Software voor evenementlocaties die elke datum maar één keer verkopen: reserveringen, betalingen en menu's

Met Mythex bouw je een boekingssysteem voor data met voorlopige reserveringen die verlopen, zalen met opbouw- en afbouwtijd, een klantportaal waarin menu's en definitieve aantallen vastliggen op een deadline, betaalschema's en een website met eerlijke capaciteiten per opstelling. Beschrijf je zalen en pakketten en publiceer met een database.

Begin gratis met bouwen

Een locatie verkoopt data, en elke datum wordt maar één keer verkocht

Zaterdagen in het hoogseizoen gaan een jaar of langer van tevoren naar bruiloften, terwijl doordeweekse dagen zich vullen met congressen en zakelijke huur op kortere termijn. Het verkoopteam jongleert met bezichtigingen, voorlopige reserveringen, contracten, aanbetalingen en cateringkeuzes vanuit een gedeelde agenda, een boekingsspreadsheet en een lange e-mailketting per klant. Reserveringen zonder vervaldatum blokkeren stilletjes de beste data. Definitieve aantallen komen laat binnen en belanden bij de chef. Twee evenementen op dezelfde dag kunnen dezelfde stoelen claimen. Een locatie heeft beschikbaarheid, reserveringen, betalingen en evenementgegevens nodig op één plek, zodat niemand een zaal dubbel boekt en elke boeking een duidelijke volgende betaling heeft.

Voorlopige reserveringen met een vervaldatum
Zalen apart boeken of de hele locatie exclusief
Opbouw- en afbouwtijd rond elk evenement
Betaalschema's gekoppeld aan de evenementdatum
Definitieve aantallen en menusluitingsdata
Meubilair en linnen per evenement gereserveerd

Reserveringen die verlopen, zalen die niet dubbel geboekt kunnen worden

Elke zaal boekt zelfstandig, met regels voor exclusieve huur van de hele locatie. Voorlopige reserveringen krijgen een vervaldatum en worden weer vrijgegeven als er geen aanbetaling binnenkomt. Bezichtigingen worden alleen aangeboden als zalen vrij zijn, en opbouw- en afbouwtijd wordt rond elk evenement geblokkeerd.

Bouw een boekingssysteem voor mijn evenementlocatie met drie zalen en een optie voor exclusieve huur van de hele locatie. Data kunnen 14 dagen voorlopig worden vastgehouden en worden automatisch vrijgegeven tenzij er een aanbetaling is geregistreerd. Blokkeer 4 uur opbouwtijd en 2 uur afbouwtijd rond elk evenement, en bied bezichtigingsafspraken alleen aan wanneer zalen niet in gebruik zijn.

Een klantportaal met een menusluitingsdatum

Elke geboekte klant ziet zijn betaalschema, de deadline voor definitieve aantallen en de zaalindeling. Hij kiest voor de sluitingsdatum het menu en de drankjes uit zijn pakket, uploadt een zitplan, en externe leveranciers dienen verzekeringsgegevens en aankomsttijden in.

Maak een klantportaal voor mijn bruiloft- en evenementenlocatie. Klanten zien hun evenementdatum, zaal, betaalschema en de deadline voor definitieve aantallen. Ze kunnen menu- en drankopties uit hun pakket kiezen tot 21 dagen voor de datum, een zitplan uploaden, en externe leveranciers toevoegen die verzekeringsdocumenten en aankomsttijden indienen.

Aanvragen bijgehouden op de datum die men wil

Elke aanvraag wordt vastgelegd op evenementdatum, ook voor data die je niet kunt aanbieden, met bronvermelding en fases van aanvraag tot bezichtiging, reservering, contract, aanbetaling en evenement. Zakelijke accounts bewaren hun eerdere evenementen en voorkeurszalen.

Maak een CRM voor mijn evenementlocatie waarbij elke aanvraag gewenste datum, alternatieve data, aantal gasten, evenementtype en bron heeft, en doorloopt van aanvraag, bezichtiging, reservering, contract, aanbetaling naar evenement. Registreer data die ik moest weigeren en houd zakelijke accounts bij met eerdere evenementen en voorkeurszalen.

Gefaseerde betalingen en cateringkosten per persoon

Een boekingskosten, tussentijdse betalingen en een saldo vóór de dag, cateringregels per persoon die meebewegen met de definitieve aantallen, schadeborgen die worden geregistreerd en terugbetaald, en zakelijke facturen op termijn met een PO-nummer.

Bouw facturatie voor mijn evenementlocatie met een betaalschema per boeking (boekingskosten, tussentijdse betaling, saldo 4 weken vooraf), cateringregels per persoon die meebewegen met de definitieve aantallen, een terugbetaalbare schadeborg, zakelijke facturen met PO-nummers en betalingstermijnen, en annuleringsvoorwaarden op elke factuur.

Zaalpagina's met capaciteit per opstelling

Capaciteiten voor diner-, theater- en staande opstellingen, aparte paden voor bruiloften en zakelijke evenementen, echte foto's van elke zaal ingericht voor een evenement, plattegronden, prijzen 'vanaf' per dag en seizoen, en een aanvraagformulier met alternatieve data.

Bouw een website voor mijn evenementlocatie met een pagina per zaal met diner-, theater- en staande capaciteiten, plattegronden en foto's van de zaal ingericht voor een evenement, aparte secties voor bruiloften en zakelijke evenementen, prijzen 'vanaf' per weekdag en seizoen, en een aanvraagformulier voor gewenste datum, alternatieve data en aantal gasten.

Stoelen, linnen en glaswerk per evenement gereserveerd

Meubilair, linnen, glaswerk en audiovisuele apparatuur worden per stuk geteld, met reparaties genoteerd. Items worden per datum aan evenementen gekoppeld met een waarschuwing wanneer twee evenementen meer nodig hebben dan je in huis hebt, en gehuurde items worden geregistreerd met retourdatums.

Maak een voorraadapp voor mijn evenementlocatie die stoelen, tafels, linnen, glaswerk en AV-apparatuur telt, items per datum aan evenementen koppelt met een waarschuwing wanneer evenementen op dezelfde dag meer nodig hebben dan we hebben, items bijhoudt die voor reparatie weg zijn, en gehuurde items registreert met leverancier en retourdatum.

Wat je eerst instelt

Je zalen met capaciteiten en opbouwtijden, daarna elke bevestigde en voorlopige boeking met haar vervaldatum. Voeg daarna betaalschema's toe voor geboekte evenementen. Het portaal en de voorraad kunnen volgen zodra de agenda de enige bron van waarheid is.

Zalen en capaciteiten
Bevestigde en gereserveerde data
Betaalschema's

De rustige data vullen

Registreer elke aanvraag, ook data die je hebt moeten weigeren. De lijst laat zien waar je prijzen kunt verhogen en welke alternatieven je kunt voorstellen. Maak daarna specifieke aanbiedingspagina's voor zondagen, winter en doordeweekse dagen, de data die zich niet vanzelf vullen.

Een prompt om mee te beginnen

Bouw een app voor mijn evenementlocatie met drie zalen. Data kunnen 14 dagen voorlopig worden vastgehouden en worden vrijgegeven tenzij er een aanbetaling is geregistreerd; opbouw- en afbouwtijd wordt rond elk evenement geblokkeerd. Geboekte klanten loggen in om hun betaalschema te zien, kiezen menu's uit hun pakket vóór een sluitingsdatum en dienen definitieve aantallen in. Medewerkers zien beschikbaarheid voor de komende 24 maanden en openstaande saldi.

Veelgestelde vragen

Kunnen we een datum voor een klant vasthouden zonder die te bevestigen?

Ja. Vraag om een voorlopige status met een vervaldatum; de datum wordt voor je team als gereserveerd getoond en komt weer vrij als die niet wordt bevestigd.

Moet een locatie live beschikbaarheid op haar website tonen?

Geboekte data tonen bespaart heen-en-weer gemail, vooral bij bruiloften. Veel locaties houden voorlopige reserveringen privé, zodat ze nog verkocht kunnen worden als de reservering verloopt.

Kunnen stellen hun menu in het portaal kiezen?

Ja. Vraag om een menukeuzeformulier met de opties uit hun pakket en een sluitingsdatum waarna wijzigingen via het evenemententeam lopen.

Kunnen klanten online betalen?

Ja, via een betaalprovider die je met je eigen account koppelt, zoals Stripe. Elke ingeplande factuur kan een betaallink bevatten.

Moet ik programmeren?

Nee. Je beschrijft je zalen, pakketten en regels in de chat en Mythex bouwt de apps.

Meer manieren om met AI te bouwen

Mythex · Pricing · Bouw alles met AI · Website- en app-templates · Mythex vergeleken · Woordenlijst voor apps bouwen met AI · Gratis tools voor apps bouwen met AI · English