Sai o equipamento, volta o equipamento: apps de orçamento, equipe e depósito para produtoras de AV

Uma produtora de AV pode criar suas ferramentas de orçamento, depósito e equipe com o Mythex: orçamentos feitos a partir do equipamento por diária e das diárias de equipe, listas de separação que registram cada case de voo que sai para um job e volta, agendamentos de freelancers com confirmações, e um portal de evento onde os palestrantes enviam os slides antes do prazo. Descreva seus jobs, teste na prévia ao vivo e publique com um banco de dados real.

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Controlar equipamento, equipe e custo de cada evento

Uma convenção precisa de PA, quatro microfones sem fio, um painel de LED, uma câmera para a transmissão e três técnicos para a montagem às 6h da manhã. O orçamento é feito a partir de uma lista de equipamentos e de diárias de equipe, o job é confirmado, e o depósito separa os cases numa lista de papel. Depois da desmontagem tarde da noite, o equipamento volta na van, ninguém dá entrada até a terça-feira, e duas caixas DI e um pacote de microfone sem fio desapareceram. Enquanto isso, a temporada de convenções da primavera e a correria das festas de fim de ano esticam tanto o depósito quanto a lista de freelancers. A empresa precisa que cada item seja vinculado a um job na saída e na devolução, que a equipe seja escalada por habilidade com horários de chamada confirmados, e saber o custo real de cada evento em comparação com o orçamento.

Orçamentos com equipamento por diária, diárias de equipe, transporte e montagem
Listas de separação com cases de voo e o que há dentro deles
Números de série, datas de manutenção e itens bloqueados para reparo
Equipe escalada por habilidade, com horários de chamada, montagem, evento e desmontagem
Freelancers confirmando as próprias escalas
Notas do local: energia, pontos de sustentação e acesso para carga e descarga

Listas de separação que voltam completas

Cada item, de line arrays a cabos XLR, é retirado para um job e registrado de volta na devolução. Ao escanear um case de voo, o conteúdo também é conferido. Equipamentos caros têm número de série e data de manutenção, e itens danificados são marcados para reparo e bloqueados na próxima lista de separação. Qualquer item que ainda esteja fora depois do encerramento do job é sinalizado no job e na equipe responsável.

Crie um app de estoque para minha empresa de locação de AV. Cada job tem uma lista de separação; os itens e os cases de voo (com o conteúdo) são registrados na saída e na devolução, e os itens faltantes são sinalizados no job. Controle números de série e datas de manutenção, e bloqueie a inclusão de itens danificados em novos jobs.

Orçamentos com uma montagem básica e uma recomendada

As linhas combinam equipamento por diária, diárias de equipe, transporte e tempo de montagem, com uma tarifa semanal ou um desconto a partir do segundo dia para locações de vários dias. Ofereça duas opções claras, ou marque microfones extras e uma tela maior como opcionais, e o total do cliente é atualizado conforme ele escolhe. Um orçamento aceito vira a lista de equipamentos e o plano de equipe do job.

Crie um app de orçamentos para uma produtora de AV. Os orçamentos combinam equipamentos com preço por diária e um desconto para vários dias, diárias de equipe por função, transporte e montagem. Permita oferecer duas opções de montagem e marcar linhas como opcionais. Quando o cliente aceitar online, crie um job com a lista de equipamentos e as funções da equipe.

Chamadas da equipe por habilidade, confirmadas pelos freelancers

Designe engenheiros de som, técnicos de iluminação, operadores de câmera e contrarregras para chamadas que cobrem montagem, evento e desmontagem, com as atribuições de van e de motorista. Os freelancers entram para aceitar ou recusar os turnos oferecidos. As horas de cada pessoa na semana são mostradas, para que desmontagens tarde da noite seguidas de chamadas cedo sejam identificadas antes que o cansaço cause erros.

Crie um app de escala de equipe para eventos de AV. Escale a equipe por função para os horários de chamada de montagem, evento e desmontagem, com a atribuição das vans. Os freelancers entram para aceitar ou recusar os turnos, e o gerente vê quem confirmou e o total de horas de cada pessoa na semana.

Um portal de evento com prazo para os slides

Os clientes veem o equipamento confirmado, a equipe, os horários e os contatos do local. Os palestrantes enviam slides e vídeos até um prazo, para que seu operador de vídeo teste cada arquivo. Os plantas de palco são compartilhadas para aprovação, e o roteiro do evento mantém um histórico de versões para que as mudanças de última hora fiquem visíveis para todos.

Crie um portal do cliente para minha produtora de AV. Cada evento mostra a lista de equipamentos confirmada, a equipe, os horários e os contatos do local, tem uma área de envio de apresentações e vídeos com prazo, permite que o cliente aprove a planta de palco e mantém o roteiro do evento com versões.

Locais como registros, e não só clientes

Organizadores de eventos, agências, locais e clientes corporativos diretos são tipos de contato separados. Os registros de locais guardam energia, pontos de sustentação, acesso para carga e descarga e regras da casa, vinculados a cada evento realizado ali. Eventos passados registram o equipamento usado e eventuais problemas, e eventos anuais recebem um lembrete com meses de antecedência.

Crie um CRM para uma produtora de AV com tipos de contato para organizadores, agências, locais e clientes corporativos. Os locais têm notas técnicas sobre energia, sustentação, acesso para carga e descarga e regras da casa. Vincule os eventos a cliente e local, registre o equipamento usado e os problemas, e me lembre dos eventos anuais com quatro meses de antecedência.

Notas com horas extras e equipamento perdido detalhados

Locação por diária, mão de obra da equipe, transporte e consumíveis são linhas separadas. Um sinal garante a data, e o saldo segue depois. Horas extras da equipe além da chamada combinada são adicionadas após o evento pelo valor do orçamento, e equipamento perdido ou danificado é detalhado item por item.

Crie um app de faturamento para eventos de AV com linhas para locação de equipamento por diária, mão de obra da equipe, transporte e consumíveis, um sinal para garantir a data, linhas de horas extras adicionadas após o evento pelo valor orçado e cobranças detalhadas por equipamento perdido ou danificado.

Dar entrada no mesmo dia

A maioria das perdas de equipamento acontece entre a van e a prateleira. Faça da entrada parte do job: um job não é encerrado até que cada item da sua lista de separação tenha voltado ou seja marcado como perdido ou danificado. Peça uma tela de entrada que funcione no celular no depósito, para que a equipe possa fazer a conferência conforme os cases saem da van. Perdas encontradas no mesmo dia podem ser rastreadas até o job; perdas encontradas uma semana depois não podem.

O job continua aberto até a entrada ser concluída
Tela de entrada no celular, no depósito
Itens danificados vão direto para o reparo

A utilização decide o que comprar

Vincule o equipamento aos jobs e um painel mostra os dias em uso por item ou categoria. Um processador de LED que sai duas vezes por ano pode sair mais barato se for alugado de outra empresa; pacotes de microfone sem fio que saem toda semana podem justificar outro conjunto. Adicione a receita de cada evento contra os custos de equipe e transporte, e você vê quais tipos de job realmente dão lucro.

Um prompt para começar

Crie um app para minha produtora de AV. Os orçamentos combinam equipamento por diária, diárias de equipe por função e transporte, e um orçamento aceito vira um job com lista de separação e chamadas de equipe. Registre a saída e a devolução de equipamentos e cases de voo em cada job, sinalize o que estiver faltando e deixe os freelancers confirmarem os turnos.

Perguntas

Podemos registrar a saída de equipamento para um job e a devolução?

Sim. Cada job tem uma lista de separação, os itens são marcados na saída e na devolução, e o que estiver faltando é sinalizado no job.

Os freelancers podem confirmar as próprias escalas?

Sim. Os freelancers entram para ver os turnos oferecidos e aceitá-los ou recusá-los, e o gerente vê quem confirmou.

Os clientes podem enviar apresentações antes do evento?

Sim. Cada evento pode ter uma área de envio de slides e vídeos com prazo, visível para o cliente e para a sua equipe. Os arquivos ficam no armazenamento do seu projeto.

A equipe pode usar no celular, no local do evento?

Sim, em qualquer navegador de celular. Com o Pro também há a opção de aplicativos para Android e iPhone, que abrem o mesmo app publicado.

Preciso saber programar, e é gratuito?

Não é preciso programar. O plano Free tem créditos diários e não exige cartão de crédito, o suficiente para criar e publicar uma primeira versão. O Pro custa $25/mês e inclui domínios personalizados e uma cota maior de créditos.

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