Software para espacios de eventos: cada fecha se vende una sola vez, con reservas provisionales, pagos y menús

Mythex permite a un espacio de eventos crear reservas de fechas con reservas provisionales que caducan, salas bloqueadas con tiempo de montaje y desmontaje, un portal para clientes donde los menús y el número final de invitados se cierran en una fecha límite, calendarios de pagos escalonados y una web con aforos reales por distribución. Describe tus salas y paquetes y publica con una base de datos.

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Un espacio vende fechas, y cada fecha se vende una sola vez

Los sábados de temporada alta se reservan para bodas con un año o más de antelación, mientras que los días laborables se llenan con congresos y alquileres corporativos con menos aviso. El equipo comercial gestiona visitas, reservas provisionales, contratos, depósitos y elección de catering desde un calendario compartido, una hoja de cálculo de reservas y una larga cadena de correos por cliente. Las reservas sin fecha de caducidad bloquean en silencio las mejores fechas. Los números finales llegan tarde y recaen sobre el chef. Dos eventos el mismo día pueden reclamar las mismas sillas. Un espacio necesita disponibilidad, reservas provisionales, pagos y datos del evento en un solo lugar, para que nadie reserve dos veces una sala y cada reserva tenga claro su siguiente pago.

Reservas provisionales con fecha de caducidad
Salas reservadas por separado o el espacio completo en exclusiva
Tiempo de montaje y desmontaje en cada evento
Calendarios de pago vinculados a la fecha del evento
Número final de invitados y fechas límite de menú
Mobiliario y mantelería reservados por evento

Reservas que caducan y salas que no se pueden reservar dos veces

Cada sala se reserva de forma independiente, con reglas para el alquiler exclusivo de todo el espacio. Las reservas provisionales tienen fecha de caducidad y vuelven a estar disponibles si no llega ningún depósito. Las visitas solo se ofrecen cuando las salas están libres, y el tiempo de montaje y desmontaje se bloquea alrededor de cada evento.

Crea un sistema de reservas para mi espacio de eventos con tres salas y una opción de alquiler exclusivo de todo el espacio. Las fechas pueden reservarse provisionalmente durante 14 días y se liberan automáticamente si no se registra un depósito. Bloquea 4 horas de montaje y 2 horas de desmontaje alrededor de cada evento, y ofrece citas para visitar el espacio solo cuando las salas no estén en uso.

Un portal para clientes con fecha límite de menú

Cada cliente con reserva ve su calendario de pagos, la fecha límite para confirmar el número final de invitados y la distribución de la sala. Elige el menú y las bebidas de su paquete antes de la fecha límite, sube un plano de mesas y los proveedores externos envían su seguro y sus horarios de llegada.

Crea un portal para clientes de mi espacio de bodas y eventos. Los clientes ven la fecha del evento, la sala, el calendario de pagos y la fecha límite para confirmar el número de invitados. Pueden elegir opciones de menú y bebidas de su paquete hasta una fecha límite 21 días antes, subir un plano de mesas y añadir proveedores externos que envían documentos del seguro y horas de llegada.

Consultas organizadas por la fecha que desean

Cada consulta se registra por fecha del evento, incluso para fechas que no puedes ofrecer, con su origen y las etapas desde la consulta hasta la visita, la reserva, el contrato, el depósito y el evento. Las cuentas corporativas guardan sus eventos anteriores y sus salas preferidas.

Crea un CRM para mi espacio de eventos donde cada consulta tenga fecha solicitada, fechas alternativas, número de invitados, tipo de evento y origen, y avance por las etapas: consulta, visita, reserva, contrato, depósito y evento. Registra las fechas que rechazamos y guarda las cuentas corporativas con eventos anteriores y salas preferidas.

Pagos por fases y catering por persona

Un importe de reserva, pagos intermedios y el saldo antes del día. El catering por persona se actualiza con el número final de invitados, los depósitos por daños se registran y se devuelven, y las facturas corporativas tienen condiciones de pago y número de pedido.

Crea facturación para mi espacio de eventos con un calendario de pagos por reserva (importe de reserva, pago intermedio y saldo cuatro semanas antes), líneas de catering por persona que se actualizan con el número final de invitados, un depósito reembolsable por daños, facturas corporativas con número de pedido y condiciones de pago, y las condiciones de cancelación impresas en cada factura.

Páginas de sala con aforo por distribución

Aforos para distribuciones en cena, en teatro y de pie, secciones separadas para bodas y empresas, fotos reales de cada sala preparada para un evento, planos, precios «desde» por día y temporada, y un formulario de consulta con fechas alternativas.

Crea una web para mi espacio de eventos con una página por sala que muestre los aforos en cena, en teatro y de pie, planos y fotos preparadas para eventos, secciones separadas para bodas y empresas, precios «desde» por día de la semana y temporada, y un formulario de consulta para fecha preferida, fechas alternativas y número de invitados.

Sillas, mantelería y cristalería reservadas por evento

Mobiliario, mantelería, cristalería y equipos audiovisuales contados por unidad con las reparaciones anotadas. Los artículos se reservan para eventos por fecha, con un aviso cuando dos eventos necesitan más de lo que tienes, y los artículos alquilados se registran con su fecha de devolución.

Crea una app de inventario para mi espacio de eventos que cuente sillas, mesas, mantelería, cristalería y equipos audiovisuales, reserve artículos para eventos por fecha con un aviso cuando los eventos del mismo día necesitan más de lo que tenemos, registre los artículos enviados a reparación y anote los artículos alquilados con proveedor y fecha de devolución.

Qué configurar primero

Tus salas con sus aforos y tiempos de montaje, y después cada reserva confirmada y provisional con su fecha de caducidad. A continuación, añade los calendarios de pago de los eventos reservados. El portal y el inventario pueden venir después, cuando el calendario sea la única fuente de información.

Salas y aforos
Fechas confirmadas y reservadas provisionalmente
Calendarios de pago

Cómo llenar las fechas tranquilas

Registra cada consulta, incluidas las fechas que rechazaste. La lista muestra dónde conviene subir los precios y qué alternativas sugerir. Después, crea páginas de oferta específicas para domingos, invierno y entre semana, las fechas que no se llenarán solas.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi espacio de eventos con tres salas. Las fechas pueden reservarse provisionalmente durante 14 días y se liberan si no se registra un depósito; el tiempo de montaje y desmontaje se bloquea alrededor de cada evento. Los clientes con reserva inician sesión para ver su calendario de pagos, eligen el menú de su paquete antes de una fecha límite y envían el número final de invitados. El personal ve la disponibilidad de los próximos 24 meses y los saldos pendientes.

Preguntas

¿Podemos reservar una fecha para un cliente sin confirmarla?

Sí. Pide un estado provisional con fecha de caducidad; la fecha aparece como reservada para tu equipo y vuelve a estar disponible si no se confirma.

¿Debería un espacio mostrar la disponibilidad en tiempo real en su web?

Mostrar las fechas ocupadas ahorra idas y venidas, sobre todo en bodas. Muchos espacios mantienen privadas las reservas provisionales para poder venderlas si la reserva caduca.

¿Pueden las parejas elegir su menú en el portal?

Sí. Pide un formulario de selección de menú con las opciones de su paquete y una fecha límite a partir de la cual los cambios pasan por el equipo de eventos.

¿Pueden los clientes pagar en línea?

Sí, a través de un proveedor de pagos que conectas con tu propia cuenta, como Stripe. Cada factura programada puede incluir un enlace de pago.

¿Necesito saber programar?

No. Describes tus salas, paquetes y normas en el chat y Mythex crea las apps.

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