Kako napraviti portal za uvođenje zaposlenih: kontrolne liste, dokumenta i planovi za prvu nedelju

Portal za uvođenje zaposlenih pretvara „dobrodošli, vidimo se u ponedeljak“ u plan. Novi zaposleni dobija jednu stranicu sa svime što mu treba pre i tokom prvih nedelja: vreme početka, kome da se obrati, dokumenta koja treba da vrati, šta će raditi svakog dana. HR, IT i menadžer dobijaju svoje zadatke sa rokovima, pa su laptop, nalozi i radni sto spremni prvog dana. Da biste ga napravili, potrebni su vam šabloni kontrolnih lista po ulozi, kopija te liste za svakog novog zaposlenog, zadaci dodeljeni različitim ljudima, bezbedno prikupljanje dokumenata i prikaz onoga što kasni. AI alat za pravljenje aplikacija može brzo da napravi radnu verziju; trud se ulaže u samu kontrolnu listu i u zaštitu ličnih dokumenata.

Šta portal treba da ima

Podaci

Osnovna ideja je šabloni kopirani po novom zaposlenom. Svaki novi član dobija sopstveni skup zadataka napravljen iz šablona, sa rokovima izračunatim od datuma početka („IT: naručiti laptop — 10 dana pre početka“). Zatim možete da prilagodite nečiju kontrolnu listu bez menjanja šablona.

Stranice

• Novi zaposleni: stranica dobrodošlice (vreme početka, adresa, kome da se obrati, plan za prvu nedelju), moja kontrolna lista, otpremanje dokumenata, ključne politike i kontakti.
• Menadžer i mentor: njihovi zadaci za svakog novog člana i napredak na prvi pogled.
• HR: svi novi zaposleni po datumu početka, zadaci koji kasne kod svih, šabloni, dokumenta za pregled.
• IT: zadaci za opremu i naloge, sortirani po datumu početka.

Dozvole

Novi zaposleni vide samo svoj portal. Menadžeri vide svoje nove članove. IT vidi svoje zadatke, ali ne i lična dokumenta. HR vidi sve. Lična dokumenta, to jest lična karta, ugovori, poreski obrasci, najosetljiviji su podaci u aplikaciji: privatno skladište, pristup samo za HR i plan za brisanje posle propisanog roka čuvanja. Pravila o zaštiti podataka i evidenciji za dokumenta zaposlenih razlikuju se po državama, pa ih proverite sa savetnikom. Kontrola pristupa zasnovana na ulogama pokriva sprovođenje.

Odluke i kompromisi

Kako se novi zaposleni prijavljuju

Novi zaposleni nemaju službeni imejl pre prvog dana. Opcije: magični link poslat na njihov lični imejl, jednokratni link za podešavanje koji pravi lozinku, ili davanje pristupa portalu tek kada postoje službeni nalozi (što gubi period pre početka). Magični linkovi su uobičajen izbor.

Prikupljati dokumenta ili povezati druge sisteme

Najjednostavniji portal samo prati da je dokument urađen u drugom sistemu („Potpisati ugovor u alatu za elektronski potpis — završeno“). Prikupljanje fajlova sami donosi odgovornost za skladište, pristup i čuvanje. Ugovore je obično najbolje potpisati u proizvodu za elektronski potpis, a bankovne i poreske podatke obraditi u platnom spisku.

Koliko sadržaja

Portal nije viki. Povežite se sa vašom bazom znanja ili priručnikom za politike, a portal neka se bavi sledećim koracima ove osobe.

Automatski podsetnici

Dnevni imejl o zadacima koji kasne za svakog odgovornog držao bi stvari u pokretu. Potreban je nešto što radi po rasporedu; ako vaš hosting ne nudi zakazane poslove, spoljni planer može da pozove krajnju tačku u vašoj aplikaciji, ili HR može da pritisne „pošalji podsetnike“ sa kontrolne table.

Prvi prompt koji radi

Napravi portal za uvođenje zaposlenih za softversku kompaniju sa 120 zaposlenih. HR kreira novog zaposlenog sa imenom, ličnim imejlom, ulogom, timom, menadžerom, mentorom, datumom početka, lokacijom i šablonom (Inženjering, Prodaja, Operacije). Svaki šablon ima zadatke sa ulogom koja odgovara (novi zaposleni, HR, IT, menadžer, mentor), opisom i rokom u odnosu na datum početka; kreiranje novog zaposlenog kopira šablon u njegovu listu zadataka sa stvarnim datumima. Novi zaposleni se prijavljuju magičnim linkom poslatim na lični imejl i vide stranicu dobrodošlice (vreme početka, adresa kancelarije, kome da se obrate, raspored za prvu nedelju), svoju kontrolnu listu i mesto za otpremanje potrebnih dokumenata. Menadžeri, mentori i IT vide samo svoje zadatke za svakog novog člana. HR vidi sve nove zaposlene po datumu početka, zadatke koji kasne i otpremljena dokumenta. Dokumenta se čuvaju privatno i vidljiva su samo HR-u. Uloge: novi zaposleni, zaposleni, HR, IT. Sve čuvaj u bazi. Prijateljski, dobrodošlički dizajn za stranice novih zaposlenih; jednostavan i gust za HR i IT.

Koraci gradnje

1. Prvo napišite kontrolnu listu na papiru. Pitajte poslednja tri nova zaposlena šta im je nedostajalo prvog dana, a IT-u šta uvek kasni.
2. Šabloni i novi zaposleni, sa logikom kopiranja i zakazivanja testiranom na nekoliko datuma početka.
3. Prikazi zadataka po ulozi, u kojima svako vidi samo ono što treba da uradi.
4. Portal za novog zaposlenog: stranica dobrodošlice, kontrolna lista, resursi.
5. Prijava magičnim linkom za nove zaposlene i izabranom prijavom za ostale.
6. Otpremanje dokumenata u privatno skladište, samo za HR. Pogledajte dodavanje otpremanja fajlova.
7. Obaveštenja i podsetnici preko vašeg sopstvenog provajdera imejla.
8. Pregled za HR zadataka koji kasne i predstojećih novih zaposlenih.
9. Pilot sa sledeća dva nova zaposlena, pa dodajte odlazak po istom obrascu.

Česte greške

• Početak tek prvog dana. Najbolji posao na uvođenju obavlja se u dve nedelje pre.
• Jedna ogromna kontrolna lista za sve. Koristite šablone po ulozi i neka HR ukloni zadatke koji se ne primenjuju.
• Zadaci bez jedne odgovorne osobe. „Tim da podesi naloge“ znači da to niko neće uraditi.
• Lična dokumenta u javnom ili zajedničkom skladištu. Čuvajte ih privatno, ograničite pristup i brišite po rasporedu.
• Pretvaranje portala u priručnik. Vodite na politike; portal neka se bavi sledećim koracima.
• Zaboravljanje menadžera. Plan menadžera za prvu nedelju za novog zaposlenog važniji je od bilo kog obrasca.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

Ako već koristite softver za ljudske resurse, prvo proverite njegove funkcije za uvođenje: možda već ima šablone, elektronske potpise i vezu sa platnim spiskom i evidencijom zaposlenih, a prilagođeni portal bi morao da se poveže sa tim. Kompanije koje zapošljavaju u mnogo država takođe imaju koristi od proizvoda koji održavaju papirologiju specifičnu za državu.

Prilagođeni portal ima smisla kada je uvođenje pravo usko grlo, ali je verzija vašeg HR alata previše kruta, kada zadaci obuhvataju IT, objekte i korake specifične za klijenta koje alat ne modeluje ili kada želite uvođenje, zahteve za odsustvo i druge interne zahteve na jednom mestu. Često je i prvi interni alat koji rastuće kompanije prave.

Izrada uz Mythex

Na Mythex-u opišete tok uvođenja u razgovoru, a agent ga gradi u živom pregledu, dodajući Postgres bazu za nove zaposlene i zadatke i skladište fajlova za projekat za otpremanja kada aplikacija to zatraži. Primer internog alata u dokumentaciji navodi kontrolnu listu za uvođenje kao jedan od prvih alata koji se obično isplate. Prijava magičnim linkom i podsetnici imejlom idu preko vaše sopstvene autentifikacije i provajdera imejla; Mythex nema ugrađenu prijavu za krajnje korisnike niti slanje imejlova, a ključevi se čuvaju kao tajne projekta. Pre objavljivanja, koristite /test da prođete kroz kreiranje novog zaposlenog i završavanje zadataka.

Kao polaznu tačku za prompt, probajte šablone imenik organizacione šeme ili praćenje procesa zapošljavanja, pa ih proširite u uvođenje.

Pitanja