AIでつくる管理組合のウェブサイトと居住者ポータル

Mythexなら、管理組合が規約と議事録を掲載したウェブサイト、管理費の残高と修繕依頼を確認できる居住者ポータル、組合のルールを組み込んだ共用施設の予約カレンダー、理事会用の住戸台帳を作れます。組合の運営内容をチャットで説明すると、裏側でデータベースが動く実際のサイトとして公開できます。

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ボランティアの理事会に本当に必要なもの

多くの管理組合は、数人の理事の善意で動いています。修繕の依頼は会計担当者の個人メールに届き、管理規約はスキャンしたPDFとして保存され、誰も見つけられません。集会所の予定表は、誰かが更新を忘れるスプレッドシートです。理事が交代すると、何年分ものやり取りが一緒に消えてしまいます。管理費と特別負担金が一つの分かりにくい残高にまとめられ、業者の保険が切れていても誰も気づかず、年次総会では委任状の送り方が分からず定足数に届かないこともあります。理事会に必要なのは、ボランティア一人の交代を超えて残る共有の場所です。居住者が検索できる書類、状況が見える依頼、分かりやすい請求、そして個人のメールアドレスではなく住戸に紐づいた記録が必要です。

日付つきで検索できる規約と議事録
状況が分かる修繕と建築変更の依頼
管理費と特別負担金を分けた住戸ごとの残高
予約システムで守られる共用施設のルール
所有者と居住者の連絡先の分離
業者との契約と保険の期限

住戸ごとに一つのログインで、残高、依頼、お知らせを確認

居住者は、自分の住戸の残高と支払い履歴を確認し、写真つきで修繕を依頼できます。業者の対応に応じて状況が変わるのも見られます。フェンス、ウッドデッキ、ソーラーパネルの建築変更は、図面を添えて提出し、審査委員会で審査されます。予算、お知らせ、総会の資料は、ダウンロードできるエリアにまとめます。

当管理組合向けの居住者ポータルを作成してください。各住戸の居住者はログインすると、請求残高と支払い履歴を確認でき、写真つきの修繕依頼を出して状況を追跡できるようにしてください。フェンス、ウッドデッキ、ソーラーパネルなどの建築変更は図面つきで申請し、提出済み、審査中、承認、否認のステータスで進むようにしてください。お知らせと総会の資料はダウンロードできるようにしてください。

「そのルールはどこに？」に答える公開サイト

管理規約、施設の利用細則、承認済みの議事録をそれぞれの採択日とともに掲載します。理事会、管理会社、緊急修繕など、誰が何を担当するかも一覧にします。プールや集会所の利用細則には季節ごとの利用時間と来客のルールを記載します。居住者専用のエリアを設け、非公開の書類はログインの後ろに置きます。

当管理組合向けのウェブサイトを作成してください。管理規約、施設の利用細則、総会の議事録のページを作り、それぞれに採択日を記載してください。理事会、管理会社、緊急修繕の連絡先を載せ、プールと集会所の利用細則には季節ごとの利用時間を記載してください。予算と議事録は、ログインが必要な居住者専用エリアに置いてください。

ご近所ではなくルールが断る集会所の予約

カレンダーには理事会の制限を適用します。世帯ごとの予約回数、来客の人数、予約できない日、点検後に返金される保証金などです。規約で認められている場合は、滞納のある住戸の予約を止められます。引っ越しの際のエレベーターや搬入口の枠も管理し、2台のトラックが同時に来ないようにします。

当管理組合の集会所とプールのパーティースペース向けの共用施設予約カレンダーを作成してください。各世帯は月2回まで予約でき、来客人数の上限、理事会が設定する予約不可日を設けてください。保証金を記録し、点検後に返金できるようにしてください。引っ越し用のエレベーター予約を追加し、同じ時間帯に重ならないようにしてください。

管理費と特別負担金を別々の請求書で

通常の管理費は、予算に定めた周期で住戸ごとに請求します。屋上や舗装の特別負担金は、それぞれ独立した請求書と支払期限を設けます。延滞金は管理規約に従い、明細書には住戸ごとの残高、支払い、係争中の請求が示されます。

管理組合向けの請求アプリを作成してください。管理費は住戸ごとに四半期払いで請求し、特別負担金は独自の支払期限を持つ別の請求書として発行してください。延滞金は当組合の規約に従って加算し、各住戸に残高、支払い、係争中の請求を示す明細書を送れるようにしてください。

理事が交代しても残る住戸台帳

住戸が中心の記録です。所有者と居住者は別々に保存し、通知が正しい人に届くようにします。業者には契約条件、更新日、保険の証明を登録します。理事の任期も管理します。違反通知を含め、住戸に関する文書はすべて一つの履歴にまとめます。

当管理組合向けの記録アプリを作成してください。住戸には所有者と居住者を別々の連絡先として登録し、違反通知を含むやり取りの履歴を持たせてください。業者には契約条件、更新日、保険の期限を登録し、次の四半期に更新が必要な一覧を表示してください。理事と委員会の役職には任期の開始日と終了日を設定できるようにしてください。

定足数に届く年次総会

年次総会のページには、議題、立候補者の所信、委任状の書き方を掲載します。出席者は、会場出席、オンライン参加、委任状提出の別に記録します。バーベキューの出欠は世帯の人数とともに、作業日のボランティア登録も同じツールで行えます。

当管理組合向けのイベントアプリを作成してください。年次総会には議題、立候補者の所信、委任状フォーム、定足数と照合する出席記録（会場、オンライン、委任状）を用意してください。地域イベントの出欠は世帯の人数とともに集め、清掃日は居住者を作業と時間帯に割り当てられるようにしてください。

まず個人のメールから依頼を取り出す

今月作るものが一つだけなら、修繕依頼フォームにしてください。依頼ごとに番号、分類、写真、状況が付き、理事会は一つの共有キューを使います。居住者が個々の理事を追いかける必要はなくなり、契約更新の時期には、どの業者の対応が遅いのかが記録から分かります。

造園、配管、照明、プールなどの分類
依頼者に見える対応状況
業者ごとの解決までの日数の把握

自動化する前に規約を確認する

延滞金、施設利用の制限、委任状の有効性、議決権の重みは、管理規約と運営地域のルールから決まります。正確な金額と条件をプロンプトに入れ、最初の請求明細が出る前に理事会か管理会社が確認してください。

ここから始められるプロンプト

当管理組合向けのウェブサイトと居住者ポータルを作成してください。公開ページには管理規約、ルール、議事録を採択日つきで掲載してください。居住者は住戸ごとにログインして、管理費の残高を確認し、写真つきで修繕を依頼して状況を追えるようにしてください。集会所は理事会のルールに従って予約できるようにしてください。理事会は、所有者、居住者、業者の保険期限を記録した住戸台帳を使えるようにしてください。

よくある質問

居住者は管理費をオンラインで支払えますか？

はい。組合がご自身のアカウントでStripeなどの決済サービスを接続すれば可能です。ポータルでは住戸ごとの残高と支払いボタンが表示され、支払いは明細にすぐ反映されます。

一部の書類を居住者専用にできますか？

はい。居住者向けのログインエリアを作成できます。公開ページには一般的な情報を載せ、予算、議事録、連絡先の一覧はログインの後ろに置きます。

次の理事会にシステムを引き継げますか？

はい。アカウントは役職に紐づくため、新しい会計担当者はそのままログインでき、記録は個人のメールではなく組合に残ります。

理事がコードを書く必要はありますか？

いいえ。必要なことをチャットで説明し、プレビューで確認して、チャットで変更できます。技術に詳しい居住者が必要とすれば、コードも用意されています。

費用はいくらですか？

無料プランはカード登録なしで利用でき、作成と公開ができます。Proプラン（月額25ドル）では、独自ドメイン、コード編集、書き出し、追加のクレジットが使えます。

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