HR демалыс басқару қолданбасын қалай жасау керек: сұраулар, мақұлдаулар және балансы

Демалыс басқару қолданбасы электрондық кесте мен хат алмасуды ауыстырады, олар «Жұма күні демалсам бола ма?» деген сұрақтың артында тұрады. Қызметкерлер демалуды сұрайды және қалған балансын көреді; менеджерлер команда күнтізбесін көріп тұрып мақұлдайды немесе бас тартады; HR демалыс түрлерін, рұқсат етілген күндерді және мемлекеттік мерекелерді орнатады және жалақы бөлімі үшін таза жазба алады. Оны жасау үшін балансы сұраулар мен түзетулер тарихынан есептелетін деректер моделі, нақты мақұлдау тізбегі және жарты күндер, демалыс күндері мен мерекелер ережелері керек. AI қолданба жасаушы жұмыс істейтін нұсқаны тез жасай алады. Негізгі күш балансты есептеуге, құпия демалыс түрлеріне рұқсатқа және нақты саясатыңызға сәйкестікке жұмсалуы керек.

Қолданбаға не керек

Деректер

Негізгі ереже: қолмен өңдейтін балансты ешқашан сақтамаңыз. Баланс — рұқсат етілген күндер + көшірілген күндер + түзетулер − мақұлданған күндер. Әр өзгерістің себебі бар жазбасы болады, сондықтан біреу «Неге менде 3,5 күн қалды?» деп сұрағанда, көрсетуге болады.

Беттер

• Қызметкер: әр демалыс түрі бойынша менің балансым, сұрау формасы, мәртебесі бар менің сұрауларым, менің команда күнтізбем.
• Менеджер: күтудегі сұраулар және жанында команда күнтізбесі, түсініктеме қосып мақұлдау немесе бас тарту, команда балансы.
• HR/әкімші: қызметкерлер, демалыс түрлері, рұқсат етілген күндер, мемлекеттік мерекелер, түзетулер, есептер мен экспорттар.

Рұқсаттар

Бұл жеке деректер, оның кейбірі құпия. Қызметкерлер өз сұрауларын және команда күнтізбесінде әріптесінің «жоқ» екенін көреді, бірақ неге екенін емес. Менеджерлер өз тікелей қол астындағыларын көреді. HR барлығын көреді. Ауру және басқа құпия демалыс түрлері қызметкерден, оның менеджерінен және HR-дан басқа адамға тек «жоқ» ретінде көрінуі керек. Мұны серверде қолданыңыз; қараңыз: рөлге негізделген қолжетімділік. Қызметкер жазбаларына деректерді қорғау ережелері елге байланысты, сондықтан өз еліңізді тексеріңіз.

Шешімдер мен компромисстер

Күндер немесе сағаттар

Күндермен (жарты күндерді қосып) санау ең қарапайым және көпшілік кеңсе командаларына сәйкес келеді. Сағаттармен санау бөлшек уақытта және ауысымда жұмыс істейтіндерге қолайлы, бірақ әр есепті күрделендіреді. Бірінші нұсқа үшін келісімшарттарыңыз рұқсат етілген күндерді қалай көрсетсе, соған қарап бір таңдаңыз.

Бірден толық немесе жинақтау

Жыл басында толық жылдық рұқсатты беру ең қарапайым. Жинақтау — әр айда бір бөлігін табу — кейбір елдерде және жаңадан жұмысқа келгендер үшін жиі кездеседі және айлық есепті қажет етеді. Жыл ортасында кіріп немесе шыққан адамдар үшін пропорционалды есептеу, қалай болғанда да, керек.

Қандай күндер есептеледі

Пейсенбіден сейсенбіге дейінгі сұрау тек жұмыс күндерін санауы керек, қызметкердің орны бойынша демалыс күндері мен мемлекеттік мерекелерді алып тастап, жарты ставкаға сәйкес. Бұл ең көп қате жіберілетін есеп, сондықтан нақты мысалдармен сынаңыз.

Мақұлдау тізбегі

Бір мақұлдаушы (тікелей менеджер) шағын компанияларда көбіне жеткілікті. Менеджер болмағанда резервтік мақұлдаушы қосыңыз, ұзақ демалыс үшін екінші қадам қосуға болады. Менеджер кетсе, күтудегі сұраулар не болатынын шешіңіз.

Көшіру және жыл соңы

Демалыс жылын, пайдаланылмаған күндердің қанша көшетінін және көшкен күндердің жарамдылық мерзімі бар-жоғын шешіңіз. AI-дан көшірілген күндерді жеке жол ретінде көрсетуді сұраңыз, сонда баланс түсінікті болып қалады.

Жұмыс істейтін бірінші сұраным

Манчестерде (Ұлыбритания) және Дублинде (Ирландия) кеңселері бар 45 адамдық компания үшін ішкі демалыс басқару қолданбасын жасаңыз. Демалыс түрлері: жылдық (25 күн, жыл басынан толық, 31 наурызға дейін жарамды 5 күнге дейін көшіру), ауру (шексіз, мақұлдаусыз, басқаларға тек «жоқ» ретінде көрінеді), ақысыз және басқа. Демалыс жылы қаңтардан желтоқсанға дейін. Қызметкерлер демалуды басталу күні, аяқталу күні және қажет болса жарты күндермен сұрайды, және оның қанша жұмыс күнін алатынын көреді — демалыс күндерін, бөлшек жұмыс күндерін және өз кеңсесінің мемлекеттік мерекелерін алып тастап. Баланс рұқсат етілген күндерден, көшірілген күндерден, түзетулерден және мақұлданған сұрауларнан есептеледі, ешқашан қолмен өзгертілмейді. Менеджерлер тікелей қол астындағыларының сұрауларын түсініктемемен мақұлдайды немесе бас тартады, сонда команда күнтізбесін бір уақытта көреді. HR қызметкерлерді, демалыс түрлерін, рұқсат етілген күндерді, мемлекеттік мерекелерді және себебі бар түзетулерді басқарады, мақұлданған демалысты ай бойынша жалақыға CSV ретінде экспорттайды. Рөлдер: қызметкер, менеджер, HR. Барлығын деректер базасында сақтаңыз. Қарапайым, жылдам интерфейс.

Құру қадамдары

1. Жазбаша саясаттан бастаңыз. Егер ол жазылмаған болса, алдымен жазыңыз — қолданба тек айта алатын ережелерді қолдана алады.
2. Қызметкерлерді импорттаңыз менеджері, орны және жұмыс кестесімен, әдетте электрондық кестеден. Қараңыз: электрондық кестені қолданбаға айналдыру.
3. Демалыс түрлері, рұқсат етілген күндер және мемлекеттік мерекелер.
4. Жұмыс күндерін есептейтін сұрау формасы, кем дегенде он нақты жағдайда сыналған: демалыс күндері арқылы, банк мерекесі, бөлшек жұмыс істейтін адам, жарты күн, жыл шекарасы.
5. Мақұлдау ағыны және команда күнтізбесі.
6. Кіру және рөлдер, құпия демалыс түрлері әріптестерден жасырын.
7. Хабарламалар: жаңа сұрау туралы менеджерге, шешім туралы қызметкерге — өз email провайдеріңіз арқылы. Қараңыз: қолданбадан email жіберу.
8. Жалақы үшін есептер және экспорттар.
9. Бір ай электрондық кестемен қатар жүргізіңіз, балансты салыстырыңыз, содан кейін ауысыңыз.

Жиі кездесетін қателер

• Баланс санын сақтап, оны өңдеу. Тарихты жоғалтасыз, әр дау болжамға айналады.
• Күнтізбелік күндерді санау жұмыс күндерінің орнына, немесе қызметкердің кеңсесін мемлекеттік мерекелер үшін ескермеу.
• Әркімге әріптесі неге жоқ екенін көрсету. Ортақ күнтізбеде «жоқ» жеткілікті.
• Резервтік мақұлдаушының болмауы. Менеджер демалыста болған кезде сұраулар екі аптаға ілініп қалады.
• Адамдарға мақұлданған демалысты менеджерге хабарламай бас тартуға рұқсат ету. Бас тартулар мақұлдаушыға хабарлауы керек.
• Осы жылғы ережелерді кодқа жазу. Рұқсат етілген күндер мен мерекелерді HR келесі жылы өңдей алатын деректер ретінде сақтаңыз.

Дайын өнім қашан жақсырақ

Егер демалысты жалақымен, келісімшарттармен, өнімділікті бағалаумен және сәйкестік есептерімен байланыстырғыңыз келсе — немесе бірнеше елде адам жұмыстандырсаңыз — демалыс басқаруын қамтитын HR бағдарламасы әдетте лайық. Олар әр елдің мереке күнтізбесін және заңды ережелерін ұстайды, бұл сіз өзіңіз иеленетін үздіксіз жұмыс.

Өз қолданбаңыз ережесі қарапайым шағын және орта компаниялар үшін, электрондық кестені тастағысы келсе, ерекше жүйелер үшін (ауысымдық бригадалар, ауысатын кестелер, кезекшілікке байланысты демалыс), немесе онбординг және басқа сұраулармен бірге кеңірек ішкі құралдың бөлігі ретінде тиімді. Кеңірек тәсіл үшін қараңыз: ішкі құрал қалай жасалады.

Mythex арқылы жасау

Mythex-те саясатты және жұмыс ағынын чатта сипаттайсыз, агент қолданбаны тікелей алдын ала қарауда жасайды, сұраулар сақтауды қажет еткенде Postgres деректер базасы қосылады. Командаңызды жұмыс кеңістігіңізге шақырып, бірге құруға және қарауға болады, ал жариялау алдында қолданбаны екі-үш нақты пайдаланушымен бөлісуге болады — құжаттамадағы ішкі құрал пайдалану жағдайы дәл осыны ұсынады. Қызметкерлердің кіруі мен хабарламалық email-дері өз провайдерлеріңізді пайдаланады; Mythex-те пайдаланушыларға арналған кірістірілген кіру немесе email жіберу құралы жоқ. Балансты есептеуге ешбір код жазылмас бұрын келісу үшін Plan режимін пайдаланыңыз, ал сұрау мен мақұлдауды басып өту үшін /test пайдаланыңыз.

Бастапқы сұраным үшін мақұлдау трекері немесе команда каталогы үлгілеріне қараңыз.

Сұрақтар