Software für Veranstaltungsorte: Jeder Termin wird nur einmal vergeben, mit Reservierungen, Zahlungen und Menüs

Mit Mythex baut ein Veranstaltungsort eine Terminbuchung mit Vorreservierungen, die ablaufen, Räumen mit Auf- und Abbauzeit, einem Kundenportal, in dem Menüs und Endzahlen bis zu einer Frist festgeschrieben werden, gestaffelten Zahlungsplänen und einer Website mit ehrlichen Kapazitäten je Bestuhlung. Beschreiben Sie Ihre Räume und Pakete und veröffentlichen Sie mit einer Datenbank.

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Ein Veranstaltungsort verkauft Termine, und jeder Termin wird nur einmal verkauft

Samstage in der Hochsaison sind oft ein Jahr oder mehr im Voraus an Hochzeiten vergeben, während sich Wochentage mit kurzfristiger gebuchten Konferenzen und Firmenveranstaltungen füllen. Das Vertriebsteam jongliert mit Besichtigungen, Vorreservierungen, Verträgen, Anzahlungen und Catering-Auswahl über einen gemeinsamen Kalender, eine Buchungstabelle und eine lange E-Mail-Kette pro Kunde. Vorreservierungen ohne Ablauf blockieren still die besten Termine. Endzahlen kommen spät und landen beim Küchenchef. Zwei Veranstaltungen am selben Tag können dieselben Stühle beanspruchen. Ein Veranstaltungsort braucht Verfügbarkeit, Reservierungen, Zahlungen und Veranstaltungsdetails an einem Ort, damit niemand einen Raum doppelt bucht und jede Buchung eine klare nächste Zahlung hat.

Vorreservierungen mit Ablaufdatum
Räume einzeln buchbar oder der gesamte Veranstaltungsort exklusiv
Auf- und Abbauzeit rund um jede Veranstaltung
Zahlungspläne, die an das Veranstaltungsdatum gekoppelt sind
Endzahlen und Sperrdaten für Menüs
Mobiliar und Textilien pro Veranstaltung reserviert

Reservierungen, die ablaufen, und Räume, die sich nicht doppelt buchen lassen

Jeder Raum wird unabhängig gebucht, mit Regeln für die exklusive Buchung des gesamten Veranstaltungsorts. Vorreservierungen haben ein Ablaufdatum und werden wieder frei, wenn keine Anzahlung eingeht. Besichtigungen werden nur angeboten, wenn Räume frei sind, und Auf- und Abbauzeit wird rund um jede Veranstaltung blockiert.

Baue ein Buchungssystem für meinen Veranstaltungsort mit drei Räumen und einer exklusiven Option für den gesamten Ort. Termine können 14 Tage vorreserviert werden und werden automatisch freigegeben, sofern keine Anzahlung erfasst ist. Blockiere 4 Stunden Aufbau und 2 Stunden Abbau um jede Veranstaltung und biete Besichtigungstermine nur an, wenn die Räume nicht genutzt werden.

Ein Kundenportal mit Menü-Sperrdatum

Jeder gebuchte Kunde sieht seinen Zahlungsplan, die Frist für die Endzahlen und die Raumaufteilung, wählt Menü und Getränke aus seinem Paket bis zu einem Sperrdatum, lädt einen Sitzplan hoch, und externe Dienstleister reichen Versicherungsnachweise und Ankunftszeiten ein.

Erstelle ein Kundenportal für meinen Hochzeits- und Eventort. Kunden sehen ihr Veranstaltungsdatum, den Raum, den Zahlungsplan und die Frist für die Endzahlen, wählen Menü- und Getränkeoptionen aus ihrem Paket bis 21 Tage vorher, laden einen Sitzplan hoch und fügen externe Dienstleister hinzu, die Versicherungsunterlagen und Ankunftszeiten einreichen.

Anfragen, verfolgt nach dem gewünschten Termin

Jede Anfrage wird nach Veranstaltungsdatum erfasst, auch für Termine, die Sie nicht anbieten können, mit Herkunft der Anfrage und Phasen von der Anfrage über Besichtigung, Reservierung, Vertrag und Anzahlung bis zur Veranstaltung. Firmenkunden behalten ihre früheren Veranstaltungen und bevorzugten Räume.

Erstelle ein CRM für meinen Veranstaltungsort, in dem jede Anfrage gewünschtes Datum, Alternativtermine, Gästeanzahl, Veranstaltungsart und Quelle hat und durch Anfrage, Besichtigung, Reservierung, Vertrag, Anzahlung und Veranstaltung läuft. Erfasse abgelehnte Termine und führe Firmenkunden mit früheren Veranstaltungen und bevorzugten Räumen.

Gestaffelte Zahlungen und Catering pro Kopf

Eine Buchungsgebühr, Zwischenzahlungen und ein Restbetrag vor dem Tag, Catering pro Kopf, das sich mit den Endzahlen aktualisiert, Schadenskautionen werden erfasst und erstattet, und Firmenrechnungen mit Zahlungsziel und Bestellnummer.

Baue die Rechnungsstellung für meinen Veranstaltungsort mit einem Zahlungsplan pro Buchung (Buchungsgebühr, Zahlung zur Halbzeit, Restbetrag 4 Wochen vorher), Catering-Positionen pro Kopf, die sich mit den Endzahlen aktualisieren, einer erstattungsfähigen Schadenskaution, Firmenrechnungen mit Bestellnummern und Zahlungszielen und Stornobedingungen auf jeder Rechnung.

Raumseiten mit Kapazität je Bestuhlung

Kapazitäten für Bankett-, Theater- und Stehempfangsbestuhlung, getrennte Bereiche für Hochzeiten und Firmenveranstaltungen, echte Fotos jedes Raums in eventgerechter Bestuhlung, Grundrisse, Preise „ab“ nach Wochentag und Saison und ein Anfrageformular mit Alternativterminen.

Baue eine Website für meinen Veranstaltungsort mit einer Seite pro Raum, die Kapazitäten für Bankett-, Theater- und Stehempfang, Grundrisse und Fotos in eventgerechter Bestuhlung zeigt, getrennte Bereiche für Hochzeiten und Firmenveranstaltungen, Preise „ab“ nach Wochentag und Saison und ein Anfrageformular für Wunschtermin, Alternativtermine und Gästeanzahl.

Stühle, Textilien und Gläser pro Veranstaltung reserviert

Mobiliar, Textilien, Gläser und Veranstaltungstechnik werden je Artikel gezählt, Reparaturen vermerkt, Artikel nach Datum für Veranstaltungen reserviert mit einer Warnung, wenn zwei Veranstaltungen mehr benötigen, als Sie haben, und zugemietete Artikel mit Rückgabedatum erfasst.

Erstelle eine Inventar-App für meinen Veranstaltungsort, die Stühle, Tische, Textilien, Gläser und Veranstaltungstechnik zählt, Artikel nach Datum für Veranstaltungen reserviert mit einer Warnung, wenn am selben Tag mehr benötigt wird, als wir haben, Artikel in der Reparatur verfolgt und zugemietete Artikel mit Lieferant und Rückgabedatum erfasst.

Was Sie zuerst einrichten

Zuerst Ihre Räume mit Kapazitäten und Aufbauzeiten, dann jede bestätigte und vorreservierte Buchung mit ihrem Ablaufdatum. Danach Zahlungspläne für gebuchte Veranstaltungen hinzufügen. Portal und Inventar können folgen, sobald der Kalender die einzige Quelle der Wahrheit ist.

Räume und Kapazitäten
Bestätigte und reservierte Termine
Zahlungspläne

Die ruhigen Termine füllen

Erfassen Sie jede Anfrage, auch für Termine, die Sie abgelehnt haben. Die Liste zeigt, wo Sie Preise anheben und welche Alternativen Sie vorschlagen sollten. Danach erstellen Sie gezielte Angebotsseiten für Sonntage, Winter und Wochentage unter der Woche, die sich nicht von selbst füllen.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für meinen Veranstaltungsort mit drei Räumen. Termine können 14 Tage vorreserviert werden und werden freigegeben, sofern keine Anzahlung erfasst ist; Auf- und Abbauzeit wird rund um jede Veranstaltung blockiert. Gebuchte Kunden melden sich an, sehen ihren Zahlungsplan, wählen Menüs aus ihrem Paket bis zu einem Sperrdatum und reichen die Endzahlen ein. Das Personal sieht die Verfügbarkeit für die nächsten 24 Monate und offene Salden.

Fragen

Können wir einen Termin für einen Kunden reservieren, ohne ihn zu bestätigen?

Ja. Fragen Sie einen vorläufigen Status mit Ablaufdatum an; der Termin wird Ihrem Team als reserviert angezeigt und wird wieder frei, wenn er nicht bestätigt wird.

Sollte ein Veranstaltungsort die Verfügbarkeit live auf seiner Website zeigen?

Gebuchte Termine anzuzeigen spart Rückfragen, besonders bei Hochzeiten. Viele Veranstaltungsorte halten vorläufige Reservierungen nicht öffentlich sichtbar, damit sie noch verkauft werden können, falls die Reservierung verfällt.

Können Brautpaare ihr Menü im Portal wählen?

Ja. Fragen Sie nach einem Formular zur Menüauswahl mit den Optionen aus ihrem Paket und einem Sperrdatum, nach dem Änderungen über das Veranstaltungsteam laufen.

Können Kunden online bezahlen?

Ja, über einen Zahlungsanbieter, den Sie mit Ihrem eigenen Konto verbinden, zum Beispiel Stripe. Jede geplante Rechnung kann einen Zahlungslink enthalten.

Muss ich programmieren?

Nein. Sie beschreiben Ihre Räume, Pakete und Regeln im Chat, und Mythex baut die Apps.

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