пазете полагаемото време и празниците като данни, които HR може да редактира и следващата година.

Кога готов продукт е по-добрият избор

Ако искате отпуските да са свързани със заплатите, договорите, оценките за изпълнение и отчетността за съответствие — или наемате хора в много държави — HR софтуерът с управление на отпуски обикновено си струва. Тези продукти поддържат календари на празниците и законовите правила по държави, което е постоянна работа, която иначе бихте поели сами.

Собствено приложение има смисъл за малки и средни компании с проста политика, които просто искат да напуснат електронната таблица, за необичайни структури (смени, ротиращи графици, отпуски, свързани с дежурства) или като част от по-широк вътрешен инструмент заедно с въвеждане на нови служители и други заявки. Вижте как да изградите вътрешен инструмент за по-широкия подход.

Изграждане с Mythex

В Mythex описвате политиката и работния процес в чата, а агентът изгражда приложението в жив преглед, като добавя Postgres база данни, когато заявките трябва да се запазват. Можете да поканите колеги в работното си пространство в Mythex, за да помогнат при изграждането и прегледа, и да споделите прегледа с двама-трима реални потребители, преди да публикувате — случаят за вътрешен инструмент в документацията предлага точно това. Входовете на служителите и имейлите за известия минават през вашите собствени доставчици; Mythex няма вграден вход за крайни потребители или изпращане на имейли. Използвайте режим на планиране, за да съгласувате изчислението на баланса, преди да се напише какъвто и да е код, и /test, за да преминете през заявка и одобрение.

За начално запитване пробвайте шаблоните проследяване на одобрения или указател на екипа.

Въпроси