Eine HOA-Website und ein Bewohnerportal mit KI bauen

Mit Mythex kann eine Eigentümergemeinschaft eine Website mit Gemeinschaftsordnung und Protokollen bauen, ein Bewohnerportal für Hausgeldkonten und Instandhaltungsmeldungen, einen Buchungskalender für Gemeinschaftsräume mit Ihren Regeln und ein Einheitenregister für den Beirat. Sie beschreiben die Gemeinschaft im Chat und veröffentlichen eine funktionierende Website mit einer echten Datenbank dahinter.

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Was ein ehrenamtlicher Beirat wirklich braucht

Die meisten Gemeinschaften laufen auf der Hilfsbereitschaft weniger Mitglieder. Reparaturmeldungen landen im privaten Postfach des Kassenwarts, die Gemeinschaftsordnung liegt als eingescannte PDF, die niemand findet, und der Kalender des Clubhauses ist eine Tabelle, die jemand vergisst zu aktualisieren. Wenn ein Beiratsmitglied zurücktritt, verschwinden Jahre an Schriftverkehr mit ihm. Hausgeld und Sonderumlagen werden zu einem verwirrenden Saldo vermischt, Versicherungen von Dienstleistern laufen unbemerkt aus, und die Eigentümerversammlung kommt nicht beschlussfähig zusammen, weil niemand wusste, wie man eine Vollmacht schickt. Ein Beirat braucht einen gemeinsamen Ort, der jedes ehrenamtliche Mitglied überdauert: Dokumente, die Bewohner durchsuchen können, Meldungen mit sichtbarem Status, klare Rechnungen und Akten, die an die Einheit gebunden sind und nicht an die E-Mail-Adresse einer Person.

Gemeinschaftsordnung und Protokolle, datiert und durchsuchbar
Instandhaltungs- und Bauanfragen mit Status
Salden je Einheit, Hausgeld und Sonderumlagen getrennt
Regeln für Gemeinschaftsräume durch das Buchungssystem durchgesetzt
Kontaktdaten von Eigentümern und Mietern getrennt gespeichert
Verträge mit Dienstleistern und Ablaufdaten der Versicherungen

Ein Login pro Einheit für Salden, Anfragen und Mitteilungen

Bewohner sehen den Saldo ihrer Einheit und die Zahlungshistorie, reichen Instandhaltungsmeldungen mit Fotos ein und verfolgen den Status, während der Dienstleister arbeitet. Anfragen für bauliche Veränderungen wie einen Zaun, eine Terrasse oder Solarmodule gehen mit Plänen ein und durchlaufen den Prüfungsausschuss. Haushaltspläne, Mitteilungen und Versammlungsunterlagen liegen in einem Downloadbereich.

Erstelle ein Bewohnerportal für unsere Eigentümergemeinschaft. Die Bewohner jeder Einheit melden sich an, sehen ihren Hausgeldsaldo und die Zahlungshistorie, reichen Instandhaltungsmeldungen mit Fotos ein und verfolgen deren Status, stellen Anfragen für bauliche Veränderungen mit Plänen, die die Stufen eingereicht, in Prüfung, genehmigt oder abgelehnt durchlaufen, und laden Mitteilungen und Versammlungsunterlagen herunter.

Eine öffentliche Seite, die auf „Wo steht diese Regel?“ antwortet

Veröffentlichen Sie Gemeinschaftsordnung, Hausordnung und genehmigte Protokolle zusammen, jeweils mit dem Datum ihrer Beschlussfassung. Listen Sie auf, wer was übernimmt: der Beirat, die Hausverwaltung, Notreparaturen. Regeln für Pool und Clubhaus haben saisonale Öffnungszeiten und Gästeregeln, und ein Bereich nur für Bewohner hält interne Unterlagen hinter einem Login.

Erstelle eine Website für unsere Eigentümergemeinschaft mit Seiten für Gemeinschaftsordnung, Hausordnung und Protokolle (jeweils mit Beschlussdatum), Kontakte für Beirat, Hausverwaltung und Notreparaturen sowie Regeln für Gemeinschaftsräume mit saisonalen Öffnungszeiten. Setze Haushaltspläne und Protokolle in einen Bereich nur für Bewohner hinter einem Login.

Buchung des Clubhauses, bei der die Regeln nein sagen, nicht ein Nachbar

Der Kalender setzt die Grenzen des Beirats durch: Buchungen je Haushalt, Gästezahl, Sperrtage und eine Kaution, die nach der Abnahme freigegeben wird. Konten mit Rückständen können gesperrt werden, soweit Ihre Unterlagen das vorsehen. Aufzug- und Ladezonen für Einzüge verhindern, dass zwei Umzugswagen gleichzeitig ankommen.

Erstelle einen Buchungskalender für unser Clubhaus und den Poolbereich der Eigentümergemeinschaft. Jeder Haushalt kann zweimal im Monat buchen, mit einer Gästegrenze, vom Beirat festgelegten Sperrtagen und einer Kaution, die nach der Abnahme erfasst und freigegeben wird. Füge Aufzugreservierungen für Einzüge hinzu, sodass sich zwei Umzüge nicht überschneiden können.

Hausgeld und Sonderumlagen auf getrennten Rechnungen

Das reguläre Hausgeld wird je Einheit nach dem Plan im Wirtschaftsplan quartalsweise abgerechnet. Eine Sonderumlage für Dach oder Pflaster erhält eine eigene Rechnung und ein eigenes Fälligkeitsdatum. Verzugsgebühren richten sich nach Ihren Unterlagen, und Kontoauszüge zeigen für jede Einheit den laufenden Saldo, die Zahlungen und alle strittigen Posten.

Erstelle eine Rechnungs-App für eine Eigentümergemeinschaft. Stelle das Hausgeld je Einheit quartalsweise in Rechnung, erstelle Sonderumlagen als getrennte Rechnungen mit eigenen Fälligkeitsdaten, füge Verzugsgebühren gemäß unseren Unterlagen hinzu und sende jeder Einheit einen Kontoauszug mit Saldo, Zahlungen und strittigen Posten.

Ein Einheitenregister, das den Wechsel im Beirat übersteht

Die Einheiten sind der Kern der Akte, Eigentümer und Mieter sind getrennt gespeichert, damit Mitteilungen die richtige Person erreichen. Dienstleister haben Vertragsbedingungen, Verlängerungstermine und Versicherungsnachweise. Beiratsposten haben Amtszeiten, und jedes Schreiben zu einer Einheit, einschließlich Abmahnungen wegen Verstößen, liegt in einem gemeinsamen Verlauf.

Erstelle eine Aktenverwaltung für unsere Eigentümergemeinschaft. Einheiten haben Eigentümer und Mieter als getrennte Kontakte sowie ein Schreibprotokoll, einschließlich Abmahnungen wegen Verstößen. Dienstleister haben Vertragsbedingungen, Verlängerungstermine und Ablaufdatum der Versicherung, mit einer Liste der Verlängerungen im nächsten Quartal. Beirats- und Ausschussrollen haben Amtsbeginn und -ende.

Versammlungen, die beschlussfähig werden

Die Seite zur Eigentümerversammlung enthält die Tagesordnung, Kandidatenvorstellungen und Hinweise zur Vollmacht und erfasst, wer persönlich, wer digital und mit welcher Vollmacht teilgenommen hat. Grillanmeldungen mit Haushaltsgröße und Arbeitseinsätze laufen über dasselbe Werkzeug.

Erstelle eine Veranstaltungs-App für unsere Eigentümergemeinschaft. Die Eigentümerversammlung hat eine Tagesordnung, Kandidatenvorstellungen, ein Vollmachtsformular und eine Anwesenheitsliste (persönlich, digital, per Vollmacht), die gegen die Beschlussfähigkeit geprüft wird. Gemeinschaftsveranstaltungen erfassen Anmeldungen mit Haushaltsgröße, und Arbeitstage weisen Bewohnern Aufgaben und Zeitfenster zu.

Meldungen zuerst aus den privaten Postfächern holen

Wenn Sie in diesem Monat nur eines bauen, machen Sie das Formular für Instandhaltungsmeldungen. Jede Meldung bekommt eine Nummer, eine Kategorie, ein Foto und einen Status, und der Beirat teilt sich eine gemeinsame Warteschlange. Bewohner laufen nicht mehr einzelnen Beiratsmitgliedern hinterher, und das Protokoll zeigt, welcher Dienstleister langsam ist, wenn der Vertrag verlängert wird.

Kategorien wie Gartenpflege, Sanitär, Beleuchtung, Pool
Status für die Bewohnerin oder den Bewohner sichtbar, der die Meldung eingereicht hat
Tage bis zum Abschluss je Dienstleister erfasst

Prüfen Sie Ihre Unterlagen, bevor Sie automatisieren

Verzugsgebühren, Sperren der Gemeinschaftsräume bei Rückständen, die Gültigkeit von Vollmachten und die Stimmgewichte stammen alle aus Ihrer Gemeinschaftsordnung und den Regeln, die dort gelten, wo Sie tätig sind. Tragen Sie die genauen Beträge und Bedingungen in Ihren Prompt ein, und lassen Sie Beirat oder Hausverwaltung sie bestätigen, bevor die erste Abrechnung hinausgeht.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Erstelle eine Website und ein Bewohnerportal für unsere Eigentümergemeinschaft. Die öffentlichen Seiten enthalten unsere Gemeinschaftsordnung, Regeln und Protokolle mit Beschlussdaten. Bewohner melden sich je Einheit an, sehen ihren Hausgeldsaldo, reichen Instandhaltungsmeldungen mit Fotos ein, verfolgen deren Status und buchen das Clubhaus nach den Beiratsregeln. Der Beirat erhält ein Einheitenregister mit Eigentümern, Mietern und Versicherungsdaten der Dienstleister.

Fragen

Können Bewohner das Hausgeld online zahlen?

Ja, wenn die Gemeinschaft einen Zahlungsanbieter wie Stripe mit eigenem Konto verbindet. Das Portal zeigt dann den Saldo jeder Einheit mit einem Zahlungsbutton, und Zahlungen aktualisieren den Kontoauszug.

Können manche Dokumente nur für Bewohner sein?

Ja. Fragen Sie nach einem Login-Bereich für Bewohner: Allgemeine Informationen stehen auf öffentlichen Seiten, Haushaltspläne, Protokolle und Kontaktlisten hinter dem Login.

Können wir das System an den nächsten Beirat übergeben?

Ja. Konten gehören zu Rollen, sodass ein neuer Kassenwart einen Zugang bekommt und die Historie bei der Gemeinschaft bleibt, statt im Postfach einer Person.

Müssen Beiratsmitglieder programmieren können?

Nein. Sie beschreiben im Chat, was Sie wollen, prüfen es in der Vorschau und ändern es durch Nachfragen. Der Code ist da, falls ein technisch versierter Bewohner ihn einmal braucht.

Was kostet es?

Der kostenlose Tarif braucht keine Karte und erlaubt Erstellen und Veröffentlichen. Pro kostet 25 $ im Monat und fügt eine eigene Domain, Code-Bearbeitung, Export und mehr Guthaben hinzu.

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