Cómo crear una app de gestión de vacaciones y ausencias: solicitudes, aprobaciones y saldos

Una app de gestión de ausencias sustituye la hoja de cálculo y las cadenas de correos detrás de «¿puedo coger el viernes libre?». Los empleados piden días libres y ven su saldo restante; los responsables aprueban o deniegan con el calendario del equipo a la vista; recursos humanos define los tipos de permiso, los días asignados y los festivos, y obtiene un registro limpio para la nómina. Para construirla necesitas un modelo de datos en el que los saldos se calculen a partir de un historial de solicitudes y ajustes, una cadena de aprobación clara y reglas para medias jornadas, fines de semana y festivos. Un generador de apps con IA puede producir una versión funcional con rapidez. El cuidado se pone en las cuentas del saldo, en los permisos sobre los tipos de ausencia sensibles y en que la app coincida con tu política real.

Lo que necesita la app

Datos

Tabla	Campos clave
Empleados	Nombre, email, responsable, equipo, centro de trabajo, fecha de alta, jornada (días a la semana, horas al día), activo sí/no
Tipos de ausencia	Nombre (vacaciones, baja por enfermedad, parental, sin sueldo, otros), retribuido sí/no, requiere aprobación sí/no, descuenta del cupo sí/no, sensible sí/no
Asignaciones	Empleado, tipo de ausencia, año, días asignados, días arrastrados
Solicitudes	Empleado, tipo de ausencia, fecha de inicio, fecha de fin, media jornada al inicio o al final, días computados, motivo, estado (pendiente, aprobada, denegada, cancelada), aprobador, fecha de decisión
Ajustes	Empleado, tipo de ausencia, días (+ o −), motivo, realizado por, fecha
Festivos	Centro de trabajo, fecha, nombre

La regla clave: nunca guardes un saldo que se edite a mano. El saldo es asignación + arrastre + ajustes − días aprobados. Cada cambio tiene un registro con su motivo, así que cuando alguien pregunte «¿por qué me quedan 3,5 días?», puedes enseñárselo.

Pantallas

Empleado: mi saldo por tipo de ausencia, formulario de solicitud, mis solicitudes con su estado, calendario de mi equipo.
Responsable: solicitudes pendientes con el calendario del equipo al lado, aprobar o denegar con un comentario, saldos del equipo.
RR. HH./administración: empleados, tipos de ausencia, asignaciones, festivos, ajustes, informes y exportaciones.

Permisos

Esto son datos personales, y parte de ellos son sensibles. Los empleados ven sus propias solicitudes y, en el calendario del equipo, solo que un compañero está «fuera», no por qué. Los responsables ven a sus reportes directos. RR. HH. lo ve todo. Las bajas por enfermedad y otros tipos sensibles deben aparecer solo como «fuera» para cualquiera que no sea el propio empleado, su responsable o RR. HH. Aplica esto en el servidor; consulta control de acceso basado en roles. Las normas de protección de datos sobre expedientes de empleados varían según el país, así que revisa las de el tuyo.

Decisiones y compromisos

Días u horas

Contar en días (con medias jornadas) es lo más sencillo y encaja con la mayoría de equipos de oficina. Contar en horas es adecuado para trabajadores a tiempo parcial o por turnos, pero hace cada cálculo más complejo. Elige una opción para la primera versión, según cómo expresen las asignaciones tus contratos.

Asignación completa o devengo

Dar el cupo anual completo el primer día del año de vacaciones es lo más sencillo. El devengo —ganar una fracción cada mes— es habitual en algunos países y para las personas de nuevo ingreso, y requiere un cálculo mensual. En cualquier caso hace falta prorratear para quien se incorpora o se va a mitad de año.

Qué días cuentan

Una solicitud de jueves a martes debe contar solo los días laborables, excluyendo fines de semana y festivos del centro de trabajo de esa persona, y respetando las jornadas a tiempo parcial. Es el cálculo con más probabilidades de salir mal, así que pruébalo con casos reales.

Cadena de aprobación

Un único aprobador (el responsable directo) basta en la mayoría de empresas pequeñas. Añade un aprobador suplente para cuando el responsable esté fuera y, opcionalmente, un segundo paso para ausencias largas. Decide qué pasa con las solicitudes pendientes si un responsable se va de la empresa.

Arrastre y cierre de año

Define tu año de vacaciones, cuántos días sin usar se arrastran y si los días arrastrados caducan. Pide a la IA que muestre el arrastre como una línea propia para que el saldo siga siendo explicable.

Un primer prompt que funciona

Crea una app interna de gestión de ausencias para una empresa de 45 personas con oficinas en Manchester (Reino Unido) y Dublín (Irlanda). Tipos de ausencia: vacaciones (25 días, asignación completa al inicio del año, hasta 5 días de arrastre que caducan el 31 de marzo), baja por enfermedad (sin límite, sin aprobación, visible para los demás solo como «fuera»), sin sueldo y otros. El año de vacaciones va de enero a diciembre. Los empleados piden ausencias con fecha de inicio, fecha de fin y medias jornadas opcionales, y ven cuántos días laborables van a consumir, excluyendo fines de semana, días libres de jornada parcial y festivos de su oficina. Los saldos se calculan a partir de asignaciones, arrastre, ajustes y solicitudes aprobadas, nunca se editan directamente. Los responsables aprueban o deniegan las solicitudes de sus reportes directos con un comentario, viendo a la vez el calendario del equipo. RR. HH. gestiona empleados, tipos de ausencia, asignaciones, festivos y ajustes con motivo, y exporta mensualmente las ausencias aprobadas en CSV para la nómina. Roles: empleado, responsable, RR. HH. Guarda todo en una base de datos. Interfaz sencilla y rápida.

Pasos de construcción

Parte de tu política escrita. Si no está por escrito, escríbela primero: la app solo puede aplicar reglas que puedas enunciar.
Importa los empleados con responsable, centro de trabajo y jornada, normalmente desde una hoja de cálculo. Consulta convertir una hoja de cálculo en app.
Tipos de ausencia, asignaciones y festivos.
Formulario de solicitud con el cálculo de días laborables, probado con al menos diez casos reales: a caballo de un fin de semana, un festivo, una persona a tiempo parcial, una media jornada, un cambio de año.
Flujo de aprobación y calendario del equipo.
Inicios de sesión y roles, con los tipos de ausencia sensibles ocultos a los compañeros.
Notificaciones: un email al responsable con cada nueva solicitud y al empleado con cada decisión, a través de tu propio proveedor de email. Consulta cómo enviar emails desde tu app.
Informes y exportaciones para la nómina.
Funcionamiento en paralelo con la hoja de cálculo durante un mes: compara los saldos y luego cambia.

Errores comunes

Guardar un número de saldo y editarlo. Pierdes el historial y cada disputa se convierte en una suposición.
Contar días naturales en lugar de laborables, o ignorar el centro de trabajo del empleado para los festivos.
Mostrar a todos por qué un compañero está fuera. «Fuera» basta en el calendario compartido.
No tener un aprobador suplente. Las solicitudes se quedan dos semanas porque el responsable está de vacaciones.
Permitir cancelar una ausencia aprobada sin que el responsable lo sepa. Las cancelaciones deben notificarse al aprobador.
Dejar fijas las normas del año actual. Mantén las asignaciones y los festivos como datos que RR. HH. pueda editar el año que viene.

Cuándo es mejor un producto ya hecho

Si quieres que las ausencias se integren con la nómina, los contratos, las evaluaciones de desempeño y los informes de cumplimiento, o si tienes personal en muchos países, un software de RR. HH. que incluya gestión de ausencias suele merecer la pena. Esos productos mantienen calendarios de festivos y normas legales por país, un trabajo continuo que de otro modo tendrías que asumir tú.

Una app a medida tiene sentido para pequeñas y medianas empresas con una política sencilla que solo quieren dejar atrás la hoja de cálculo, para configuraciones poco habituales (turnos rotativos, cuadrantes, ausencias ligadas a guardias) o como parte de una herramienta interna más amplia junto a el proceso de incorporación y otras solicitudes. Consulta cómo crear una herramienta interna para el enfoque general.

Crearlo con Mythex

En Mythex describes la política y el flujo en el chat, y el agente construye la app en una vista previa en vivo, con una base de datos Postgres añadida cuando las solicitudes necesitan guardarse. Puedes invitar a compañeros a tu espacio de trabajo de Mythex para ayudar a construirla y revisarla, y compartir la vista previa con dos o tres usuarios reales antes de publicar; la documentación de herramientas internas lo sugiere expresamente. Los inicios de sesión de empleados y los emails de notificación usan tus propios proveedores; Mythex no incluye inicio de sesión para usuarios finales ni envío de emails. Usa el modo Plan para acordar el cálculo de saldos antes de escribir código, y /test para recorrer la solicitud y la aprobación.

Para un prompt inicial, prueba las plantillas de seguimiento de aprobaciones o directorio de equipo.

Preguntas

¿Qué funciones necesita una app de gestión de ausencias?

Tipos de permiso con días anuales asignados, un formulario de solicitud, aprobación del responsable, el saldo restante de cada empleado, un calendario del equipo que muestre quién está ausente y los festivos por centro de trabajo. Los informes y las exportaciones para nóminas vienen después.

¿Cómo deben calcularse los saldos de ausencias?

Guarda cada solicitud y cada ajuste como un registro independiente y calcula el saldo a partir de ellos, en lugar de mantener un único número que se edita. Así siempre puedes explicar un saldo y corregir errores sin perder el historial.

¿Una app de ausencias tiene que cumplir la legislación laboral?

El derecho a vacaciones, el arrastre de días, las normas de bajas por enfermedad y las obligaciones de conservación de registros los fijan la legislación local y los contratos de trabajo, y varían mucho según el país. La app debe aplicar tu política, y esa política debe revisarla un asesor de recursos humanos o un abogado.

¿Cuándo debe una empresa pasar de una hoja de cálculo a una app de ausencias?

Normalmente cuando más de un responsable aprueba ausencias, cuando la gente empieza a pedir a recursos humanos su saldo o cuando dos personas clave coinciden fuera porque nadie pudo ver el calendario.