Software para espaços de eventos: venda cada data uma só vez, com reservas provisórias, pagamentos e ementas

O Mythex permite a um espaço de eventos criar uma reserva de datas com reservas provisórias que expiram, salas bloqueadas com tempo de montagem e desmontagem, um portal de clientes onde as ementas e o número final de convidados ficam fechados até uma data-limite, planos de pagamento faseados e um site com capacidades reais por disposição. Descreva as salas e os pacotes e publique com uma base de dados.

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Um espaço vende datas, e cada data vende-se uma só vez

Os sábados da época alta são ocupados por casamentos com um ano ou mais de antecedência, enquanto os dias úteis se enchem com congressos e eventos empresariais marcados com menos antecedência. A equipa comercial gere visitas, reservas provisórias, contratos, sinais e escolhas de catering a partir de um calendário partilhado, de uma folha de reservas e de uma longa troca de emails por cliente. As reservas sem prazo de validade bloqueiam discretamente as melhores datas. Os números finais chegam tarde e vão parar à cozinha. Dois eventos no mesmo dia podem reclamar as mesmas cadeiras. Um espaço precisa de ter disponibilidade, reservas, pagamentos e detalhes dos eventos num único sítio, para que ninguém faça uma dupla reserva de uma sala e para que cada reserva tenha um próximo pagamento claro.

Reservas provisórias com data de validade
Salas reservadas separadamente ou o espaço inteiro em exclusivo
Tempo de montagem e desmontagem em torno de cada evento
Planos de pagamento ligados à data do evento
Números finais e datas-limite de ementa
Mobiliário e roupa de mesa reservados por evento

Reservas que expiram, salas que não se podem reservar duas vezes

Cada sala é reservada de forma independente, com regras para o aluguer exclusivo do espaço inteiro. As reservas provisórias têm validade e voltam a ficar disponíveis se não chegar nenhum sinal, as visitas só são oferecidas quando as salas estão livres e o tempo de montagem e desmontagem fica bloqueado em torno de cada evento.

Crie um sistema de reservas para o meu espaço de eventos com três salas e uma opção de aluguer exclusivo de todo o espaço. As datas podem ficar reservadas provisoriamente durante 14 dias e são libertadas automaticamente, a menos que seja registado um sinal. Bloqueie 4 horas de montagem e 2 horas de desmontagem em torno de cada evento e ofereça marcações de visitas apenas quando as salas não estiverem em uso.

Um portal de clientes com data-limite para a ementa

Cada cliente com data reservada vê o seu plano de pagamentos, a data-limite para o número final de convidados e a disposição da sala, escolhe a ementa e as bebidas do seu pacote antes de uma data-limite, carrega um mapa de lugares e os fornecedores externos enviam os seguros e os horários de chegada.

Crie um portal de clientes para o meu espaço de casamentos e eventos. Os clientes veem a data do evento, a sala, o plano de pagamentos e a data-limite para o número final de convidados, escolhem as opções de ementa e bebidas do pacote até uma data-limite 21 dias antes, carregam um mapa de lugares e adicionam fornecedores externos que enviam os documentos de seguro e os horários de chegada.

Pedidos de informação organizados pela data pretendida

Cada pedido de informação é registado pela data do evento, mesmo para datas que não podem ser oferecidas, com a origem do contacto e as fases desde o pedido até à visita, reserva, contrato, sinal e evento. As contas empresariais guardam os eventos anteriores e as salas preferidas.

Faça um CRM para o meu espaço de eventos em que cada pedido de informação tenha a data pretendida, datas alternativas, número de convidados, tipo de evento e origem, e passe pelas fases de pedido, visita, reserva, contrato, sinal e evento. Registe as datas recusadas e mantenha as contas empresariais com eventos anteriores e salas preferidas.

Pagamentos faseados e catering por pessoa

Uma taxa de reserva, pagamentos intermédios e um saldo antes do dia, catering por pessoa que se atualiza com o número final de convidados, sinais de dano registados e devolvidos, e faturas empresariais com condições de pagamento e número de encomenda.

Crie a faturação para o meu espaço de eventos com um plano de pagamentos por reserva (taxa de reserva, pagamento intermédio, saldo 4 semanas antes), linhas de catering por pessoa que se atualizam com o número final de convidados, um sinal de dano reembolsável, faturas empresariais com números de encomenda e condições de pagamento, e condições de cancelamento impressas em cada fatura.

Páginas de sala com capacidade por disposição

Capacidades para disposições em jantar, em auditório e em pé, percursos separados para casamentos e para empresas, fotografias reais de cada sala montada para um evento, plantas, preços "a partir de" por dia e época, e um formulário de pedido de informação com datas alternativas.

Crie um site para o meu espaço de eventos com uma página por sala que mostre as capacidades para jantar, auditório e em pé, plantas e fotografias montadas para eventos, secções separadas para casamentos e para empresas, preços "a partir de" por dia da semana e época, e um formulário de pedido de informação com data preferida, datas alternativas e número de convidados.

Cadeiras, roupa de mesa e copos reservados por evento

Mobiliário, roupa de mesa, copos e equipamento audiovisual contados item a item, com as reparações anotadas, itens reservados para eventos por data com um aviso quando dois eventos precisam de mais do que tem, e artigos alugados a terceiros registados com datas de devolução.

Crie uma app de inventário para o meu espaço de eventos que conte cadeiras, mesas, roupa de mesa, copos e equipamento audiovisual, reserve itens para eventos por data com um aviso quando eventos no mesmo dia precisam de mais do que temos, acompanhe os itens enviados para reparação e registe os artigos alugados a fornecedores com a data de devolução.

O que configurar primeiro

As suas salas com capacidades e tempos de montagem e, depois, todas as reservas confirmadas e provisórias com a data de validade de cada uma. Em seguida, adicione os planos de pagamento para os eventos reservados. O portal e o inventário podem vir a seguir, quando o calendário for a única fonte de verdade.

Salas e capacidades
Datas confirmadas e reservadas
Planos de pagamento

Preencher os dias mais calmos

Registe cada pedido de informação, incluindo as datas que recusou. A lista mostra onde deve subir os preços e que alternativas sugerir. Depois, crie páginas de oferta específicas para domingos, inverno e meio da semana, as datas que não se vão preencher sozinhas.

Um prompt para começar

Crie uma app para o meu espaço de eventos com três salas. As datas podem ficar reservadas provisoriamente durante 14 dias e são libertadas, a menos que seja registado um sinal; o tempo de montagem e desmontagem fica bloqueado em torno de cada evento. Os clientes com data reservada entram para ver o seu plano de pagamentos, escolhem as ementas do pacote antes de uma data-limite e enviam os números finais. A equipa vê a disponibilidade dos próximos 24 meses e os saldos em dívida.

Perguntas

Podemos reservar uma data para um cliente sem a confirmar?

Sim. Peça um estado provisório com data de validade; a data aparece como reservada para a sua equipa e volta a ficar disponível se não for confirmada.

Um espaço deve mostrar a disponibilidade em tempo real no site?

Mostrar as datas ocupadas poupa muitas idas e voltas, sobretudo nos casamentos. Muitos espaços mantêm as reservas provisórias privadas para as poderem vender se a reserva caducar.

Os noivos podem escolher a ementa no portal?

Sim. Peça um formulário de seleção de ementa com as opções do pacote e uma data-limite a partir da qual as alterações passam pela equipa de eventos.

Os clientes podem pagar online?

Sim, através de um fornecedor de pagamentos que liga com a sua própria conta, como o Stripe. Cada fatura agendada pode incluir uma ligação de pagamento.

Preciso de programar?

Não. Descreve as salas, os pacotes e as regras no chat e o Mythex cria as apps.

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