Software per location eventi: ogni data si vende una sola volta, tra blocchi, pagamenti e menu

Mythex permette a una location per eventi di creare un sistema di prenotazione delle date con blocchi provvisori che scadono, sale bloccate con tempi di allestimento e smontaggio, un portale clienti dove menu e numeri finali si chiudono entro una scadenza, piani di pagamento a rate e un sito con capienze reali per ogni allestimento. Descrivi sale e pacchetti e pubblica con un database.

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Una location vende le date, e ogni data si vende una volta sola

I sabati di alta stagione vanno ai matrimoni con un anno o più di anticipo, mentre i giorni feriali si riempiono di convegni e noleggi aziendali con meno preavviso. Il team commerciale gestisce sopralluoghi, blocchi provvisori, contratti, caparre e scelte di catering da un calendario condiviso, un foglio delle prenotazioni e una lunga catena di email per ogni cliente. I blocchi senza scadenza bloccano in silenzio le date migliori. I numeri finali arrivano in ritardo e finiscono sullo chef. Due eventi nello stesso giorno possono reclamare le stesse sedie. Una location ha bisogno di disponibilità, blocchi, pagamenti e dettagli dell'evento in un unico posto, così nessuno prenota due volte una sala e ogni prenotazione ha un prossimo pagamento chiaro.

Blocchi provvisori con data di scadenza
Sale prenotate separatamente o l'intera location in esclusiva
Tempi di allestimento e smontaggio attorno a ogni evento
Piani di pagamento legati alla data dell'evento
Numeri finali e date di blocco dei menu
Arredi e biancheria riservati per ogni evento

Blocchi che scadono, sale che non si possono prenotare due volte

Ogni sala si prenota in modo indipendente, con regole per la locazione esclusiva dell'intera struttura. I blocchi provvisori hanno una scadenza e tornano disponibili se non arriva la caparra; i sopralluoghi si offrono solo quando le sale sono libere, e i tempi di allestimento e smontaggio vengono bloccati attorno a ogni evento.

Crea un sistema di prenotazione per la mia location per eventi con tre sale e un'opzione di locazione esclusiva dell'intera struttura. Le date si possono bloccare provvisoriamente per 14 giorni e vengono rilasciate automaticamente se non viene registrata una caparra. Blocca 4 ore di allestimento e 2 di smontaggio attorno a ogni evento, e offri appuntamenti per i sopralluoghi solo quando le sale non sono in uso.

Un portale clienti con data di blocco dei menu

Ogni cliente prenotato vede il proprio piano di pagamento, la scadenza per i numeri finali e la disposizione della sala; sceglie menu e bevande dal proprio pacchetto prima della data di blocco, carica la piantina dei posti a tavola, e i fornitori esterni inviano assicurazione e orari di arrivo.

Crea un portale clienti per la mia location di matrimoni ed eventi. I clienti vedono la data dell'evento, la sala, il piano di pagamento e la scadenza per i numeri finali; scelgono le opzioni di menu e bevande del proprio pacchetto fino a una data di blocco 21 giorni prima, caricano la piantina dei posti e aggiungono i fornitori esterni, che inviano i documenti assicurativi e gli orari di arrivo.

Richieste organizzate per data desiderata

Ogni richiesta viene registrata per data dell'evento, anche per le date che non puoi offrire, con fonte del contatto e fasi dalla richiesta al sopralluogo, al blocco, al contratto, alla caparra e all'evento. I clienti aziendali conservano gli eventi passati e le sale preferite.

Crea un CRM per la mia location per eventi in cui ogni richiesta ha data desiderata, date alternative, numero di ospiti, tipo di evento e fonte, e passa dalle fasi richiesta, sopralluogo, blocco, contratto, caparra ed evento. Registra le date rifiutate e mantieni i clienti aziendali con eventi passati e sale preferite.

Pagamenti a rate e catering a persona

Una quota di prenotazione, pagamenti intermedi e il saldo prima del giorno; il catering a persona si aggiorna con i numeri finali; le caparre per danni vengono registrate e restituite; le fatture aziendali riportano il numero d'ordine e le condizioni di pagamento.

Crea la fatturazione per la mia location per eventi con un piano di pagamento per ogni prenotazione (quota di prenotazione, pagamento intermedio, saldo 4 settimane prima), voci di catering a persona che si aggiornano con i numeri finali, una caparra per danni rimborsabile, fatture aziendali con numeri d'ordine e condizioni di pagamento, e le condizioni di annullamento stampate su ogni fattura.

Pagine delle sale con capienza per ogni allestimento

Capienze per allestimento a cena, a teatro e in piedi, percorsi separati per matrimoni e aziende, foto reali di ogni sala allestita per un evento, piantine, prezzi 'a partire da' per giorno e stagione, e un modulo di richiesta con date alternative.

Crea un sito per la mia location per eventi con una pagina per sala che mostri le capienze a cena, a teatro e in piedi, le piantine e le foto allestite per eventi, sezioni separate per matrimoni e aziende, prezzi 'a partire da' per giorno della settimana e stagione, e un modulo di richiesta per data preferita, date alternative e numero di ospiti.

Sedie, biancheria e bicchieri riservati per ogni evento

Arredi, biancheria, bicchieri e attrezzature audio e video contati articolo per articolo con le riparazioni annotate, articoli riservati agli eventi per data con un avviso quando due eventi richiedono più di quanto hai, e articoli noleggiati registrati con data di restituzione.

Crea un'app di inventario per la mia location per eventi che conti sedie, tavoli, biancheria, bicchieri e attrezzature audio, riservi gli articoli agli eventi per data con un avviso quando gli eventi dello stesso giorno ne richiedono più di quanti ne abbiamo, tenga traccia degli articoli in riparazione e registri gli articoli noleggiati con fornitore e data di restituzione.

Cosa configurare per primo

Le tue sale con capienze e tempi di allestimento, poi ogni prenotazione confermata e provvisoria con la sua scadenza del blocco. Aggiungi quindi i piani di pagamento per gli eventi prenotati. Il portale e l'inventario possono seguire quando il calendario è l'unica fonte di verità.

Sale e capienze
Date confermate e bloccate
Piani di pagamento

Riempire le date tranquille

Registra ogni richiesta, comprese le date che hai rifiutato. L'elenco mostra dove alzare i prezzi e quali alternative proporre. Poi crea pagine di offerta specifiche per le domeniche, l'inverno e i giorni infrasettimanali, le date che non si riempiranno da sole.

Un prompt da cui partire

Crea un'app per la mia location per eventi con tre sale. Le date si possono bloccare provvisoriamente per 14 giorni e vengono rilasciate se non viene registrata una caparra; i tempi di allestimento e smontaggio sono bloccati attorno a ogni evento. I clienti prenotati accedono per vedere il piano di pagamento, scegliere i menu del proprio pacchetto prima di una data di blocco e inviare i numeri finali. Lo staff vede la disponibilità per i prossimi 24 mesi e i saldi da incassare.

Domande

Possiamo bloccare una data per un cliente senza confermarla?

Sì. Imposta uno stato provvisorio con una data di scadenza: la data risulta bloccata per il tuo team e torna disponibile se non viene confermata.

Una location dovrebbe mostrare la disponibilità in tempo reale sul sito?

Mostrare le date già prenotate fa risparmiare molti scambi di messaggi, soprattutto per i matrimoni. Molte location tengono privati i blocchi provvisori, così possono comunque vendere la data se il blocco decade.

Gli sposi possono scegliere il menu nel portale?

Sì. Imposta un modulo di scelta del menu con le opzioni del loro pacchetto e una data di blocco oltre la quale le modifiche passano dal team eventi.

I clienti possono pagare online?

Sì, tramite un provider di pagamento che colleghi con il tuo account, come Stripe. Ogni fattura programmata può includere un link di pagamento.

Serve saper programmare?

No. Descrivi in chat sale, pacchetti e regole, e Mythex costruisce le app.

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