Équiper, rapatrier : applis de devis, d'équipe et d'entrepôt pour sociétés de production audiovisuelle

Une société de production audiovisuelle peut construire ses outils de devis, d'entrepôt et de planning technique avec Mythex : devis établis à partir du matériel à la journée et des jours d'équipe, listes de préparation qui enregistrent chaque flight case en sortie et en retour, réservations de techniciens indépendants avec confirmations, et un portail d'événement où les intervenants téléversent leurs présentations avant l'échéance. Décrivez vos prestations, testez-les dans un aperçu en direct et publiez avec une vraie base de données.

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Suivre le matériel, l'équipe et le coût de chaque événement

Une conférence a besoin d'une sono, de quatre micros HF, d'un mur LED, d'une caméra pour le direct et de trois techniciens pour un montage à 6 heures. Le devis est établi à partir d'une liste de matériel et de jours d'équipe, la prestation est confirmée, et l'entrepôt prépare les caisses à partir d'une liste papier. Après un démontage tardif, le matériel revient dans un camion, personne ne le réceptionne avant mardi, et deux boîtiers DI et un pack HF ont disparu. Pendant ce temps, la saison des conférences du printemps et la ruée de décembre pour les soirées mettent sous pression l'entrepôt et la liste des intermittents. L'entreprise a besoin que chaque élément soit rattaché à une prestation puis revienne, que les techniciens soient réservés selon leurs compétences avec des horaires d'appel confirmés, et que le coût réel de chaque événement soit comparé au devis.

Devis à partir du matériel à la journée, des jours d'équipe, du transport et de l'installation
Listes de préparation avec flight cases et leur contenu
Numéros de série, dates de révision et articles bloqués pour réparation
Techniciens réservés selon leurs compétences, avec horaires d'appel, de montage, de show et de démontage
Intermittents qui confirment eux-mêmes leurs réservations
Notes sur les lieux : alimentation, points d'accroche et accès au chargement

Des listes de préparation qui reviennent complètes

Chaque article, des tableaux de ligne aux câbles XLR, est sorti pour une prestation puis rentré. Scanner un flight case enregistre aussi son contenu. Le matériel coûteux porte des numéros de série et des dates de révision, et les articles endommagés sont marqués pour réparation et bloqués des prochaines listes de préparation. Tout ce qui est toujours dehors à la clôture de la prestation est signalé sur cette prestation et à l'équipe concernée.

Construisez une appli de gestion de stock pour ma société de location audiovisuelle. Chaque prestation a une liste de préparation ; les articles et flight cases (avec leur contenu) sont enregistrés en sortie à leur départ et en retour à leur rentrée, et les articles manquants sont signalés sur la prestation. Suivez les numéros de série et les dates de révision, et empêchez d'ajouter des articles endommagés à de nouvelles prestations.

Devis avec une formule de base et une formule recommandée

Les lignes combinent le matériel à la journée, les jours d'équipe, le transport et le temps d'installation, avec un tarif hebdomadaire ou une remise à partir du deuxième jour pour les locations de plusieurs jours. Proposez deux options claires, ou marquez les micros supplémentaires et un écran plus grand comme facultatifs, et le total du client se met à jour selon ses choix. Un devis accepté devient la liste de matériel et le plan d'équipe de la prestation.

Créez une appli de devis pour une société de production audiovisuelle. Les devis combinent le matériel facturé à la journée avec une remise pour les locations de plusieurs jours, les jours d'équipe par fonction, le transport et l'installation. Laissez-moi proposer deux options d'installation et marquer des lignes comme facultatives. Quand le client accepte en ligne, créez une prestation avec la liste de matériel et les fonctions de l'équipe.

Des appels d'équipe par compétence, confirmés par les intermittents

Affectez ingénieurs du son, techniciens lumière, opérateurs caméra et régisseurs à des appels couvrant le montage, le show et le démontage, avec les affectations de véhicules et de conduite. Les intermittents se connectent pour accepter ou refuser les créneaux proposés. Les heures de chaque personne sur la semaine sont affichées, pour repérer les démontages tardifs et les appels matinaux enchaînés avant que la fatigue ne cause des erreurs.

Construisez une appli de planning d'équipe pour des événements audiovisuels. Affectez l'équipe par fonction à des horaires d'appel pour le montage, le show et le démontage, avec les affectations de véhicules. Les intermittents se connectent pour accepter ou refuser leurs créneaux, et le responsable voit qui a confirmé et le total d'heures de chacun sur la semaine.

Un portail d'événement avec une échéance pour les présentations

Les clients voient le matériel confirmé, l'équipe, les horaires et les contacts sur le lieu. Les intervenants téléversent leurs présentations et vidéos avant une échéance, pour que votre opérateur vidéo puisse tester chaque fichier. Les plans de scène sont partagés pour validation, et le déroulé de l'événement conserve un historique de versions afin que les modifications de dernière minute soient visibles par tous.

Créez un portail client pour ma société de production audiovisuelle. Chaque événement affiche la liste de matériel confirmée, l'équipe, les horaires et les contacts sur le lieu, dispose d'un espace de téléversement pour les présentations et vidéos avec une échéance, permet au client de valider le plan de scène, et conserve un déroulé avec historique de versions.

Les lieux comme des fiches, pas seulement comme des clients

Les organisateurs d'événements, les agences, les lieux et les clients d'entreprise directs sont des types de contacts distincts. Les fiches de lieux contiennent l'alimentation, les points d'accroche, l'accès au chargement et le règlement intérieur, reliés à chaque événement qui s'y tient. Les événements passés enregistrent le matériel utilisé et les incidents, et les événements annuels déclenchent un rappel plusieurs mois à l'avance.

Construisez un CRM pour une société de production audiovisuelle avec des types de contacts pour les organisateurs, les agences, les lieux et les clients d'entreprise. Les lieux ont des notes techniques sur l'alimentation, les accroches, l'accès au chargement et le règlement intérieur. Reliez les événements au client et au lieu, consignez le matériel utilisé et les incidents, et rappelez-moi les événements annuels quatre mois à l'avance.

Factures avec heures supplémentaires et matériel perdu détaillés

La location à la journée, la main-d'œuvre technique, le transport et les consommables figurent sur des lignes séparées. Un acompte réserve la date et le solde suit. Les heures supplémentaires de l'équipe au-delà de l'appel prévu sont ajoutées après le show au tarif du devis, et le matériel perdu ou endommagé est détaillé.

Créez une appli de facturation pour des événements audiovisuels avec des lignes pour la location de matériel à la journée, la main-d'œuvre technique, le transport et les consommables, un acompte pour réserver la date, des lignes d'heures supplémentaires ajoutées après l'événement au tarif du devis, et des frais détaillés pour le matériel perdu ou endommagé.

Vérifier le retour le jour même

La plupart des pertes de matériel surviennent entre le camion et l'étagère. Faites du retour une partie de la prestation : une prestation n'est pas clôturée tant que chaque article de sa liste de préparation n'est pas revenu ou marqué perdu ou endommagé. Demandez un écran de réception qui fonctionne sur téléphone dans l'entrepôt, pour que l'équipe puisse l'utiliser au fur et à mesure que les caisses descendent du camion. Les pertes constatées le jour même peuvent être rattachées à la prestation ; celles découvertes une semaine plus tard ne le peuvent pas.

La prestation reste ouverte tant que le retour n'est pas complet
Écran de réception sur téléphone dans l'entrepôt
Les articles endommagés vont directement en réparation

L'utilisation détermine ce qu'il faut acheter

Reliez le matériel aux prestations, et un tableau de bord affiche les jours d'utilisation par article ou par catégorie. Un processeur LED qui sort deux fois par an vaut peut-être mieux en location externe, tandis que les packs de micros HF sortis chaque semaine justifient un second jeu. Ajoutez le chiffre d'affaires par événement face aux coûts d'équipe et de transport, et vous voyez quels types de prestations rapportent vraiment.

Un prompt pour démarrer

Construisez une appli pour ma société de production audiovisuelle. Les devis combinent le matériel à la journée, les jours d'équipe par fonction et le transport ; un devis accepté devient une prestation avec une liste de préparation et des appels d'équipe. Enregistrez le matériel et les flight cases en sortie pour chaque prestation et en retour, signalez tout ce qui manque, et laissez les intermittents confirmer leurs créneaux.

Questions

Peut-on enregistrer le matériel en sortie pour une prestation et en retour ?

Oui. Chaque prestation a une liste de préparation ; les articles sont marqués en sortie à leur départ et en retour à leur rentrée, et tout ce qui manque est signalé sur la prestation.

Les intermittents peuvent-ils confirmer eux-mêmes leurs réservations ?

Oui. Les intermittents se connectent pour voir les créneaux proposés et accepter ou refuser, et le responsable voit qui a confirmé.

Les clients peuvent-ils téléverser leurs présentations avant l'événement ?

Oui. Chaque événement peut comporter un espace de téléversement pour les diapositives et vidéos avec une échéance, visible par le client et votre équipe. Les fichiers sont stockés dans l'espace de votre projet.

L'équipe peut-elle l'utiliser sur un téléphone sur le lieu ?

Oui, depuis n'importe quel navigateur de téléphone. Avec Pro, il existe aussi une option d'appli Android et iPhone qui ouvre la même appli publiée.

Faut-il savoir coder, et c'est gratuit ?

Aucun code n'est nécessaire. Le forfait Free offre des crédits quotidiens sans carte bancaire, de quoi construire et publier une première version. Pro coûte $25/mois et donne accès aux domaines personnalisés et à une allocation de crédits plus importante.

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