1日1件を確実に販売するイベント会場向けソフト：仮押さえ、支払い、メニュー管理

Mythexなら、イベント会場に必要な予約の仕組みを構築できます。期限付きの仮押さえ、設営・撤収時間を含む部屋のブロック、締切日までにメニューと最終人数を確定できるクライアント用ポータル、支払いスケジュール、部屋ごとの収容人数を正直に示せるウェブサイトです。部屋とプランを説明すれば、データベース付きで公開できます。

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会場は日付を販売し、1つの日付は1回しか売れない

繁忙期の土曜日は1年以上前からウェディングで埋まり、平日はカンファレンスや法人利用で、比較的直前でも埋まります。営業チームは、内見、仮押さえ、契約、デポジット、ケータリングの選択を、共有カレンダー、予約用のスプレッドシート、顧客ごとの長いメールのやり取りで管理しています。期限のない仮押さえは、最も良い日程を静かにふさいでしまいます。最終人数は遅れて届き、そのしわ寄せはシェフに来ます。同じ日に2件のイベントが同じ椅子を確保してしまうこともあります。会場には、空き状況、仮押さえ、支払い、イベントの詳細を1か所にまとめることが必要です。そうすれば、部屋がダブルブッキングされることもなく、どの予約にも次の支払い期日が明確になります。

期限日付きの仮押さえ
部屋ごとの予約、または会場全体の貸切
すべてのイベントに設営・撤収時間を設定
イベント日に合わせた支払いスケジュール
最終人数とメニューの締切日
イベントごとの家具とリネンの確保

期限が切れる仮押さえと、ダブルブッキングを防ぐ部屋

各部屋を個別に予約でき、会場全体の貸切にはそれ専用のルールを適用できます。仮押さえには期限があり、デポジットが入らなければ自動的に再度空きに戻ります。内見は部屋が空いているときだけ予約でき、各イベントの前後には設営・撤収時間が自動でブロックされます。

3つの部屋と、会場全体を貸し切れるオプションがあるイベント会場向けの予約システムを作ってください。日付は14日間仮押さえでき、デポジットが記録されなければ自動的に解除されるようにしてください。各イベントの前に4時間の設営時間と、後に2時間の撤収時間をブロックしてください。内見の予約は、部屋が使われていないときだけ受け付けてください。

メニュー締切日があるクライアント用ポータル

予約済みのお客様は、支払いスケジュール、最終人数の締切日、部屋のレイアウトを確認できます。締切日より前に、パッケージに含まれるメニューとドリンクを選び、座席表をアップロードできます。外部の業者は、保険の書類と到着時刻を提出できます。

ウェディングとイベントを行う会場向けのクライアント用ポータルを作ってください。お客様が、イベント日、部屋、支払いスケジュール、最終人数の締切日を確認できるようにしてください。21日前の締切日までは、パッケージのメニューとドリンクの選択肢を選べるようにし、座席表をアップロードできるようにしてください。外部の業者は、保険書類を提出し、到着時刻を追加できるようにしてください。

希望日別に管理する問い合わせ

すべての問い合わせをイベント日ごとに記録します。提供できない日程も含めて記録できます。リードの経路と、問い合わせから内見、仮押さえ、契約、デポジット、イベント実施までのステージを管理できます。法人のお客様は、過去のイベントと希望する部屋を保存できます。

イベント会場向けのCRMを作ってください。各問い合わせに、希望日、代替日、人数、イベントの種類、経路を入力でき、問い合わせ、内見、仮押さえ、契約、デポジット、イベントの順にステージを移動できるようにしてください。お断りした日程も記録し、法人のお客様は過去のイベントと希望する部屋とともに保存してください。

分割払いと1人あたりのケータリング

予約金、中間払い、当日の4週間前に残金を請求できます。1人あたりのケータリング項目は、最終人数に合わせて自動で更新されます。返金可能な損害補償デポジットを記録し、返金も管理できます。法人の請求書には、支払い条件付きでPO番号を記載でき、キャンセル条件はすべての請求書に印字されます。

イベント会場向けの請求機能を作ってください。予約ごとに支払いスケジュールを設定してください（予約金、中間時点の支払い、当日の4週間前の残金）。1人あたりのケータリング項目は最終人数に合わせて更新されるようにしてください。返金可能な損害補償デポジットを用意し、PO番号と支払い条件付きの法人向け請求書を作成し、キャンセル条件をすべての請求書に記載してください。

レイアウトごとの収容人数を示す部屋のページ

ディナー、シアター形式、スタンディングの各レイアウトでの収容人数を表示します。ウェディングと法人それぞれのページを用意し、イベント用に設営された各部屋の実際の写真と間取り図を掲載できます。曜日と季節ごとの「料金の目安」を表示し、希望日と代替日、人数を入力できる問い合わせフォームを設置できます。

イベント会場のウェブサイトを作ってください。部屋ごとのページには、ディナー、シアター形式、スタンディングの収容人数、間取り図、イベント用に設営された写真を載せてください。ウェディングと法人のセクションを分けてください。曜日と季節ごとの「料金の目安」を表示し、希望日、代替日、人数を入力できる問い合わせフォームを用意してください。

イベントごとに確保する椅子、リネン、グラス類

家具、リネン、グラス類、AV機器を品目ごとに数え、修理中の品目も記録します。品目は日付単位でイベントに割り当てられ、同日のイベントが手持ちを超える数を必要とする場合は警告が出ます。外部から借りた品目は、業者名と返却日とともに記録できます。

イベント会場向けの在庫管理アプリを作ってください。椅子、テーブル、リネン、グラス類、AV機器の数を管理し、日付単位でイベントに割り当ててください。同日のイベントが手持ちを超える数を必要とする場合は警告を出してください。修理に出している品目を追跡し、外部から借りた品目は業者名と返却日を記録してください。

最初に設定するもの

まず、部屋と収容人数、設営時間を登録します。次に、確定済みと仮押さえ中のすべての予約を、仮押さえの期限とともに登録してください。その後、予約済みイベントの支払いスケジュールを追加します。カレンダーが唯一の正しい情報源になったら、ポータルと在庫管理を進めてください。

部屋と収容人数
確定済みと仮押さえ中の日付
支払いスケジュール

空いている日を埋める

お断りした日程も含め、すべての問い合わせを記録してください。その一覧から、どこで料金を上げるべきか、どの日程を代わりに提案すべきかが分かります。そのうえで、日曜日、冬季、平日の昼間など、放っておいても埋まらない日程向けに、個別のお得なプランのページを作成してください。

ここから始められるプロンプト

部屋が3つあるイベント会場向けのアプリを作ってください。日付は14日間仮押さえでき、デポジットが記録されなければ解除されるようにしてください。すべてのイベントの前後には設営・撤収時間をブロックしてください。予約済みのお客様はログインして支払いスケジュールを確認し、締切日までにパッケージからメニューを選び、最終人数を提出できるようにしてください。スタッフは今後24か月の空き状況と未払い残高を確認できるようにしてください。

よくある質問

確定させずに、お客様のために日付を仮押さえできますか？

はい。仮押さえのステータスと期限日を設定できます。チームからは押さえ中の日付として表示され、期限までに確定されなければ自動的に再び空きに戻ります。

会場のウェブサイトに、リアルタイムの空き状況を表示すべきですか？

予約済みの日付を表示すると、特にウェディングの場合は、やり取りの手間が減ります。ただし、仮押さえは非公開にしておく会場が多く、期限切れになったときに再び販売できるようにしています。

カップルはポータルでメニューを選べますか？

はい。パッケージに含まれる選択肢を使ったメニュー選択フォームを作成し、締切日を設定できます。締切日以降の変更は、イベントチームを通して行います。

お客様はオンラインで支払えますか？

はい。Stripeなど、ご自身のアカウントで接続した決済サービスを通じて支払えます。予定されている各請求書には、支払いリンクを付けられます。

コーディングは必要ですか？

いいえ。チャットで部屋、パッケージ、ルールを説明すれば、Mythexがアプリを作成します。

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