Software para Espaços de Eventos que Vende Cada Data Uma Só Vez: Reservas, Pagamentos e Cardápios

O Mythex permite que um espaço de eventos crie agendamento de datas com reservas provisórias que expiram, salas bloqueadas com tempo de montagem e desmontagem, um portal do cliente onde cardápio e número final de convidados travam até um prazo, cronogramas de pagamento em etapas e um site com capacidades reais por layout. Descreva suas salas e pacotes e publique com banco de dados.

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Um espaço vende datas, e cada data é vendida uma vez

Os sábados da alta temporada são disputados por casamentos com um ano ou mais de antecedência, enquanto os dias de semana se enchem de congressos e eventos corporativos com menos tempo de aviso. A equipe de vendas equilibra visitas, reservas provisórias, contratos, sinais e escolhas de buffet em uma agenda compartilhada, uma planilha de reservas e uma longa troca de e-mails por cliente. Reservas sem validade bloqueiam discretamente as melhores datas. Os números finais chegam em cima da hora e sobram para o chef. Dois eventos no mesmo dia podem reivindicar as mesmas cadeiras. Um espaço precisa de disponibilidade, reservas, pagamentos e detalhes do evento em um só lugar, para que ninguém faça dupla reserva de sala e cada reserva tenha um próximo pagamento claro.

Reservas provisórias com data de validade
Salas reservadas separadamente ou o espaço inteiro em exclusividade
Tempo de montagem e desmontagem em torno de cada evento
Cronogramas de pagamento vinculados à data do evento
Números finais e datas de bloqueio do cardápio
Mobiliário e toalhas reservados por evento

Reservas que expiram e salas que não podem ser agendadas em duplicidade

Cada sala é reservada de forma independente, com regras para a locação exclusiva do espaço inteiro. As reservas provisórias têm validade e voltam a ficar disponíveis se nenhum sinal for recebido, as visitas só são oferecidas quando as salas estão livres e o tempo de montagem e desmontagem fica bloqueado em torno de cada evento.

Crie um sistema de reservas para o meu espaço de eventos com três salas e uma opção de locação exclusiva do espaço inteiro. As datas podem ser reservadas provisoriamente por 14 dias e são liberadas automaticamente se nenhum sinal for registrado. Bloqueie 4 horas de montagem e 2 horas de desmontagem em torno de cada evento e ofereça visitas agendadas somente quando as salas não estiverem em uso.

Um portal do cliente com data de bloqueio do cardápio

Cada cliente com reserva vê seu cronograma de pagamento, o prazo para os números finais e o layout das salas, escolhe cardápio e bebidas dentro do pacote antes da data de bloqueio, envia o mapa de mesas e os fornecedores externos enviam seguro e horários de chegada.

Crie um portal do cliente para o meu espaço de casamentos e eventos. Os clientes veem a data do evento, a sala, o cronograma de pagamento e o prazo para o número final de convidados. Podem escolher opções de cardápio e bebidas do pacote até a data de bloqueio, 21 dias antes do evento, enviar o mapa de mesas e cadastrar fornecedores externos, que enviam documentos de seguro e horários de chegada.

Consultas organizadas pela data desejada

Cada consulta é registrada pela data do evento, inclusive para datas que você não pode oferecer, com a origem do lead e as etapas, da consulta à visita, reserva, contrato, sinal e evento. Clientes corporativos mantêm seus eventos anteriores e salas preferidas.

Crie um CRM para o meu espaço de eventos em que cada consulta tenha a data desejada, datas alternativas, número de convidados, tipo de evento e origem, e avance pelas etapas: consulta, visita, reserva, contrato, sinal e evento. Registre as datas recusadas e mantenha os clientes corporativos com eventos anteriores e salas preferidas.

Pagamentos em etapas e buffet por convidado

Taxa de reserva, pagamentos intermediários e saldo antes do dia, buffet cobrado por pessoa que se atualiza com o número final de convidados, caução de danos registrada e devolvida, e faturas corporativas com prazo de pagamento e número de pedido de compra.

Crie faturamento para o meu espaço de eventos com um cronograma de pagamento por reserva (taxa de reserva, pagamento intermediário e saldo 4 semanas antes), linhas de buffet por pessoa que se atualizam com o número final de convidados, uma caução de danos reembolsável, faturas corporativas com número de pedido de compra e prazo de pagamento, e as condições de cancelamento impressas em cada fatura.

Páginas das salas com capacidade por layout

Capacidades para os layouts de jantar, auditório e em pé, caminhos separados para casamentos e eventos corporativos, fotos reais de cada sala montada para um evento, plantas baixas, preços "a partir de" por dia e temporada, e um formulário de consulta com datas alternativas.

Crie um site para o meu espaço de eventos com uma página por sala mostrando as capacidades para jantar, auditório e em pé, plantas baixas e fotos montadas para eventos, seções separadas para casamentos e eventos corporativos, preços "a partir de" por dia da semana e temporada, e um formulário de consulta com data preferida, datas alternativas e número de convidados.

Cadeiras, toalhas e taças reservadas por evento

Mobiliário, toalhas, taças e equipamentos de áudio e vídeo contados item por item, com reparos anotados, itens reservados para eventos por data com um alerta quando dois eventos precisam de mais do que você tem, e itens alugados registrados com datas de devolução.

Crie um app de estoque para o meu espaço de eventos que conte cadeiras, mesas, toalhas, taças e equipamentos de áudio e vídeo, reserve itens para eventos por data com alerta quando eventos no mesmo dia precisarem de mais do que temos, registre itens enviados para reparo e registre itens alugados com fornecedor e data de devolução.

O que configurar primeiro

Primeiro, suas salas com capacidades e tempos de montagem, depois todas as reservas confirmadas e provisórias com a data de validade de cada uma. Em seguida, adicione os cronogramas de pagamento das datas reservadas. O portal e o estoque podem vir depois, quando a agenda for a única fonte de verdade.

Salas e capacidades
Datas confirmadas e reservadas
Cronogramas de pagamento

Preenchendo as datas vazias

Registre todas as consultas, inclusive as datas que você recusou. A lista mostra onde é possível aumentar os preços e quais alternativas sugerir. Depois, crie páginas de oferta específicas para domingos, inverno e meio da semana, as datas que não se preenchem sozinhas.

Um prompt para começar

Crie um app para o meu espaço de eventos com três salas. As datas podem ser reservadas provisoriamente por 14 dias e são liberadas se nenhum sinal for registrado; o tempo de montagem e desmontagem fica bloqueado em torno de cada evento. Os clientes com reserva fazem login para ver seu cronograma de pagamento, escolhem o cardápio do pacote antes de uma data de bloqueio e enviam o número final de convidados. A equipe vê a disponibilidade dos próximos 24 meses e os saldos devidos.

Perguntas

Podemos reservar uma data para um cliente sem confirmá-la?

Sim. Peça um status provisório com data de validade; a data aparece como reservada para a sua equipe e volta a ficar disponível se não for confirmada.

Um espaço deve mostrar a disponibilidade em tempo real no site?

Mostrar as datas ocupadas economiza idas e vindas, especialmente para casamentos. Muitos espaços mantêm as reservas provisórias em sigilo, para que possam ser vendidas caso a reserva expire.

Os noivos podem escolher o cardápio no portal?

Sim. Peça um formulário de escolha de cardápio com as opções do pacote e uma data de bloqueio, depois da qual as alterações passam pela equipe de eventos.

Os clientes podem pagar online?

Sim, por meio de um provedor de pagamentos que você conecta com a sua própria conta, como o Stripe. Cada fatura agendada pode ter um link de pagamento.

Preciso programar?

Não. Você descreve suas salas, pacotes e regras no chat e o Mythex cria os apps.

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