Қызметкерлерді жұмысқа бейімдеу порталын қалай жасау керек: чек-листтер, құжаттар және бірінші апталық жоспар

Қызметкерлерді бейімдеу порталы «қош келдіңіз, дүйсенбіде көрісеміз» деген сөзді жоспарға айналдырады. Жаңа қызметкер бірінші апталарына қажетті барлығын бір бетте алады — басталу уақыты, кімнен сұрау керек, не қайтару керек, күн сайын не істейтіні; ал HR, IT және менеджер өз тапсырмаларын мерзімімен алады, сондықтан ноутбук, аккаунттар және жұмыс орны бірінші күні дайын болады. Оны жасау үшін рөлдер бойынша чек-лист шаблондары, әр жаңа қызметкерге сол чек-листтің көшірмесі, әртүрлі адамдарға берілген тапсырмалар, қауіпсіз құжат жинау және мерзімі өткендерді көрсететін көрініс керек. AI қолданба құрастырушысы жұмыс істейтін нұсқаны тез жасай алады; ойлану керек бөлік — чек-листтің өзі және жеке құжаттарды қорғау.

Порталға не керек

Деректер

Негізгі идея — шаблондарды әр адамға көшіру. Әр жаңа қызметкер шаблоннан жасалған өз тапсырмаларын алады, мерзімдері оның басталу күнінен есептеледі («IT: ноутбук тапсырысы — басталғанға 10 күн қалғанда»). Содан кейін бір адамның чек-листін шаблонды өзгертпей түзетуге болады.

Беттер

• Жаңа қызметкер: қарсы алу беті (басталу уақыты, мекенжай, кімнен сұрау керек, бірінші апта жоспары), менің чек-листім, құжаттарды жүктеу, негізгі саясаттар мен байланыстар.
• Менеджер және buddy: әр жаңа қызметкер бойынша өз тапсырмалары және прогресс бір қарағанда.
• HR: барлық жаңа қызметкерлер басталу күні бойынша, барлығы бойынша мерзімі өткен тапсырмалар, шаблондар, қарауды күтіп тұрған құжаттар.
• IT: жабдық және аккаунт тапсырмалары, басталу күні бойынша сұрыпталған.

Рұқсаттар

Жаңа қызметкер тек өз порталын көреді. Менеджер өз жаңа қызметкерлерін көреді. IT өз тапсырмаларын көреді, жеке құжаттарды көрмейді. HR барлығын көреді. Жеке құжаттар — жеке куәлік, келісімшарт, салық нысандары — қолданбадағы ең сезімтал деректер: жеке сақтау, тек HR-ға қатынау және міндетті сақтау мерзімі өткеннен кейін оларды жою жоспары. Қызметкер құжаттарына қатысты деректерді қорғау және есеп жүргізу ережелері елден елге әртүрлі, сондықтан оларды кеңесшімен тексеріңіз. Қолжетімділікті қамтамасыз ету туралы рөлге негізделген қатынау басқаруы мақаласы бар.

Шешімдер мен компромисстер

Жаңа қызметкерлер қалай кіреді

Жаңа қызметкерлерде басталғанға дейін жұмыс электрондық поштасы болмайды. Нұсқалар: жеке поштасына жіберілетін сиқырлы сілтеме (magic link), құпия сөз жасайтын бір реттік орнату сілтемесі, немесе порталға қатынауды жұмыс аккаунттары пайда болғанда ғана беру (бұл басталғанға дейінгі терезені жібереді). Сиқырлы сілтеме әдетте таңдалады.

Құжаттарды жинау немесе басқа жүйелерге сілтеу

Қарапайым портал тек құжаттың басқа жүйеде орындалғанын бақылайды («Келісімшартқа электрондық қолтаңба құралында қол қою — орындалды»). Файлдарды өзіңіз жинау ыңғайлы, бірақ сақтау, қатынау және сақтау мерзімі жауапкершілігін қосады. Келісімшарттарға электрондық қолтаңба өнімімен қол қою, ал банк және салық мәліметтерін жалақы жүйесінде өңдеу әдетте жақсырақ.

Мазмұн көлемі

Портал энциклопедия емес. Саясаттар үшін білім базасына немесе анықтамалыққа сілтеме беріңіз, ал порталды осы адамның келесі қадамдарына арнап ұстаңыз.

Автоматты еске салғыштар

Әр иеге мерзімі өткен тапсырмалар туралы күнделікті электрондық хат жұмысты алға жылжытады. Ол жоспар бойынша іске қосылатын нәрсені қажет етеді; егер хостингіңізде жоспарланған тапсырмалар болмаса, сыртқы планировщик қолданбаңыздағы эндпойнтті шақыра алады, немесе HR панельдегі «еске салғыштарды жіберу» батырмасын баса алады.

Жұмыс істейтін бастапқы промпт

120 адамдық бағдарламалық компания үшін қызметкерлерді бейімдеу порталын жасаңыз. HR жаңа қызметкерді есім, жеке электрондық пошта, рөлі, командасы, менеджері, buddy, басталу күні, орны және шаблонымен (Инженерия, Сату, Операциялар) жасайды. Әр шаблонда иесі рөлі (жаңа қызметкер, HR, IT, менеджер, buddy), сипаттамасы және басталу күніне қатысты мерзімі бар тапсырмалар болады; жаңа қызметкер құрылғанда шаблон оның өз тапсырмалар тізіміне нақты күндермен көшіріледі. Жаңа қызметкерлер жеке электрондық поштасына жіберілген сиқырлы сілтеме арқылы кіреді және қарсы алу бетін (басталу уақыты, кеңсе мекенжайы, кімнен сұрау керек, бірінші апта кестесі), өз чек-листін және керекті құжаттарды жүктеуге арналған орынды көреді. Менеджерлер, buddy-лер және IT әр жаңа қызметкер бойынша тек өз тапсырмаларын көреді. HR барлық жаңа қызметкерлерді басталу күні бойынша, мерзімі өткен тапсырмаларды және жүктелген құжаттарды көреді. Құжаттар жеке сақталады және тек HR-ға көрінеді. Рөлдер: жаңа қызметкер, қызметкер, HR, IT. Барлығын дерекқорда сақтаңыз. Жаңа қызметкер беттері үшін жылы, қарсы алушы дизайн; HR және IT үшін қарапайым әрі тығыз дизайн.

Құрастыру қадамдары

1. Алдымен чек-листті қағазға жазыңыз. Соңғы үш жұмысқа қабылданғандардан бірінші күнінде не жетіспегенін сұраңыз, ал IT-ден әрқашан не кешігетінін сұраңыз.
2. Шаблондар мен жаңа қызметкерлер, көшіру және кестелеу логикасы бірнеше басталу күнінде тексерілген.
3. Рөл бойынша тапсырма көріністері, әр адам тек өзі орындайтын нәрсені көретін.
4. Жаңа қызметкер порталы: қарсы алу беті, чек-лист, ресурстар.
5. Кіру: жаңа қызметкерлерге сиқырлы сілтеме, ал қызметкерлерге таңдаған логин.
6. Құжатты жүктеу жеке, тек HR-ға арналған сақтауға. Қараңыз: файлдарды жүктеуді қосу.
7. Хабарландырулар мен еске салғыштар өзіңіздің электрондық пошта провайдеріңіз арқылы.
8. HR шолуы мерзімі өткен тапсырмалар және жақын арада келетін жаңа қызметкерлер туралы.
9. Келесі екі адаммен пилоттау, содан кейін сол үлгімен жұмыстан шығуды қосу.

Жиі кездесетін қателер

• Бірінші күннен бастау. Ең жақсы бейімдеу жұмысы оның алдындағы екі аптада болады.
• Барлығына бір үлкен чек-лист. Рөл бойынша шаблондар пайдаланыңыз және HR-ға қолданылмайтын тапсырмаларды алып тастауға рұқсат беріңіз.
• Бір иесі жоқ тапсырмалар. «Команда аккаунттарды орнатады» дегенді ешкім орындамайды.
• Жеке құжаттарды ашық немесе ортақ сақтауда ұстау. Оларды жеке ұстаңыз, қатынауды шектеңіз және кестеге сай жойыңыз.
• Порталды анықтамалыққа айналдыру. Саясаттарға сілтеме беріңіз; порталды келесі қадамдарға арнаңыз.
• Менеджерді ұмыту. Менеджердің бірінші апталық жоспары жаңа қызметкер үшін кез келген нысаннан маңыздырақ.

Дайын өнім қай жағдайда жақсырақ

Егер сіз HR бағдарламасын қолдансаңыз, алдымен оның бейімдеу мүмкіндіктерін тексеріңіз: онда шаблондар, электрондық қолтаңбалар және жалақы мен қызметкер жазбаларына байланыс болуы мүмкін, ал теңшелген портал оларға қосылуы керек болар еді. Бірнеше елге жұмысқа алатын компаниялар үшін әр елдің құжаттарын жүргізетін өнімдер де пайдалы.

Теңшелген портал бейімдеу нақты кедергі болғанда, бірақ HR құралының нұсқасы қатаң болғанда, тапсырмалар IT, facilities және клиентке арнайы қадамдарды қамтығанда, немесе бейімдеуді, демалыс сұрауларын және басқа ішкі сұраныстарды бір жерде ұстағыңыз келгенде қолайлы. Ол өсіп келе жатқан командалар үшін жиі алғашқы ішкі құрал болады.

Mythex-пен құрастыру

Mythex-те бейімдеу жұмыс үдерісін чатта сипаттайсыз, агент оны тірі алдын ала қарауда құрады; қажет болғанда жаңа қызметкерлер мен тапсырмаларға Postgres дерекқорын және құжаттарға жоба файл сақтауын қосады. Құжаттағы ішкі құрал пайдалану жағдайы бейімдеу чек-листін алғашқы пайдалы құралдардың бірі ретінде атап өтеді. Сиқырлы сілтемемен кіру және еске салғыш хаттар өзіңіздің аутентификация және электрондық пошта провайдерлеріңіз арқылы жүреді — Mythex-те кірістірілген соңғы пайдаланушы логині немесе хат жіберу жоқ — кілттер жоба құпиясы ретінде сақталады. Жариялар алдында жаңа қызметкер жасап, тапсырмаларды орындап көру үшін /test пайдаланыңыз.

Бастапқы промпт үшін ұйымдық құрылым каталогы немесе жалдау воронкасын бақылау құралы шаблондарын қарап, содан кейін оларды бейімдеуге дейін кеңейтіңіз.

Сұрақтар