Tapahtumatilan ohjelmisto: jokainen päivä myydään vain kerran, varaukset, maksut ja menut

Mythex auttaa tapahtumatilaa rakentamaan päivien varausjärjestelmän: määräaikaiset varausvaraukset, huoneet, joille on varattu kokoamis- ja purkuaika, asiakasportaalin, jossa menu ja lopulliset henkilömäärät lukittuvat määräpäivään mennessä, maksuaikataulut ja verkkosivun, jolla kapasiteetit ovat totuudenmukaisia kullekin asettelulle. Kuvaile tilasi ja paketit ja julkaise se tietokannan kanssa.

Aloita rakentaminen ilmaiseksi

Tila myy päiviä, ja jokainen päivä myydään kerran

Huippusesongin lauantait menevät häihin vuoden tai enemmän etukäteen, kun taas arkipäivät täyttyvät konferensseilla ja yritystilauksilla lyhyemmällä varoitusajalla. Myyntitiimi jongleeraa näyttöjä, varausvarauksia, sopimuksia, ennakkomaksuja ja cateringvalintoja yhteisestä kalenterista, varauslaskentataulukosta ja pitkistä sähköpostiketjuista jokaisen asiakkaan kanssa. Varaukset ilman vanhenemispäivää peittävät parhaat päivät hiljaa. Lopulliset henkilömäärät tulevat myöhään ja kaatuvat kokille. Kaksi tapahtumaa samana päivänä voi varata samat tuolit. Tila tarvitsee saatavuuden, varaukset, maksut ja tapahtumatiedot yhdessä paikassa, jotta kukaan ei varaa tilaa kahdesti ja jokaisella varauksella on selvä seuraava maksu.

Määräaikaiset varausvaraukset, joilla on vanhenemispäivä
Huoneet varataan erikseen tai koko tila yksityiskäyttöön
Kokoamis- ja purkuaika jokaisen tapahtuman ympärillä
Maksuaikataulut sidottuna tapahtuman päivään
Lopulliset henkilömäärät ja menun lukituspäivät
Kalusteet ja liinavaatteet varataan tapahtumittain

Varaukset, jotka vanhenevat, ja huoneet, joita ei voi tuplavarata

Jokainen huone varataan itsenäisesti, ja koko tilan yksityisvuokrauksella on omat sääntönsä. Määräaikaiset varausvaraukset vanhenevat, ja ne vapautuvat takaisin, jos ennakkomaksua ei kirjata. Näytöt tarjotaan vain vapaina oleviin huoneisiin, ja kokoamis- ja purkuaika on estetty jokaisen tapahtuman ympärillä.

Rakenna varausjärjestelmä tapahtumatilalleni, jossa on kolme huonetta ja vaihtoehto koko tilan yksityisvuokraukseen. Päivät voidaan varata määräaikaisesti 14 päiväksi, ja ne vapautuvat automaattisesti, ellei ennakkomaksua ole kirjattu. Estä 4 tunnin kokoamisaika ja 2 tunnin purkuaika jokaisen tapahtuman ympärillä ja tarjoa näyttöaikoja vain silloin, kun huoneet eivät ole käytössä.

Asiakasportaali menun lukituspäivällä

Jokainen varattu asiakas näkee maksuaikataulunsa, lopullisten henkilömäärien määräajan ja huonejärjestelyn. Hän valitsee paketistaan ruoan ja juomat ennen lukituspäivää, lataa istumajärjestelysuunnitelman, ja ulkopuoliset toimittajat lähettävät vakuutus- ja saapumistietonsa.

Luo asiakasportaali häiden ja tapahtumien tilalleni. Asiakkaat näkevät tapahtumapäivänsä, huoneen, maksuaikataulun ja lopullisten henkilömäärien määräajan, valitsevat ruoka- ja juomavaihtoehdot paketistaan 21 päivää ennen tapahtumaa olevaan lukituspäivään asti, lataavat istumajärjestelyn ja lisäävät ulkopuoliset toimittajat, jotka lähettävät vakuutusasiakirjat ja saapumisajat.

Tiedustelut seurataan halutun päivän mukaan

Jokainen tiedustelu kirjataan tapahtumapäivän mukaan, myös päiville, joita et voi tarjota, lähteen ja vaiheiden kanssa tiedustelusta näyttöön, varaukseen, sopimukseen, ennakkomaksuun ja tapahtumaan. Yritysasiakkaat säilyttävät menneet tapahtumansa ja suosikkihuoneensa.

Tee CRM tapahtumatilalleni, jossa jokaisella tiedustelulla on toivottu päivä, vaihtoehtoiset päivät, vieraiden määrä, tapahtumatyyppi ja lähde, ja joka etenee vaiheiden tiedustelu, näyttö, varaus, sopimus, ennakkomaksu ja tapahtuma kautta. Kirjaa päivät, joille kieltäydyit, ja pidä yritysasiakkaat menneine tapahtumineen ja suosikkihuoneineen.

Maksut vaiheittain ja cateringi henkilöittäin

Varausmaksu, väliaikamaksut ja loppumaksu ennen päivää, henkilökohtainen cateringhinta, joka päivittyy lopullisten henkilömäärien mukaan, palautettava vahinkotakuu, joka kirjataan ja palautetaan, sekä yritysten laskut maksuehdoin ja tilausnumerolla.

Rakenna laskutus tapahtumatilalleni maksuaikataululla jokaiselle varaukselle (varausmaksu, puolivälin maksu, loppumaksu 4 viikkoa ennen), cateringrivit henkilömäärän mukaan, joka päivittyy lopullisten henkilömäärien mukaan, palautettava vahinkotakuu, yrityslaskut tilausnumeroilla ja maksuehdoilla sekä peruutusehdot tulostettuna jokaiseen laskuun.

Huonesivut, joilla kapasiteetti näkyy asettelun mukaan

Kapasiteetit illallis-, teatteri- ja seisovalle asettelulle, erilliset häiden ja yritystilaisuuksien polut, oikeat valokuvat jokaisesta huoneesta tapahtumaan katettuna, pohjapiirrokset, hinnat „alkaen” päivän ja kauden mukaan sekä tiedustelulomake vaihtoehtoisilla päivillä.

Rakenna verkkosivu tapahtumatilalleni, jossa on oma sivu jokaiselle huoneelle näyttäen illallis-, teatteri- ja seisovan kapasiteetin, pohjapiirrokset ja valokuvat tapahtumaan katettuna, erilliset häät- ja yritysosiot, hinnat „alkaen” viikonpäivän ja kauden mukaan sekä tiedustelulomake toivotulle päivälle, vaihtoehtoisille päiville ja vieraiden määrälle.

Tuolit, liinat ja lasit varattuna tapahtumittain

Kalusteet, liinavaatteet, lasit ja äänitekniikka lasketaan kappaleittain, korjaukset merkitään, kohteet varataan tapahtumille päivän mukaan ja järjestelmä varoittaa, kun kahdella tapahtumalla on tarve, joka ylittää varastosi. Vuokratut kohteet kirjataan palautuspäivineen.

Tee varastosovellus tapahtumatilalleni, joka laskee tuolit, pöydät, liinat, lasit ja äänikaluston, varaa kohteet tapahtumille päivän mukaan, varoittaa kun samana päivänä järjestettävät tapahtumat tarvitsevat enemmän kuin meillä on, seuraa korjaukseen lähteneitä kohteita ja kirjaa vuokratut kohteet toimittajan ja palautuspäivän kanssa.

Mitä kannattaa määrittää ensin

Aloita huoneista kapasiteetteineen ja kokoamisaikoineen, sitten jokainen vahvistettu ja varattu varaus vanhenemispäivineen. Lisää seuraavaksi maksuaikataulut varatuille tapahtumille. Asiakasportaali ja varasto voidaan lisätä, kun kalenterista on tullut ainoa totuuden lähde.

Huoneet ja kapasiteetit
Vahvistetut ja varatut päivät
Maksuaikataulut

Hiljaisten päivien täyttäminen

Kirjaa jokainen tiedustelu, myös päivät, jotka kieltäydyit. Lista näyttää, missä hintoja kannattaa nostaa ja mitä vaihtoehtoja ehdottaa. Rakenna sitten erityiset tarjoussivut sunnuntaille, talvelle ja keskiviikoille, eli päiville, jotka eivät täyttyisi itsestään.

Lähtökohtana oleva kehote

Rakenna sovellus tapahtumatilalleni, jossa on kolme huonetta. Päivät voidaan varata määräaikaisesti 14 päiväksi ja ne vapautuvat, ellei ennakkomaksua kirjata; kokoamis- ja purkuaika estetään jokaisen tapahtuman ympärillä. Varatut asiakkaat kirjautuvat sisään nähdäkseen maksuaikataulunsa, valitsevat paketistaan menun ennen lukituspäivää ja lähettävät lopulliset henkilömäärät. Henkilökunta näkee saatavuuden seuraavalle 24 kuukaudelle ja erääntyneet saldot.

Kysymykset

Voinko varata päivän asiakkaalle vahvistamatta sitä?

Kyllä. Pyydä varaukselle väliaikainen tila ja vanhenemispäivä. Päivä näkyy tiimillesi varattuna, ja se vapautuu uudelleen, jos sitä ei vahvisteta.

Pitäisikö tilan näyttää reaaliaikainen saatavuus verkkosivuillaan?

Varattujen päivien näyttäminen säästää turhia viestejä, erityisesti häiden kohdalla. Monet tilat pitävät väliaikaiset varaukset yksityisinä, jotta päivän voi myydä, jos varaus raukeaa.

Voivatko parit valita menunsa portaalissa?

Kyllä. Pyydä menuvalintalomake, jossa ovat paketin vaihtoehdot, ja lukituspäivä, jonka jälkeen muutokset kulkevat tapahtumatiimin kautta.

Voivatko asiakkaat maksaa verkossa?

Kyllä, maksupalvelun kautta, jonka liität omalla tililläsi, kuten Stripe. Jokaisessa aikataulutetussa laskussa voi olla maksulinkki.

Tarvitsenko koodausta?

Ei. Kuvailet huoneesi, paketit ja säännöt chatissa, ja Mythex rakentaa sovellukset.

Lisää tapoja rakentaa tekoälyllä

Mythex · Pricing · Rakenna mitä tahansa tekoälyllä · Verkkosivu- ja sovellusmallipohjat · Mythex vertailussa · Tekoälysovellusten rakentamisen sanasto · Ilmaiset työkalut tekoälysovellusten rakentamiseen · English