Raus mit dem Equipment, zurück mit dem Equipment: Angebots-, Crew- und Lager-Apps für AV-Produktionsfirmen

Eine AV-Produktionsfirma kann mit Mythex ihre Angebots-, Lager- und Crew-Tools bauen: Angebote aus Material pro Tag und Crewtagen, Packlisten, die jeden Flightcase einem Auftrag zuordnen und bei der Rücknahme wieder abhaken, Freelancer-Buchungen mit Bestätigungen und ein Eventportal, in dem Vortragende ihre Folien vor der Frist hochladen. Beschreiben Sie Ihre Aufträge, testen Sie es in einer Live-Vorschau und veröffentlichen Sie es mit einer echten Datenbank.

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Material, Crew und Kosten pro Veranstaltung im Blick behalten

Eine Konferenz braucht eine PA, vier Funkmikrofone, eine LED-Wand, eine Kamera für den Stream und drei Crewmitglieder für einen Aufbau um 6 Uhr morgens. Das Angebot entsteht aus einer Materialliste und Crewtagen, der Auftrag wird bestätigt, und das Lager holt die Cases von einer Papierliste. Nach einem späten Abbau kommt das Material im Transporter zurück, niemand bucht es bis Dienstag wieder ein, und zwei DI-Boxen und ein Funkpack sind verschwunden. Gleichzeitig belasten die Frühjahrs-Konferenzsaison und der Weihnachtsandrang sowohl das Lager als auch die Freelancer-Liste. Die Firma braucht jedes Teil, das einem Auftrag zugeordnet und wieder zurückgebucht wird, Crew nach Qualifikation mit bestätigten Call-Zeiten und die tatsächlichen Kosten jeder Veranstaltung im Vergleich zum Angebot.

Angebote aus Material pro Tag, Crewtagen, Transport und Aufbau
Packlisten mit Flightcases und deren Inhalt
Seriennummern, Wartungstermine und Geräte für die Reparatur gesperrt
Crew nach Qualifikation mit Call-, Aufbau-, Show- und Abbauzeiten
Freelancer bestätigen ihre Buchungen selbst
Notizen zu Locations: Strom, Traversenpunkte und Anlieferung

Packlisten, die vollständig zurückkommen

Jedes Teil, von Line-Arrays bis zu XLR-Kabeln, wird einem Auftrag zugeordnet und bei der Rücknahme wieder eingebucht. Beim Scannen eines Flightcases werden auch seine Inhalte erfasst. Teures Gerät trägt Seriennummern und Wartungstermine, beschädigte Teile werden zur Reparatur markiert und von der nächsten Packliste gesperrt. Was nach Abschluss des Auftrags noch draußen ist, wird diesem Auftrag und der Crew zugeordnet.

Baue eine Bestands-App für meinen AV-Verleih. Jeder Auftrag hat eine Packliste; Geräte und Flightcases (mit ihrem Inhalt) werden bei Abgang ausgebucht und bei Rückkehr eingebucht, fehlende Teile werden dem Auftrag zugeordnet. Verfolge Seriennummern und Wartungstermine und sperre beschädigte Geräte für neue Aufträge.

Angebote mit einer Basis- und einer empfohlenen Variante

Positionen kombinieren Material pro Tag, Crewtage, Transport und Aufbauzeit, mit einem Wochenpreis oder einem Rabatt ab dem zweiten Tag bei mehrtägigem Verleih. Bieten Sie zwei klare Optionen an oder markieren Sie zusätzliche Mikrofone und eine größere Leinwand als optional; die Gesamtsumme des Kunden aktualisiert sich bei jeder Wahl. Ein angenommenes Angebot wird zur Materialliste und zum Crewplan des Auftrags.

Erstelle eine Angebots-App für eine AV-Produktionsfirma. Angebote kombinieren Material pro Tag mit einem Mehrtagesrabatt, Crewtage nach Funktion, Transport und Aufbau. Lass mich zwei Aufbauvarianten anbieten und Positionen als optional markieren. Wenn der Kunde online annimmt, erstelle einen Auftrag mit der Materialliste und den Crew-Funktionen.

Crew-Calls nach Qualifikation, von Freelancern bestätigt

Weisen Sie Toningenieure, Lichttechniker, Kameraleute und Bühnenhelfer Calls für Aufbau, Show und Abbau zu, mit Transporter- und Fahrzuweisungen. Freelancer melden sich an, um angebotene Schichten anzunehmen oder abzulehnen. Die Stunden jeder Person über die Woche werden angezeigt, sodass zu viele späte Abbauten und frühe Calls erkannt werden, bevor Ermüdung Fehler verursacht.

Baue eine Crew-Planungs-App für AV-Veranstaltungen. Weise Crew nach Funktion Call-Zeiten für Aufbau, Show und Abbau zu, mit Transporterzuweisungen. Freelancer melden sich an, um Schichten anzunehmen oder abzulehnen, und die Leitung sieht, wer bestätigt hat, und die Gesamtstunden jeder Person in dieser Woche.

Ein Eventportal mit Folien-Deadline

Kunden sehen die bestätigte Technik, die Crew, Zeitpläne und Ansprechpartner der Location. Vortragende laden Folien und Videos bis zu einer Frist hoch, damit Ihr Videotechniker jede Datei testen kann. Bühnenpläne werden zur Freigabe geteilt, und der Ablaufplan hat eine Versionshistorie, damit kurzfristige Änderungen für alle sichtbar sind.

Erstelle ein Kundenportal für meine AV-Produktionsfirma. Jede Veranstaltung zeigt die bestätigte Technikliste, Crew, Zeitpläne und Ansprechpartner der Location, hat einen Upload-Bereich für Präsentationen und Videos mit Frist, lässt den Kunden den Bühnenplan freigeben und führt einen versionierten Ablaufplan.

Locations als Datensätze, nicht nur Kunden

Eventplaner, Agenturen, Locations und direkte Firmenkunden sind getrennte Kontakttypen. Locationdatensätze enthalten Strom, Traversenpunkte, Anlieferung und Hausregeln und sind mit jeder dort stattfindenden Veranstaltung verknüpft. Vergangene Veranstaltungen erfassen die eingesetzte Technik und Probleme, und jährliche Veranstaltungen erhalten vier Monate vorher eine Erinnerung.

Baue ein CRM für eine AV-Produktionsfirma mit Kontakttypen für Planer, Agenturen, Locations und Firmenkunden. Locations haben technische Notizen zu Strom, Traversen, Anlieferung und Hausregeln. Verknüpfe Veranstaltungen mit Kunde und Location, erfasse eingesetzte Technik und Probleme und erinnere mich vier Monate vorher an jährliche Veranstaltungen.

Rechnungen mit Überstunden und verlorener Technik als Positionen

Verleih pro Tag, Crewhonorare, Transport und Verbrauchsmaterial stehen auf getrennten Zeilen. Eine Anzahlung sichert das Datum, der Restbetrag folgt. Crew-Überstunden über den vereinbarten Call hinaus werden nach der Show zum Angebotssatz hinzugefügt, und verlorene oder beschädigte Technik wird einzeln aufgeführt.

Erstelle eine Rechnungs-App für AV-Veranstaltungen mit Zeilen für Gerätemiete pro Tag, Crewhonorar, Transport und Verbrauchsmaterial, einer Anzahlung zur Sicherung des Datums, Überstunden-Zeilen, die nach der Veranstaltung zum angebotenen Satz hinzugefügt werden, und einzelnen Positionen für verlorene oder beschädigte Technik.

Am selben Tag einchecken

Die meisten Verluste passieren zwischen Transporter und Regal. Machen Sie das Einbuchen zu einem Teil des Auftrags: Ein Auftrag ist erst geschlossen, wenn jedes Teil seiner Packliste zurück oder als verloren bzw. beschädigt markiert ist. Richten Sie eine Einbuchungsansicht ein, die im Lager auf dem Smartphone funktioniert, damit die Crew sie erledigt, während die Cases vom Transporter kommen. Verluste, die am selben Tag entdeckt werden, lassen sich dem Auftrag zuordnen; Verluste, die erst eine Woche später auffallen, nicht.

Auftrag bleibt offen, bis das Einbuchen abgeschlossen ist
Einbuchungsansicht fürs Smartphone im Lager
Beschädigte Teile gehen direkt zur Reparatur

Auslastung entscheidet, was gekauft wird

Verknüpfen Sie Geräte mit Aufträgen, und ein Dashboard zeigt die Einsatztage pro Gerät oder Kategorie. Ein LED-Prozessor, der zweimal im Jahr rausgeht, lohnt sich vielleicht eher als Fremdmiete; Funkmikrofon-Packs, die jede Woche draußen sind, rechtfertigen vielleicht ein weiteres Set. Fügen Sie den Umsatz pro Veranstaltung gegen Crew- und Transportkosten hinzu, und Sie sehen, welche Arten von Aufträgen tatsächlich Geld bringen.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Erstelle eine App für meine AV-Produktionsfirma. Angebote kombinieren Geräte pro Tag, Crewtage nach Funktion und Transport, und ein angenommenes Angebot wird zu einem Auftrag mit Packliste und Crew-Calls. Buche Technik und Flightcases bei jedem Auftrag aus und wieder ein, markiere alles, was fehlt, und lass Freelancer ihre Schichten bestätigen.

Fragen

Können wir Technik für einen Auftrag ausbuchen und wieder einbuchen?

Ja. Jeder Auftrag hat eine Packliste; Teile werden bei Abgang als ausgebucht und bei Rückkehr als eingebucht markiert, und alles, was fehlt, wird diesem Auftrag zugeordnet.

Können Freelancer ihre Buchungen selbst bestätigen?

Ja. Freelancer melden sich an, um angebotene Schichten zu sehen und sie anzunehmen oder abzulehnen, und die Leitung sieht, wer bestätigt hat.

Können Kunden Präsentationen vor der Veranstaltung hochladen?

Ja. Jede Veranstaltung kann einen Upload-Bereich für Folien und Videos mit Frist haben, sichtbar für den Kunden und Ihre Crew. Die Dateien landen im Speicher Ihres Projekts.

Kann die Crew es am Veranstaltungsort auf dem Smartphone nutzen?

Ja, in jedem Browser auf dem Smartphone. Mit Pro gibt es außerdem eine Android- und iPhone-App, die dieselbe veröffentlichte App öffnet.

Muss ich programmieren, und ist es kostenlos?

Nein, Programmierkenntnisse sind nicht nötig. Der Free-Plan hat tägliche Credits ohne Kreditkarte, genug für eine erste Version. Pro kostet $25 im Monat und bietet eigene Domains und das größere Credit-Kontingent.

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