Créez un site et un portail de résidents pour votre association de copropriétaires avec l’IA

Avec Mythex, une association de copropriétaires peut construire un site avec ses documents de régie et ses procès-verbaux, un portail de résidents pour les soldes de cotisations et les demandes d’entretien, un calendrier de réservation des installations avec vos règles intégrées, et un registre des unités pour le conseil. Vous décrivez l’association dans le clavardage et publiez un site fonctionnel avec une vraie base de données derrière.

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Ce dont un conseil bénévole a réellement besoin

La plupart des associations fonctionnent grâce à la bonne volonté de quelques administrateurs. Les demandes de réparation arrivent dans la boîte de courriel personnelle du trésorier, les règlements de copropriété existent sous forme de PDF numérisé que personne ne retrouve, et le calendrier de la salle commune est un tableur que quelqu’un oublie de mettre à jour. Quand un administrateur quitte, des années de correspondance partent avec lui. Les cotisations et les cotisations spéciales se mélangent en un solde confus, l’assurance des fournisseurs expire sans que personne ne le remarque, et l’assemblée annuelle n’atteint pas le quorum parce que personne ne savait comment envoyer une procuration. Ce qu’il faut à un conseil, c’est un espace partagé qui survit à n’importe quel bénévole : des documents que les résidents peuvent chercher, des demandes avec un statut visible, des comptes clairs, et des dossiers rattachés à l’unité plutôt qu’à la boîte courriel d’une personne.

Documents de régie et procès-verbaux, datés et consultables
Demandes d’entretien et d’approbation architecturale avec statut
Soldes par unité, avec cotisations et cotisations spéciales séparées
Règles des installations appliquées par le système de réservation
Coordonnées des propriétaires et des locataires conservées séparément
Contrats des fournisseurs et dates d’expiration des assurances

Une connexion par unité pour les soldes, les demandes et les avis

Les résidents voient le solde et l’historique de paiement de leur propre unité, soumettent des demandes d’entretien avec photos et suivent le statut à mesure que le fournisseur travaille. Les demandes de modification architecturale, pour une clôture, une terrasse ou des panneaux solaires, sont déposées avec des plans et passent par le comité d’examen. Les budgets, les avis et les dossiers de réunion se trouvent dans un espace de téléchargement.

Crée un portail de résidents pour notre association de copropriétaires. Les résidents de chaque unité se connectent pour voir le solde de leurs charges et l’historique de paiement, soumettent des demandes d’entretien avec photos et suivent leur statut, déposent des demandes de modification architecturale avec plans (soumise, en examen, approuvée ou refusée), et téléchargent les avis et les dossiers de réunion.

Un site public qui répond à « où est cette règle ? »

Publiez ensemble les documents de régie, les règles de la copropriété et les procès-verbaux approuvés, chacun avec la date de son adoption. Indiquez qui s’occupe de quoi : le conseil, la société de gestion, les réparations d’urgence. Les règles de la piscine et de la salle commune indiquent les heures saisonnières et la politique sur les invités, et un espace réservé aux résidents garde les documents privés derrière une connexion.

Fais un site web pour notre association de copropriétaires avec des pages pour les documents de régie, les règles de la copropriété et les procès-verbaux (chacun avec une date d’adoption), les coordonnées du conseil, de la société de gestion et des réparations d’urgence, et les règles des installations avec les heures saisonnières. Mets les budgets et les procès-verbaux dans un espace réservé aux résidents derrière une connexion.

Une réservation de salle commune où ce sont les règles qui disent non, pas un voisin

Le calendrier applique les limites du conseil : réservations par ménage, nombre d’invités, dates bloquées et dépôt de garantie remboursé après inspection. Les comptes en souffrance peuvent être bloqués lorsque vos documents le permettent. Des plages d’ascenseur et de quai de chargement pour les emménagements évitent que deux camions de déménagement arrivent en même temps.

Crée un calendrier de réservation des installations pour la salle commune et l’aire de la piscine de notre association. Chaque ménage peut réserver deux fois par mois, avec une limite d’invités, des dates bloquées fixées par le conseil, et un dépôt enregistré puis remboursé après inspection. Ajoute des réservations d’ascenseur pour les emménagements afin que deux déménagements ne se chevauchent pas.

Cotisations et cotisations spéciales sur des comptes séparés

Les cotisations régulières sont facturées par unité selon l’échéancier du budget. Une cotisation spéciale pour la toiture ou le pavage a sa propre facture et sa propre date d’échéance. Les pénalités de retard suivent vos documents de régie, et les relevés affichent le solde courant de chaque unité, les paiements et les montants contestés.

Crée une application de facturation pour une association de copropriétaires. Facture les cotisations par unité chaque trimestre, émets les cotisations spéciales comme factures distinctes avec leurs propres dates d’échéance, ajoute les pénalités de retard selon nos documents, et envoie à chaque unité un relevé indiquant le solde, les paiements et les frais contestés.

Un registre des unités qui survit au changement du conseil

Les unités sont le dossier central, avec les propriétaires et les locataires conservés séparément pour que les avis parviennent à la bonne personne. Les fournisseurs ont les conditions de leur contrat, leurs dates de renouvellement et la preuve d’assurance. Les sièges du conseil ont des dates de mandat, et chaque lettre concernant une unité, y compris les avis d’infraction, se trouve dans un même historique.

Crée une application de dossiers pour notre association. Les unités ont les propriétaires et les locataires comme contacts distincts, ainsi qu’un journal de correspondance incluant les avis d’infraction. Les fournisseurs ont les conditions de leur contrat, les dates de renouvellement et l’expiration de leur assurance, avec une liste des renouvellements à venir au cours du prochain trimestre. Les rôles au conseil et dans les comités ont des dates de début et de fin de mandat.

Des assemblées annuelles qui atteignent le quorum

La page de l’assemblée annuelle présente l’ordre du jour, les déclarations des candidats et les instructions pour les procurations, et enregistre qui était présent en personne, qui s’est joint à distance et quelles procurations ont été reçues. Les inscriptions aux barbecues avec la taille du ménage et les inscriptions aux corvées utilisent le même outil.

Crée une application d’événements pour notre association de copropriétaires. L’assemblée annuelle a un ordre du jour, des déclarations de candidats, un formulaire de procuration et une feuille de présence (en personne, à distance, par procuration) vérifiée par rapport au quorum. Les événements communautaires recueillent les inscriptions avec la taille du ménage, et les journées de nettoyage attribuent aux résidents des tâches et des plages horaires.

Sortez d’abord les demandes des boîtes courriel personnelles

Si vous ne construisez qu’une seule chose ce mois-ci, faites-en le formulaire de demande d’entretien. Chaque demande reçoit un numéro, une catégorie, une photo et un statut, et le conseil partage une seule file d’attente. Les résidents cessent de relancer des administrateurs individuels, et le journal montre quel fournisseur est lent au moment où le contrat arrive à renouvellement.

Catégories comme aménagement paysager, plomberie, éclairage, piscine
Statut visible par le résident qui a déposé la demande
Nombre de jours pour fermer une demande, suivi par fournisseur

Vérifiez vos documents avant d’automatiser

Les pénalités de retard, les restrictions d’accès aux installations pour soldes impayés, la validité des procurations et le poids des votes proviennent de vos documents de régie et des règles qui s’appliquent là où vous exercez. Inscrivez les chiffres et les conditions exacts dans votre demande, et faites confirmer le tout par le conseil ou votre gestionnaire avant l’envoi du premier relevé.

Une consigne pour commencer

Crée un site et un portail de résidents pour notre association de copropriétaires. Les pages publiques contiennent nos documents de régie, nos règles et nos procès-verbaux avec leurs dates d’adoption. Les résidents se connectent par unité pour voir le solde de leurs cotisations, soumettre des demandes d’entretien avec photos et suivre leur statut, et réserver la salle commune selon les règles du conseil. Le conseil dispose d’un registre des unités avec les propriétaires, les locataires et les dates d’assurance des fournisseurs.

Questions

Les résidents peuvent-ils payer leurs cotisations en ligne ?

Oui, si l’association connecte un fournisseur de paiement comme Stripe à son propre compte. Le portail affiche alors le solde de chaque unité avec un bouton de paiement, et les paiements mettent à jour le relevé.

Certains documents peuvent-ils être réservés aux résidents ?

Oui. Demandez un espace de connexion pour les résidents : les informations générales restent sur les pages publiques, et les budgets, les procès-verbaux et les listes de coordonnées se trouvent derrière la connexion.

Pouvons-nous transmettre le système au prochain conseil ?

Oui. Les comptes sont rattachés à des rôles : un nouveau trésorier reçoit une connexion, et l’historique reste à l’association au lieu de rester dans une boîte courriel.

Les administrateurs doivent-ils savoir coder ?

Non. Vous décrivez ce que vous voulez dans le clavardage, vous le vérifiez dans l’aperçu et vous le modifiez en le demandant. Le code est là si un résident technique le souhaite un jour.

Combien cela coûte-t-il ?

Le forfait Free ne demande aucune carte et permet de créer et publier. Pro, à 25 $ US par mois, ajoute un domaine personnalisé, la modification du code, l’export et plus de crédits.

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