Kā izveidot atvaļinājumu pārvaldības lietotni: pieteikumi, apstiprinājumi un atlikumi

Atvaļinājumu pārvaldības lietotne aizstāj tabulu un e-pasta ķēdes, kas stāv aiz jautājuma „vai varu piektdien nestrādāt?”. Darbinieki pieprasa atvaļinājumu un redz atlikušo atlikumu; vadītāji apstiprina vai noraida, redzot komandas kalendāru; HR nosaka atvaļinājumu veidus, pieļaujamo laiku un valsts svētku dienas un iegūst tīru ierakstu algu aprēķinam. Lai izveidotu šādu lietotni, vajag datu modeli, kurā atlikumi tiek aprēķināti no pieteikumu un korekciju vēstures, skaidru apstiprināšanas ķēdi un noteikumus par daļējām dienām, nedēļas nogalēm un svētku dienām. MI lietotņu veidotājs var ātri izveidot strādājošu versiju. Uzmanība jāpievērš atlikumu aprēķiniem, piekļuves tiesībām uz sensitīviem atvaļinājumu veidiem un tam, lai lietotne atbilstu jūsu faktiskajai politikai.

Kas lietotnei nepieciešams

Dati

Galvenais noteikums: nekad neglabājiet atlikumu, ko rediģējat ar roku. Atlikums ir pieļaujamais laiks + pārnestās dienas + korekcijas − apstiprinātās dienas. Katrai izmaiņai ir ieraksts ar iemeslu, tāpēc, kad kāds jautā „kāpēc man palikušas 3,5 dienas?”, varat to parādīt.

Lapas

• Darbinieks: mans atlikums pa atvaļinājumu veidiem, pieteikuma veidlapa, mani pieteikumi ar statusu, mana komandas kalendārs.
• Vadītājs: gaidošie pieteikumi līdzās komandas kalendāram, apstiprināt vai noraidīt ar komentāru, komandas atlikumi.
• HR/administratori: darbinieki, atvaļinājumu veidi, pieļaujamais laiks, valsts svētku dienas, korekcijas, kā arī pārskati un eksporti.

Piekļuves tiesības

Šie ir personas dati, un daļa no tiem ir sensitīva. Darbinieki redz savus pieteikumus un komandas kalendārā tikai to, ka kolēģis ir „prombūtnē” — ne kāpēc. Vadītāji redz savus tiešos padotos. HR redz visus. Slimības atvaļinājums un citi sensitīvi veidi jārāda tikai kā „prombūtnē” jebkuram, izņemot pašu darbinieku, viņa vadītāju un HR. To jānodrošina serverī; skatiet lomu piekļuves kontroli. Darbinieku ierakstu datu aizsardzības noteikumi dažādās valstīs atšķiras, tāpēc pārbaudiet savējos.

Lēmumi un kompromisi

Dienas vai stundas

Uzskaite dienās (ar pusdienām) ir vienkāršākā un atbilst lielākajai daļai biroja komandu. Uzskaite stundās der nepilnas slodzes un maiņu darbiniekiem, bet padara katru aprēķinu sarežģītāku. Pirmajai versijai izvēlieties vienu — atkarībā no tā, kā jūsu līgumos izteikts pieļaujamais laiks.

Pieļaujamais laiks uzreiz vai uzkrāšana

Visa gada pieļaujamā laika piešķiršana atvaļinājumu gada pirmajā dienā ir vienkāršākā. Uzkrāšana — katru mēnesi uzkrājot daļu — ir izplatīta dažās valstīs un jaunajiem darbiniekiem, un tai vajadzīgs mēneša aprēķins. Abos gadījumos vajadzīga proporcionāla aprēķināšana cilvēkiem, kas pievienojas vai aiziet gada vidū.

Kuras dienas tiek ieskaitītas

Pieprasījumā no ceturtdienas līdz otrdienai jāieskaita tikai darba dienas, izslēdzot nedēļas nogales un attiecīgās atrašanās vietas valsts svētku dienas un ņemot vērā nepilnas slodzes grafiku. Šis ir aprēķins, kurā visvairāk iespējamas kļūdas, tāpēc pārbaudiet to ar reāliem piemēriem.

Apstiprināšanas ķēde

Lielākajai daļai mazu uzņēmumu pietiek ar vienu apstiprinātāju (tiešo vadītāju). Pievienojiet rezerves apstiprinātāju vadītāja prombūtnes laikam un pēc izvēles otru soli ilgākai prombūtnei. Izlemiet, kas notiek ar gaidošiem pieteikumiem, ja vadītājs aiziet.

Pārnešana un gada beigas

Izlemiet savu atvaļinājumu gadu, cik neizmantotās dienas pārnesas un vai pārnestās dienas beidzas. Lūdziet MI parādīt pārnešanu kā atsevišķu rindu, lai atlikumu varētu izskaidrot.

Pirmā uzvedne, kas strādā

Izveido iekšēju atvaļinājumu pārvaldības lietotni 45 cilvēku uzņēmumam ar birojiem Mančestrā (Lielbritānijā) un Dublinā (Īrijā). Atvaļinājumu veidi: ikgadējais (25 dienas, viss gads uzreiz, līdz 5 dienām pārnešanai, beidzas 31. martā), slimības (bez ierobežojuma, bez apstiprinājuma, redzams citiem tikai kā „prombūtnē”), neapmaksātais un cits. Atvaļinājumu gads ir no janvāra līdz decembrim. Darbinieki pieprasa atvaļinājumu ar sākuma datumu, beigu datumu un pēc izvēles pusdienām un redz, cik darba dienas tas aizņems — izslēdzot nedēļas nogales, nepilnas slodzes brīvdienas un sava biroja valsts svētku dienas. Atlikumi tiek aprēķināti no pieļaujamā laika, pārnešanas, korekcijām un apstiprinātiem pieteikumiem, nekad netiek rediģēti tieši. Vadītāji apstiprina vai noraida savu tiešo padoto pieteikumus ar komentāru, vienlaikus redzot komandas kalendāru. HR pārvalda darbiniekus, atvaļinājumu veidus, pieļaujamo laiku, valsts svētku dienas un korekcijas ar iemeslu, un eksportē apstiprinātos atvaļinājumus pa mēnešiem CSV formātā algu aprēķinam. Lomas: darbinieks, vadītājs, HR. Visu glabājiet datubāzē. Vienkārša, ātra saskarne.

Būvēšanas soļi

1. Sākiet ar rakstīto politiku. Ja tā nav uzrakstīta, vispirms uzrakstiet to — lietotne var piemērot tikai noteikumus, kurus var formulēt.
2. Importējiet darbiniekus ar vadītāju, atrašanās vietu un darba grafiku, parasti no tabulas. Skatiet kā pārvērst tabulu lietotnē.
3. Atvaļinājumu veidi, pieļaujamais laiks un valsts svētku dienas.
4. Pieteikumu veidlapa ar darba dienu aprēķinu, pārbaudīta vismaz ar desmit reāliem gadījumiem: pāri nedēļas nogalei, bankas brīvdiena, nepilna slodze, pusdiena, gada robeža.
5. Apstiprināšanas plūsma un komandas kalendārs.
6. Pieteikšanās un lomas, ar sensitīviem atvaļinājumu veidiem, kas paslēpti no kolēģiem.
7. Paziņojumi: e-pasts vadītājam par jaunu pieteikumu un darbiniekam par lēmumu, izmantojot jūsu pašu e-pasta pakalpojumu sniedzēju. Skatiet kā sūtīt e-pastus no savas lietotnes.
8. Pārskati un eksporti algu aprēķinam.
9. Darbiniet paralēli ar tabulu vienu mēnesi, salīdziniet atlikumus un tad pārslēdzieties.

Biežākās kļūdas

• Atlikuma skaitļa glabāšana un rediģēšana. Zūd vēsture, un katrs strīds kļūst par minējumu.
• Kalendāra dienu, nevis darba dienu skaitīšana vai darbinieka biroja svētku dienu ignorēšana.
• Visu rādīšana, kāpēc kolēģis ir prombūtnē. Kopīgajā kalendārā pietiek ar „prombūtnē”.
• Nav rezerves apstiprinātāja. Pieteikumi guļ divas nedēļas, kamēr vadītājs ir atvaļinājumā.
• Ļaut cilvēkiem atcelt apstiprinātu atvaļinājumu, vadītājam to nezinot. Par atcelšanu jāinformē apstiprinātājs.
• Šī gada noteikumu iecietēšana kodā. Pieļaujamo laiku un svētku dienas glabājiet kā datus, ko HR varēs rediģēt nākamgad.

Kad labāka ir gatava programma

Ja vēlaties, lai atvaļinājumi būtu saistīti ar algām, līgumiem, darbības novērtējumiem un atbilstības pārskatiem — vai ja nodarbināt cilvēkus daudzās valstīs —, HR programmatūra, kas ietver atvaļinājumu pārvaldību, parasti ir tā vērta. Šādas programmas uztur svētku kalendārus un likumā noteiktos noteikumus katrai valstij, un šo darbu citādi būtu jāveic jums pašiem.

Pielāgota lietotne ir loģiska maziem un vidējiem uzņēmumiem ar vienkāršu politiku, kuri vēlas atstāt tabulu aiz sevis, neparastām darba kārtībām (maiņu komandas, rotējoši grafiki, atvaļinājumi saistīti ar dežūrām) vai kā daļa no plašāka iekšēja rīka līdzās iesaistei un citiem pieprasījumiem. Plašāku pieeju skatiet kā izveidot iekšēju rīku.

Izveide ar Mythex

Mythex platformā politiku un darba plūsmu aprakstāt tērzēšanā, un aģents lietotni izveido tiešajā priekšskatījumā; kad pieteikumi jāsaglabā, tiek pievienota Postgres datubāze. Kolēģus varat uzaicināt savā Mythex darbvietā, lai palīdzētu to izveidot un pārskatīt, un pirms publicēšanas priekšskatījumu kopīgot ar diviem vai trīs reāliem lietotājiem — iekšējā rīka lietošanas gadījums dokumentācijā tieši to iesaka. Darbinieku pieteikšanos un paziņojumu e-pastus nodrošina jūsu pakalpojumu sniedzēji; Mythex nav iebūvētas galalietotāju pieteikšanās vai e-pasta sūtīšanas funkcijas. Izmantojiet Plāna režīmu, lai saskaņotu atlikumu aprēķinu, pirms tiek rakstīts kods, un /test, lai pārbaudītu pieteikuma un apstiprināšanas plūsmu.

Sākuma uzvednei izmēģiniet apstiprinājumu izsekotāja vai komandas kataloga veidnes.

Jautājumi