Sortir le matériel, le rapporter : soumissions, équipes et apps d'entrepôt pour sociétés de production audiovisuelle

Une société de production audiovisuelle peut créer ses outils de soumission, d'entrepôt et d'équipe avec Mythex : des soumissions établies selon le matériel par jour et les journées de travail, des listes de sortie qui consignent chaque caisse de transport sortie pour un contrat puis rentrée, des réservations de pigistes avec confirmations, et un portail d'événement où les conférenciers téléversent leurs diapositives avant l'échéance. Décrivez vos contrats, essayez l'aperçu en direct et publiez avec une vraie base de données.

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Suivre le matériel, l'équipe et le coût de chaque événement

Une conférence a besoin d'une sonorisation, de quatre micros sans fil, d'un mur DEL, d'une caméra pour la diffusion et de trois techniciens pour un montage à 6 h. La soumission est établie à partir d'une liste de matériel et de journées de travail, le contrat est confirmé, et l'entrepôt sort les caisses d'après une liste papier. Après un démontage tardif, le matériel revient dans une camionnette, personne ne le rentre avant mardi, et deux boîtiers DI et un émetteur sans fil ont disparu. Entre-temps, la saison des conférences du printemps et la ruée des fêtes de décembre étirent à la fois l'entrepôt et la liste des pigistes. L'entreprise doit vérifier chaque article par rapport à un contrat, du départ jusqu'au retour, réserver les techniciens selon leurs compétences avec des heures d'appel confirmées, et connaître le coût réel de chaque événement par rapport au montant soumis.

Soumissions à partir du matériel par jour, des journées de travail, du transport et de la mise en place
Listes de sortie avec caisses de transport et leur contenu
Numéros de série, dates d'entretien et articles bloqués pour réparation
Techniciens réservés selon leurs compétences, avec heures d'arrivée, de montage, de spectacle et de démontage
Pigistes qui confirment leurs propres réservations
Notes sur le lieu : alimentation électrique, points d'accrochage et accès de chargement

Des listes de sortie qui reviennent complètes

Chaque article, des colonnes de haut-parleurs jusqu'aux câbles XLR, est sorti pour un contrat et rentré au retour. La lecture d'une caisse de transport vérifie aussi son contenu. Le matériel coûteux porte des numéros de série et des dates d'entretien, et les articles endommagés sont marqués pour réparation et bloqués de la prochaine liste de sortie. Tout ce qui reste dehors après la fin du contrat est signalé contre ce contrat et cette équipe.

Créez une appli d'inventaire pour mon entreprise de location audiovisuelle. Chaque contrat a une liste de sortie; les articles et les caisses de transport (avec leur contenu) sont marqués sortis lorsqu'ils quittent et rentrés lorsqu'ils reviennent, et les articles manquants sont signalés contre le contrat. Suivez les numéros de série et les dates d'entretien, et empêchez d'ajouter des articles endommagés à de nouveaux contrats.

Des soumissions avec une configuration de base et une configuration recommandée

Les lignes combinent le matériel loué par jour, les journées de travail, le transport et le temps de mise en place, avec un tarif hebdomadaire ou un rabais après le premier jour pour les locations de plusieurs jours. Proposez deux options claires, ou marquez les micros supplémentaires et un écran plus grand comme facultatifs, et le total du client se met à jour selon son choix. Une soumission acceptée devient la liste de matériel et le plan d'équipe du contrat.

Créez une appli de soumissions pour une société de production audiovisuelle. Les soumissions combinent le matériel facturé par jour avec un rabais pour plusieurs jours, les journées de travail par rôle, le transport et la mise en place. Permettez-moi de proposer deux options de mise en place et de marquer des lignes comme facultatives. Lorsque le client accepte en ligne, créez un contrat avec la liste de matériel et les rôles d'équipe.

Des appels d'équipe selon les compétences, confirmés par les pigistes

Assignez les ingénieurs du son, les techniciens d'éclairage, les opérateurs de caméra et les machinistes à des appels qui couvrent le montage, le spectacle et le démontage, avec les affectations de camionnettes et de conduite. Les pigistes se connectent pour accepter ou refuser les quarts proposés. Les heures par personne sur la semaine sont affichées, pour que les démontages tardifs et les appels tôt se repèrent avant que la fatigue ne cause des erreurs.

Créez une appli de planification d'équipe pour les événements audiovisuels. Assignez l'équipe par rôle aux heures d'appel pour le montage, le spectacle et le démontage, avec les affectations de camionnettes. Les pigistes se connectent pour accepter ou refuser les quarts, et le gestionnaire voit qui a confirmé et le total des heures de chaque personne pour la semaine.

Un portail d'événement avec une échéance pour les diapositives

Les clients voient le matériel confirmé, l'équipe, l'horaire et les contacts du lieu. Les conférenciers téléversent leurs diapositives et leurs vidéos avant une échéance pour que votre opérateur vidéo puisse tester chaque fichier. Les plans de scène sont partagés pour approbation, et le déroulement de l'événement conserve un historique de versions afin que les changements de dernière minute soient visibles de tous.

Créez un portail client pour mon entreprise de production audiovisuelle. Chaque événement affiche la liste de matériel confirmée, l'équipe, l'horaire et les contacts du lieu, comporte une zone de téléversement pour les présentations et les vidéos avec une échéance, permet au client d'approuver le plan de scène, et conserve un déroulement versionné de l'événement.

Les lieux comme dossiers, pas seulement comme clients

Les organisateurs d'événements, les agences, les lieux et les clients corporatifs directs sont des types de contacts distincts. Les fiches de lieux contiennent les données sur l'alimentation électrique, les points d'accrochage, l'accès de chargement et les règles de la maison, liées à chaque événement qui s'y tient. Les événements passés consignent le matériel utilisé et les problèmes rencontrés, et les événements annuels déclenchent un rappel quelques mois à l'avance.

Créez un CRM pour une société de production audiovisuelle avec des types de contacts pour les organisateurs, les agences, les lieux et les clients corporatifs. Les lieux ont des notes techniques sur l'alimentation électrique, l'accrochage, l'accès de chargement et les règles de la maison. Liez les événements au client et au lieu, consignez le matériel utilisé et les problèmes, et rappelez-moi les événements annuels quatre mois à l'avance.

Factures avec heures supplémentaires et matériel perdu détaillés

La location par jour, la main-d'œuvre des techniciens, le transport et les consommables sont des lignes distinctes. Un dépôt réserve la date, et le solde suit. Les heures supplémentaires des techniciens au-delà de l'appel convenu sont ajoutées après le spectacle au taux prévu à la soumission, et le matériel perdu ou endommagé est détaillé.

Créez une appli de facturation pour les événements audiovisuels avec des lignes pour la location de matériel par jour, la main-d'œuvre des techniciens, le transport et les consommables, un dépôt pour réserver la date, des lignes d'heures supplémentaires ajoutées après l'événement au taux soumis, et des frais détaillés pour le matériel perdu ou endommagé.

Vérifier le retour le jour même

La plupart des pertes de matériel surviennent entre la camionnette et l'étagère. Faites du retour une partie du contrat : un contrat n'est pas fermé tant que chaque article de sa liste de sortie n'est pas revenu ou n'a pas été marqué perdu ou endommagé. Demandez un écran de retour qui fonctionne sur un téléphone dans l'entrepôt, pour que l'équipe puisse le faire au fur et à mesure que les caisses descendent de la camionnette. Les pertes trouvées le jour même peuvent être rattachées au contrat; celles trouvées une semaine plus tard ne peuvent pas l'être.

Le contrat reste ouvert jusqu'à la fin du retour
Écran de retour sur téléphone dans l'entrepôt
Les articles endommagés vont directement en réparation

L'utilisation détermine ce qu'il faut acheter

Reliez le matériel aux contrats, et un tableau de bord affiche les jours d'utilisation par article ou par catégorie. Un processeur DEL qui sort deux fois par année peut être moins coûteux à louer ailleurs; les ensembles de micros sans fil qui sortent chaque semaine peuvent justifier un autre ensemble. Ajoutez les revenus par événement par rapport aux coûts de l'équipe et du transport, et vous verrez quels types de contrats rapportent vraiment.

Une consigne pour commencer

Créez une appli pour mon entreprise de production audiovisuelle. Les soumissions combinent le matériel par jour, les journées de travail par rôle et le transport, et une soumission acceptée devient un contrat avec une liste de sortie et des appels d'équipe. Sortez et rentrez le matériel et les caisses de chaque contrat, signalez tout article manquant, et permettez aux pigistes de confirmer leurs quarts.

Questions

Pouvons-nous sortir du matériel pour un contrat et le rentrer?

Oui. Chaque contrat a une liste de sortie; les articles sont marqués sortis lorsqu'ils quittent et rentrés lorsqu'ils reviennent, et tout article manquant est signalé contre ce contrat.

Les pigistes peuvent-ils confirmer eux-mêmes leurs réservations?

Oui. Les pigistes se connectent pour voir les quarts proposés et les accepter ou les refuser, et le gestionnaire voit qui a confirmé.

Les clients peuvent-ils téléverser des présentations avant l'événement?

Oui. Chaque événement peut comporter une zone de téléversement pour les diapositives et les vidéos, avec une échéance, visible par le client et votre équipe. Les fichiers sont stockés dans l'espace de votre projet.

L'équipe peut-elle l'utiliser sur un téléphone sur place?

Oui, à partir de n'importe quel navigateur mobile. Avec Pro, il existe aussi une option d'appli Android et iPhone, qui ouvre la même appli publiée.

Dois-je savoir coder, et est-ce gratuit?

Aucune connaissance en code n'est nécessaire. Le forfait gratuit comprend des crédits quotidiens et aucune carte de crédit, suffisants pour créer et publier une première version. Le forfait Pro coûte 25 $ US par mois et donne accès aux domaines personnalisés et à une allocation de crédits plus élevée.

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