Cómo crear una app de gestión de ausencias: solicitudes, aprobaciones y saldos

Una app de gestión de ausencias sustituye la hoja de cálculo y la cadena de correos detrás de «¿puedo cogerme el viernes libre?». Los empleados solicitan días libres y ven su saldo restante; los responsables aprueban o deniegan con el calendario del equipo a la vista; RR. HH. define los tipos de permiso, los días disponibles y los festivos, y obtiene un registro limpio para la nómina. Para crearla necesitas un modelo de datos en el que los saldos se calculen a partir de un historial de solicitudes y ajustes, una cadena de aprobación clara y reglas para medias jornadas, fines de semana y festivos. Un generador de apps con IA puede producir una versión funcional rápidamente. El cuidado va en las cuentas del saldo, los permisos sobre los tipos de ausencia sensibles y en que coincida con tu política real.

Lo que necesita la app

Datos

Tabla	Campos clave
Empleados	Nombre, correo, responsable, equipo, centro de trabajo, fecha de alta, jornada (días a la semana, horas al día), activo sí/no
Tipos de ausencia	Nombre (vacaciones, baja por enfermedad, maternidad o paternidad, sin sueldo, otros), retribuida sí/no, requiere aprobación sí/no, descuenta del cupo sí/no, sensible sí/no
Cupos	Empleado, tipo de ausencia, año, días concedidos, días arrastrados
Solicitudes	Empleado, tipo de ausencia, fecha de inicio, fecha de fin, media jornada al principio o al final, días computados, motivo, estado (pendiente, aprobada, denegada, cancelada), aprobador, fecha de decisión
Ajustes	Empleado, tipo de ausencia, días (+ o −), motivo, realizado por, fecha
Festivos	Centro de trabajo, fecha, nombre

La regla clave: nunca guardes a mano un saldo que se pueda editar. El saldo es cupo + días arrastrados + ajustes − días aprobados. Cada cambio tiene un registro con su motivo, así que cuando alguien pregunte «¿por qué me quedan 3,5 días?», puedas enseñárselo.

Pantallas

Empleado: mi saldo por tipo de ausencia, formulario de solicitud, mis solicitudes con su estado, un calendario de mi equipo.
Responsable: solicitudes pendientes con el calendario del equipo al lado; aprobar o denegar con un comentario; saldos del equipo.
RR. HH./administración: empleados, tipos de ausencia, cupos, festivos, ajustes e informes y exportaciones.

Permisos

Son datos personales, y parte de ellos son sensibles. Los empleados ven sus propias solicitudes y, en el calendario compartido, solo que un compañero está «ausente», no el motivo. Los responsables ven a sus reportes directos. RR. HH. lo ve todo. Las bajas por enfermedad y otros tipos sensibles deben mostrarse solo como «ausente» a cualquiera que no sea el empleado, su responsable o RR. HH. Aplícalo en el servidor; consulta control de acceso basado en roles. Las normas de protección de datos sobre los expedientes de empleados varían según el país, así que revisa las tuyas.

Decisiones y compromisos

Días u horas

Contar en días (con medias jornadas) es lo más sencillo y encaja con la mayoría de los equipos de oficina. Contar en horas es adecuado para trabajadores a tiempo parcial o por turnos, pero hace más complejo cada cálculo. Elige una opción para la primera versión, según cómo expresen los contratos los cupos.

Cupo completo al inicio o acumulación

Dar el cupo anual completo el primer día del año de permisos es lo más sencillo. La acumulación, es decir, generar una fracción cada mes, es habitual en algunos países y para las personas de nueva incorporación, y necesita un cálculo mensual. En cualquier caso, hay que prorratear para quienes se incorporan o se van a mitad de año.

Qué días cuentan

Una solicitud de jueves a martes debe contar solo los días laborables, excluyendo los fines de semana y los festivos del centro de trabajo de esa persona, y respetando las jornadas a tiempo parcial. Es el cálculo con más probabilidades de salir mal, así que pruébalo con casos reales.

Cadena de aprobación

Un único aprobador (el responsable directo) basta en la mayoría de las empresas pequeñas. Añade un aprobador de reserva para cuando el responsable esté ausente y, si quieres, un segundo paso para ausencias largas. Decide qué ocurre con las solicitudes pendientes si un responsable se va de la empresa.

Arrastre y cierre de año

Define tu año de permisos, cuántos días sin usar se arrastran y si los días arrastrados caducan. Pide a la IA que muestre el arrastre como una línea propia para que el saldo siga siendo explicable.

Un primer prompt que funciona

Crea una app interna de gestión de ausencias para una empresa de 45 personas con oficinas en Manchester (Reino Unido) y Dublín (Irlanda). Tipos de ausencia: vacaciones (25 días, todo el año desde el principio, hasta 5 días arrastrados que caducan el 31 de marzo), baja por enfermedad (sin límite, sin aprobación, visible para los demás solo como «ausente»), sin sueldo y otros. El año de permisos va de enero a diciembre. Los empleados solicitan permisos con fecha de inicio, fecha de fin y medias jornadas opcionales, y ven cuántos días laborables consumirán, excluyendo fines de semana, días libres de la jornada a tiempo parcial y festivos de su oficina. Los saldos se calculan a partir de cupos, arrastres, ajustes y solicitudes aprobadas, nunca se editan directamente. Los responsables aprueban o deniegan las solicitudes de sus reportes directos con un comentario, viendo al mismo tiempo el calendario del equipo. RR. HH. gestiona empleados, tipos de ausencia, cupos, festivos y ajustes con motivo, y exporta a CSV las ausencias aprobadas por mes para la nómina. Roles: empleado, responsable, RR. HH. Guarda todo en una base de datos. Interfaz sencilla y rápida.

Pasos de construcción

Parte de tu política escrita. Si no está por escrito, escríbela primero: la app solo puede aplicar reglas que puedas enunciar.
Importa a los empleados con responsable, centro de trabajo y jornada, normalmente desde una hoja de cálculo. Consulta cómo convertir una hoja de cálculo en una app.
Tipos de ausencia, cupos y festivos.
Formulario de solicitud con el cálculo de días laborables, probado con al menos diez casos reales: un fin de semana por medio, un festivo, una persona a tiempo parcial, una media jornada, un cambio de año.
Flujo de aprobación y calendario del equipo.
Inicios de sesión y roles, con los tipos de ausencia sensibles ocultos para los compañeros.
Notificaciones: un correo al responsable cuando hay una solicitud nueva y al empleado cuando hay una decisión, a través de tu propio proveedor de correo. Consulta cómo enviar correos desde tu app.
Informes y exportaciones para la nómina.
Funcionamiento en paralelo con la hoja de cálculo durante un mes: compara los saldos y después cambia.

Errores frecuentes

Guardar un saldo numérico y editarlo. Pierdes el historial y cada disputa se convierte en una suposición.
Contar días naturales en lugar de laborables, o ignorar el centro de trabajo de la persona en los festivos.
Mostrar a todos por qué un compañero está fuera. «Ausente» basta en el calendario compartido.
No tener aprobador de reserva. Las solicitudes se quedan dos semanas paradas mientras el responsable está de vacaciones.
Permitir cancelar una ausencia aprobada sin que el responsable lo sepa. Las cancelaciones deben notificarse al aprobador.
Dejar fijas las normas del año en curso. Mantén los cupos y los festivos como datos que RR. HH. pueda editar el año siguiente.

Cuándo es mejor un producto ya hecho

Si quieres que las ausencias estén conectadas con la nómina, los contratos, las evaluaciones de desempeño y los informes de cumplimiento, o si tienes empleados en muchos países, suele merecer la pena un software de RR. HH. que incluya gestión de ausencias. Esos productos mantienen calendarios de festivos y normas legales por país, un trabajo continuo que de otro modo tendrías que asumir tú.

Una app a medida tiene sentido para pequeñas y medianas empresas con una política sencilla que solo quieren dejar atrás la hoja de cálculo, para configuraciones poco habituales (equipos por turnos, cuadrantes rotativos, ausencias ligadas a guardias) o como parte de una herramienta interna más amplia junto con el proceso de incorporación y otras solicitudes. Consulta cómo crear una herramienta interna para el enfoque general.

Crearlo con Mythex

En Mythex describes la política y el flujo de trabajo en el chat, y el agente construye la app en una vista previa en vivo, con una base de datos de Postgres añadida cuando las solicitudes deban guardarse. Puedes invitar a compañeros a tu espacio de trabajo de Mythex para ayudar a construirla y revisarla, y compartir la vista previa con dos o tres usuarios reales antes de publicar; el caso de uso de herramienta interna de la documentación sugiere justo eso. Los inicios de sesión de los empleados y los correos de notificación usan tus propios proveedores: Mythex no incluye inicio de sesión para usuarios finales ni envío de correos. Usa el modo Plan para acordar el cálculo de saldos antes de escribir código, y /test para recorrer el flujo de solicitud y aprobación.

Para un prompt inicial, prueba las plantillas de seguimiento de aprobaciones o directorio de equipo.

Preguntas

¿Qué funciones necesita una app de gestión de ausencias?

Tipos de permiso con días anuales, un formulario de solicitud, aprobación del responsable, el saldo restante de cada empleado, un calendario del equipo que muestre quién está ausente y los festivos por centro de trabajo. Los informes y las exportaciones para nómina vienen después.

¿Cómo deben calcularse los saldos de ausencias?

Guarda cada solicitud y cada ajuste como un registro independiente y calcula el saldo a partir de ellos, en lugar de mantener un único número que editas. Así siempre puedes explicar un saldo y corregir errores sin perder el historial.

¿Una app de ausencias tiene que cumplir la normativa laboral?

Los derechos a días de permiso, su arrastre a otros años, las normas de baja por enfermedad y los requisitos de conservación de registros los fijan la ley local y los contratos de trabajo, y varían mucho según el país. La app debe aplicar tu política, y esa política debe revisarla un asesor de recursos humanos o un abogado.

¿Cuándo debe una empresa pasar de una hoja de cálculo a una app de ausencias?

Normalmente cuando más de un responsable aprueba permisos, cuando la gente empieza a pedir a RR. HH. su saldo o cuando dos personas clave coinciden fuera de la oficina porque nadie podía ver el calendario.