Як створити застосунок для управління відпустками: заявки, погодження та баланси

Застосунок для управління відпустками замінює таблицю і ланцюжки листів, за якими вирішується питання «чи можу я взяти п'ятницю?». Співробітники подають заявки і бачать свій залишок днів; керівники погоджують або відхиляють заявки, бачачи календар команди; HR задає типи відпусток, норми і державні свята та отримує чистий облік для payroll. Щоб його створити, потрібні модель даних, де баланси рахуються з історії заявок і коригувань, зрозумілий ланцюжок погодження і правила для неповних днів, вихідних і свят. Сучасний конструктор застосунків на основі ШІ може швидко створити робочу версію. Уважність потрібна в математиці балансів, правах доступу до чутливих типів відпусток і відповідності вашій реальній політиці.

Що потрібно застосунку

Дані

Головне правило: ніколи не зберігайте баланс, який редагуєте вручну. Баланс — це норма + перенесення + коригування − погоджені дні. Кожна зміна має запис із причиною, тож коли хтось запитає «чому в мене залишилося 3,5 дня?», ви зможете показати відповідь.

Сторінки

• Співробітник: мій баланс за типами відпусток, форма заявки, мої заявки зі статусами, календар моєї команди.
• Керівник: заявки на розгляді поруч із календарем команди, погодити або відхилити з коментарем, баланси команди.
• HR/адміністратор: співробітники, типи відпусток, норми, державні свята, коригування, звіти й експорт.

Права доступу

Це персональні дані, і частина з них чутлива. Співробітники бачать свої заявки, а в календарі команди лише те, що колега «відсутній», але не причину. Керівники бачать своїх підлеглих. HR бачить усіх. Лікарняні та інші чутливі типи мають показуватися як «відсутній» усім, крім самого співробітника, його керівника і HR. Це треба забезпечувати на сервері; див. контроль доступу на основі ролей. Правила захисту персональних даних працівників відрізняються між країнами, тож перевірте свої.

Рішення та компроміси

Дні чи години

Облік у днях (з половинами днів) найпростіший і підходить більшості офісних команд. Облік у годинах зручний для працівників із неповним робочим днем і змінним графіком, але ускладнює кожен розрахунок. Для першої версії оберіть один варіант, виходячи з того, як ваші договори описують норми.

Норма одразу чи нарахування

Повна річна норма на перший день відпускного року — найпростіший варіант. Нарахування, коли співробітник щомісяця заробляє частку норми, поширене в деяких країнах і для нових працівників, але потребує щомісячного розрахунку. У будь-якому разі потрібен пропорційний розподіл для тих, хто приходить або йде посеред року.

Які дні враховувати

Заявка з четверга до вівторка має рахувати лише робочі дні, виключаючи вихідні та державні свята для локації цього співробітника, і враховувати неповний графік. Саме цей розрахунок найчастіше помиляється, тож перевіряйте його на реальних прикладах.

Ланцюжок погодження

Для більшості невеликих компаній вистачає одного погоджувача, безпосереднього керівника. Додайте запасного погоджувача на час відсутності керівника і за потреби другий крок для довгих відсуток. Вирішіть, що відбувається з заявками на розгляді, якщо керівник звільняється.

Перенесення та кінець року

Визначте свій відпускний рік, скільки невикористаних днів переноситься і чи згорають перенесені дні. Попросіть ШІ показувати перенесення окремим рядком, щоб баланс залишався зрозумілим.

Перший промпт, який працює

Створи внутрішній застосунок для управління відпустками для компанії на 45 людей з офісами в Манчестері (Велика Британія) і Дубліні (Ірландія). Типи відпусток: щорічна (25 днів, повна норма одразу, до 5 днів переносу, згорає 31 березня), лікарняна (без обмежень, без погодження, для інших видима лише як «відсутній»), без збереження і інша. Відпустковий рік триває з січня по грудень. Співробітники подають заявку з датою початку, датою закінчення і необов'язковими половинами днів, і бачать, скільки робочих днів вона займе, без вихідних, вихідних для неповного графіку і державних свят для їхнього офісу. Баланси рахуються з норм, перенесень, коригувань і погоджених заявок, ніколи не редагуються напряму. Керівники погоджують або відхиляють заявки своїх підлеглих з коментарем і одночасно бачать календар команди. HR керує співробітниками, типами відпусток, нормами, державними святами та коригуваннями з причиною, і експортує погоджені відпустки по місяцях у CSV для payroll. Ролі: співробітник, керівник, HR. Зберігай усе в базі даних. Простий і швидкий інтерфейс.

Кроки побудови

1. Почніть із письмової політики. Якщо її немає, спершу запишіть її: застосунок може застосовувати лише правила, які ви можете сформулювати.
2. Імпортуйте співробітників з керівниками, локаціями та графіками, зазвичай із таблиці. Див. як перетворити таблицю на застосунок.
3. Типи відпусток, норми і державні свята.
4. Форма заявки з розрахунком робочих днів, перевірена щонайменше на десяти реальних випадках: через вихідні, державне свято, працівник із неповним днем, половина дня, перехід через рік.
5. Процес погодження та календар команди.
6. Входи й ролі, із чутливими типами відпусток, прихованими від колег.
7. Сповіщення: лист керівнику про нову заявку і працівнику про рішення через ваш власний поштовий сервіс. Див. як надсилати листи з вашого застосунку.
8. Звіти та експорт для payroll.
9. Паралельна робота з таблицею протягом місяця: порівняйте баланси, а потім перейдіть.

Типові помилки

• Зберігати число балансу і редагувати його. Ви втрачаєте історію, і кожна суперечка стає питанням здогадів.
• Рахувати календарні дні замість робочих або ігнорувати офіс співробітника для державних свят.
• Показувати всім, чому колега відсутній. На спільному календарі достатньо «відсутній».
• Немає запасного погоджувача. Заявки висять два тижні, поки керівник у відпустці.
• Дозволяти скасовувати погоджену відпустку без відома керівника. Про скасування має сповіщатися погоджувач.
• Жорстко закодовані правила поточного року. Тримайте норми і свята як дані, які HR зможе змінити наступного року.

Коли готовий продукт — кращий вибір

Якщо ви хочете, щоб відпустки були пов'язані з payroll, договорами, оцінкою ефективності та звітністю відповідності, або якщо ви наймаєте людей у багатьох країнах, варто брати HR-софт, який включає управління відпустками. Такі продукти ведуть календарі свят і законодавчі правила для кожної країни — це постійна робота, яку інакше доведеться виконувати самим.

Власний застосунок має сенс для малих і середніх компаній з простою політикою, які хочуть відмовитися від таблиці, для нетипових схем (змінні бригади, ротаційні графіки, відпустки, пов'язані з чергуванням) або як частина ширшого внутрішнього інструмента разом із онбордингом та іншими запитами. Загальний підхід описано в як створити внутрішній інструмент.

Створення з Mythex

У Mythex ви описуєте політику й процес у чаті, а агент будує застосунок у живому прев'ю; базу Postgres додається, коли заявки потрібно зберігати. Ви можете запросити колег у свій робочий простір Mythex, щоб разом створювати і перевіряти застосунок, і показати прев'ю двом-трьом реальним користувачам перед публікацією — приклад внутрішнього інструмента у документації якраз це й пропонує. Вхід співробітників і відправлення листів використовують ваших провайдерів; Mythex не має вбудованого входу для кінцевих користувачів і не надсилає листи. Скористайтеся режимом Plan, щоб погодити розрахунок балансу до написання коду, і /test, щоб пройти заявку і погодження.

Для стартового промпту спробуйте шаблони трекер погоджень або довідник команди.

Запитання