Logiciel pour salle de réception : chaque date ne se vend qu'une fois, avec options, paiements et menus

Avec Mythex, une salle de réception peut bâtir sa réservation de dates avec options qui expirent, des salles bloquées avec temps de montage et de démontage, un portail client où les menus et le nombre final de convives se verrouillent à une échéance, des échéanciers de paiement et un site web avec des capacités honnêtes pour chaque aménagement. Décrivez vos salles et vos forfaits, puis publiez avec une base de données.

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Une salle vend des dates, et chaque date ne se vend qu'une fois

Les samedis de haute saison sont réservés par les mariages un an ou plus à l'avance, alors que les semaines se remplissent de congrès et de locations corporatives à plus court préavis. L'équipe des ventes jongle avec les visites, les options, les contrats, les dépôts et les choix de traiteur à partir d'un calendrier partagé, d'un tableur de réservations et d'une longue chaîne de courriels par client. Les options sans date d'expiration bloquent discrètement les meilleures dates. Le nombre final de convives arrive en retard et tombe sur le chef. Deux événements le même jour peuvent réclamer les mêmes chaises. Une salle a besoin des disponibilités, des options, des paiements et des détails d'événement au même endroit, pour que personne ne double-réserve une salle et que chaque réservation ait un prochain paiement clair.

Options provisoires avec une date d'expiration
Salles réservées séparément ou la salle entière en location exclusive
Temps de montage et de démontage autour de chaque événement
Échéanciers de paiement liés à la date de l'événement
Nombre final de convives et dates limites des menus
Mobilier et linge réservés par événement

Des options qui expirent, des salles qui ne se chevauchent pas

Chaque salle se réserve indépendamment, avec des règles pour la location exclusive de toute la salle. Les options provisoires portent une date d'expiration et redeviennent disponibles si aucun dépôt n'arrive, les visites ne sont offertes que lorsque les salles sont libres, et le temps de montage et de démontage est bloqué autour de chaque événement.

Construis un système de réservation pour ma salle de réception avec trois salles et une option de location exclusive de toute la salle. Les dates peuvent être mises en option provisoire pendant 14 jours et sont libérées automatiquement si aucun dépôt n'est enregistré. Bloque 4 heures de montage et 2 heures de démontage autour de chaque événement, et offre les rendez-vous de visite seulement quand les salles ne sont pas utilisées.

Un portail client avec une date limite pour les menus

Chaque client réservé voit son échéancier de paiement, la date limite pour le nombre final de convives et le plan de la salle, choisit le menu et les boissons parmi son forfait avant une date de verrouillage, téléverse un plan de placement, et les fournisseurs externes soumettent leur assurance et leurs heures d'arrivée.

Crée un portail client pour ma salle de mariage et d'événements. Les clients voient la date de leur événement, la salle, leur échéancier de paiement et la date limite pour le nombre final de convives. Ils choisissent les options de menu et de boissons de leur forfait jusqu'à une date de verrouillage fixée 21 jours avant, téléversent un plan de placement, et ajoutent des fournisseurs externes qui soumettent leurs documents d'assurance et leurs heures d'arrivée.

Des demandes suivies selon la date souhaitée

Chaque demande est consignée par date d'événement, même pour les dates que vous ne pouvez pas offrir, avec la source du prospect et les étapes, de la demande à la visite, l'option, le contrat, le dépôt et l'événement. Les comptes corporatifs conservent leurs événements passés et leurs salles préférées.

Fais un CRM pour ma salle de réception où chaque demande indique la date souhaitée, les dates de rechange, le nombre d'invités, le type d'événement et la source, et passe par les étapes : demande, visite, option, contrat, dépôt et événement. Consigne les dates refusées et conserve les comptes corporatifs avec leurs événements passés et leurs salles préférées.

Paiements échelonnés et traiteur au couvert

Des frais de réservation, des paiements intermédiaires et un solde avant la journée, un traiteur facturé par convive qui se met à jour avec le nombre final, des dépôts de garantie pour dommages enregistrés puis remboursés, et des factures corporatives à termes avec un numéro de bon de commande.

Construis la facturation de ma salle de réception avec un échéancier de paiement par réservation (frais de réservation, paiement à mi-parcours, solde 4 semaines avant), des lignes de traiteur par convive qui se mettent à jour selon le nombre final, un dépôt de garantie pour dommages remboursable, des factures corporatives avec numéros de bon de commande et conditions de paiement, et les conditions d'annulation imprimées sur chaque facture.

Pages de salles avec capacité selon l'aménagement

Capacités pour les aménagements en dîner, en théâtre et debout, parcours séparés pour les mariages et les événements corporatifs, photos réelles de chaque salle aménagée pour un événement, plans d'étage, prix « à partir de » selon le jour et la saison, et un formulaire de demande avec dates de rechange.

Construis un site web pour ma salle de réception avec une page par salle qui montre les capacités en dîner, en théâtre et debout, les plans d'étage et des photos aménagées pour des événements, des sections séparées pour les mariages et les événements corporatifs, des prix « à partir de » selon le jour de la semaine et la saison, et un formulaire de demande pour la date souhaitée, les dates de rechange et le nombre d'invités.

Chaises, linge et verrerie réservés par événement

Mobilier, linge, verrerie et équipement audiovisuel comptés article par article avec les réparations notées, articles réservés pour les événements par date avec un avertissement quand deux événements en exigent plus que ce que vous avez, et articles loués consignés avec leurs dates de retour.

Fais une app d'inventaire pour ma salle de réception qui compte les chaises, les tables, le linge, la verrerie et l'équipement audiovisuel, réserve les articles pour les événements selon la date avec un avertissement quand des événements du même jour en exigent plus que nous en avons, suit les articles envoyés en réparation, et consigne les articles loués avec le fournisseur et la date de retour.

Par quoi commencer

Vos salles avec leurs capacités et leurs temps de montage, puis chaque réservation confirmée et provisoire avec la date d'expiration de son option. Ajoutez ensuite les échéanciers de paiement des événements réservés. Le portail et l'inventaire peuvent suivre une fois que le calendrier est la seule source de vérité.

Salles et capacités
Dates confirmées et dates en option
Échéanciers de paiement

Remplir les dates creuses

Consignez chaque demande, y compris les dates que vous avez refusées. La liste montre où hausser les prix et quelles dates de rechange proposer. Créez ensuite des pages d'offres précises pour les dimanches, l'hiver et les mi-semaines, les dates qui ne se rempliront pas d'elles-mêmes.

Une consigne pour commencer

Construis une app pour ma salle de réception avec trois salles. Les dates peuvent être mises en option provisoire pendant 14 jours et sont libérées si aucun dépôt n'est enregistré; le temps de montage et de démontage est bloqué autour de chaque événement. Les clients réservés se connectent pour voir leur échéancier de paiement, choisir leurs menus dans leur forfait avant une date de verrouillage et soumettre le nombre final de convives. Le personnel voit les disponibilités pour les 24 prochains mois et les soldes dus.

Questions

Pouvons-nous mettre une date en option pour un client sans la confirmer?

Oui. Demandez un statut provisoire avec une date d'expiration; la date apparaît comme retenue pour votre équipe et redevient disponible si elle n'est pas confirmée.

Une salle devrait-elle afficher les disponibilités en direct sur son site?

Montrer les dates réservées évite bien des allers-retours, surtout pour les mariages. Beaucoup de salles gardent les options privées pour pouvoir vendre la date si l'option tombe.

Les couples peuvent-ils choisir leur menu dans le portail?

Oui. Demandez un formulaire de choix de menu avec les options de leur forfait et une date de verrouillage après laquelle les changements passent par l'équipe des événements.

Les clients peuvent-ils payer en ligne?

Oui, par l'intermédiaire d'un fournisseur de paiement que vous connectez avec votre propre compte, comme Stripe. Chaque facture programmée peut comporter un lien de paiement.

Dois-je coder?

Non. Vous décrivez vos salles, vos forfaits et vos règles dans le clavardage, et Mythex construit les apps.

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