Logiciel pour salles d'événements : chaque date vendue une seule fois, avec options, paiements et menus

Mythex vous permet de créer une réservation de dates avec des options provisoires qui expirent, des salles bloquées avec temps de mise en place et de remise en état, un portail client où les menus et le nombre final de convives se verrouillent à une échéance, des échéanciers de paiement et un site web affichant des capacités fiables pour chaque configuration. Décrivez vos salles et vos formules, puis publiez avec une base de données.

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Une salle vend des dates, et chaque date ne se vend qu'une fois

Les samedis de haute saison partent aux mariages un an ou plus à l'avance, tandis que les jours de semaine se remplissent de conférences et de location d'entreprise à plus court terme. L'équipe commerciale jongle entre visites, options provisoires, contrats, acomptes et choix de traiteur à partir d'un calendrier partagé, d'un tableur de réservations et d'une longue chaîne de courriels par client. Les options sans date d'expiration bloquent discrètement les meilleures dates. Le nombre final de convives arrive en retard et tombe sur le chef. Deux événements le même jour peuvent revendiquer les mêmes chaises. Une salle a besoin des disponibilités, des options, des paiements et des détails d'événement au même endroit, pour que personne ne double une réservation et que chaque réservation ait un prochain paiement clair.

Options provisoires avec date d'expiration
Salles réservées séparément ou location exclusive de tout le lieu
Temps de mise en place et de remise en état autour de chaque événement
Échéanciers de paiement liés à la date de l'événement
Nombre final de convives et dates de verrouillage des menus
Mobilier et linge réservés par événement

Des options qui expirent, des salles qui ne se chevauchent jamais

Chaque salle se réserve indépendamment, avec des règles pour la location exclusive de tout le lieu. Les options provisoires ont une date d'expiration et redeviennent disponibles si aucun acompte n'arrive. Les visites ne sont proposées que lorsque les salles sont libres, et le temps de mise en place et de remise en état est bloqué autour de chaque événement.

Créez un système de réservation pour ma salle d'événements avec trois salles et une option de location exclusive de tout le lieu. Les dates peuvent être mises en option provisoire pendant 14 jours et sont libérées automatiquement sauf si un acompte est enregistré. Bloquez 4 heures de mise en place et 2 heures de remise en état autour de chaque événement, et proposez des rendez-vous de visite uniquement lorsque les salles ne sont pas utilisées.

Un portail client avec une date de verrouillage des menus

Chaque client réservé voit son échéancier de paiement, la date limite du nombre final de convives et le plan de la salle. Il choisit le menu et les boissons parmi sa formule avant une date de verrouillage, téléverse un plan de placement, et les prestataires extérieurs transmettent leur attestation d'assurance et leurs horaires d'arrivée.

Créez un portail client pour ma salle de mariages et d'événements. Les clients voient la date de leur événement, la salle, l'échéancier de paiement et la date limite du nombre final de convives. Ils choisissent les options de menu et de boissons de leur formule jusqu'à une date de verrouillage fixée 21 jours avant, téléversent un plan de placement et ajoutent les prestataires extérieurs, qui transmettent leurs documents d'assurance et leurs horaires d'arrivée.

Demandes suivies selon la date souhaitée

Chaque demande est enregistrée selon la date d'événement souhaitée, même pour les dates que vous ne pouvez pas proposer, avec la source du prospect et les étapes allant de la demande à la visite, l'option, le contrat, l'acompte et l'événement. Les comptes entreprise conservent leurs événements passés et leurs salles préférées.

Créez un CRM pour ma salle d'événements où chaque demande comporte la date souhaitée, des dates de remplacement, le nombre d'invités, le type d'événement et la source, et passe par les étapes demande, visite, option, contrat, acompte et événement. Enregistrez les dates refusées et conservez les comptes entreprise avec leurs événements passés et leurs salles préférées.

Paiements échelonnés et restauration par convive

Des frais de réservation, des acomptes intermédiaires et un solde avant le jour J, une restauration facturée par convive qui se met à jour avec le nombre final de convives, des cautions de dégradation enregistrées puis remboursées, et des factures entreprise assorties de conditions et d'un numéro de bon de commande.

Créez une facturation pour ma salle d'événements avec un échéancier de paiement par réservation (frais de réservation, paiement intermédiaire, solde 4 semaines avant), des lignes de restauration par convive qui se mettent à jour avec le nombre final de convives, une caution de dégradation remboursable, des factures entreprise avec numéros de bon de commande et conditions de paiement, et les conditions d'annulation imprimées sur chaque facture.

Pages de salles avec capacité par configuration

Capacités pour les configurations en dîner, en théâtre et debout, parcours séparés pour les mariages et les entreprises, vraies photos de chaque salle dressée pour un événement, plans d'étage, tarifs « à partir de » selon le jour et la saison, et un formulaire de demande avec dates de remplacement.

Créez un site web pour ma salle d'événements avec une page par salle indiquant les capacités en dîner, en théâtre et debout, les plans d'étage et des photos de la salle dressée pour un événement, des sections séparées mariages et entreprises, des prix « à partir de » selon le jour de la semaine et la saison, et un formulaire de demande pour la date souhaitée, des dates de remplacement et le nombre d'invités.

Chaises, linge et verrerie réservés par événement

Mobilier, linge, verrerie et matériel audiovisuel comptés article par article avec les réparations notées. Les articles sont réservés par événement et par date, avec un avertissement lorsque deux événements nécessitent plus que ce que vous possédez, et les articles loués sont enregistrés avec leur date de retour.

Créez une application d'inventaire pour ma salle d'événements qui compte les chaises, tables, linge, verrerie et matériel audiovisuel, réserve les articles par événement et par date avec un avertissement lorsque des événements le même jour nécessitent plus que ce que nous avons, suit les articles envoyés en réparation et enregistre les articles loués avec le prestataire et la date de retour.

Par quoi commencer

Vos salles avec leurs capacités et leurs temps de mise en place, puis toutes les réservations confirmées et provisoires avec la date d'expiration de leur option. Ajoutez ensuite les échéanciers de paiement des événements réservés. Le portail et l'inventaire peuvent suivre une fois que le calendrier fait office de source unique de vérité.

Salles et capacités
Dates confirmées et mises en option
Échéanciers de paiement

Remplir les dates creuses

Enregistrez chaque demande, y compris les dates que vous avez refusées. La liste indique où augmenter les prix et quelles alternatives proposer. Créez ensuite des pages d'offres spécifiques pour les dimanches, l'hiver et le milieu de semaine, les dates qui ne se rempliront pas d'elles-mêmes.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour ma salle d'événements avec trois salles. Les dates peuvent être mises en option provisoire pendant 14 jours et sont libérées sauf si un acompte est enregistré ; le temps de mise en place et de remise en état est bloqué autour de chaque événement. Les clients réservés se connectent pour voir leur échéancier de paiement, choisissent leurs menus dans leur formule avant une date de verrouillage et transmettent le nombre final de convives. Le personnel voit les disponibilités sur les 24 prochains mois et les soldes dus.

Questions

Peut-on réserver une date pour un client sans la confirmer ?

Oui. Demandez un statut provisoire avec une date d'expiration : la date apparaît comme réservée pour votre équipe et redevient disponible si elle n'est pas confirmée.

Une salle doit-elle afficher les disponibilités en direct sur son site ?

Afficher les dates déjà réservées évite les allers-retours, surtout pour les mariages. Beaucoup de salles gardent leurs options provisoires privées afin de pouvoir les vendre si l'option expire.

Les mariés peuvent-ils choisir leur menu dans le portail ?

Oui. Demandez un formulaire de choix de menu avec les options de leur formule et une date de verrouillage au-delà de laquelle les modifications passent par l'équipe événementielle.

Les clients peuvent-ils payer en ligne ?

Oui, par l'intermédiaire d'un prestataire de paiement que vous connectez avec votre propre compte, par exemple Stripe. Chaque facture programmée peut comporter un lien de paiement.

Faut-il savoir coder ?

Non. Vous décrivez vos salles, vos formules et vos règles dans le chat, et Mythex crée les applications.

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